Document · PDF

Ontwerp begroting 2022 Omgevingsdienst.pdf

Gecombineerde commissie Alblasserdam 22 juni 2021, gemeente AlblasserdamBij agendapunt: 6: Zienswijze begrotingen Gemeenschappelijke Regelingen 2022 - Voorstel14.484 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Medium

Kans > 25% en < 50%

Laag

Kans < 25%

Impact Groot

financieel risico > € 400.000

Medium

financieel risico > € 150.000 en < € 400.000

Klein

financieel risico < € 150.000

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Bezuiniging wettelijke taken en inwonerbijdrage

Met de uitvoering van wettelijke taken en inwonerbijdrage is een budget van circa € 22,4 mln. gemoeid. Gegeven de financiële positie van gemeenten is de kans op bezuinigingen medium (50%). Met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is de financiële impact groot (€ 449.000). Daarbij is ervan uitgegaan dat het effect gedurende een periode van 2 jaar kan worden gedekt uit het weerstandsvermogen. Beheersmaatregelen -

Het bestuur heeft een minimaal regionaal uitvoeringsniveau (RUN) vastgesteld voor de uitvoering van milieutaken. Daarmee is een zekere mate van continuïteit gewaarborgd.

PZH heeft in dit kader de nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) vastgesteld.

Daarnaast zijn in de bijdrageverordening bepalingen opgenomen ten aanzien van de meerjarige budgetten. Opdrachtgevers die individueel meer willen bezuinigen dan de norm van 2,5% per jaar of 8% in vier jaar, dienen een frictievergoeding te betalen.

Het capaciteitsbeleid van OZHZ (zie 5.1 Personeel & Organisatie). Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 85% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie.

Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet.

Structurele effecten worden opgevangen in het tarief.

Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich grotendeels tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 224.000. 2.

Overige omzet

De overige taken betreffen onder meer de offertetaken en subsidies. Met de uitvoering is een budget van circa 2,4 mln. per jaar gemoeid. Gegeven de rijks brede bezuinigingen is de kans op bezuinigingen hoog (75%). Gerekend over een periode van 2 jaar wordt de financiële impact ingeschat op medium (€ 328.000). Beheersmaatregelen Voor de adviestaken (veelal op het gebied van de afdeling Expertise en Advies) geldt dat er tot nu toe geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Voor de taken op het gebied van Expertise en Advies geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 85% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Daarmee kan flexibel worden ingespeeld op omzetfluctuaties. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Op basis van de jaarrekening is de inschatting circa € 246.000.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Onderhanden werk

Het onderhanden werk betreft de al bestede, maar nog niet afgerekende, uren op lopende projecten en subsidies. Gegeven de ervaringen van afgelopen jaren wordt het financiële risico ingeschat op maximaal € 89.000. De financiële impact is groot; de kans wordt ingeschat op medium (50%). Beheersmaatregelen -

Als onderdeel van het interne controleprogramma voert OZHZ per vier maanden een integrale doorlichting uit van het onderhanden werk. Eventuele afboekingen worden in de bestuursrapportage gedekt uit de post onvoorzien.

De factureercyclus is verder aangescherpt, evenals de interne controle op de uitvoering van gesubsidieerde taken.

Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregelen is een weerstandscapaciteit nodig van circa € 44.000. 4.

Ziekteverzuim

In de begroting wordt uitgegaan van een norm voor ziekteverzuim van 5%. In geval van een hoger ziekteverzuim, is er sprake van productiviteitsverlies. Een risico van 2% is reëel; de financiële impact is dan groot (€ 531.000), gerekend over een periode van een jaar. De kans is medium (50%). Beheersmaatregelen -

Het verzuimbeleid van OZHZ.

Monitoren ziekteverzuim gedurende het jaar.

Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 265.000. 5.

Herziening omgevingsrecht

Momenteel wordt gewerkt aan een fundamentele herziening van het omgevingsrecht. Gestreefd wordt naar één wet met onderliggende uitvoeringsregelgeving. Deze Omgevingswet zal betrekking hebben op bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, water, natuur, infrastructuur en ontgrondingen en raakt daarmee rechtstreeks het werkdomein van OZHZ. Thans lopende separate wetstrajecten als de eerder genoemde Wkb en de VTH-kwaliteitseisen zullen op termijn (deels of geheel) onderdeel worden van de Omgevingswet. Gekozen is voor een Omgevingswet als raamwerk, waarbij uitwerking van diverse vraagstukken en onderwerpen die voor de uitvoeringspraktijk cruciaal zijn, in onderliggende regelgeving plaatsvindt. Op dit moment is nog veel onzekerheid over de impact voor OZHZ en zijn opdrachtgevers. Beheersmaatregelen -

