Raadsinformatiebrief Jaarverslag Archief Alblasserdam 2025 definitief.pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp

: Stand van zaken archief

Aanleiding

: Jaarverslag gemeentearchivaris 2025

Datum

: 18 mei 2026

Portefeuillehouder

: R. Pardo Kruidenier

Schrijver

: M. Middeldorp

Geachte leden van de gemeenteraad, Inleiding Volgens artikel 2 van de Archiefverordening van de gemeente Alblasserdam (2020) brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit over de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders. Deze taak is door de gemeente belegd bij het Regionaal Archief Dordrecht. De gemeente beschikt over een actuele archiefverordening en een beheerregeling informatiebeheer d.d. 4 januari 2022. Doel Het doel van de gemeentearchivaris is om het college te informeren. Het college stelt vervolgens het jaarverslag vast. Daarna legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad via deze raadsinformatiebrief aangevuld met het jaarverslag. Tot slot wordt het jaarverslag gestuurd naar de provincie die als toezichthouder optreedt. Het jaarverslag In maart 2026 is het definitieve jaarverslag van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Alblasserdam ontvangen. In dit jaarverslag is de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst aan de hand van 10 indicatoren, opgesteld door de VNG en ontleend aan op nationaal niveau geldende wet- en regelgeving. Deze indicatoren zijn: 1. Actieve openbaarmaking: tijdig, volledig en toegankelijk. 2. Openbaarmaking op verzoek (Woo‑verzoeken): doorlooptijd, volledigheid, kwaliteit en aantal. 3.

Toepassing van selectielijsten: classificatie, bewaring en vernietiging. 4. Tijdige vernietiging 5. Tijdige overbrenging naar archief 6. Kwaliteit van metadata 7. Informatiebeveiliging & toegangsbeheer 8. Applicatiebeheer & standaarden 9. Vindbaarheid & toegankelijkheid van informatie 10. Professionalisering & organisatie van de I‑functie Het jaarverslag bevat op basis van bovenstaande indicatoren een overzicht van zaken die aandacht behoeven ter verbetering van de informatiehuishouding. In het jaarverslag van 2025 zijn in totaal 7 aanbevelingen genoemd, waarvan 1 uit 2024.

Pagina 1 van 5

Aanbevelingen, toezicht en advies 2024 - 2025 1. Verschuiving naar een decentrale informatiehuishouding Er moet integraal informatiebeheerbeleid ontwikkeld worden, zodat informatie die in (vak)applicaties is opgeslagen op een adequate wijze inzichtelijk is en kan worden beheerd. De beheersregels informatiebeheer zijn voor het laatst geactualiseerd in 2016. Team DIV is bezig met een actualisatie hiervan. In de nieuwe versie is aandacht voor een nieuw scenario ‘archiveren in een taakapplicatie’, waarmee we aansluiten op de landelijke trend “archiveren aan de bron”. Dit nieuwe scenario is in de praktijk al gemeengoed, want sinds een paar jaar worden er eisen meegegeven voor nieuwe applicaties. Het huidige scenario ‘archiveren in het centrale zaaksysteem’ blijft hiernaast uiteraard bestaan. In het voorjaar van 2026 worden nadere (proces)afspraken gemaakt over de implementatie van de eisen en het beheer van de informatie in deze taakapplicaties. De uitkomsten hiervan worden opgenomen in de beheersregels. De regiogemeenten (behalve Dordrecht) zijn met team DIV in gesprek over het opstellen van een plan van aanpak om te komen tot een eenduidige werkwijze. Dit is het eerste half jaar 2026 gereed. 2. Inspectie gebruik archiefmodule MOOR kabels en leidingen.

