Raadsinformatiebrief - schriftelijke reactie Drentse Buurt (18-11-2022).pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp

: Schriftelijke vragen PvdA Vereniging Drentse Buurt

Aanleiding

: Proces van vergunningverlening

Datum

: 18 november 2022

Portefeuillehouder

: J.G.A. Paans

Schrijver

: S Bokhorst / R.J. Schaeffer

Geachte leden van de gemeenteraad, U ontvangt deze raadsinformatiebrief als reactie op de schriftelijke vragen van de PvdA naar aanleiding van de binnengekomen brief van Vereniging Drentse Buurt op 23 augustus. 1. Herkent u het probleem dat het aanvragen van een vergunning een ingewikkelde en tijdrovende procedure is? Ja, het aanvragen van een vergunning voor niet-melding plichtige activiteiten of evenementen is om redenen vanuit multidisciplinaire beoordeling ingewikkeld en vraagt tijd. Alblasserdam heeft bij de oprichting van OZHZ besloten APV vergunningverlening waar evenementen onder vallen als taak onder te brengen bij de Omgevingsdienst. Om op afstand de situatie goed te kunnen beoordelen is veel informatie nodig (voor mensen die niet en/of minder bekend zijn in de lokale context); Echter wanneer de aard, omvang en opzet van het evenement nagenoeg ongewijzigd zijn kan het proces simpel en zonder veel tijd daarin te investeren worden doorlopen. Zo'n dergelijke actualisatie o.b.v. voorgaande planvorming hoeft in sommige gevallen niet verder te reiken dan het aanpassen van de datum en tijdstip(en) waarop de activiteiten worden ontplooit. 2. Zo ja: kunt u aangeven hoe we dit proces vanuit de gemeente Alblasserdam: Beantwoording van de vraagstelling geschied via 2 A en B. 2a.

Kunnen vereenvoudigen / optimaliseren waardoor de te volgend stappen voor vrijwilligersorganisaties duidelijk en gemakkelijk (volgens de geldende richtlijnen) zijn in te vullen en aan te vragen? Vereenvoudigen / optimaliseren is in de afgelopen vier jaren mede vanwege signalen vanuit het bestuur van de Drentse buurt - gepoogd. Het resultaat wordt lokaal door organisatoren niet als de voor hen gewenste vereenvoudiging gezien. Alleen wanneer Alblasserdam de uitbesteedde taak / capaciteit terugneemt (tegen frictiekosten) kan een eigen ontwerp worden gemaakt voor in de ogen van lokale organisatoren optimale aanvraagprocedure. Probleem zal dan blijven dat de multidisciplinaire toetsing vanuit alle diensten (politie, hulpverlening, brandweer etc.) nadere vragen en verduidelijking lopende de aanvraag oplevert. Bovengenoemde vertragingen vergrootte het risico’s op afwijzing van de aanvragen;

Pagina 1 van 2

2b. De vertegenwoordigers van de vereniging(en) bij een vergunningsaanvraag vanaf het begin tot het einde van het proces kunnen ondersteunen / begeleiden? Ondersteuning en begeleiding wordt sinds 2022 geboden. De gemeente heeft samen met de Stichting Faciliteiten Evenementen Alblasserdam een bureau ingehuurd dat aanvragende stichtingen ondersteunt. SFEA, het Oranjecomité, bestuur van het Havenfestival en het Paardenmarktcomité maakten daar in 2022 al gebruik van. Het SFEA is benaderbaar en in beginsel welwillend om met het bestuur van de Drentse Buurt deze ondersteuning en begeleiding te organiseren. Dit vraagt wel om bereidheid en financiële participatie vanuit de aanvragende partij(en). 3. Daarnaast wordt het contact / bereikbaarheid van de evenementencoördinator als aandachtspunt ervaren. -Herkent u dit probleem? -Zo ja, wat is hiervan de oorzaak? -Hoe kunnen wij dit in de nabije toekomst met en voor elkaar verbeteren? Dat het contact / de bereikbaarheid van de evenementencoördinator als aandachtspunt wordt ervaren wordt herkend en erkent. In de afgelopen jaren zijn erg vele personele wisselingen geweest, mede als gevolg van uitval door ziekte. In 2022 zijn er ook twee verschillende medewerkers opvolgend ingehuurd. De huidige interim coördinator heeft op verzoek van de burgemeester geprobeerd contact te leggen met het bestuur van de Drentse Buurt. Dat is afgehouden, helaas.

Per 31 oktober 2022 is er een nieuwe vaste medewerker in dienst binnen het team OOV, waar evenementencoördinatie onder valt. Samen met SFEA wordt een warme overdracht georganiseerd. Op 17 november 2022 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen leden van het bestuur van de vereniging Drentse Buurt, omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid en de gemeente Alblasserdam, waaronder de nieuwe evenementencoördinator. Dit gesprek heeft een positieve bijdrage geleverd aan het contact tussen het bestuur en de evenementencoördinator. Tevens heeft de omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid de handreiking gedaan aan het bestuur om deze te ondersteunen bij de vergunningaanvraag. Deze handreiking werd door het bestuur geaccepteerd.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

de secretaris S. van Heeren

de burgemeester J.G.A. Paans

Pagina 2 van 2