Jaarverslag 2025 definitief Alblasserdam getekend.pdf

regionaal archief dordrecht Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT

Gemeente Alblasserdam t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 2 2950 AA Alblasserdam

Regionaal Archief Dordrecht Hof 6

3311XG DORDRECHT

T 078 770 53 27 www.regionaalarchiefdordrecht.nt

Contactpersoon R. Lassche

T 06 5198 3344 E

Datum 18-03-2026 Ons kenmerk 2026-0019718 Uw kenmerk Bijlage(n) Jaarverslag over 2025 Betreft Jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2025

Geacht college, Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening van de gemeente Alblasserdam. U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van ZuidHolland.

Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben, ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven.

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Alblasserdam, voor deze

R. Lassche

Archiefinspecteur.

Pagina 1/1

r.lassche@dordrecht.nl

regionaal archief dordrecht Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam over 2025

Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht

R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Alblasserdam,

drs. T.J. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht 18 maart 2026

Inhoudsopgave

1. Inleiding 2. Algemene situatieschets

3. Aanbevelingen 2024

4. Aanbevelingen 2025 5. Toezicht en advies

5.1 Verschuiving naar een decentrale informatiehuishouding

5.2 Inspectie gebruik archiefmodule MOOR kabels en leidingen 5.3 Archiefruimte Burgerzaken 5.4 Archiveren binnen de vakapplicatie LINT

5.5 Scannen op locatie 5.6 Langere bewaring van afgewezen Woo-verzoeken

5.7 Blusmiddelen archiefruimte 6. Overbrengingen

6.1 Distributiebonnen

7. Jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden 8. Rampen, calamiteiten en veiligheid met betrekking tot de archiefruimte 8.1 Calamiteitenplan archiefruimte 9. Stand van zaken e-depot

2

1. Inleiding Conform artikel 2 van de Archiefverordening van de gemeente Alblasserdam brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Daarnaast is het in het kader van de Wet revitalisering interbestuurlijk toezicht 2013 van belang, dat het college van burgemeester en wethouders het verslag, voorzien van een ambtelijke oplegger en uiterlijk op 15 juli aanbiedt bij de interbestuurlijk toezichthouder archieven (IBT) van de provincie Zuid-Holland. In de ambtelijke oplegger moet worden verwoord op welke wijze de zorgdrager de aanbevelingen van de toezichthouder gaat opvolgen. 2. Algemene situatieschets

Zoals te doen gebruikelijk, heeft ook in 2025 regelmatig overleg plaatsgevonden tussen de gemeente, DIV-BD en de archiefinspectie. Het doel van deze contacten zowel gesprekken als schriftelijke uitwisseling was het volgen van de algemene ontwikkeling van de informatiehuishouding en het bespreken van eventuele bijsturingsmaatregelen. Daarnaast is over diverse specifieke onderwerpen informatie uitgewisseld die verband houden met het informatiebeheer. De in het voorgaande jaarverslag opgenomen aanbevelingen zijn daarbij steeds als leidraad gebruikt. Gedurende het jaar zijn bovendien nieuwe aandachtspunten ontstaan; deze zijn eveneens in dit verslag verwerkt. -

-

Een prominent aandachtspunt, dat in 2025 bij de archiefinspectie (en bij DIV-BD) is opgekomen, heeft betrekking op de noodzaak van een meer gedisciplineerde en uniforme werkwijze van ambtenaren op het gebied van de dossiervorming. In de digitale wereld is het onvermijdelijk dat ambtenaren een grotere rol spelen in de dossiervorming. Er wordt vanuit de archiefinspectie gesignaleerd, dat er vele verschillende werkwijzen door ambtenaren op nagehouden worden om dossiers te vormen. Hoewel dit meestal met de beste intenties gebeurt, vloeien de verschillende (onrechtmatige) werkwijzen vaak voort uit een gebrek aan kennis van de daarover vastgestelde regels in de organisatie. Het is van belang dat hierop meer controle wordt toegepast door DIV-BD. Daarnaast is het van cruciaal belang, dat het management van de organisatie de vastgestelde regels uitdraagt aan de ambtenaren en de controles van DIV-BD inhoudelijk ondersteunt.