In 2024 heeft de archiefinspectie een onderzoek gedaan naar de rechtmatigheid van het dossiervormingsproces binnen de vakapplicatie MOOR. Uit het onderzoek bleek dat de dossiervormingspraktijk en de archivering niet op orde was. De gemeente heeft de aanbevelingen die voort zijn gevloeid uit deze inspectie in 2025 adequaat opgevolgd. MOOR is de applicatie die alle gemeenten in de Drechtsteden gebruiken voor de aanvragen en vergunningverlening van kabels en leidingen. De applicatie voldoet aan de norm NEN-ISO 16175. Gemeente Alblasserdam heeft er in eerste instantie voor gekozen om in InProces te archiveren. Omdat dubbele dossiervorming niet is toegestaan, is de aanbeveling geweest om de archiefmodule van MOOR aan te schaffen. We hebben hier direct gehoor aan gegeven. De module is aangeschaft en geïmplementeerd. De archiefinspectie heeft een doorlopende machtiging tot vernietiging verleend om met een vereenvoudigde procedure de daarvoor in aanmerking komende digitale dossiers binnen de applicatie te mogen vernietigen. Het vernietigingsproces wordt door team DIV met terugwerkende kracht uitgevoerd. Hiervoor wordt medio 2026 een plan van aanpak gemaakt 3.

Archiefruimte Burgerzaken De permanent te bewaren archiefstukken van de afdeling Burgerzaken (akten van de Burgerlijke Stand) dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk voor 1 januari 2027 te worden gedigitaliseerd, zodat de originele betstanden vervroegd kunnen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Vooralsnog worden de akten bewaard in een ruimte die niet voldoet aan de eisen die daaraan vanuit de Archiefregeling worden gesteld. Gemeente Alblasserdam wil aansluiten bij het digitaliseringsproject van de gemeente Dordrecht. Echter, deze digitalisering gaat pas van start in 2027, na de verhuizing naar het Dordthuis. We willen uiteraard aan de door de archiefinspectie gestelde termijn voldoen. Op dit moment zijn wij aan het onderzoeken of we het archief tijdelijk in een goedgekeurde archiefruimte kunnen onderbrengen, zodat wij alsnog kunnen aansluiten bij het digitaliseringsproject, of dat we zelf een oplossing vinden voor het digitaliseren. Zodra de akten zijn gedigitaliseerd, worden de originelen overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 4. Archiveren binnen de vakapplicatie LINT Vraag een machtiging tot vernietiging aan bij de archiefinspectie ten behoeve van de abusievelijk onrechtmatig gevormde dossiers in InProces, waarvan de leidende dossiers in de vakapplicatie LINT zijn opgenomen. Vanaf 20 januari 2021 is LINT aangewezen als archiefsysteem voor de Koninklijke

Pagina 2 van 5

onderscheidingen. De dubbele archivering in InProces en mogelijk in Mozaiek worden verwijderd door het opstarten van een vernietigingsprocedure die via de archiefinspectie verloopt. 5. Scannen op locatie De zorgdrager moet het aangepaste handboek vervanging, waarin het scannen op locatie is opgenomen, bekrachtigen met een besluit. Team DIV heeft het handboek vervanging archiefbescheiden geactualiseerd. Aan het handboek zijn twee nieuwe zaken toegevoegd. Dit zijn scannen naar de applicatie BakerWare en (beperkt) zelf scannen op multifunctionals in de organisatie. Dit laatste is vooral interessant voor contracten en brieven die met de hand ondertekend worden. Medewerkers kunnen deze straks zelf scannen in plaats van dit bij team DIV neer te leggen. Gemeente Alblasserdam heeft in 2024 - 2025 met een kleine groep medewerkers een succesvolle pilot gedraaid met het zelf scannen van documenten. De reguliere fysieke poststromen blijven hetzelfde. Deze worden centraal bij team DIV verzameld, gescand en geregistreerd. In het eerste kwartaal 2026 is het handboek vastgesteld door het college. Samen met team DIV wordt in 2026 gekeken hoe we het zelf scannen verder kunnen uitrollen in de organisatie. 6.