Benodigde weerstandscapaciteit Gegeven de onzekerheden kan de financiële impact nog niet worden bepaald. 27

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

6. Tarieven inhuur De inhuurtarieven staan onder druk vanwege de gespannen arbeidsmarkt. Met name de vergunningverleners bouw, constructeurs, senior vergunningverleners milieu en bodemadviseurs zijn schaars. Het totale inhuurvolume 2022 bedraagt circa € 2,9 mln. In het weerstandsvermogen wordt uitgegaan van een stijging boven de index van 7,5% voor een periode van 2 jaar. De kans wordt ingeschat op hoog (75%). Beheersmaatregelen -

Het capaciteitsbeleid van OZHZ (zie hoofdstuk 5.1). Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 85% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Het % benodigde inhuur zal worden herzien bij de nota bedrijfsvoering 2022-2025. Deze wordt in juni bestuurlijk geagendeerd.

Inhuur wordt aanbesteed via een marktplaats waar vraag- en aanbod samenkomen. Hiermee is de naleving van de Europese aanbestedingsregels geborgd. Ook wordt een optimale prijs/kwaliteitsverhouding gerealiseerd.

Benodigde weerstandscapaciteit Gegeven de onzekerheden kan de financiële impact nog niet worden bepaald.

2.5

Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2020 bedraagt € 1.034.000. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 1.099.000 benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m.

2.6

Kentallen

Ook op grond van de netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte kan worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is. Indicatoren financiering

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Netto schuldquote

-26,4%

-10,0%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

-26,4%

-10,0%

Solvabiliteitsratio

22,1%

30,0%

Grondexploitatie

0,0%

Belastingcapaciteit

0,0%

Structurele exploitatieruimte

0,4%

0,5%

Een negatieve netto schuldquote houdt in dat OZHZ, na aftrek van de vorderingen, netto geen schulden heeft. De solvabiliteitsratio is de verhouding tussen eigen vermogen en de totale passiva. De structurele exploitatieruimte is de post onvoorzien, die onderdeel is van het weerstandsvermogen.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Onderhoud kapitaalgoederen

De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om: −

Het huurcontract inzake de locatie Post 120;

−

De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SCD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware);

−

Leasecontracten voor het wagenpark.

Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie. Materiële vaste activa a b c d e

Boekwaarde 2020

Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen

464.732 102.917 226.550 104.136 26.866

Totaal

925.201

Bedragen x € 1.000 Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van de Pandion voor zijn rekening neemt. In 2021 en 2022 zal OZHZ extra investeringen plegen ten behoeve van het nieuwe werkconcept. Het betreft het meubilair (€ 50.000), aanpassingen in het gebouw (€ 315.000) en ICT devices (€ 350.000). Dekking vindt plaats door vrijval van huidige kapitaallasten, en lagere facilitaire kosten. Daarnaast zal OZHZ twee vaartuigen vervangen. In zijn totaliteit is sprake van een investering van circa € € 1,9 mln. De extra kapitaallasten worden gedekt door een extra bijdrage uit het jaarprogramma PZH. De exploitatielasten worden gedekt uit het materieel budget PZH. Per saldo heeft de vervanging van de vloot een neutraal effect op de exploitatie OZHZ.

De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening en bedragen: •

20 jaar voor motorvaartuigen;

•

15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen;

•

10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair;

•

5 jaar voor informatieregister en digitaal archief;

•

5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens; 29

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

•

3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur;

•

3 jaar voor software 3;

•

5 jaar voor overige materiële vaste activa 4.

Financiering

De financieringsparagraaf in de begroting is, in samenhang met de financiële verordening die in artikel 216 van de Provinciewet is voorgeschreven, een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden.

4.1

Algemene ontwikkelingen

De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Een belangrijk element daarbij is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft dan met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Decentrale overheden zijn sinds enkele jaren verplicht om overtollige kasgelden aan te houden in de Schatkist van het Rijk.

4.2

Risicobeheer

Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: -

Leningen en garanties mogen uitsluitend verstrekt worden conform de Wet Fido en na tussenkomst van het dagelijks bestuur;

Het gebruik van derivaten is toegestaan conform de Wet, maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico's.

