RIB Evaluatie De Rederij 2024 v1.0.pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp Aanleiding Datum Portefeuillehouder Schrijver

: Evaluatie De Rederij 2024 : Samenwerken in De Rederij : 18 maart 2025 : J.R. Pardo Kruidenier : B.J.C. Joossen

Geachte leden van de gemeenteraad, Het gemeentehuis is in 2020 omgevormd tot een multifunctioneel gebouw, 'De Rederij'. Sinds juni van dat jaar delen de gemeente, politie, bibliotheek en de exploitant van het werkcafé gezamenlijk dit gebouw. Vanuit de gedachte dat één plus één drie maakt, werken we inmiddels op vele fronten samen. Deze samenwerking is eerder geëvalueerd. Zoals afgesproken blikken we via een periodieke evaluatie terug op het afgelopen jaar en kijken we vooruit naar nieuwe kansen en ontwikkelingen. Met deze brief informeren wij uw raad hierover. De Rederij De Rederij fungeert inmiddels als het hart van de democratie in Alblasserdam, waar iedereen welkom is en gehoord wordt. In de afgelopen jaren is er een dynamische omgeving ontstaan voor ontmoetingen en informatie- en kennisuitwisseling. Met regelmaat vinden er in de Rederij activiteiten plaats en wordt er veel gebruik gemaakt van de leestafel en van onze vergaderkamers. Sinds januari 2024 trekken ASVZ, Bibliotheek AanZet, Politie en Gemeente Alblasserdam samen op als partners in De Rederij. De samenwerking tussen de partners wordt steeds verder verbeterd. In het reguliere gebruikersoverleg zoeken de partners de samenwerking met elkaar op om de verschillende geplande activiteiten goed uit te voeren.

We volgen, net als bij onze eerdere evaluaties, de hoofdlijnen van het dienstverleningsconcept en die van het vastgestelde beheerplan. 1. Dienstverleningsconcept en bezoekers Dankzij de samenwerking tussen de partners hebben we inmiddels een sterk dienstverleningsconcept ontwikkeld, waarbij onze gezamenlijke kernwaarden centraal staan. De Rederij wordt momenteel goed bezocht. Hoewel we geen bezoekersteller bij de deur hebben om dit cijfermatig te onderbouwen, merken we dat het steeds drukker wordt. Het aantal uitleningen in de bibliotheek wordt wel bijgehouden en bevestigt deze toename. Ook zien we dat maatschappelijke partners ons goed weten te vinden. Aangezien er nooit een norm is bepaald voor het aantal ontmoetingen en bezoekers, is het lastig om te bepalen wat we als voldoende beschouwen. 2. Gastvrouw De gastvrouw is het gezicht van De Rederij. Zij zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, de weg vinden, geholpen worden bij het uitlenen en inleveren van boeken en heeft gedegen kennis van alle partners. Hierdoor kunnen onze bezoekers met hun vragen terecht bij de gastvrouw. Als zij niet zelf het antwoord kan geven, verwijst ze warm door naar bijvoorbeeld maatschappelijke instanties of andere overheidsinstanties. De gastvrouwen ervaren de samenwerking met de partners als zeer prettig.

In 2023 is een tevredenheidsonderzoek naar onze gastvrouwen gedaan en deze resultaten zijn begin 2024 gedeeld. Uit die 0 en 1-meting konden we concluderen dat de tevredenheid is toegenomen. Sindsdien heeft er geen nieuwe meting plaats gevonden. Het heersende beeld is dat bezoekers zich welkom voelen. Studenten zijn vaker in De Rederij te vinden, omdat ze het een fijne studieplek vinden. Ook zien ze meer ‘thuiswerkers’ aan het werk in De Rederij. Er zijn bezoekers die wekelijks terugkomen om even van huis weg te zijn. Wanneer het druk is en er staat een rij bij de balie, dan blijven mensen toch vriendelijk. Ze zien dat iedereen keurig te woord wordt gestaan. 3. Bibliotheek AanZet De bibliotheek heeft veel baat bij het werk van de facilitaire collega's in De Rederij. Alles is goed geregeld, van schoonmaak tot onderhoud. Dit is anders in vergelijking met zelfstandige vestigingen van bibliotheek AanZet. Eerder is al aangegeven dat de zichtbaarheid van de partners die in De Rederij gevestigd zijn kan verbeterd worden. Inmiddels is er opdracht gegeven voor bestickering op de ramen en dit is in 2025 uitgevoerd. De bibliotheek wil graag meer samenwerken met betrekking tot activiteiten die worden georganiseerd vanuit de gemeente en hierin heeft zowel de programmacoördinator als de gemeente een rol.

