Rapportage_bestuursvorm_Sportpark_Souburgh_-_Synarchis[1].pdf

ADVIESRAPPORT Bestuursvorm sportpark Souburgh Gemeente Alblasserdam en Molenwaard versie: definitief 21 maart 2016

Hakgriend 18 │3371 KA Hardinxveld-Giessendam │T. 0184 616544 │www.synarchis.nl │info@synarchis.nl

Inhoudsopgave pagina: Aanleiding en context van de veranderopgave

1

1.2.1 1.2.2

Huidige situatie (Gemeenschappelijke Regeling Sportpark Souburgh) Aanpassing wet op de gemeenschappelijke regelingen Bestuurlijk proces

1 2 2

1.3.1 1.3.2

Invulling beheer en rol- en taakverdeling Renovatie en investeringen Financiën

2 3 3

Afsluiting

4

Sportpark Souburgh en haar gebruikers

5

(Dagelijkse) Relatie met de Gemeenschappelijke Regeling

5

Kansen voor (meer) zelfwerkzaamheid

5

Onderlinge samenwerking

6

Visie op bestuursvormen

6

Aansluiten bij bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam Huidige situatie Beheer en onderhoud onderbrengen bij de bestaande sportbeheerstichting

8 8 9

Separate stichting voor sportpark Souburgh

11

Gemeentelijk beheer Algemene beschrijving

12 12

Omschrijving criteria

14

Beoordelingsmatrix

14

Toelichting op de beoordeling van de bestuursvormen

15

Conclusie beoordeling bestuursvormen

17

Bestuursvormen in Alblasserdams perspectief

18

Draagvlak voor keuze

18

Conclusie en aanbeveling

19

3.1.1 3.1.2

3.3.1

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

1

Huidige situatie Sinds 1973 is het beheer en onderhoud van sportpark Souburgh ondergebracht in een Gemeenschappelijk Regeling (verder te noemen: GR). De GR is een samenwerkingsverband tussen de gemeente Molenwaard (voorheen Oud-Alblas en Graafstroom) en de gemeente Alblasserdam. Op sportpark Souburgh zijn vier verenigingen uit Alblasserdam en een vereniging uit Molenwaard gehuisvest. Omdat beide gemeente hierdoor verantwoordelijkheid hebben voor het beheer en onderhoud van het sportpark zijn er wethouders en raadsleden van beide gemeenten in het bestuur van de GR vertegenwoordigd. Daarbij leveren beide gemeenten ook ambtelijke ondersteuning aan de GR. Tenslotte heeft de GR ook een grondpositie op het sportpark. Het grootste deel (+/- 85%) van de grond is in eigendom van de gemeente Alblasserdam. Het overige deel van de grond is in eigendom van de GR. De GR functioneert in de dagelijkse praktijk als een verlengstuk van de gemeenten en is mede door de bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging sterk aan beide gemeenten verbonden.

Aanleiding en context van de veranderopgave In het afgelopen jaar hebben de gemeenten Alblasserdam en Molenwaard geconstateerd dat de huidige wijze van uitvoering van beheer en onderhoud van sportpark Souburgh niet meer volledig aansluit bij de visie en het beleid van beide gemeenten. Beide gemeenten hebben de ambitie uitgesproken om meer als regiegemeente te fungeren en meer verantwoordelijkheden (bestuurlijk en operationeel) binnen de samenleving te beleggen. Naast het de gewenste rolinvulling als regisseur zijn de gemeenten ook van mening dat de GR een te zware administratieve organisatie is met te veel bestuurlijke drukte die niet meer in verhouding staat tot de taken die ze moet uitvoeren. Continuering van de GR sluit zodoende op meerdere manieren niet aan bij de visie van beide gemeenten. Vooropgesteld moet worden dat het opheffen van de GR geen doel op zich is. De gemeenten willen een bestuursvorm uitwerken waarin haar hiervoor genoemde ambities op termijn gerealiseerd worden. De eerste vraag die gesteld wordt is welke bestuursvorm het beste past bij sportpark Souburgh. Het liquideren van de GR zou een gevolg van deze keuze zijn. Regiegemeente De invulling van het begrip regiegemeente houdt in ieder geval in dat de gemeenten zich niet meer met de daadwerkelijke uitvoering van beheer en onderhoud van het sportpark bezig houden maar sturen op hoofdlijnen.

De exploitatie van Sportcentrum Blokweer door een stichting is hiervan een voorbeeld. Deze Beheer Stichting Sport Alblasserdam (BSSA) geeft invulling aan de exploitatie van het sportcentrum, de gemeente Albalasserdam stuurt op afstand. Naast de betaalde professionele krachten werkt de BSSA ook met vrijwilligers. Door de exploitatie op deze manier in te vullen wordt er zowel professioneel geëxploiteerd als verantwoordelijkheid bij de sportverengingen neergelegd. Vanuit de positieve ervaring van de gemeente Alblasserdam met de BSSA wordt er ook naar de invulling van het beheer en onderhoud van sportpark Souburgh gekeken.

Huidige situatie (Gemeenschappelijke Regeling Sportpark Souburgh) Op dit moment is het beheer en onderhoud van sportpark Souburgh in handen van de Gemeenschappelijke Regeling Sportpark Souburgh. Formeel heeft de GR als taak het in stand houden en exploiteren van een sportpark met alle daarbij horende voorzieningen. In de praktijk bestaat deze taak uit twee onderdelen: a) Het onderhouden van de relatie met de gemeenten; b) Het beheren van sportpark Souburgh. De GR beschikt over een algemeen en een dagelijks bestuur die in de praktijk hun vergaderingen combineren.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

2

Algemeen Bestuur Het algemene bestuur bestaat uit een lid uit de Colleges van beide gemeenten, twee raadsleden uit Alblasserdam en een raadslid uit Molenwaard. De gemeenteraad van de betreffende gemeente wijst deze leden aan. Mocht één van de bestuursleden voor het einde van de bestuursperiode niet meer werkzaam zijn als raadslid of wethouder dan vervalt ook direct de bestuursfunctie. Jaarlijks legt het algemeen bestuur verantwoording af aan de colleges en gemeenteraden van de gemeenten Alblasserdam en Molenwaard. Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter en vier algemene leden. Twee van deze leden worden door en uit het Algemeen Bestuur gekozen waarbij één uit de gemeente Alblasserdam en één uit Molenwaard afkomstig is. De andere twee leden worden benoemd door het Algemeen Bestuur op voordracht van de sportverenigingen die gebruik maken van sportpark Souburgh. Deze twee leden vormen een vertegenwoordiging van de verschillende sportverenigingen. In de Gemeenschappelijke Regeling staat nadrukkelijk beschreven dat de beide besturen ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling noodzakelijk is moet worden aangeleverd. Voor het dagelijks bestuur geldt dit voor de informatievoorziening aan het algemeen bestuur. Voor het algemeen bestuur geldt dit voor de informatievoorziening aan beide gemeenten. 1.2.1

Aanpassing wet op de gemeenschappelijke regelingen

Op 1 januari 2015 is de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen gewijzigd. Beide gemeenten hebben de wijzigingen doorgevoerd en deze worden in de loop van 2016 geëffectueerd. De uitwerking van deze wijziging heeft gevolgen voor de samenstelling van het dagelijks bestuur. In de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling zijn de plekken voor vertegenwoordiging vanuit de verenigingen in het dagelijks bestuur vervallen (art 12, lid C Gemeenschappelijk Regeling Sportpark Souburgh). De verenigingen worden nu vertegenwoordigd in een adviserende commissie. Alle verenigingen van sportpark Souburgh worden uitgenodigd om plaats te nemen in deze commissie. 1.2.2

Bestuurlijk proces

Om te zorgen dat beide gemeenten hun controlerende rol op een gedegen wijze kunnen vervullen is er een zorgvuldig en uitgebreid bestuurlijk vaststellingsproces van toepassing. Het dagelijks bestuur stelt de jaarrekening op en stuurt deze ter verantwoording aan het Algemeen Bestuur. Na toevoegen van het controleverslag door de registeraccountant wordt de jaarrekening aan beide gemeenteraden toegestuurd. Na vaststelling door beide gemeenteraden wordt de jaarrekening, inclusief het commentaar van beide raden, aan het Algemeen Bestuur gestuurd. Deze stelt de definitieve jaarrekening vast waarna deze door het dagelijks bestuur aan de Gedeputeerde Staten wordt gestuurd.