4.3

Renterisicobeheer

Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: -

Geen overschrijding van de kasgeldlimiet en renterisico norm conform de Wet Fido;

Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;

Software is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing.

De overige materiële vaste activa is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de

eerstvolgende aanpassing. 30

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

De rente-typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

4.4

Streven naar spreiding in de rente-typische looptijden en uitzettingen.

Kasgeldlimiet

Met de kasgeldlimiet is in de Wet Fido een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2022 bedraagt deze limiet 8,2% van € 24,9 miljoen = € 2,0 miljoen.

4.5

Renterisico norm

Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de Wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente-typische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant hoofdsom van de rente-typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. OZHZ heeft geen financieringsvormen met een rentetypische looptijd van langer dan een jaar en verwacht deze ook niet aan te gaan in 2022. De renterisico norm bedraagt voor 2022: € 5,0 miljoen.

4.6

Relatiebeheer

Het betalingsverkeer is in hoofdzaak geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het Ministerie van Financiën inzake het schatkistbankieren.

4.7

Leningenportefeuille

Voor het begrotingsjaar heeft OZHZ geen langlopende leningen in de portefeuille. De liquiditeitspositie is momenteel ruim voldoende.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Bedrijfsvoering

De Nota Bedrijfsvoering van OZHZ geeft de kaders weer voor de bedrijfsvoering. Verdere uitwerking vindt plaats in de paragrafen bedrijfsvoering, financiering, weerstandsvermogen en onderhoud kapitaalgoederen van deze begroting. De Nota Bedrijfsvoering zal in 2021 worden geactualiseerd en voorgelegd aan het AB.

5.1

Personeel & Organisatie

Het nieuwe werkconcept Als gevolg van COVID-19 werken de medewerkers van OZHZ al vanaf maart 2020 grotendeels thuis. De COVIDcrisis heeft het inzicht gebracht dat een gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. Ten eerste het gemakkelijker kunnen combineren van werk en privé voor de medewerker. Ten tweede het inrichten van het kantoorpand en de mogelijkheid om de ruimte in de toekomst effectiever te benutten. Dat maakt dat OZHZ is begonnen met de doorontwikkeling van het werkconcept. Daarbij is sprake van een integrale benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie. We willen de medewerkers duurzaam in staat te stellen het beste van zichzelf te laten zien, hun werk goed te kunnen doen, te inspireren en de kernwaarden van OZHZ in de praktijk toe te kunnen passen. Daar hoort een werkconcept bij welke dat maximaal ondersteunt en tegelijkertijd kosteneffectief is. Met het nieuwe nog verder uit te werken werkconcept wordt het activiteit gerelateerd werken nog verder toegepast. Het kantoor wordt een plek om samen te werken en te ontmoeten. Hiervoor neemt het aantal standaardwerkplekken af en worden ruimtes ingericht als multifunctionele ruimtes die het samenwerken en ontmoeten bevorderen.

Daarnaast wordt hybride werken de norm: gedeeltelijk werken op kantoor en gedeeltelijk werken op afstand (thuis en/of bij opdrachtgevers). Dit sluit ook goed aan bij de resultaten van het Medewerker tevredenheidsonderzoek (oktober 2020). Hieruit bleek dat het overgrote deel van de medewerkers na de COVID19 crisis ongeveer 50% van de tijd thuis wil werken. Dit betekent dat ook geïnvesteerd wordt in goed geoutilleerde thuiswerkplekken (laptops, mobiele telefoons, en goed meubilair). HR-agenda OZHZ heeft voor 2021 e.v. een HR-agenda opgesteld om te zorgen voor een kwalitatief en kwantitatief goed en gezond personeelsbestand. Het "nieuwe werkconcept", waarin een nieuwe (hybride) werkvorm tot stand komt, vormt hierin een belangrijke pijler. De personeelsinstrumenten worden aangepast op basis van dit nieuwe model. Ook de ontwikkeling van personeel vormt de rode draad van de HR-agenda. In de huidige arbeidsmarkt is het een uitdaging om de juiste man/vrouw op de juiste plek te krijgen. Een van de instrumenten om dit te bewerkstelligen is het traineeship; in september 2021 zullen opnieuw drie trainees starten bij OZHZ voor een traject van 1,5 jaar, met als oogmerk om daarna in te stromen in een vaste functie. Waar mogelijk worden medewerkers met achterstand op de arbeidsmarkt ingezet (participatiebanen). Ook biedt OZHZ regelmatig stageplekken aan.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