Tot slot waren in 2025 diverse projecten en activiteiten van belang voor de ontwikkeling van de informatiehuishouding, waaronder: Het voortzetten en afronden van de opschoning van documenten op de netwerkschijven in het kader van de migratie naar MS Teams. Het afronden van de afdelingsspecifieke KZA-trainingen; inmiddels hebben alle teams een gerichte instructie ontvangen. Eris een impactanalyse gemaakt met betrekking tot het beheersysteem 'Buitenruimte

e e e

(GBI)'.

Het organiseren van trainingen op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en de digitale werkplek. Het onderzoeken van de mogelijkheden om op locatie analoge stukken te scannen met het doel deze te vervangen door digitale exemplaren. Het onderzoeken van de mogelijkheden en implicaties van een decentrale informatiehuishouding.

e e e

3. Aanbevelingen 2024 e

De permanent te bewaren archiefstukken van de afdeling Burgerzaken (akten van de Burgerlijke Stand) dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk voor 1 januari 2027 te worden gedigitaliseerd, zodat de originele betstanden vervroegd kunnen worden 3

overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Vooralsnog worden de akten bewaard in een ruimte die niet voldoet aan de eisen die daaraan vanuit de Archiefregeling worden gesteld.

4. Aanbevelingen 2025 e

e

e

e

Er moet integraal informatiebeheerbeleid ontwikkeld worden, zodat informatie die in (vak)applicaties is opgeslagen op een adequate wijze inzichtelijk is en kan worden beheerd. Vraag een machtiging tot vernietiging aan bij de archiefinspectie ten behoeve van de abusievelijk onrechtmatig gevormde dossiers in InProces, waarvan de leidende dossiers in de vakapplicatie LINT zijn opgenomen. De zorgdrager moet het aangepaste Handboek vervanging, waarin het 'scannen op locatie' is opgenomen, bekrachtigen met een besluit. De zorgdrager dient een besluit te nemen inzake het afwijken van het vigerende selectiedocument met betrekking tot het langer bewaren van dossiers van afgewezen Woo-verzoeken. Verifieer in hoeverre de juiste blusmiddelen aangebracht zijn in archiefruimte van de afdeling Burgerzaken.

5. Toezicht en advies 5.1 Verschuiving naar een decentrale informatiehuishouding

Al vanaf 2024 heeft de archiefinspectie vastgesteld, dat er een verschuiving gaande is bij alle Drechtsteden van een centrale naar een decentrale informatiehuishouding. Steeds vaker wordt procesgebonden informatie opgeslagen en beheerd in vakapplicaties. Om dat op een verantwoorde wijze te kunnen doen, is het van belang dat de informatiemanagers weten welke applicaties een rol spelen in welk werkproces. Een tot in detail ingericht documentair structuurplan is daarbij van het grootste belang. Op 15 oktober 2025 heeft de archiefinspectie hierover in een brief gerapporteerd aan de zorgdragers'. De conclusie van de archiefinspectie die in de brief over het voetlicht is gebracht, is dat in de huidige decentrale informatiehuishouding niet aan de wettelijke voorschriften wordt voldaan. Daarbij is de vol-

gende aanbeveling meegegeven:

Aanbeveling: Er moet integraal informatiebeheerbeleid ontwikkeld worden, zodat informatie die in (vak)applicaties is opgeslagen op een adequate wijze inzichtelijk is en kan worden beheerd. 5.2 Inspectie gebruik archiefmodule MOOR kabels en leidingen In 2024 heeft de archiefinspectie een onderzoek gedaan naar de rechtmatigheid van het dossiervormingsproces binnen de vakapplicatie MOOR. Uit het onderzoek bleek dat de dossiervormingspraktijk en de archivering niet op orde was. De gemeente heeft de aanbevelingen die voort zijn gevloeid uit deze inspectie in 2025 adequaat opgevolgd. Op 29 april heeft de leverancier van het systeem een presentatie verzorgd, waarin is getoond hoe de archivering binnen de module is geregeld. Daarover heeft op 7 mei de archiefinspectie positief geadviseerd? De archiveringsmodule ten behoeve van de applicatie is aangeschaft en het dossiervormingsproces aangepast. Op 2 juni heeft de archiefinspectie zich hiervan vergewist, door met de behandelend ambtenaar het nieuwe dossiervormingsproces te doorlopen en een aantal steekproeven uit het systeem te nemen. Op 15 oktober 2025 is door de archiefinspectie een doorlopende machtiging tot vernietiging verleend om met een vereenvoudigde

' 2

InProces: 2025-008585 1 InProces: 2025-0047268

4

procedure de daarvoor in aanmerking komende digitale dossiers binnen de applicatie te mogen vernietigen. Zie daarvoor ook de tabel in paragraaf 7.

5.3 Archiefruimte Burgerzaken In 2024 is besloten een nieuwe inpandige archiefruimte voor Burgerzaken in te richten. Inspectie wees echter uit dat deze ruimte niet voldoet aan de eisen van de Archiefregeling en waarschijnlijk ook niet toekomstbestendig kan worden gemaakt. Daarom is gekozen voor digitalisering van de akten, waarbij meerdere gemeenten mogelijk aansluiten. Na digitalisering dienen de originelen vervroegd te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeente verwacht dit project in het vierde kwartaal van 2026 te kunnen starten. De archiefinspectie heeft ingestemd met het tijdelijk gedogen van de opslag.

Aanbeveling: Digitaliseer de akten van de Burgerlijke Stand uiterlijk vóór 1 januari 2027 en breng de originelen daarna vervroegd over aan de archiefbewaarplaats.

5.4 Archiveren binnen de vakapplicatie LINT Op 17 oktober is de archiefinspectie op verzoek van de DIV-BD een onderzoek gestart naar de archiveringspraktijk van het proces Koninklijke onderscheidingen. De dossiers die uit dat proces voortvloeien werden op twee locaties gevormd. In eerste instantie werden de dossiers in de vakapplicatie LINT gevormd en in tweede instantie ook in InProces. Deze dubbele archivering werd ingegeven doordat het beheer van LINT niet bij de gemeente berust, maar bij de Kanselarij der Nederlandse Orden (Rijksoverheid).

Uit het onderzoek van de archiefinspectie is gebleken dat de gemeenten uitsluitend dossiers moeten vormen in de vakapplicatie LINT. De onterecht gevormde schaduwdossiers die in InProces zijn gevormd, moeten met terugwerkende kracht worden vernietigd?. Op 12 november is de zorgdrager hiervan door de archiefinspectie bij brief in kennis gesteld.

Aanbeveling: Vraag een machtiging tot vernietiging aan bij de archiefinspectie ten behoeve van de abusievelijk onrechtmatig gevormde dossiers in InProces, waarvan de leidende dossiers in de vakapplicatie LINT zijn opgenomen.

5.5 Scannen op locatie Al geruime tijd leeft de behoefte in de gemeente om op locatie analoge stukken te kunnen scannen om de digitaal verkregen exemplaren op te mogen slaan als archiefstuk in de zin der wet. Om dat te kunnen realiseren, was het noodzakelijk om het in gebruik zijnde Handboek vervanging aan te passen. Op 8 november 2024 is hierover door DIV-BD advies ingewonnen bij de archiefinspectie*. Inmiddels ligt er een aangepast concepthandboek dat akkoord bevonden is door de archiefinspectie. Wanneer het handboek bekrachtigd is door de zorgdrager, kan de aangepaste werkwijze worden toegepast in de organisatie.

Aanbeveling: De zorgdrager moet het aangepaste handboek vervanging, waarin het scannen op locatie is opgenomen, bekrachtigen met een besluit.