In 2024 is er samen opgetrokken met de klimaatweek en we gaan in 2025 meer gemeentelijke activiteiten gezamenlijk oppakken.

Pagina 1 van 3

Klanttevredenheid van de bibliotheek in Alblasserdam is de afgelopen jaren gestegen van een 4,5 naar een 7,8. De bibliotheek streeft zelf naar minimaal een 8,0. We zien dat inwoners de bibliotheek steeds beter weten te vinden en ook tevredener worden met de nieuwe locatie. De collega's van de bibliotheek verzorgen regelmatig rondleidingen en daarnaast worden volwassen bezoekers opgevangen en meegenomen naar de afdelingen op de eerste etage. Behalve de klanttevredenheid zijn er op het moment van schrijven geen verdere concrete en actuele cijfers. Daarom herhalen we eerdere cijfers voor de volledigheid. We constateren een positieve stijging in het aantal leden. Hoewel de uitleningen van fysieke materialen dalen, zien we een aanzienlijke toename in het gebruik van de virtuele bibliotheek sinds 2021, met name wat betreft e-books en luisterboeken. Deze verschuiving naar digitaal is duidelijk zichtbaar, waarbij de uitleningen van e-books en luisterboeken een groei van circa 9% hebben laten zien in 2023.

Klanttevredenheidsonderzoek Aantal leden Aantal uitleningen

2019

2020

2021

2022

2023

2024

n.v.t. 6.076 154.205

4,5 6.012 102.730

6 6.079 100.761

6,9 6.242 118.870

7,3 6.329 112.124

7,8 n.b. n.b.

4. Politie De politie gebruikt de ruimte in bruikleen en is voor de inwoner een onzichtbare partner. De ruimte in De Rederij wordt door de politie alleen gebruikt als werk- en vergaderruimte. Ze ontvangen hier geen externe partijen en mensen kunnen bijvoorbeeld geen aangiftes doen. Net als de bibliotheek AanZet geeft de politie aan zeer tevreden te zijn met de faciliteiten. Ze waarderen de mooie voorzieningen en de professionele uitstraling. Zoals alle andere partners hebben ze aangegeven dat het klimaatsysteem in De Rederij de afgelopen twee jaar een onderwerp van zorg is geweest, met name omdat ze enkele koude momenten hebben ervaren in de winter. 5. Werkcafé en vergadercentrum Sinds januari 2024 wordt het werkcafé geëxploiteerd door ASVZ. Het werkcafé is op werkdagen geopend van 10:30 uur tot 15:30 uur, waarbij de keuken tot 14:00 uur geopend is. ASVZ is tevreden met de mogelijkheden die zij met het werkcafé hebben voor hun medewerkers. Het werkcafé wordt steeds bekender in de samenleving. Ze ontvangen steeds meer aanvragen voor (gezonde) hapjes die tijdens vergaderingen of bijeenkomsten worden genuttigd. Ook verzorgen ze op aanvraag lunches tijdens verschillende vergaderingen en drinken geregeld bezoekers een kopje koffie of genieten van een heerlijke lunch. De lunch is daarbij ook kenmerkend het piekmoment in de drukte.

We zijn een contract aangegaan met ASVZ voor een initiële periode van 2 jaar tot en met 31 december 2025, met een eerste verlenging van 3 jaar en daarna stilzwijgend voor onbepaalde tijd. Voor de eerste twee jaar is aan ASVZ een subsidie toegekend van € 12.000 per jaar. De cijfers over 2024 zijn nog niet vastgesteld, maar de indruk die ASVZ heeft is dat zij in het werkcafé nog verlieslatend zijn. Zij hebben geen winstoogmerk. Door hun bedrijfsvoering (bereiden op aanvraag) hebben zij ook weinig derving van producten en afval. Een belangrijk speerpunt wordt voor hen om te onderzoeken hoe de inkomsten vergroot kunnen worden. Een van de mogelijkheden hierbij is meer initiatief en betrokkenheid van de gemeente wanneer er bijvoorbeeld een wens tot traktaties is en/of om meer collega’s naar het werkcafé te bewegen. ASVZ gaat hierbij het initiatief nemen om een enquête binnen Gemeente Alblasserdam uit te zetten om te onderzoeken waar de behoefte van de medewerkers van de gemeente liggen. Een ander aandachtspunt is ook de optie tot ‘vrije’ prijzen, waarbij de klant bepaalt wat hij of zij het product waard vindt. De intentie is om hier mee te stoppen en een vaste prijs te hanteren. Partners van De Rederij maken gratis gebruik van het vergadercentrum. Externe partijen kunnen ook gebruik maken van het vergadercentrum.