In de HR-agenda is ook de afronding en evaluatie van de strategische personeelsplanning (SPP) een belangrijk onderwerp. De SPP is erop gericht om ons voor te bereiden op in- en externe factoren die op ons afkomen. OZHZ heeft het personeelsbestand daarop voorbereid. Dat is gedaan door 7 speerpunten uit te werken in projectgroepen en te implementeren in de organisatie. Inmiddels zijn 5 speerpunten geïmplementeerd. Externe factoren die van invloed zijn op het HR-beleid zijn ondervangen in de agenda. Denk hierbij aan de Omgevingswet (wat verandert er voor de werknemer?) en cao-/regionale afspraken. Tot slot blijft het verder terugdringen van ziekteverzuim een belangrijk aandachtspunt. OZHZ zet daarom in op verzuimpreventie en stimuleert volop het gezond en veilig (thuis)werken. Tot slot wil OZHZ een inclusieve organisatie zijn; een organisatie waarin iedereen zich thuis voelt. Dit heeft ook expliciet de aandacht in het medewerker tevredenheidsonderzoek. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bij OZHZ is afgelopen jaren flink gedaald. OZHZ streeft naar een ziekteverzuim van minder dan 5%. De afgelopen jaren zijn structurele verbeteringen in gang gezet om het ziekteverzuim te beperken. In het begin heeft de focus gelegen op het korte termijn beïnvloedbare deel van het ziekteverzuim; bijvoorbeeld door een vaste ziekmeldingsprocedure en het bespreekbaar maken van verzuimgedrag.

Het verzuimgedrag is vast onderwerp bij de personeelsgesprekken. Centraal in de aanpak staat het in contact blijven met de langdurig zieke medewerker, met inachtneming van de regels die zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast houden managers rekening met het feit dat het te doorlopen traject als werkgever bij ziekte van de medewerker twee jaar kan duren. Hierbij wordt ingezet op het juist volgen van procedures zodat de zorg voor de medewerker eventueel wordt overgenomen door het UWV middels het toekennen van een WIA-uitkering. Capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Daarom streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken uitvoeren.

Doelstelling is een gemiddelde flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van 15% van de totale eigen formatie. In de nieuwe Nota Bedrijfsvoering zal OZHZ de uitgangspunten van het capaciteitsbeleid heroverwegen. Besluitvorming hierover vindt in 2021 plaats.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Kwaliteitszorg OZHZ heeft een ISO-gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001:2015). Het voldoen aan kwaliteitseisen is hierin op eerdere manieren geborgd, denk aan borging van processen en mandaten in systemen als Squit XO en Join, standaardisatie van werkwijzen en documenten en selectie van personeel op basis van de VTH-kwaliteitscriteria. Evaluatie en toets van het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) vindt plaats in interne en externe audits, evaluaties en de jaarlijkse managementreview. In 2021 vinden twee externe audits plaats door de certificerende instelling (Lloyd's). Ook nemen we deel aan een zogenaamde collegiale audit; dit is een vorm van visitatie waarbij omgevingsdiensten bij elkaar in de keuken kijken. De units bewaken de uitvoering van verbeterpunten en optimalisaties. In 2020 is een traject ingezet tot doorontwikkeling van het KMS naar een vorm die beter aansluit bij de ontwikkeling van de dienst als geheel. OZHZ is in de afgelopen jaren gegroeid naar een organisatie met zelfregulerende teams en medewerkers; het KMS gaat hierbij aansluiten, waarmee ook het eigenaarschap wordt verbeterd. Daarnaast zetten we in op vergroting van de risicogerichtheid en borging van risicovolle processen in systemen. Inkoop en aanbestedingsbeleid OZHZ werkt volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden.

Naast het voldoen aan de Europese regelgeving is het bijdragen aan duurzaamheidsambities een belangrijk onderdeel van het beleid.

