Raadsinformatiebrief Privacy Rapportage GAD 2020-2021.pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp

: Privacy Rapportage GAD 2020-2021

Aanleiding

: Collegeadvies

Datum

: 8 September 2021

Portefeuillehouder

: J.G.A. Paans

Schrijver

: M.T. Groenevelt en N. Sijrier

Geachte leden van de gemeenteraad,

Inleiding U ontvangt deze raadsinformatiebrief naar aanleiding van de Privacy Rapportage GAD 2020-2021 (hierna te noemen: "rapportage"), opgesteld door de Functionaris Gegevensbescherming die verbonden is aan onze gemeente. In de rapportage is gekeken naar de stand van zaken op het gebied van privacy bij onze gemeente. Hierin vindt u bevindingen en aanbevelingen op verschillende onderwerpen. De aanbevelingen in de rapportage zijn bedoeld om privacy het komend jaar naar een hoger niveau te tillen. Ter informatie De toezichthouder concludeert het volgende in haar rapportage: "De wil om te verbeteren is zichtbaar aanwezig bij de gemeente Alblasserdam, of in ieder geval bij een aantal betrokken medewerkers. Er zijn veel processen in werking gezet, maar de gemeente voldoet helaas op geen van de onderzochte punten aan alle wettelijke verplichtingen. Dit zal met name het gevolg zijn van de zeer beperkte capaciteit die het afgelopen jaar beschikbaar is geweest. De verbetering valt vooral te behalen op het inzichtelijk maken van informatie en het periodiek monitoren hiervan. De gemeente is nog niet in control als het gaat om de implementatie van privacy en dit is een groot risico voor de gemeente en inwoners. Veel van deze punten zijn geen nieuwe aandachtspunten ten opzichte van voorgaande jaren.

Het is dan ook van belang dat de gemeente Alblasserdam het komende jaar investeert op de mogelijke verbeterpunten die benoemd zijn in de rapportage." We herkennen de aanbevelingen van de FG. Ruim voordat de rapportage als definitief rapport aan de gemeente is toegestuurd zijn reeds acties uitgezet. Veel van de aanbevelingen zijn inmiddels opgepakt, bijna afgerond of in uitvoering: Procesbeschrijvingen liggen klaar, eerste stappen om verwerkingen inzichtelijk te krijgen en modelovereenkomsten zijn inmiddels in bezit om te worden aangepast aan de huidige situatie. Wij hebben tijdelijk een privacy coördinator kunnen aantrekken, maar ook is de ontstane vacature Adviseur Informatieveiligheid per augustus 2021 ingevuld, en is er in de PPN extra formatieruimte gevraagd voor informatiemanagement. Met deze invulling hebben we er vertrouwen in dat de belangrijke aandachtsgebieden van Privacy, Informatieveiligheid en Informatiemanagement een goede impuls krijgen binnen onze organisatie. Daarnaast is het belangrijk om op te merken dat het merendeel van onze gemeentelijke processen die privacy gevoelige gegevens verwerken zijn belegd bij onze partners zoals de Sociale Dienst Drechtsteden en Dienstverlenging Drechtsteden (Basis Administratie Personen). Als gemeente zijn we echter nog steeds eindverantwoordelijk voor deze processen.

Daarom zullen we (mede naar aanleiding van de rapportage van de FG) scherper toe gaan zien op (onder andere) het privacy aspect van deze uitbestede processen.

1

Het invoeren van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Hierna: AVG) is een traject wat een lange doorlooptijd vergt. Daar waar in de eerste fase het accent vooral lag in het 'administratief' op orde brengen, informeren en implementeren, verschuift de aandacht nu naar het toetsen, op orde houden en (proactief) handelen op wijzigingen, zowel als gevolg van veranderende wetgeving als verandering in processen en gebruikte systemen. Daarnaast heeft de bewustwording van de medewerkers op het gebied van Privacy en informatieveiligheid onze continue aandacht nodig. De komende periode werken we aan een Plan van Aanpak met betrekking tot de implementatie van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) en de AVG. Vanuit de nu voorliggende rapportage hebben we 3 speerpunten benoemd waaraan we met voorrang zullen werken: - Regievoering op diensten; - Verwerkersovereenkomsten inzichtelijk maken en afsluiten indien dit nog niet is gedaan - Gebruikerskennis borgen en bewustwording bij gebruikers vergroten.

Tot slot Opgemerkt moet worden dat er nog voldoende inspanningen nodig zijn om aan te AVG te voldoen. Dit vraagt veel tijd en inzet van de procesverantwoordelijken, gemandateerde, privacy coördinator en betrokken medewerkers van de gemeente. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

de secretaris S. van Heeren

de burgemeester J.G.A. Paans

Bijlage Privacy Rapportage GAD 2020 – 2021

2