Invulling beheer en rol- en taakverdeling Zoals hierboven toegelicht is de GR verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en exploitatie van sportpark Souburgh. Het daadwerkelijke beheer wordt uitgevoerd door 3 medewerkers (totaal +/- 1,2 FTE) van de Gemeente Alblasserdam. Twee van deze medewerkers verzorgen het dagelijks onderhoud. De andere medewerker verzorgt de coördinatie en technische advisering van het bestuur. Daarnaast is er ambtelijke ondersteuning voor secretariële taken, financiën en control vanuit de gemeenten Alblasserdam en Molenwaard. De sportparkmedewerkers voeren het grootste deel van de taken zelf uit. Ondanks het feit dat bijna alle werkzaamheden door de sportparkmedewerkers zelf worden uitgevoerd is er geen fulltime inzet nodig. Alleen voor specialistisch cultuurtechnisch werk aan de sportaccommodaties (velden) worden er externe aannemers ingehuurd. 21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

3

Omdat de medewerkers in dienst zijn van gemeente Alblasserdam en de ambtelijke ondersteuning ook vanuit de gemeente afkomstig is, is de GR zodoende sterk verbonden met deze gemeente. Alle ondersteuning vanuit de gemeenten Alblasserdam en Molenwaard wordt ingehuurd door de GR. De GR heeft zelf geen personeel in dienst. De aansturing van de sportparkbeheerders vindt dan ook plaats vanuit de ambtelijke organisatie. Er is twee keer per jaar sprake van een gebruikersoverleg waar de verenigingen hun wensen kenbaar maken. De vijf aanwezige sportverenigingen zijn zelf volledig verantwoordelijk voor het onderhoud en exploitatie van hun eigen club- en kleedaccommodatie. Zij ontvangen hiervoor geen subsidie van de gemeente. Het onderhoud aan de velden wordt door of namens de GR uitgevoerd. Wel voeren een aantal sportverenigingen in de dagelijkse praktijk ook nog kleine onderhoudswerkzaamheden uit op hun eigen terrein (binnen de hekken). Hierbij kan gedacht worden aan snoeiwerk en weghalen van bladeren. Naast de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van hun eigen accommodatie zijn de verenigingen er verantwoordelijk voor dat de netten worden opgehangen en de lijnen worden getrokken. Ook worden de lichtmasten door verenigingen zelf onderhouden. Deze zijn ook in eigendom van de betreffende verenigingen. 1.3.1

Renovatie en investeringen

In eerste aanleg wordt er volgens het meerjarenonderhoudsplan (MOP) zoals dat door de GR is opgesteld gerenoveerd en geïnvesteerd. Vanzelfsprekend wordt er, voordat er daadwerkelijk wordt geïnvesteerd, onderzocht of de investering daadwerkelijk uitgevoerd moet worden. Dit overleg wordt gevoerd met de betreffende gemeente en sportvereniging. 1.3.2

Financiën

Omdat de GR voor twee gemeenten werkzaamheden uitvoert wordt er door beide gemeente ook bijgedragen. De gemeente Alblasserdam draagt 81% van de kosten, de gemeente Molenwaard 19%. Deze berekening is tot stand gekomen op basis van het aantal inwoners van beide gemeenten ten tijde van het oprichten van de GR. De verenigingen betalen een gebruiksvergoeding voor de velden. De kosten van elektriciteit worden gedragen door de verenigingen. Dit geldt echter niet voor beide voetbalvereniging. De verlichting van de trainingsvelden werd betaald door de Gemeenschappelijke Regeling. Vanaf 2013 is door de GR besloten om deze kosten vanaf 2013 door te berekenen aan de voetbalverenigingen. Het bestuur van de GR heeft er voor gekozen om een afbouwregeling te hanteren. In 2015 is het laatste jaar van deze regeling waardoor er nog 1/3 deel wordt gecompenseerd. Liquiditeitenplanning De investering van de GR lopen niet altijd volledig synchroon met de liquiditeit van de GR. Een reden hiervoor is het vastgelegde plafond van de reserve van 70.000,- Grote investeringen voor bijvoorbeeld materieel en onderhoud kunnen daardoor niet altijd uit de eigen begroting gedekt worden. Voor het financieren (verstrekken van een lening) van deze investeringen wordt in eerste instantie een beroep gedaan wordt op de deelnemende gemeenten.

In het geval dat dit niet wordt gehonoreerd kan de GR volgens de regels van het statuut ook zelfstandig een lening aangaan. Exploitatie De Gemeenschappelijke Regeling voert een uitgebreide administratie waardoor de kosten per accommodatie en vereniging inzichtelijk zijn. Op basis van het aantal vierkante meters en aantal uren dat wordt besteed aan de accommodatie worden de kosten per vereniging inzichtelijk gemaakt. Op het moment van het verschijnen van deze rapportage was de afrekening van 2015 nog niet opgesteld, zodoende is de begroting 2015 in onderstaand overzicht opgenomen. De verwachting is dat de stand van de algemene reserve op 1 januari 2016 € 60.000 bedraagt. Dit is 10.000 lager dan de het toegestane plafond van 70.000,-.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

4

Begroting Gemeenschappelijke Regeling

Onderdeel Hockeyvelden Tennisvelden Atletiekbaan Voetbal Alblasserdam Voetbal de Alblas

Saldo Begroting Begroting begroting Dekkkings Baten Jaarrekening Lasten 2015 (lasten- percentage 2014 2015 2015 baten) ('15) € 34.325 € 48.163 € -12.863 € 35.300 -27% € 2.706 € 34.864 € -32.744 € 2.120 -94% € 22.200 € 26.880 € -4.374 € 22.507 -16% € 146.098 € 176.471 € -19.295 € 157.176 -11% € 158.448 € 169.216 € -9.339 € 159.877 -6%

Bijdrage gem. Alb'dam Bijdrage gem. Molenwaard

€ 290.461 € 77.033

€ -296.270 € -79.117

€ 296.270 € 79.117

renteresultaat algemene lasten en baten saldo kostenplaatsen resultaat voor bestemming mutatie reserve

€ 712 € 500

€ 1.818 € -12.395 € 500 -

€ 10.577 € 500

€ 2.484 € 2.484

€ 457.912 € -466.397 € 8.485

€ 8.485 € 8.485

Figuur 1 Jaarrekening 2014 en Begroting Gemeenschappelijke Regeling 2015

Op basis van de afrekening 2014 en begroting 2015 is er aantal opmerkingen te maken: • • • •

•

Er is een groot variatie in het percentage van de kosten dat wordt gedekt door de bijdrage van de sportverenigingen; De GR betaalde de energie van de voetbalverenigingen. Momenteel is sprake van een ingroeiregeling waarna ook deze kosten voor rekening gaan komen van de verenigingen; VV De Alblas gaat in 2016 meer huur betalen in verband met de aanleg en het gebruik van een kunstgrasveld, deze verhoging wordt door de gemeente Molenwaard betaald (bijdrage is omhoog gegaan); De kosten voor het nieuwe kunstgrasveld wordt door de GR geactiveerd opgenomen in de begroting en afgeschreven. VV de Alblas heeft hiervoor een eigen bijdrage gedaan (1/3 deel) met garantstelling van de gemeente Molenwaard en sportfonds. De GR financiert de rest van de investering uit haar eigen reserve.; De gemeente heeft een nieuw tarievenstelsel uitgewerkt wat op korte termijn wordt geïmplementeerd. Volgens dit nieuwe tarievenstelsel zullen de tarieven voor de Alblasserdamse sportverenigingen, met uitzondering van de tennisvereniging, stijgen. De tarieven voor VV de Alblas, een officieel Molenwaardse vereniging, blijven vooralsnog gehandhaafd.