Hierin maken we een onderscheid in tarief voor maatschappelijke partners (gereduceerd) en niet-maatschappelijke partners. Op jaarbasis gaat het echter om een beperkt bedrag (< € 2.000) aan verhuurinkomsten. Ondanks dat de verhuur weinig rendabel is, is het belangrijk om wel een vergoeding te blijven vragen. Hiermee blijft er een kleine investering van de hurende partij bestaan om een vergaderkamer te reserveren, waarmee we wildgroei aan huur en no-show’s beperken. In het geheel gezien, zijn de verschillende vergaderkamers in het vergadercentrum met regelmaat bezet. Exacte cijfers zijn niet voorhanden, maar we schatten de bezettingsgraad op ca 85%. De grootste gebruiker van het vergadercentrum is de gemeente zelf. 6. Programma en programmacoördinator De rol van programmacoördinator heeft vanaf de start extra aandacht nodig gehad. Sinds begin 2020 hebben we al drie verschillende coördinatoren gehad. Gelukkig hebben we, dankzij de inzet van een tijdelijke medewerker vanuit de bibliotheek en extra ondersteuning vanuit de gemeente, de werkzaamheden van de programmacoördinator in 2024 kunnen voortzetten. Sinds afgelopen zomer hebben we ter vervanging een

Pagina 2 van 3

tijdelijke programmacoördinator. Voor 2025 is de financiering van de programmacoördinator nog incidenteel gewaarborgd door middel van een SPUK die toegekend wordt aan de bibliotheek. De programmacoördinator is na de zomer druk geweest met verschillende activiteiten binnen de thema’s ontmoeten, verbindingen, fit & preventie en duurzaamheid. De verschillende activiteiten en workshops zijn overwegend goed bezocht door de inwoners wat de behoefte onderstreept van het opzoeken van de verbinding met elkaar. Activiteiten in De Rederij communiceren we via de lokale huis-aan-huiskrant. Daarnaast worden alle activiteiten op de website www.derederij.nl gepubliceerd. De promotie van de Rederij is altijd een belangrijk thema voor ons geweest. In het laatste kwartaal hebben we eenmalig ook huis-aan-huisfolders verspreid ter promotie van en kennismaking met De Rederij. Activiteiten zijn georganiseerd binnen de thema’s fit & groen, preventie, ontmoeten, verbinden, het goede gesprek en duurzaamheid. Hieronder een aantal van de activiteiten: Maand September September Oktober Oktober Oktober Oktober November November November November November November November November

Omschrijving Combi van yoga, poëzie en muziek Historische vereniging pakt uit Eenzaamheid aanpakken, hoe verbinden Lokale kunstenaars tonen hun werk Informatieve bijeenkomst over erfrecht/testament Kennismaking bibliotheek en partners Ervaringen van Marion Bloem als mantelzorger Wandelen en ontspannen met Pieter Schoof Bijeenkomst senioren met maatschappelijke partners Diverse bijeenkomsten en activiteiten in de week van duurzaamheid Verminderen van stigma’s en vooroordelen Seniorenquiz in teamverband Presentatie wandelen en benodigdheden Inzamelen en uitdelen verzorgingsproducten

7. Schoonmaak Voor de schoonmaak van De Rederij maken we gebruik van de diensten van Smile. Het huidige contract loopt nog tot januari 2027. We zijn tevreden over de schoonmaakactiviteiten van Smile. De werkzaamheden worden uitgevoerd tijdens kantooruren. Naast de standaard schoonmaakwerkzaamheden zoals stofzuigen en het schoonmaken van tafels, voeren ze ook eens per vier weken specialistische schoonmaak uit. Dit omvat onder andere het schrobben van vloeren, het vlekvrij maken van trappen en leuningen, het schoonmaken van sanitaire ruimtes. 8. Financiën De gemeente heeft als eigenaar van het gebouw afspraken gemaakt over het gezamenlijk gebruik en over de verrekening van de gemeenschappelijke kosten. Op basis van het beheerplan is een kostprijsdekkende huur vastgesteld. De huurbedragen voor 2025 zijn inmiddels bekend. Voor het jaar 2024 hadden we een begroting van ca € 367.000 voor onderhoud, reparaties, energiekosten en facilitaire kosten, zoals schoonmaak. Het betreft hier gezamenlijke kosten die doorbelast worden aan de partners. De partners betalen maandelijks een voorschot voor deze kosten. Medio 2024 zijn de voorschotbedragen naar boven bijgesteld. De werkelijke uitgaven hebben de begroting met ca € 2.500 overschreden.

Deze afwijking van minder dan 1% ten opzichte van de begroting is door de partners acceptabel bevonden en de afrekening over 2024 is inmiddels ook opgemaakt. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

de secretaris

de burgemeester

M. van Hall

J.W. Boersma

Pagina 3 van 3