5.2

ICT

Informatiegestuurd werken Het programma Informatiegestuurd Werken in de huidige vorm loopt eind 2021 af. Dat betekent dat informatiegestuurd werken vanaf 2022 een blijvende focus moet krijgen in zowel projecten als in de lijn, op basis van een optimaal toegankelijke gegevenshuishouding en operationele datatoepassingen, maar ook kennis, gedrag en capaciteit. Aanbestedingstrajecten 2022 staat in het teken van een aantal grote aanbestedingstrajecten. In ieder geval voor het DMS/Zaaksysteem en de applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zal OZHZ met een programma van eisen de markt op gaan. De VTH-applicatie zal tezamen met de Drechtsteden worden aanbesteed. Dienstverlening SCD De Drechtsteden hebben in 2020 een traject ingezet met als doel dat Dordrecht per 1 januari 2022 de dienstverlening van het SCD gaat overnemen. Het traject loopt parallel met de gesprekken tussen OZHZ en GRD/SCD (hierna: SCD) over continuering van de ICT- en overige dienstverlening vanaf 1 april 2022. Op 25 maart 2021 heeft het AB zich erover uitgesproken dat deze gesprekken kunnen doorgaan. De door het AB meegegeven aandachtspunten worden in de loop van 2021 samen met het SCD en Dordrecht uitgewerkt. De huidige contracten van OZHZ met het SCD gaan over de dienstverlening op het gebied van ICT en 'overige diensten' (o.a. inkoop, salarisadministratie, juridische ondersteuning, enz.).

Deze contracten lopen tot 1 april 2022. OZHZ is geen frictiekostenvergoeding verschuldigd indien het contract niet wordt gecontinueerd. Het SCD heeft schriftelijk bevestigd dat de ICT-dienstverlening ook na 1 april 2022 en zonder extra kosten (anders dan de gebruikelijke indexering) doorloopt tot 1 juni 2023, mocht het niet tot een nieuw contract komen. OZHZ heeft die 34

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

extra tijd dan nodig om alsnog Europees aan te besteden. Voor beide trajecten geldt dat het SCD voor 1 juni 2021 offerte zal uitbrengen, waarbij de offerte voor de ICT-dienstverlening mede zal zijn gebaseerd op een Europese aanbesteding op basis van 'ICT Verandert'. Alle rechten en plichten uit de gesloten contracten en nader gemaakte afspraken met het SCD gaan per 1 januari 2022 'as is' over naar de gemeente Dordrecht. Het zal van de uitgebrachte offerte en de voorgestelde contractvoorwaarden afhangen of OZHZ en SCD/Dordrecht daadwerkelijk tot contractsluiting kunnen komen, mede indachtig het Programma van Eisen van OZHZ voor de ICT-diensten en de eerder door het AB gestelde voorwaarden inzake een marktconforme prijskwaliteitverhouding. Het AB van 5 maart 2020 voegde daar nog aan toe dat sprake moet zijn van een zakelijke opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie. De uiteindelijk door Dordrecht te leveren diensten moeten in elk geval aansluiten bij de wensen en ambities van OZHZ, waar nodig door het leveren van maatwerk. In het contract moet dat helder worden opgenomen. Een ander aspect van zakelijkheid is dat OZHZ alleen meebetaalt aan de kosten van doorontwikkeling van de dienstverlening als duidelijk is dat die ook betrekking heeft op de dienstverlening aan OZHZ.

In de relatie tussen OZHZ en Dordrecht zal bovendien aandachtspunt moeten zijn dat Dordrecht tegelijkertijd een van de twee grootste opdrachtgevers van OZHZ is. OZHZ beschouwt zichzelf als verlengstuk ('verlengde ambtelijke organisatie') van Dordrecht voor VTH-taken en handelt daar ook naar. Tegelijkertijd zal OZHZ in de toekomstige klant-leverancier-relatie zakelijk (moeten) opereren op basis van offertes, vergelijking (op prijs en kwaliteit) met marktpartijen en naleving van de performance-afspraken die dan in het contract met Dordrecht zijn opgenomen. Partijen moeten deze twee fundamenteel andere relaties helder onderscheiden en mogen deze niet met elkaar vermengen. OZHZ en Dordrecht werken dit samen verder uit. Informatiebeveiliging en privacy Vanuit informatiebeveiliging en privacy is ook het sluiten van een verwerkersovereenkomst nog steeds een aandachtspunt. Tussen gemeenten, klantorganisaties en SCD is zo'n overeenkomst nog steeds niet gesloten, ondanks oproep daartoe van de Functionaris Gegevensbescherming. Met het oog op de nieuw te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Dordrecht is daar aandacht voor gevraagd. OZHZ vindt, naast de samenwerking met en binnen de Drechtsteden, ook de samenwerking met andere partijen belangrijk.