Langere bewaring van afgewezen Woo-verzoeken De zorgdrager dient een besluit te nemen inzake het afwijken van het vigerende selectiedocument met betrekking tot dossiers van afgewezen Woo-verzoeken. In juli 2025 hebben wij hiertoe een adviesaanvraag neergelegd bij de archiefinspectie. Zij ziet voldoende doelbinding met de betreffende dossiers voor langere bewaring. Team DIV verzorgt de besluitvorming over deze afwijking en brengt deze in het Strategisch Informatie Overleg (SIO). 7. Blusmiddelen archiefruimte Verifieer in hoeverre de juiste blusmiddelen aangebracht zijn in archiefruimte van de afdeling Burgerzaken. Het advies van de archiefinspectie is opgevolgd en de juiste blusmiddelen zijn aangebracht in archiefruimte van de afdeling Burgerzaken. Initiatieven van gemeente Alblasserdam & team DIV ten aanzien van informatie- en archiefbeheer 2024-2025 Hotspotlijst Op de Hotspotlijst staan onderwerpen (hotspots) die uitgezonderd worden van vernietiging. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. De hotspotlijst wordt jaarlijks geactualiseerd. Informatiemanagers leveren onderwerpen aan voor de Hotspotlijst naar aanleiding van een uitvraag in de organisatie.

Het DT bepaalt vervolgens welke onderwerpen voldoen aan de gestelde criteria. In juli 2025 is de hotspotlijst 2022-2024 vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders Alblasserdam, na vaststelling in het strategisch informatieoverleg (SIO) van mei 2024. Op de hotspotlijst staan een 13-tal dossiers die voldoen aan eerdergenoemde criteria. Begin 2025 is er weer een uitvraag gedaan in de organisatie voor nieuwe hotspots vanaf 2024. Het directieteam heeft geen nieuwe onderwerpen aangedragen. Begin 2026 wordt een nieuwe uitvraag gedaan. Selectielijst e-mailbewaring Veel overheidsorganisaties, waaronder ook gemeenten, worstelen met de archivering van emailberichten. Afgezien van een onvolledig archief kan dit voor problemen zorgen bij het voldoen aan informatieverzoeken op grond van de Wet Open Overheid. De VNG heeft een aparte selectielijst opgesteld voor e-mail bewaring. Het college van Alblasserdam heeft net als de andere Drechtsteden gemeenten in het najaar van 2022 besloten hierbij aan te sluiten. De belangrijkste wijzigingen zijn dat e-mailberichten van

Pagina 3 van 5

functionarissen op sleutelfuncties blijvend worden bewaard en e-mailberichten van medewerkers zonder sleutelfunctie 7 jaar na ontvangst of verzending worden vernietigd. Gemeenten die zich hebben aangesloten dienen de nieuwe selectielijst vanaf 1 januari 2024 te implementeren. Op 25 januari 2024 heeft een verkennend gesprek plaatsgevonden met KPN/Inspark over de technische oplossing in Purview (MS365). Gemeente Alblasserdam heeft hieraan deelgenomen. Het portfolioboard zou in februari 2024 een uitspraak doen over de aanpak van het project en prioritering. Adoptie is een belangrijk aspect in dit project. In 2024 heeft gemeente Alblasserdam op verschillende niveaus aandacht voor dit project gevraagd. Vanwege de uitfasering van de netwerkschijven en datamigratie naar MS Teams gedurende 2024-2025 en de benodigde betrokkenheid van team DIV bij de beoordeling van de archivering in 2025 is er bij team DIV onvoldoende capaciteit voor dit project. In 2026 zal dit verder worden opgepakt en ingericht. Informatiestructuurplan (DSP/ZTC) Een overheidsorganisatie dient te beschikken over informatiestructuurplan. Bij de Drechtsteden is deze ondergebracht in de applicatie i-Navigator. Deze applicatie bevat een actueel en logisch samenhangend overzicht van de wijze waarop de gemeenten de toegankelijkheid van informatie hebben georganiseerd.