5.6 Langere bewaring van afgewezen Woo-verzoeken Op 3 juli 2025 is bij de archiefinspectie een adviesvraag ingekomen met betrekking tot een verlenging van de bewaartermijn van afgewezen Woo-verzoeken dan dat voorgeschreven is in het vigerende selectiedocument van de VNG. Op 4 juli heeft de archiefinspectie daarop positief geadviseerd. Uit onderzoek is gebleken, dat de gemeente voldoende doelbinding met de betreffende dossiers heeft om deze langer te bewaren dan de voorgeschreven i

3

*

InProces: 2025-0108067 InProces: 2025-0115868 5

jaar. Daarom wordt de bewaartermijn in afwijking van bovengenoemd selectiedocument verlengd naar 5 jaar. De zorgdrager dient hieromtrent een besluit te nemen?,

Aanbeveling: De zorgdrager dient een besluit te nemen inzake het afwijken van het vigerende selectiedocument met betrekking tot dossiers van afgewezen Woo-verzoeken.

5.7 Blusmiddelen archiefruimte Op 8 mei 2025 is door de archiefinspectie advies uitgebracht met betrekking tot blusmiddelen in de archiefruimte die door de afdeling Burgerzaken wordt gebruikt. Het is onduidelijk in hoeverre dit advies door de gemeente is opgevolgd®.

Aanbeveling: Verifieer in hoeverre de juiste blusmiddelen aangebracht zijn in archiefruimte van de afdeling Burgerzaken.

6. Overbrengingen

6.1 Distributiebonnen Op 10 februari werd door de gemeente een collectie distributiebonnen uit de Tweede Wereldoorlog aangeboden ter overbrenging naar de archiefbewaarplaats. De bonnen hebben direct betrekking op de Tweede Wereldoorlog in Alblasserdam en zijn in dat perspectief relevant voor de regionale cultuurhistorie. Op 3 april werd de overbrenging bekrachtigd door de

zorgdrager in een verklaring van overbrenging".

7. Jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden

Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archiefbescheiden weer. Gelet op de Archiefwet 1995, artikel 3 dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. De gemeente voldoet aan deze eis,

Zaaknum-

Aanvraag machtiging

Machtiging verleend

20250112535

30-10-2025

12-11-2025

2025-

29-09-2025

15-10-2025

mer

Proces-ververnietiging

Nog niet ont-

vangen

Nog niet ont-

vangen

0080738

Archiefblok

Vernietigingsjaar

Gemeente Alblasserdam Doorlopende machtiging tot en met 2030

2025

baal

2025

MOOR

20250055344 20250018374

28-05-2025

11-06-2025

Nog niet ont-

Mozaiek-archief

2025

Nog niet ontvan-

InProces

2022

vangen

25-02-2025

13-03-2025

gen

InProces: 2025-0069839 InProces: 2024-0097 167 7 InProces: 2025-0015218 5

$

6

8. Rampen, calamiteiten en veiligheid met betrekking tot de archiefruimte 8.1 Calamiteitenplan archiefruimte

Vanuit DIV-BD is een geactualiseerd calamiteitenplan opgesteld ten behoeve van de archiefruimte die de gemeente beheert. Op 5 maart 2024 is vanuit de archiefinspectie feedback gegeven op het laatste concept van dit plan. Op 4 maart 2025 is het calamiteitenplan door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. 9, Stand van zaken e-depot De gemeente streeft naar toekomstige overbrenging van permanent te bewaren digitale informatie naar het e-depot van het Regionaal Archief Dordrecht. Het vooronderzoek naar een e-depotvoorziening voor de gemeente Dordrecht is afgerond. De verwachting is dat in februari 2026 het coliege van burgemeester en wethouders het e-depot van De Ree uit Groningen als e-depotvoorziening zal aanwijzen, waarna ook de regiogemeenten op dit terrein een besluit kunnen nemen.

Aldus vastgesteld op 18 maart 2026 drs. T.J. de Bruijn

gemeentearchivaris

7