Afsluiting De GR heeft een organisatie die door de ambtelijke en bestuurlijke inzet zeer nauw verbonden is met beide gemeenten. Met name de verbinding met de gemeente Alblasserdam is sterk. Dit ook goed te verklaren omdat het grootste deel van de grond in eigendom is van deze gemeente en de meeste sportverenigingen onderdeel uitmaken van de gemeente Alblasserdam. Het verschil in bijdrage aan de daadwerkelijke kosten van het sportpark en accommodatie zijn aanzienlijk. Ondanks de te verwachten stevige investeringen in de komende jaren is de financiële positie van de GR als stabiel te omschrijven.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

5

Sportverenigingen op sportpark Souburgh Sportpark Souburgh en haar gebruikers Op sportpark Souburgh zijn vijf sportverenigingen gehuisvest: twee voetbalverenigingen, een hockeyvereniging, een atletiekvereniging en een tennisvereniging. Een van de voetbalverenigingen is een Molenwaardse vereniging, de overige verenigingen zijn gevestigd in de gemeente Alblasserdam. De vereniging uit Molenwaard participeert in de gemeenschappelijke regeling maar maakt specifieke afspraken over subsidie en huurbetaling met de gemeente Molenwaard. Om een goed beeld te krijgen van de ambities en standpunten van de sportverenigingen voor wat betreft de nieuwe bestuursvorm is er met elke sportvereniging apart gesproken. Op basis van deze gesprekken is er een beeld ontstaan over de dagelijkse gang van zaken op het sportpark, de onderlinge relatie tussen de verenigingen en de aspecten die de verenigingen bij een nieuwe bestuursvorm van belang achten. De sportverenigingen op sportpark Souburgh hebben, gelijk aan de landelijke trend, te kampen met druk op het vrijwillige kader, meer consumentisme onder de leden en in een aantal gevallen ook met teruglopende ledenaantallen. Naast deze landelijke trends verschilt de situatie per vereniging. De Alblasserdamse Tennisvereniging en VV Alblasserdam (voetbal) kijken weer vooruit na een lastigere periode.

De atletiekvereniging is gematigd positief over haar toekomst waarbij VV de Alblas en de Alblasserwaardse Hockeyvereniging vol vertrouwen naar de toekomst kijken.

(Dagelijkse) Relatie met de Gemeenschappelijke Regeling Gelet op de wijziging in de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (zie paragraaf 1.2.1) wordt de formele relatie tussen de sportverenigingen en GR binnenkort anders ingevuld. Op dit moment zijn de bestuursleden van twee van de sportverenigingen vertegenwoordigd in het dagelijks bestuur. Deze twee bestuurszetels komen te vervallen en worden vervangen door een adviescommissie waar alle sportverenigingen zitting in hebben. Op deze manier krijgen alle verenigingen een vaste inspraakmogelijkheid. Uit de gesprekken met sportverenigingen blijkt dat er een informele relatie is met de medewerkers van de gemeente Alblasserdam die gedetacheerd zijn bij de GR. Als er specifieke aandachtspunten of opmerkingen zijn rondom het onderhoud van de eigen sportaccommodatie wordt er door de bestuursleden van de vereniging direct contact opgenomen met de desbetreffende ambtenaar van de gemeente Alblasserdam. De sportverenigingen zijn in belangrijke mate tevreden over het onderhoud zoals dat door de GR wordt uitgevoerd. Er wordt in de regel binnen acceptabele termijn op verzoeken ingesprongen en het onderhoud van zowel de accommodaties als de algemene buitenruimtes zijn goed op orde. Een aantal verenigingen zou wel meer inspraak willen in de planning en tijdstippen van het uitvoeren van de werkzaamheden.

Voor wat betreft het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden hebben de sportverenigingen hun aandacht vooral gericht op de eigen sportaccommodatie. Zoals in het vorige hoofdstuk uitgebreid is beschreven wordt sportpark Souburgh onderhouden door de GR. De GR huurt hier specifiek personeel en cultuurtechnische aannemers voor in. Vanuit de gemeente Alblasserdam zijn twee werknemers gedetacheerd om het onderhoudswerk uit te voeren. De verenigingen verrichten met betrekking tot velden en buitenruimte binnen de eigen hekken met name hand – en spandiensten. De belangrijkste taak voor de verenigingen is het onderhoud en de exploitatie van hun kleed- en clubaccommodatie.

Kansen voor (meer) zelfwerkzaamheid De meeste sportverenigingen op sportpark Souburgh zijn redelijk tot goed in staat om hun eigen kleed- en clubaccommodatie te onderhouden. Naast deze verantwoordelijkheid zijn de meeste verenigingen in staat om

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

6

de hiervoor genoemde hand- en spandiensten aan de velden en buitenruimte, binnen hun eigen hekken, te verrichten. Vanuit deze uitgangssituatie wordt door de sportverenigingen in eerste instantie aangegeven dat het ontplooien van een toenemende mate van zelfwerkzaamheid nog niet als kans wordt gezien. Ondanks het feit dat de gemeente heeft aangegeven dat er een financieel voordeel te behalen is met het zelf (laten) uitvoeren van het onderhoud van de velden en buitenruimte geven de verenigingen aan dat deze mogelijkheid vooral als extra belasting wordt gezien. Een belangrijk argument hierbij is de inschatting dat de expertise om het onderhoud uit te (laten) voeren niet aanwezig is. Daarbij wordt door de verenigingen aangegeven dat de normale werkzaamheden binnen een sportvereniging op dit moment al voldoende tijd vraagt van de leden en haar vrijwilligers. Een kanttekening hierbij is dat de sportverenigingen ook aangeven nog geen volledig beeld te hebben hoe het invullen van de zelfwerkzaamheid in de praktijk gebracht zou kunnen worden. Daarom geven de sportverenigingen aan dat ze wel de mogelijkheid open willen houden om op termijn meer onderhoud zelf uit te gaan voeren.

Onderlinge samenwerking Op basis van de gesprekken met de verenigingen kan geconstateerd worden dat er nog geen natuurlijk basis is om intensief met elkaar samen te werken. De relatie tussen sportverenigingen op sportpark Souburgh is te typeren als “buren’. De sportverenigingen voeren hun eigen beleid en bedrijfsvoering in en rondom hun eigen accommodatie waarbij de focus van de verenigingen zich in mindere mate op de brede ontwikkeling van het sportpark richt. De reden voor deze beperkte samenwerking ligt besloten in het feit dat er tot op heden ook geen aanleiding is geweest om een samenwerking met elkaar aan te gaan. Als die aanleiding zich voordoet (bijvoorbeeld door het gezamenlijk invullen van het beheer en onderhoud van sportpark Souburgh) dan zouden de verenigingen het gesprek hierover met elkaar aan gaan. Vanuit de verenigingen werd aangegeven dat het samenwerken een synergievoordeel op moet leveren. Tegenover dit resultaatgerichte uitgangspunt staat dat er binnen een aantal verenigingen wel gedachten leven om op het gebied van bedrijfsvoering samen te gaan werken. Er wordt dan gedacht aan het gezamenlijk inkopen van schoonmaak, energie en eventueel onderhoud. Dit is ingegeven vanuit de gedachte dat door samenwerking de verenigingen ook meer ontlast kunnen worden in hun dagelijkse werkzaamheden.

Het algemene beeld is dat de verenigingen niet afwijzend staan tegenover meer samenwerken. De visie vanuit de verenigingen is dat samenwerking vanuit een vastgesteld doel moet starten. Voor het opstarten een samenwerking puur om te verkennen wat de mogelijkheden zijn is binnen de meeste verenigingen weinig draagvlak.