In dit traject kijkt OZHZ dan ook nadrukkelijk op welke onderwerpen verdere samenwerking mogelijk is met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland en met de gemeenschappelijke regelingen in Zuid-Holland Zuid. Ook zal OZHZ het alsnog zelf uitvoeren van nog meer bedrijfsvoeringstaken onderzoeken. Archieffunctie Reeds enige jaren maakt de Regionaal Archivaris kritische opmerkingen over de achterstanden die zijn ontstaan in selectie en vernietiging van dossiers. Het betreft in totaal 538 meter archief over de periode 1995-2016, waar naar schatting 1000 dagen voor nodig zijn om dit archief te schonen. Het is duidelijk dat deze inhaalslag niet zonder meer gemaakt kan worden zonder dat de reguliere archiefwerkzaamheden ernstig in het gedrang komen. Onderzocht wordt of door middel van externe inhuur en door fasering van de werkzaamheden, de inhaalslag binnen 2 jaar gemaakt kan worden. De totale kosten voor dit project bedragen (afgerond) € 600.000.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

5.3

Communicatie

(Omgevings)Communicatie & voorlichting OZHZ zet communicatie steeds vaker in als strategisch middel. Bijvoorbeeld om ondernemers te bewegen om op tijd in actie te komen bij wetswijzigingen of om onveilige situaties te voorkomen. Of denk aan uitleg aan inwoners over de impact van een nieuwe vergunning of adviezen over veilig asbest verwijderen. Hiervoor verbetert OZHZ continu zijn corporate middelen. Denk aan de website, LinkedIn en social media kanalen voor arbeidsmarktcommunicatie. Voor projecten ontwikkelt OZHZ speciale communicatiemiddelen. Bijvoorbeeld campagnes voor regiobrede onderwerpen als houtstook, webinars om kennis te delen over waterstof of stappenplannen voor ondernemers. Steeds meer aandacht is er ook voor de begrijpelijkheid van teksten en de toegankelijkheid. Binnen OZHZ zijn er schrijftrainingen en schrijfcoaches, die iedere medewerker helpen bij zijn of haar communicatie met inwoners en ondernemers. De focus ligt op tekst, maar het gedachtegoed is breder. Uiteindelijk communiceert immers de hele organisatie, OZHZ helpt medewerkers dit zo goed mogelijk te doen. Interne communicatie OZHZ zet sinds 2020 extra veel in op interne communicatie. Door het vele thuiswerken, neemt de behoefte aan bedrijfsbrede initiatieven toe.

Met bijvoorbeeld personeelsbijeenkomsten, interactieve sessies, interne acties en het stimuleren van intranetgebruik, blijven medewerkers toch in contact en voelen ze zich nog steeds verbonden met de organisatie. Ook helpt bij het bij omgaan met de nadelen van thuiswerken. Met interne communicatie versterkt OZHZ de verbinding tussen medewerkers en de omgeving. Interne communicatie en externe communicatie is altijd verbonden met elkaar.

5.4

Huisvesting

In het kader van het nieuwe werkconcept zullen aanpassingen gedaan moeten worden aan de inrichting van het kantoor aan de Johan de Witstraat te Dordrecht. Hiermee is een investering van ca € 350.000 gemoeid. Daarbij zal ook in ogenschouw worden genomen hoeveel kantooroppervlakte OZHZ in de toekomst nodig zal hebben. Immers, als de medewerkers meer thuis of bij deelnemers werken, is mogelijk minder kantoorruimte nodig. Anderzijds zijn er bepaalde functionaliteiten die OZHZ in het huidige kantoor ontbeert, zoals een grote representatieve vergaderruimte. In de loop van 2021, als het kantoor (na corona) weer in gebruik genomen is, zal een meerjaren-doorkijk opgesteld worden van de werkelijk benodigde vierkante meters, en daarbij zal tevens de looptijd van het huidige huurcontract in ogenschouw worden genomen. Uit het Medewerkerstevredenheidsonderzoek kwam één belangrijk minpunt naar voren, en dat is het binnenklimaat op kantoor. In 2021 zal een extern onderzoek uitgevoerd worden naar de kwaliteit van het binnenklimaat en zullen mogelijk op dit aspect aanpassingen in de klimaatinstallatie gedaan moeten worden.

