Raadsinformatiebrief 30 nov Afronding transitie serviceovereenkomst.pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp

: Samenwerkingsovereenkomst

Aanleiding

: Transitie Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden

Datum

: 30 november 2021

Portefeuillehouder

: J.G.A. Paans

Schrijver

: A. de Gooijer

Geachte leden van de gemeenteraad,

Op 26 januari van dit jaar nam uw gemeenteraad het principebesluit Regionale samenwerking sociaal en bedrijfsvoering. Dit besluit was het startsein voor een intensief transitietraject waarover u op meerdere momenten bent geïnformeerd, zowel lokaal als regionaal. Het transitieproces richtte zich op twee zaken; de herziening van de GRD naar een GR sociaal en afspraken over de bedrijfsvoeringstaken via de regeling Servicegemeente met de gemeente Dordrecht. Vorige maand stemde uw raad in met de aanpassingen van de GR sociaal. Het college heeft recent het besluit genomen voor het tweede deel, de regeling Servicegemeente. Via deze Raadsinformatiebrief informeren wij uw raad hierover. Juridische basis De afspraken met de gemeente Dordrecht over onze bedrijfsvoeringstaken vallen juridisch onder de Regeling onderlinge samenwerking Drechtstedengemeenten. Deze regeling wordt op dit moment ook gebruikt voor bijvoorbeeld de openbare verlichting en Dienstverlening Drechtsteden. Het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst is een bevoegdheid van het college. Wij vinden het belangrijk om uw raad goed te informeren en sturen de samenwerkingsovereenkomst als bijlage van de Raadsinformatiebrief mee. Robuust en flexibel De samenwerkingsovereenkomst voor de periode 2022-2026 kent een algemeen deel dat voor iedere gemeente gelijk is en specifieke afspraken met iedere individuele gemeente.

In de samenwerkingsovereenkomst zijn onder andere de basisafspraken over de looptijd van de samenwerking, de kern en kwaliteit van de dienstverlening, de besturing en besluitvorming in de samenwerking en de financiële afspraken opgenomen. Hierdoor heeft de samenwerking zowel voldoende robuustheid als ruimte voor maatwerk en kent conform het principebesluit 'geen gedwongen winkelnering en commitment voor een aantal jaar. De samenwerkingsovereenkomst die we nu afsluiten is geen overeenkomst in beton gegoten. In 2022 zullen we al lerende de bestaande overeenkomst doorontwikkelen en opnemen in de overeenkomst 2023. Mandatering Om de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken vlot en soepel te laten verlopen moet een aantal zaken aan Dordrecht gemandateerd worden. Dat betreft een aantal taken op onder andere de archiefwet en het uitvoeren van statistisch onderzoek (Onderzoekscentrum). Daarnaast gaat Dordrecht ook persoonsgegevens verwerken, waardoor het college ook een verwerkersovereenkomst met Dordrecht afsluit. Alle bijlagen behorende bij de samenwerkingsovereenkomst hebben wij als bijlage meegestuurd. Het enige besluit dat uw raad over deze bedrijfsvoeringstaken nog moet nemen betreft de archiefverordening. Deze bieden wij aan uw raad in februari 2022 aan. Kosten Al eerder hebben wij u via een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de transitiekosten.

Door de komende vier jaar onze bijdrage voor het programma bestuur & beleid voort te zetten zal de transitie geen effect op onze begroting hebben. De gemeente Dordrecht heeft een grote inspanningsverplichting op zich genomen om de transitiekosten zo laag mogelijk te houden. Het kan

1

echter niet zo zijn dat het risico op deze transitiekosten alleen bij Dordrecht ligt. Daarom is de aanvullende afspraak gemaakt dat bij onvoldoende resultaat op deze inspanningsverplichting, Dordrecht in goed overleg met de andere 'afnemers' onder het motto samen uit/ samen thuis met ons in gesprek gaat. Met de kanttekening dat Dordrecht ieder jaar inzicht geeft in de reeds gerealiseerde besparing en we niet voor een verrassing komen te staan in 2026. En dat het samen uit/ samen thuis principe ook van toepassing is op het moment dat Dordrecht meer besparing realiseert. Met het vaststellen van de samenwerkingsovereenkomst en afrondingsovereenkomst is de laatste horde van het transitietraject genomen. Maar een samenwerking is nooit af! Komende jaren zullen wij op een professionele manier invulling geven aan het vernieuwde opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en samen met de gemeente Dordrecht invulling geven aan onze bedrijfsvoeringstaken. Wij zien dat met vertrouwen tegemoet.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

de secretaris S. van Heeren

de burgemeester J.G.A. Paans

Bijlagen: 1. Samenwerkingsovereenkomst bedrijfsvoering, met daarbij de volgende bijlagen: a. Bijlage 1 – taakuitvoering servicecentrum b. Bijlage 2 – taakuitvoering IBD c. Bijlage 3 – taakuitvoering GBD/OCD 2. Overeenkomst afronding taken Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden na transitie naar de GR Sociaal 3. Verwerkersovereenkomst 4. Mandaatbesluit 5. Archiefverordening (hier volgt echter in februari nog een raadsvoorstel) a. Beheerregeling Informatiebeheer 2022

2