Visie op bestuursvormen Uit de gesprekken met de sportverenigingen komt geen eenduidige voorkeur naar voren voor de meest geschikte bestuursvorm voor sportpark Souburgh op het moment dat de GR ophoudt te bestaan. Een aantal verenigingen ziet het aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam (BSSA) als goede mogelijkheid terwijl andere verenigingen hier gevoelsmatig meer moeite mee hebben. De meeste verenigingen hebben echter geen sterke voorkeur voor een specifieke bestuursvorm. Ondanks het feit dat de meningen van de sportverenigingen over de bestuursvormen uiteen lopen is er vanuit de gesprekken die zijn gevoerd met 21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

7

vertegenwoordigers van de sportverenigingen wel een aantal uitgangspunten te formuleren waar binnen de bestuursvorm in voldoende mate aan dient te worden voldaan. Belangenbehartiging De verenigingen hebben hun zorgen geuit over de mate waarin de belangen van de buitensport behartigd worden als er wordt aangesloten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam. Anders gesteld; als er aangesloten wordt bij de BSSA moet er formeel worden vastgelegd waar in de organisatie en door wie de belangen van de buitensport behartigd worden. Sturing en invloed De verenigingen zijn zeer betrokken bij hun eigen accommodatie. Om te zorgen dat het uitvoeren van het onderhoud blijft aansluiten bij de wensen van sportverenigingen willen ze graag operationele sturing en invloed kunnen uitoefenen. Transparante en gescheiden financiële administratie De verenigingen hechten veel waarde aan het uitgangspunt dat er een transparante financiële administratie wordt ingericht met gescheiden budgetten per accommodatie. De verenigingen willen bij een eventuele integratie heldere afspraken over het verdelen van de budgetten tussen de binnen-, en buitensport en het zwembad. Cultuurtechnische kennis De nieuwe bestuursvorm moet beschikken over de benodigde kennis om de accommodaties professioneel en efficiënt te onderhouden.

Fysiek aanspreekpunt Een van de positieve punten van de huidige werkwijze met de GR is dat er een duidelijk aanspreekpunt is waar de verenigingen hun vragen, opmerkingen en klachten kunnen neerleggen. De verenigingen willen graag dat dit aanspreekpunt behouden blijft.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

8

Beschouwing Bestuursvormen Om uiteindelijk een onderbouwde keuze voor de meest geschikte bestuursvorm voor sportpark Souburgh te kunnen maken is het belangrijk om een helder beeld te schetsen van de verschillende mogelijkheden die aansluiten bij de situatie in Alblasserdam. Gezien de huidige situatie en uitgangspunten vanuit beide gemeenten zijn er twee bestuursvormen die het meest voor de hand liggen: a. Aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam (paragraaf 3.1); b. Een nieuwe separate bestuursvorm voor sportpark Souburgh (paragraaf 3.2). Ondanks dit uitgangspunt is er voor gekozen ook een derde bestuursvorm in de beschouwingen te betrekken. De derde variant houdt in dat het beheer volledig onder wordt gebracht bij de gemeente Alblasserdam (paragraaf 3.3). Ondanks het feit dat deze variant het minst aansluit bij de uitgangspunten en ambities van de gemeenten is er wel voor gekozen om deze te beschrijven en mee te wegen. Mochten de andere varianten niet mogelijk blijken te zijn dan komt deze variant (pas) in beeld. Deze variant is te omschrijven als back up en theoretische mogelijkheid. Uitgangpunten personeel Uitgangspunt in de beschrijving van de bestuursvormen is dat er een oplossing wordt gevonden voor de twee huidige sportparkbeheerders.

Hierbij bestaat de mogelijkheid dat deze meegaan naar de nieuwe bestuursvorm en de huidige werkzaamheden blijven voortzetten. De arbeidsrechtelijke constructie hiervoor moet nog worden uitgewerkt. Uitgangspunten grootschalige renovatie en vervangingsinvestering Analoog aan de huidige werkwijze van de gemeenschappelijke regeling wordt er vanuit gegaan dat de bestuursvorm verantwoordelijk wordt voor het dagelijks- en meerjarenonderhoud van sportvelden. Voor grootschalige renovatie en vervanginvestering wordt aanvullend budget vanuit de gemeente Alblasserdam en Molenwaard beschikbaar gesteld. Hiervoor moet de bestuursvorm een aanvraag doen conform het meerjareninvesteringsplan.

Aansluiten bij bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam 3.1.1

Huidige situatie

De Beheer Stichting Sport Alblasserdam (BSSA) is in 2013 opgericht met als doel om het nieuwe zwembad en de bestaande sporthal Blokweer te Alblasserdam te gaan exploiteren. Vanuit de wens van de gemeente om een regierol te gaan vervullen en het uitgangspunt dat er ruimte moet zijn voor zelfwerkzaamheid en maatschappelijk ondernemerschap is besloten een stichting op te richten. Specifiek voor het zwembad was de doelstelling om het volledige beheer en exploitatie zo veel mogelijk door vrijwilligers van de sportverenigingen in te laten vullen. Vanuit die gedachte is het bestuur samengesteld uit vrijwilligers uit Alblasserdam. Het bestuur bestaat, naast een voorzitter, secretaris en penningmeester, uit onafhankelijke vertegenwoordigers van de verschillende gebruikers van Blokweer. De sportverenigingen kunnen deze kandidaten voordragen. Het is de bestuursleden niet toegestaan een bestuursfunctie te vervullen bij één van de sportverenigingen die gebruik maken van Blokweer.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

9

De verschillende gebruiksgroepen (natte en droge sporten) worden beide door een bestuurslid vertegenwoordigd. Daarbij is er sprake van een gebruikersoverleg waar de praktische gang van zaken rondom het gebruik en de exploitatie worden besproken. De sportverenigingen hebben op die manier via twee kanalen mogelijkheden om hun belangen te behartigen. Het is aan de onafhankelijke bestuursleden om deze belangen te wegen en te vertegenwoordigen in het bestuur. In de volgende figuur is het huidige organogram van de BSSA weergegeven:

Figuur 2: Organogram huidige situatie BSSA

De sportverenigingen hebben een stevige verantwoordelijkheid in de exploitatie van de horeca en in mindere mate het zwembad en de sporthal. De horeca wordt volledig bemenst door vrijwilligers. Door de stichting is een verdeelsleutel vastgesteld waardoor het resultaat van de horecaexploitatie deels en naar rato ten gunste komt van de verenigingen. De hoogte van de uitkering is gebaseerd op het aantal uren dat door de verenigingen wordt gewerkt in de horeca. De inkoop en administratie van de horeca wordt door het bestuur van de stichting ingevuld. De huidige ervaring van het bestuur is dat het voor de sportverenigingen niet mogelijk is om het volledige beheer en toezicht van het sportcentrum in te vullen. Zodoende maakt het bestuur voor instructie, toezicht, schoonmaak en administratie ook gebruik van betaalde krachten. Een aantal van deze personeelsleden is in dienst van de stichting. Daarnaast zijn er personeelsleden gedetacheerd vanuit de gemeente en worden er regelmatig mensen ingehuurd vanuit een uitzendbureau. Alle personeelsleden worden aangestuurd door een fulltime accommodatiemanager. Ondanks het feit dat er in de huidige wijze van exploiteren in belangrijke mate gebruik wordt gemaakt van betaald personeel wordt door de stichting aangegeven dat het exploiteren van het Sportcentrum Blokweer binnen de financiële kaders van de gemeente Alblasserdam plaatsvindt.