5.5

Rechtmatigheidsverantwoording

De kans bestaat dat decentrale overheidsorganen met ingang van 2021 een rechtmatigheidsverklaring moeten afgeven bij de jaarrekening. Behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede Kamer is gepland voor december. 36

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Meest reële verwachting op dit moment is dat de invoering van de wet in 2021 zal plaatsvinden, met mogelijk als eerste verantwoordingsjaar 2021. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van processen, controleert de rechtmatigheid en rapporteert hierover. De accountant toetst deze werkzaamheden en verklaart dat de rechtmatigheidsverklaring van het dagelijks bestuur al dan niet een getrouw beeld geeft. De accountant ziet de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol van het algemeen bestuur te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. OZHZ zal in juli 2021 een voorstel indienen aan het algemeen bestuur inzake de rollen en verantwoordelijkheden van bestuur, organisatie en accountant, het normenkader en de tolerantiegrenzen. Het voorstel zal worden opgesteld in nauwe afstemming tussen Auditcommissie en accountant. Ondertussen zal OZHZ de benodigde organisatorische aanpassingen voor de zomer van 2021 doorvoeren. Prioriteit daarbij heeft het aanstellen van een functionaris voor de verbijzonderde interne controle.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

BIJLAGEN

Bijlage 1

Omzet 2021 en 2022

Inwonerbijdrage

Opdrachtgever Alblasserdam Dordrecht Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Hoeksche Waard Molenlanden Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht Provincie Zuid-Holland Totaal

€ € € € € € € € € € € €

2021 68.513 405.069 125.227 61.624 105.714 295.832 149.725 110.234 85.435 152.392 622.687 2.182.452

€ € € € € € € € € € € €

2022 69.445 410.578 126.930 62.462 107.152 299.855 151.761 111.733 86.597 154.465 631.156 2.212.133

Jaarprogramma

Opdrachtgever Alblasserdam Dordrecht Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Hoeksche Waard Molenlanden Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht Provincie Zuid-Holland Totaal

€ € € € € € € € € € € €

2021 1.535.339 7.616.400 511.552 388.980 401.296 1.268.923 1.408.217 451.322 470.197 739.367 7.008.838 21.800.431

€ € € € € € € € € € € €

2022 1.556.220 6.716.585 518.509 382.034 388.196 1.286.180 1.427.369 457.460 476.592 749.422 6.385.768 20.344.335

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Bijlage 2

Informatie voor verbonden partijen

In de lijst van verbonden partijen wordt ten minste de volgende informatie opgenomen: a) de naam en de

Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, gevestigd te

vestigingsplaats;

Dordrecht

b) het openbaar

De regeling is getroffen ter ondersteuning van de deelnemers en de

belang dat op

regiogemeenten bij de uitvoering van hun taken op het gebied van het

deze wijze

omgevingsrecht in het algemeen en de Wet algemene bepalingen

behartigd wordt;

omgevingsrecht in het bijzonder, alsmede de taken op het terrein van vergunningverlening, handhaving en toezicht op grond van de in artikel 5.1 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht genoemde wetten.

c) het belang dat de provincie onderscheidenlijk de gemeente in de verbonden partij heeft in 2020;

De omzet betreft de realisatie 2020. Alblasserdam

€ 1.639.700

Dordrecht

€ 8.248.024

Gorinchem

€ 652.060

Hardinxveld-Giessendam

€ 438.526

Hendrik-Ido-Ambacht

€ 613.616

Hoeksche Waard

€ 1.611.166

Molenlanden

€ 1.668.823

Papendrecht

€ 704.354

Sliedrecht

€ 590.732

Zwijndrecht

€ 1.115.979

Provincie

€ 9.915.715

TOTAAL

€ 27.198.696

d) de verwachte

Eigen vermogen verbonden partij aan het begin en einde van het begrotingsjaar:

omvang van het

31-12-2019

€ 3.485.445

eigen vermogen

31-12-2020

€ 3.509.357

en het vreemd vermogen van de

Vreemd vermogen verbonden partij aan het begin en einde van het

verbonden partij

begrotingsjaar:

aan het begin en

31/12/2019

€ 2.153.730

aan het einde van

31/12/2020

€ 12.363.119

het begrotingsjaar; e) de verwachte

Het resultaat voor het jaar 2020 bedraagt € 618.375

omvang van het financiële resultaat van OZHZ in het begrotingsjaar.