Het informatiestructuurplan is ook het verwerkingsregister van de Drechtsteden, wat een wettelijke verplichting is vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In 2024 hebben twee landelijke updates (40 en 41) plaatsgevonden. Daarnaast zijn met regelmaat wijzigingen aangebracht of hebben verrijkingen plaatsgevonden. i-Navigator is wat betreft de inrichting van het zaaksysteem up-to-date. Uitzondering hierop is de vraag welke taakapplicaties in gebruik zijn voor welke werkprocessen. In 2025 is ook de migratie van i-Navigator 3.5 naar 4.0 afgerond. Dit is de overstap naar de webvariant, waarmee de verSaaSing (Software-as-a-Service) van i-Navigator is volbracht. Calamiteitenplan archiefruimten Het calamiteitenplan is op 4 maart 2025 vastgesteld in het College van Burgermeester en wethouders. Het plan van 2014 is ingetrokken. Wet Open Overheid (Woo) Voor de Woo zijn extra documenttypen en checklistitems toegevoegd aan InProces, omdat dit één van de belangrijkste bronsystemen is voor actieve publicatie. Er is een koppeling met de publicatieapplicatie en ten behoeve hiervan is deze extra inrichting neergezet. De verwachting is dat dit het gebruik van InProces zal vergroten. Archivering websites De archivering van de websites van Drechtsteden is op dit moment uitbesteed aan Cross Media. In 2023 is een inventarisatie gemaakt van alle websites die bij de gemeenten draaien.

In 2024 heeft de afdeling communicatie samen met team DIV de websites van gemeente Alblasserdam geïnventariseerd. Aan de hand van een beslisboom heeft team DIV in 2025 een beoordeling gedaan of deze websites in aanmerking komen voor archivering. Hieruit zijn 2 websites archiefwaardig bevonden: www.alblasserdam.nl en www.raad.alblasserdam.nl. Deze websites worden dagelijks gearchiveerd. Medio 2026 zit team DIV met andere partijen aan tafel om te onderzoeken of er een partij is die betere voorwaarden biedt. Archiveren in MS Teams en OneDrive In MS 365 wordt op dit moment niet gearchiveerd volgens de archiveringseisen. Dit is technisch gezien wel mogelijk, maar hier is niet voor gekozen. Er vinden dus geen kwaliteitscontroles plaats waarbij gekeken wordt of archiefwaardige informatie hier wordt opgeslagen, wat wel de verwachting is. We willen situaties zoals op de netwerkschijven voorkomen door meer sturing hierop. Ook wordt er gewerkt aan de inrichting van een minimaal beheerregime voor OneDrive en MS Teams dat zorgt dat informatie op tijd vernietigd wordt. Insteek is dat informatie in Teams vanaf 2025-2026 na 10 jaar (na laatste wijziging) vernietigd wordt.

Pagina 4 van 5

Beide verbeteringen staan in 2026 op het programma. Er is ondanks herhaalde verzoeken nog geen functie in MS Teams waarmee een gebruiker eenvoudig (een set aan) informatie kan kopiëren naar het zaaksysteem als nieuwe zaak of toevoeging op een bestaande zaak. Zo’n koppeling verlaagt de drempel om te archiveren. We hebben er bij Bedrijfsvoering Drechtsteden op aangedrongen zo snel mogelijk deze koppeling te realiseren. Wij zijn ervan overtuigd dat de hierboven beschreven oplossingen en maatregelen ervoor zorgen dat het informatie- en archiefbeheer voor de gemeente Alblasserdam in 2026 nog verder op orde wordt gebracht. Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders,

de gemeentesecretaris M. van Hall

de burgemeester J.W. Boersma

Bijlage • Jaarverslag van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam over 2025

Pagina 5 van 5