De stichting ontvangt jaarlijks een exploitatiesubsidie. 3.1.2

Beheer en onderhoud onderbrengen bij de bestaande sportbeheerstichting

Door het huidige bestuur van de BSSA is aangeven dat ze er in principe open voor staan om hun taken uit breiden met het beheer en onderhoud van sportpark Souburgh. Om deze uitbreiding van taken op een succesvolle manier in te vullen moet er volgens hen aan twee aspecten worden voldaan. Allereerst moet er draagvlak zijn onder sportverenigingen van sportpark Souburgh voor de keuze om het beheer en onderhoud onder te brengen bij de BSSA. De BSSA werkt met een model waarin de gebruikers veel mogelijkheden krijgen om een vrijwillige bijdrage te leveren. Om deze vrijwillige inzet te activeren is draagvlak voor deze keuze vereist. Daarbij moet er- om tot een succesvolle uitbreiding van de BSSA te komen- veel afgestemd, uitgewerkt en 21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

10

samengewerkt worden tussen de BSSA en de sportverenigingen van sportpark Souburgh. Indien er aan de voorkant geen draagvlak aanwezig is wordt de kans op een succesvolle implementatie als te gering beschouwd. Het tweede aspect heeft betrekking op de inzet van de vrijwillige bestuursleden. Met het toevoegen van sportpark Souburgh nemen de verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de bestuursleden sterk toe. De vraag werpt zich op of het huidige organisatiemodel waarbij er gewerkt wordt met een vrijwilliger bestuur en een betaalde accommodatiemanager houdbaar blijft of dat hier aanpassingen in aangebracht dienen te worden. In de volgende figuur is een mogelijk toekomstig organogram voor de BSSA weergegeven na toevoeging van het onderhoud en het beheer van sportpark Souburgh:

Figuur 3 Organogram de BSSA inclusief de verantwoordelijkheid voor sportpark Souburgh

Bestuur Om de belangen van de gebruikers van sportpark Souburgh te vertegenwoordigen wordt het huidige bestuur uitgebreid met een vertegenwoordiger van de buitensport. Dit bestuurslid kan –aansluitend bij de huidige reglementen- geen bestuurslid zijn van een van de sportverenigingen van sportpark Souburgh. Om de stemverhouding in balans te houden kan er voor gekozen worden de voorzitter een dubbele stem te geven op het moment dat de stemmen staken. Organisatie De taken van de accommodatiemanager worden uitgebreid met het beheer en onderhoud van sportpark Souburgh. De taken van het bedrijfsbureau worden uitgebreid met onder meer de facturatie van de huur en betaling van de leveranciers van sportpark Souburgh. De accommodatiemanager wordt verantwoordelijk voor zowel de aansturing van de 2 sportparkmedewerkers (indien deze worden overgenomen van de gemeente Alblasserdam) als de ingehuurde cultuurtechnische aannemers. Het toezicht houden op het specialistisch cultuurtechnisch werk vraagt specifieke kennis. Op dit moment is deze kennis nog niet aanwezig binnen de bestaande stichting. Om dit werk te kunnen beoordelen en de (dagelijkse) aansturing van de sportparkbeheerders in te vullen wordt er een (tijdelijke) coördinatorfunctie toegevoegd. De mogelijkheid bestaat wellicht om deze in te huren bij de gemeente Alblasserdam.

De omvang van deze functie bedraagt ongeveer 0,2 fte (0,5- 1 dag per week) en kan op termijn worden ingevuld door de accommodatiemanager als de specifieke kennis is opgedaan en de werkzaamheden in te passen zijn in het 21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

11

takenpakket. Daarbij kan er dan ook voor worden gekozen om in het geval van grote renovaties en onderhoud aan de sportaccommodaties toezicht in te huren. Dagelijkse gang van zaken Vanuit de sportverenigingen wordt de accommodatiemanager het belangrijkste aanspreekpunt. Hij is het eerste aanspreekpunt voor vragen over het beheer en onderhoud van sportpark Souburgh. Het gebruikersoverleg is hiervoor het formele overlegorgaan. Belangenbehartiging (financieel en operationeel) Zoals hierboven beschreven kunnen de sportverenigingen hun individuele belangen behartigen bij de accommodatiemanager in het reguliere gebruikersoverleg. Het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de buitensport heeft de verantwoordelijkheid om de algemene belangen van de buitensportverenigingen te behartigen. Deze belangenbehartiging bestaat uit twee delen. Op de eerste plaats betreft dit het financiële belang. Om te zorgen dat de kwaliteit en wijze van onderhoud aan sportpark Souburgh minimaal op hetzelfde niveau blijft als in de huidige situatie het geval is zal er gewerkt moeten worden met gescheiden administratie en budgetten. De sportverenigingen van sportpark Souburgh hechten waarde aan een helder en transparant overzicht van de verschillende kosten per accommodatie. Om tegemoet te komen aan deze wens zal de administratie in eerste aanleg hierop ingericht moeten worden.

Ten tweede is het algemene belang van sportpark Souburgh en het onderhoud aan het openbare groen een aandachtspunt. Sportpark Souburgh wordt op dit moment naar tevredenheid onderhouden en voor het bestuurslid buitensport is het de taak om hierop toezicht te houden. Casus: Stichting Sport en Welzijn Ridderkerk Stichting Sport en Welzijn Ridderkerk is in 2010 ontstaan uit een fusie van de Stichting Ridderkerk Sport en Stichting Dynamiek, twee lokale organisaties. De stichting is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten op het gebied van vrijetijdsbesteding. De stichting is onder meer verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van het lokale zwembad, de sporthallen, de buitensportaccommodaties (sportparken) de wijkcentra en diverse voorzieningen voor jongeren. Daarnaast geeft de stichting na de fusie ook vorm aan het gemeentelijk beleid op het gebied van sportontwikkeling en –ondersteuning. Het takenpakket van de stichting heeft zich in de loop van de jaren steeds verder uitgebreid waardoor een parallel kan worden getrokken met de situatie waarbij BSSA ook verantwoordelijk zou worden gesteld voor het beheer en het onderhoud van sportpark Souburgh.

Separate stichting voor sportpark Souburgh In deze variant wordt er voor sportpark Souburgh een aparte stichting opgericht. Deze nieuwe stichting neemt alle taken en verantwoordelijkheden over die nu bij de GR zijn belegd. In eerste instantie is het uitgangspunt dat het bestuur van de stichting wordt gevormd door vrijwilligers.

Figuur 4: organogram Beheerstichting Souburgh

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

12

Bestuur Het bestuur bestaat uit 6 personen waarbij er vijf bestuursleden afkomstig zijn van de hoofdgebruikers van sportpark Souburgh. Naast de 5 bestuursleden is er sprake van een onafhankelijke voorzitter die onder andere het algemene belang van de stichting waarborgt. Elk bestuurslid vertegenwoordigd haar eigen vereniging, er is zodoende geen apart gebruikersoverleg vereist. Om de stemverhouding in balans te houden kan er voor gekozen worden de voorzitter een dubbele stem te geven op het moment dat de stemmen staken. Organisatie Omdat er budgettair geen ruimte is om betaalde overhead (management) in te richten wordt het bestuur verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, bedrijfsvoering en beheer en onderhoud van sportpark Souburgh. Er is zodoende sprake van een operationeel bestuur. Een deel van de administratieve taken (facturatie etc) zou ondergebracht kunnen worden bij een administratiekantoor. Dagelijkse gang van zaken Het toezicht houden op de uitgevoerde werkzaamheden en aansturing van het personeel wordt in eigen hand gehouden en door het bestuur ingevuld. De sportparkbeheerders blijven (indien zij worden overgenomen van of gedetacheerd door de gemeente Alblasserdam) verantwoordelijk voor het grootste deel van het uitvoeren van het onderhoud op het sportpark.

Ondanks dat de sportparkbeheerders zelfstandig hun werk kunnen uitvoeren is er wel enige coördinatie vereist. Daarbij wordt de stichting ook (gedelegeerd) werkgever. Deze verantwoordelijkheid stelt behoorlijke eisen aan de bestuurlijke inzet. Er zal sprake dienen te zijn van bestuursleden die deels ook overdag beschikbaar zijn om als aanspreekpunt voor leveranciers, aannemers en werknemers te kunnen fungeren. Voor coördinatie en toezicht op het uitbestede werk aan specialistische aannemers zou op incidentele basis extern toezicht kunnen worden ingehuurd. De mogelijkheid bestaat wellicht om dit in te huren bij de gemeente Alblasserdam. Belangenbehartiging (financieel en operationeel) Deze bestuursvorm impliceert dat de sportverenigingen zelf de volledige verantwoordelijkheid krijgen voor het beheer en onderhoud op sportpark Souburgh. Het behartigen van het belang van de individuele sportvereniging kan volledig ingevuld worden. Deze (financiële) verantwoordelijkheid geeft veel invloed en mogelijkheden tot sturing. Aan de andere kant brengt deze verantwoordelijk ook veel afstemming, overleg en noodzakelijke samenwerking voor de sportverenigingen met zich mee. Hierbij zal sprake dienen te zijn van een heldere en transparante administratie om te zorgen dat het duidelijk is op welke wijze de kosten over de verschillende verenigingen worden verdeeld.