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Bijlage 3

Balans meerjarig

Balans per 31 december (bedragen in €)

2021

2020

ACTIVA

2022

2023

2024

2025

VASTE ACTIVA -

Immateriële vaste activa

Kosten verbonden aan het sluiten van geldlening en het saldo van agio en disagio

een bepaald actief

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor

925.201

Materiële vaste activa

1.604.335

3.072.911

2.837.222

2.521.620

2.252.927

Investeringen: met een economisch nut

925.201

1.604.335

3.072.911

2.837.222

2.521.620

2.252.927

met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven

in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

In erfpacht gegeven gronden

Financiële vaste activa

Kapitaalverstrekking aan: deelnemingen

gemeenschappelijke regelingen

overige verbonden partijen

woningbouwcorporaties

deelnemingen

overige verbonden partijen

openbare lichamen (art. 1a Wet Fido)

overige langlopende leningen

Leningen aan:

Uitzettingen: in ’s Rijks schatkist met een looptijd ≥ 1 jaar

met een looptijd ≥ 1 jaar

overige met een looptijd ≥ 1 jaar

in de vorm van Nederlands schuldpapier

925.201

TOTAAL VASTE ACTIVA

1.604.335

3.072.911

2.837.222

2.521.620

2.252.927

VLOTTENDE ACTIVA 355.881

Voorraden Grond- en hulpstoffen Onderhanden werk, inclusief bouwgronden in exploitatie

505.881

355.881

505.881

Gereed product en handelsgoederen

Vooruitbetalingen

13.649.822

Uitzettingen

12.928.277

13.028.841

13.224.224

13.536.684

13.660.786

Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen

9.012.218

1.093.125

1.031.708

1.037.101

1.034.262

Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen (Art. 1a Wet Fido) Overige verstrekte kasgeldleningen Rekening courant verhouding met het Rijk

4.631.521

11.829.069

11.991.050

12.181.040

12.493.500

12.620.441

Rekening courant verhouding overige niet-financiële instellingen Overige vorderingen

6.083

Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een looptijd korter dan één 1 jaar

looptijd korter dan één 1 jaar

Overige uitzettingen met een looptijd korter dan één 1 jaar

Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier

204.605

Liquide middelen Kas Bank, inclusief kruisposten

262

200.262 262

204.343

262

200.000 736.967

Overlopende activa

200.262 262

200.000 736.967

200.262 262

200.000 736.967

200.262

200.000 736.967

200.262 262 200.000

736.967

Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen

452.766

Overige nog te ontvangen c.q. vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotings jaren komen

284.201

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA

14.947.275

14.371.387

14.471.951

14.667.334

14.979.794

15.103.896

TOTAAL ACTIVA

15.872.476

15.975.722

17.544.863

17.504.557

17.501.415

17.356.824

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

Balans per 31 december (bedragen in €) PASSIVA

2021

2020

2022

2023

2024

2025

VASTE PASSIVA 3.509.357

Eigen vermogen Algemene reserve

4.307.016

4.708.485

4.729.934

4.830.855

915.844

797.005

793.474

814.923

915.844

Bestemmingsreserves

1.975.138

3.510.011

3.915.011

Saldo van de rekening

618.375

-0

Voorzieningen Voorzieningen

Vaste schulden

1.891.073

0 -

1.784.014

1.676.955

1.569.896

Deze hebben een rentetypische looptijd langer dan één jaar Obligatieleningen

Onderhandse leningen van: binnenlandse pensioenfondsen en verzekeraars

overige financiële instellingen

binnenlandse bedrijven

openbare lichamen (Art. 1a Wet Fido)

overige binnenlandse sectoren

buitenlandse instellingen

Door derden belegde gelden

Waarborgsommen

Overige leningen en vooruitontvangen bedragen

binnenlandse banken en

TOTAAL VASTE PASSIVA

1.891.073

1.784.014

1.676.955

1.569.896

3.509.357

4.307.016

6.599.558

6.513.948

6.507.810

6.400.751

4.301.851

2.756.852

2.541.028

2.541.762

2.544.758

2.530.689

VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen aangegaan bij: openbare lichamen (Art. 1a Wet Fido)

overige partijen

Banksaldi Overig

4.301.851

2.756.852 8.061.268

Overlopende passiva

2.541.028 8.911.854

2.541.762 8.404.276

2.544.758 8.448.846

2.530.689 8.448.846

8.425.384

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

1.444.856

Ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren van: Europese overheidslichamen

het Rijk

overige Nederlandse overheidslichamen

6.616.412

7.466.998

6.959.420

7.003.990

6.980.528

Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA

12.363.119

11.668.706

10.945.305

10.990.608

10.993.604

10.956.072

TOTAAL PASSIVA

15.872.476

15.975.722

17.544.863

17.504.557

17.501.415

17.356.824

Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.alblasserdam.nl/api/v1/meetings/148/documents/3101