Casus: Stichting Sport en Welzijn Woudrichem De stichting Sport en Welzijn Woudrichem is verantwoordelijk voor het onderhoud van de complexen van korfbalvereniging ACKC en van de voetbalverenigingen Almerk en GRC ‘14. Het onderhoud betreft de gehele complexen exclusief de opstallen waarvoor de verenigingen zelf verantwoordelijk zijn. De afspraken tussen de stichting en de gemeente Woudrichem zijn vastgelegd in een huurovereenkomst. De ingebruikgeving van de complexen door de stichting aan de verenigingen is vastgelegd in een gebruiksovereenkomst. Het stichtingsbestuur wordt gevormd door een onafhankelijk bestuur dat de contacten onderhoudt met de gemeente en de verenigingen. De uitvoering van onderhoudswerkzaamheden (vastgelegd in een onderhoudsplan) wordt voor een deel uitbesteed aan bedrijven en voor een deel opgedragen aan de verenigingen (vrijwilligers). Het is mogelijk een parallel te trekken tussen Stichting Sport en Welzijn Woudrichem en de situatie waarbij voor Sportpark Souburgh door de gezamenlijke verenigingen een stichting zou worden opgericht voor het beheer en het onderhoud van het sportpak.

Gemeentelijk beheer 3.3.1

Algemene beschrijving

Indien het beheer en het onderhoud van sportpark Souburgh worden ondergebracht bij de gemeente Alblasserdam wordt er geen aparte rechtsvorm opgericht die deze verantwoordelijkheid krijgt. Alle werkzaamheden worden weer in de lijn van de ambtelijke organisatie gebracht. Omdat het onderhoud een volledige taak van de gemeente wordt moet er dan ook voldaan worden aan de geldende beleidsregels op het gebied van inkoop, financiën en P&C cyclus. De sportverenigingen behouden hun vaste contactpersonen bij de gemeente en er 21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

13

ontstaat een huurders(gebruikers)- verhuurdersrelatie tussen gemeente en sportverenigingen. In vergelijking met een lokale stichting of aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting zal er sprake zijn van een hogere mate van bureaucratie. Bestuur en organisatie De huidige sportparkbeheerders zullen hun werkzaamheden blijven uitvoeren. Vanwege het feit dat de sportparkbeheerders gedetacheerd zijn bij de GR – en officieel in dienst zijn van de gemeente Alblasserdam- wijzigt de rechtspositie van deze medewerkers niet. Hetzelfde geldt voor de ambtenaren die nu ondersteunde werkzaamheden - zoals het verzorgen van de financiële administratie- verrichten. Voor deze ambtenaren wijzigt de aard en omvang van de werkzaamheden niet. Dagelijkse gang van zaken De GR maakt voor het uitvoeren van, toezicht op en inkoop van de onderhoudswerkzaamheden gebruik van medewerkers van de gemeente Alblasserdam. Vanuit het perspectief van de sportverengingen zal er zodoende op het gebied van dagelijks onderhoud aan het sportpark weinig tot niets veranderen. De huidige sportparkbeheerders blijven in samenwerking met de specialistische cultuurtechnische aannemers het onderhoud verzorgen. Ook het aanspreekpunt binnen de gemeente wijzigt niet. Tenslotte verzorgt de gemeente ook de inkoop van de specialistische onderhoudswerkzaamheden.

Belangenbehartiging Omdat de werkzaamheden worden ondergebracht bij de gemeente Alblasserdam is de invloed en mogelijkheid tot directe belangenbehartiging minder groot in vergelijking met een separate stichting/aansluiting bij de bestaande sportbeheerstichting. De gemeente zal de belangen van de sportverenigingen afwegen tegen de belangen die vanuit de organisatie naar voren worden gebracht. Positie VV De Alblas In het geval dat de onderhoudswerkzaamheden worden ondergebracht bij de gemeente Alblasserdam vraagt de (rechts)positie van VV de Alblas extra aandacht. Omdat VV de Alblas officieel een Molenwaardse vereniging is moeten er extra (financiële) afspraken worden gemaakt tussen beide gemeenten over de kosten en uitvoering van het onderhoud aan deze accommodatie.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

14

Vergelijking en beoordeling bestuursvormen Omschrijving criteria Om de in hoofdstuk 3 beschreven bestuursvormen op onderdelen met elkaar te kunnen vergelijken is een aantal criteria ontwikkeld waarop de respectievelijke bestuursvormen kunnen worden beoordeeld. Het betreft de volgende criteria: 1. Mate waarin sprake is van een regierol van de gemeenten De gemeenten Alblasserdam en Molenwaard hebben als beleidsambitie om in toenemende mate de rol van regiegemeente te vervullen. Dit betekent dat de uitvoering (bijvoorbeeld van de exploitatie en het beheer van maatschappelijke voorzieningen) bij voorkeur op afstand wordt geplaatst en sturing plaats vindt op hoofdlijnen en resultaten. 2. Mate waarin ruimte is voor maatschappelijke betrokkenheid en zelfwerkzaamheid De gemeenten Alblasserwaard en Molenwaard willen de kracht van de samenleving benutten. Dit betekent dat bij voorkeur maximale ruimte wordt geboden aan maatschappelijke betrokkenheid (bijvoorbeeld in de vorm van het bekleden van bestuursfuncties) en zelfwerkzaamheid (bijvoorbeeld bij het uitvoeren van operationele beheertaken bij maatschappelijke voorzieningen). 3. Mate waarin verenigingen zijn vertegenwoordigd en sturing kunnen geven In hoofdstuk 2 is aangegeven dat het voor de verenigingen van sportpark Souburgh van belang is dat zij op een goede wijze zijn vertegenwoordigd in de nieuwe bestuursvorm.

Hierbij is het van belang dat in voldoende mate sprake is van belangenbehartiging van de eigen vereniging maar ook van de buitensport als geheel. Ook willen zij zoveel als mogelijk in de gelegenheid zijn om directe sturing uit te oefenen op de uitvoering van de operationele werkzaamheden op het sportpark. 4. Mate waarin sprake is van stabiliteit en continuïteit Het is bij de keuze voor een bestuursvorm voor een maatschappelijke voorziening van belang dat sprake is van een stabiele organisatie die in staat moet worden geacht de continuïteit van de bedrijfsvoering ook op langere termijn te waarborgen. De organisatie moet in staat zijn (financiële) tegenvallers op te lossen en een stabiele bestuurlijke en operationele situatie te kunnen waarborgen. 5. Mate waarin sprake is van de mogelijkheid om op effectieve en efficiënte wijze te opereren Een uitvoeringsorganisatie moet in staat worden geacht om de bedrijfsvoering op een effectieve en efficiënte (bedrijfsmatige) wijze in te richten. Er dient sprake te zijn van duidelijkheid met betrekking tot de verdeling van bevoegdheden en de aansturing van de operationele werkzaamheden. 6. Mate waarin sprake is van het leveren van voldoende kwaliteit Bij een buitensportaccommodatie is het van groot belang dat bij de invulling van het beheer en het onderhoud sprake is van voldoende specifieke kennis.

Alleen op deze wijze kan voldaan worden aan de normatieve eisen die worden gesteld aan velden en banen en zal het sportpark ook op de langere termijn in de gewenste staat van onderhoud verkeren. Aanvullend op de voorgaande criteria is uiteraard van belang wat de realiteitswaarde is van de verschillende beheersvormen gegeven de uitgangssituatie. Het gaat hierbij om de kwaliteiten van de bestaande stichting, het organiserend vermogen van de verenigingen op sportpark Souburgh en het draagvlak bij de verschillende betrokkenen. Hierop wordt in hoofdstuk 5 verder ingegaan.

Beoordelingsmatrix In deze paragraaf worden de verschillende mogelijk bestuursvormen zoals in hoofdstuk 3 omschreven beoordeeld op de in paragraaf 4.1 beschreven criteria. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een scorematrix waarbij per bestuursvorm een score wordt toegekend op ieder criterium. Dit resulteert in een integraal overzicht van de intrinsieke sterkten en zwakten van de bestuursvormen op onderdelen. 21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

15

De volgende scores kunnen worden behaald: ++: +: 0: -: --:

De bestuursvorm scoort zeer goed op het betreffende criterium De bestuursvorm scoort goed op het betreffende criterium De bestuursvorm scoort gemiddeld op het betreffende criterium De bestuursvorm scoort slecht op het betreffende criterium De bestuursvorm scoort zeer slecht op het betreffende criterium

Op basis van het voorgaande is de volgende scorematrix opgesteld: Scorematrix bestuursvormen Sportpark Souburgh Bestuursvormen: Criteria: 1 Regierol gemeenten 2 Maatsch. betrokkenheid/zelfwerkzaamheid 3 Vertegenwoordiging./sturingsmog. verenigingen 4 Stabiliteit en continuïteit 5 Effectiviteit en efficiency 6 Kwaliteit

Aansluiten bij BSSA ++ + + + + +

Stichting Souburgh ++ ++ ++ 0 0

Gemeentelijk beheer -0 ++ +

Aansluitend op de beschrijving van de verschillende bestuursvormen in hoofdstuk 3 wordt in paragraaf 4.3 een toelichting gegeven op de beoordeling van de verschillende bestuursvormen op onderdelen. Uiteraard kan op ieder onderdeel een discussie worden gevoerd over de exacte score die zou moeten worden toegekend. Doel van de scorematrix is echter om een overall beeld te schetsen van de intrinsieke sterke en zwakke punten van de verschillende beheersvormen op de voor de situatie sportpark Souburgh relevante criteria. Om deze reden is ook geen totaalscore weergegeven. Uiteraard is het ook mogelijk om een verschillend belang toe te kennen aan de verschillende beoordelingscriteria in de vorm van wegingsfactoren. Ook hier is vooralsnog niet voor gekozen.

Toelichting op de beoordeling van de bestuursvormen In deze paragraaf wordt per criterium een toelichting gegeven op de beoordeling voor de verschillende bestuursvormen in voorgaande paragraaf. Bij de keuze voor een bepaalde bestuursvorm kan op basis van deze toelichting (en het advies in hoofdstuk 5) worden bepaald aan welke aspecten extra aandacht dient te worden besteed en met welke risico’s rekening dient te worden gehouden. 1. Mate waarin sprake is van een regierol van de gemeenten Zowel bij de situatie waarbij sprake is van het onderbrengen van het beheer van sportpark Souburgh bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam als de situatie waarbij voor sportpark Souburg een aparte beheerstichting wordt opgericht kunnen de gemeenten optimaal invulling geven aan hun rol als regisseur. De uitvoering van het beheer en de exploitatie worden op afstand geplaatst en sturing vindt plaats op hoofdlijnen waarbij sprake is van contractmanagement en sturing op prestaties. Bij de bestuursvorm “gemeentelijk beheer” wordt de operationele verantwoordelijkheid bij de gemeente Alblasserdam belegd en ontstaan contractrelaties met iedere afzonderlijke vereniging. Dit betekent derhalve een veel intensievere gemeentelijke rolinvulling. 2.

Mate waarin ruimte is voor maatschappelijke betrokkenheid en zelfwerkzaamheid Zowel bij het aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam als bij oprichting van een aparte stichting voor sportpark Souburgh is sprake van maatschappelijke betrokkenheid op bestuurlijk niveau. Beide bestuursvormen bieden tevens ruimte om zelfwerkzaamheid op operationeel niveau mogelijk te maken. Bij de zelfstandige stichting kan dit nog meer het geval zijn door de directe relatie tussen bestuur en verenigingen waardoor het beter mogelijk wordt te experimenteren met zelfwerkzaamheid. Dit vraagt wel extra bestuurlijke inzet om een en ander op een goede wijze te coördineren en te faciliteren.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

16

Bij gemeentelijk beheer is geen sprake van maatschappelijke betrokkenheid op bestuurlijk niveau. Wel is het mogelijk om individuele afspraken te maken met verenigingen over de werkzaamheden die zelf worden verricht of ingekocht (cafetariamodel). 3. Mate waarin verenigingen zijn vertegenwoordigd en sturing kunnen geven De BSSA hanteert het model van indirecte vertegenwoordiging. In het bestuur van de BSSA zijn geen bestuursleden van de sportverenigingen vertegenwoordigd maar zijn wel zetels beschikbaar voor leden van respectievelijk de zwemsport en binnensport. Hieraan zou dan een zetel voor een lid van een buitensportvereniging worden toegevoegd. Via een gebruikersoverleg zullen de vereniging invloed kunnen uitoefenen en sturing geven aan de exploitatie en het beheer van het sportpark. Vanuit de zwemverenigingen en binnensportverenigingen bestaat op dit moment tevredenheid over deze vorm van vertegenwoordiging en invloed. Indien een aparte stichting wordt opgericht voor sportpark Souburgh ontstaat een situatie waarbij sprake is van maximale vertegenwoordiging, belangenbehartiging en sturingsmogelijkheden (voorgesteld wordt namelijk om voor iedere vereniging een bestuurszetel beschikbaar te stellen). De verenigingen kunnen binnen de door de gemeenten gestelde kaders het beheer autonoom inrichten.

Aandachtspunt is wel dat ook het belang van het sportpark als geheel behartigd dient te worden. Indien sprake is van gemeentelijk beheer dient iedere individuele vereniging in het rechtstreekse contact met de gemeentelijke organisatie haar belangen te behartigen. Er is geen sprake van een formele bestuurlijke vertegenwoordiging. Wel zou sprake kunnen zijn van een georganiseerd gebruikersoverleg voor sportpark Souburgh. 4. Mate waarin sprake is van stabiliteit en continuïteit De BSSA is een bestaande, in belangrijke mate professionele, organisatie met een eigen personeelsbestand. Er is sprake van management en een bedrijfsbureau. Door het toevoegen van het beheer en het onderhoud van sportpark Souburgh zal sprake zijn van een toename van volume en stabiliteit en lijken de continuïteitsrisico’s beperkt. Indien een aparte stichting wordt opgericht voor sportpark Souburgh zal sprake zijn van een nieuwe organisatie. Vanwege het beperkte volume van het takenpakket zal sprake zijn van een in belangrijke mate operationeel bestuur. Dit maakt de organisatie sterk persoonsafhankelijk wat risico’s met zich meebrengt voor stabiliteit en continuïteit. Daarbij is het een landelijke tendens dat het steeds moeilijker wordt om bestuursleden te committeren die ook in staat en bereid zijn veel tijd te besteden aan hun bestuursfunctie.

Het is tenslotte evident dat de stabiliteit en continuïteit van de exploitatie van sportpark Souburgh het best is gegarandeerd bij de gemeentelijke bestuursvorm. 5. Mate waarin sprake is van de mogelijkheid om op effectieve en efficiënte wijze te opereren De BSSA heeft als bestaande organisatie al ervaring op het gebied van bedrijfsvoering, administratie, planning en het inkopen van diensten en producten. In organisatorisch opzicht kunnen de nieuwe taken relatief eenvoudig worden toegevoegd waardoor het mogelijk is om op effectieve en efficiënte wijze invulling te geven aan de nieuwe verantwoordelijkheden. Het is op onderdelen mogelijk om schaalvoordelen te behalen (overhead, management, ondersteunende en facilitaire diensten) wat kostenbesparingen op kan leveren. Een separate stichting voor sportpark Souburgh biedt geen mogelijkheden voor het realiseren van schaalvoordelen en de organisatie zal nog dienen te worden opgebouwd. Daar staat tegenover dat het wel mogelijk is om op basis van korte lijnen snel te schakelen en is het wellicht mogelijk om onder financieel voordelige voorwaarden afspraken te maken met leveranciers (sponsoring in natura). Bij gemeentelijk beheer kan, door de omvang van de ambtelijke organisatie, sprake zijn van schaalvoordelen maar ontbreekt in de regel de mogelijkheid om efficiënt te werken.

Er is sprake van een bureaucratische situatie en de (toerekening van) kosten en formele inkoopkanalen hebben in de regel een negatief effect op het exploitatieresultaat.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

17

6. Mate waarin sprake is van het leveren van voldoende kwaliteit Omdat de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam geen ervaring heeft met het beheren en onderhouden van buitensportaccommodaties is dit een belangrijk aandachtspunt. Expertise dient te worden opgebouwd en contacten met leveranciers dienen tot stand te worden gebracht. De aanwezige competenties (overhead, facilitair, ondersteunend) binnen de BSSA, in combinatie met het in dienst nemen van operationeel deskundig personeel, biedt vertrouwen dat de stichting in staat is de gewenste kwaliteit te leveren en/of te waarborgen. Ondanks het feit dat sportverenigingen ervaren gebruikers van hun accommodaties zijn, hebben zij op dit moment weinig verantwoordelijkheid op het gebied van onderhoud van velden, banen en de omliggende ruimten en groenvoorzieningen. Door de beperkte omvang van de organisatie zal het een belangrijke inspanning van personen vergen om deze expertise op te bouwen en de kwaliteit te waarborgen. Uiteraard zal ook bij deze bestuursvorm sprake zijn van uitvoering van de werkzaamheden door deskundig personeel en/of ingehuurde externe expertise.

Bij de bestuursvorm gemeentelijk beheer mag verwacht worden dat de huidige kwaliteit kan worden gecontinueerd, Bij de GR is het feitelijk al de gemeente Alblasserdam die de coördinerende en operationele verantwoordelijkheid heeft voor het beheer en het onderhoud van het sportpark. Zoals eerder aangegeven gebeurt dit in belangrijke mate tot tevredenheid van de verenigingen.

Conclusie beoordeling bestuursvormen Op basis van de beoordeling op onderdelen van de verschillende bestuursvormen in dit hoofdstuk kan worden geconcludeerd dat aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam de meest geschikte bestuursvorm lijkt voor sportpark Souburgh. Het opstarten van een volledige nieuwe organisatie kent meer risico’s in vergelijking met het aansluiten bij een bestaande organisatie. Dit risico wordt versterkt door het feit dat bij oprichting van een separate bestuursvorm voor sportpark Souburgh sprake zal zijn van een zeer beperkte schaalgrootte met een belangrijke rol voor de vrijwillige bestuursleden. De maximale belastbaarheid van vrijwillige bestuursleden kent haar grenzen. De hogere scores voor aansluiting bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam komen met name tot uiting op de onderdelen die betrekking hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering en de schaalgrootte (volume en stabiliteit van de organisatie). Er zijn echter ook criteria waar deze bestuursvorm lager op scoort. Hiermee zal bij een eventuele integratie van de buitensport in de bestaande organisatie terdege rekening moeten worden gehouden. Hierbij dient wel uitdrukkelijk te worden opgemerkt dat de scores vooral dienen om duidelijk te maken wat de intrinsieke sterke en zwakke aspecten zijn van de verschillende bestuursvormen.

Om een bepaalde bestuursvorm daadwerkelijk tot een succes te maken dient te worden voldaan aan een aantal belangrijke voorwaarden. Hierop wordt in hoofdstuk 5 verder ingegaan.

21 maart 2016

Rapport Bestuursvorm sportpark Souburgh

18

Advies Bestuursvormen in Alblasserdams perspectief Op basis van de scores zoals deze zijn toegekend in het vorige hoofdstuk lijkt het aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam (de BSSA) de meest geschikte bestuursvorm voor sportpark Souburgh. Deze scores zijn een theoretische beschouwing van de intrinsieke sterkten en zwakten van de drie bestuursvormen. Vanuit deze theoretische afweging is het cruciaal om de uitkomst verder te verbinden aan de specifieke situatie in Alblasserdam. Separate stichting voor sportpark Souburgh Om de kans op het succes van een lokale stichting zo groot mogelijk te maken is het noodzakelijk dat de sportverenigingen van sportpark Souburgh een substantiële bijdrage leveren aan de stichting. Bij de sportverenigingen is echter merkbaar dat het besturen van de eigen vereniging en het onderhoud van hun eigen kleeden clubaccommodatie een stevige belasting is. Op basis van de gesprekken met de sportverenigingen kan worden geconcludeerd dat zij op korte termijn geen kansen zien om onderhoudstaken zelf in te vullen of de coördinatie voor hun rekening te nemen. Het gevolg van deze situatie is dat er sprake dient te zijn van een zeer actieve rolinvulling door het bestuur van de lokale stichting.

Uitsluitend indien verenigingen een grote mate van zelf organiserend vermogen zouden hebben zou “bestuur op afstand” tot de realistische mogelijkheden behoren. Deze noodzaak tot een actieve rolinvulling wordt verder versterkt door het feit dat de stichting (gedelegeerd1) werkgever wordt en de schaalgrootte van de organisatie (maximaal 2 werknemers) geen managementfunctie rechtvaardigt. Een organisatie met beperkte omvang is kwetsbaarder in vergelijking met een grotere bestaande organisatie. Dit betekent niet dat een lokale stichting geen continuïteit kan hebben. Wel kan op basis van de gesprekken met de sportverenigingen worden geconstateerd dat het vinden van actieve en betrokken bestuursleden voor de meeste verenigingen een terugkerend vraagstuk is. Er wordt geadviseerd om per vereniging een bestuurslid voor de stichting voor te dragen. Dit maakt de omvang van het netwerk waaruit geput kan worden beperkt wat een continuïteitsrisico met zich meebrengt. Aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam De BSSA heeft in de afgelopen jaren laten zien dat ze in staat zijn om op een kundige en ondernemende wijze sportcentrum Blokweer te exploiteren. De BSSA lijkt daarom vanuit haar ondernemende ambities in staat om de onderhoudstaken van sportpark Souburgh in te vullen.

De bestaande organisatie biedt een stevige basis om sportpark Souburgh een plek te geven en de benodigde competenties te ontwikkelen c.q. in de organisatie onder te brengen. Vanuit de vijf sportverenigingen wordt slechts één bestuurslid voorgedragen. Dit maakt de bestuurlijke druk op de individuele sportverenigingen minder groot wat ten goede komt aan de continuïteit van de organisatie. De BSSA blijkt in de afgelopen jaren zich te hebben ontwikkeld tot een organisatie die pragmatisch en ondernemend werkt. Op basis van bovenstaande beschrijving en afweging wordt de keuze voor het aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting verder versterkt.

Draagvlak voor keuze Zowel door het bestuur van de BSSA als door de gemeenten Alblasserdam en Molenwaard is aangegeven dat voldoende draagvlak onder de sportverenigingen voor de bestuursvorm een voorwaarde is om over te gaan tot besluitvorming en implementatie. Voor het bestuur van de BSSA is het draagvlak noodzakelijk om op een constructieve manier met de sportverenigingen de afspraken uit te werken. Vanuit de sportverenigingen is er niet één bestuursvorm die op voorhand door elke vereniging wordt ondersteund. Op basis van de uitgangspunten zoals die door de sportverenigingen zijn geformuleerd en de uitkomst van de scores is er sprake van een aantal kritische succesfactoren die de basis kunnen leggen voor draagvlak voor het aansluiten bij de bestaande sportbeheerstichting in Alblasserdam. 1