Jaarverslag 2023.pdf
Tekst van het document
1
Directeur: Mevr. Heleen van Rijnbach – de Groot
Contactpersoon: Dhr. Lennart Straver Plaatsvervangend directeur E. lennart@necker.nl T. 06-82481248
Datum: 22 maart 2024
2
Voor u ligt het Jaarverslag 2023 van de Rekenkamer Alblasserdam. Hierin doet de Rekenkamer verslag van haar werkzaamheden en de effecten daarvan. In het jaarverslag 2023 vindt u een overzicht van de activiteiten die de Rekenkamer in achterliggend jaar heeft verricht. Tot slot treft u in bijlage 1 een overzicht met de nevenfuncties die ik momenteel vervul (conform artikel 12 van het Onderzoeksprotocol Rekenkamer Alblasserdam).
Met vriendelijke groet,
Heleen van Rijnbach – de Groot Directeur Rekenkamer Alblasserdam
3
De Rekenkamer is wettelijk verplicht om jaarlijks een jaarverslag op te stellen. In dit jaarverslag bespreken we allereerst onze werkwijze en de samenstelling van de Rekenkamer (paragraaf 1.2). Vervolgens beschrijven we de resultaten van het onderzoek van 2023, inclusief de uitgevoerde onderzoeksactiviteiten (paragraaf 1.3). Daarna beschrijven we de overige werkzaamheden van de rekenkamer (paragraaf 1.4) We sluiten het jaarverslag af met een financiële verantwoording (paragraaf 1.5).
Onze werkwijze De Rekenkamer is een onafhankelijk orgaan. Wij zijn er om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken door middel van het uitvoeren van onderzoek. De taken en bevoegdheden van de Rekenkamer staan beschreven in de Gemeentewet en in de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Rekenkamer Alblasserdam. In onze werkwijze staan ‘nabijheid’, ‘samenwerking met de raad’, ‘onderzoek met impact’ en ‘reflectie’ centraal. Nabijheid: De Rekenkamer wil benaderbaar en zichtbaar zijn. Wij staan open voor suggesties van buitenaf. Ook houden wij voeling met actuele ontwikkelingen die binnen de gemeente spelen. Samenwerking met de raad: De Rekenkamer is een instrument voor de raad. Samenwerken met de raad vinden we dan ook van belang. We zien een belangrijke rol voor de raad in het opstellen van het onderzoeksprogramma. Onderzoek met impact: Voor de impact van onderzoek zijn helder geformuleerde conclusies en aanbevelingen van belang. Daarom schrijven wij bondige en heldere rapportages. Om impact te hebben doen wij meer dan zogenaamd ‘ex-post onderzoek’ (evaluatief onderzoek achteraf). Voorbeelden zijn het organiseren van een raadsconferentie, het houden van een digitale inwonersconsultatie of het uitvoeren van een quick scan.
Reflectie: De bril die we hanteren bij het onderzoek naar het functioneren van het bestuur passen we ook toe als het gaat om het functioneren en de effectiviteit van de Rekenkamer zelf.
Samenstelling van de rekenkamer De Rekenkamer bestaat momenteel uit de volgende personen: /
De directeur van de Rekenkamer, mevrouw Heleen van Rijnbach – de Groot, verantwoordelijk voor de kwaliteit van de onderzoeken en gezicht van de Rekenkamer; Per 13 februari 2024 is zij herbenoemd voor de duur van zes jaar.
/
De plaatsvervangend directeur van de Rekenkamer, de heer Lennart Straver, verantwoordelijk voor de coördinatie van de werkzaamheden en aanspreekpunt voor griffier en het onderzoeksteam. Per 13 februari 2024 is hij benoemd voor de duur van zes jaar. Hij volgt Robert Klaassen op die coördinator van de Rekenkamer was van 1 december 2022 tot 1 januari 2024.
4
Op 7 maart 2023 zijn de resultaten van het in 2022 uitgevoerde onderzoek naar participatie en de omgevingswet door de directeur en een onderzoeker toegelicht aan de gemeenteraad. De samenvatting van dit rapport is terug te vinden in het jaarverslag over het jaar 2022. In 2023 is één onderzoek uitgevoerd, over het onderwerp subsidiebeleid. Aanleiding Het verstrekken van subsidies is een belangrijk sturingsinstrument voor gemeenten bij het bereiken van beleidsdoelen. Door subsidies doelgericht en efficiënt in te zetten kunnen gemeenten een directe bijdrage leveren aan het bereiken van maatschappelijke effecten die de gemeente zich ten doel heeft gesteld. Met een subsidie kunnen activiteiten worden georganiseerd die belangrijk zijn voor de gemeente, maar die zonder subsidie om economische redenen niet uitgevoerd zouden kunnen worden of onbetaalbaar zouden zijn voor gebruikers. Ook in de gemeente Alblasserdam worden subsidies verstrekt. De gemeente heeft de laatste jaren verschillende activiteiten gesubsidieerd op gebieden als zorg, onderwijs, economie, hulpverlening, sport, recreatie, kunst en cultuur en geloofsbeleving. Bij het besteden van gemeentelijke middelen zoals subsidiegelden, is het van belang om dat op een juiste manier te doen. Het is daarbij belangrijk dat subsidies op een doelmatige en doeltreffende manier worden ingezet.
Dit onderzoek zal zich richten op het in kaart brengen van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door de gemeente Alblasserdam gevoerde subsidiebeleid. Doel en vraagstelling Het onderzoek heeft drie doelstellingen:
Inzicht geven in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde subsidiebeleid;
Inzicht geven in de omvang, aard en doelen van verstrekte subsidies in de gemeente;
Door middel van verdieping in enkele cases inzicht geven in de uitvoering van het subsidiebeleid, sturing op resultaat en de ervaringen van aanvragers.
Bij elk van deze doelstellingen richt het onderzoek zich in het bijzonder op de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke subsidieverstrekking. Aspecten die hierbij worden onderzocht zijn de doelstellingen en ambities, de uitvoering en monitoring van gemaakte afspraken en de rol van de gemeenteraad. Hoe is het subsidiebeleid van de gemeente Alblasserdam ingericht, en hoe zijn de doelmatigheid en doeltreffendheid hierin geborgd?
5
Onderzoekswerkzaamheden Om de bovenstaande onderzoeksvragen te beantwoorden, zijn er verschillende onderzoeksactiviteiten ondernomen. Deze hebben plaatsgevonden in de periode juli 2023 tot en met februari 2024. Het onderzoek is gestart met een gesprek met vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie. Tijdens dit gesprek is de onderzoeksopzet doorgenomen en zijn er verschillende werkafspraken zijn gemaakt. Ook zijn er aan de hand van een informatieverzoek voor het onderzoek relevante documenten opgevraagd, die vervolgens door de onderzoekers zijn geanalyseerd. Na afronding van de documentanalyse hebben de onderzoekers drie gesprekken gevoerd; een groepsinterview met inhoudelijk betrokken beleidsmedewerkers en medewerkers die ervaring hebben met de uitvoering van het subsidieproces; een interview met de verantwoordelijke portefeuillehouders en een gesprek met een afvaardiging van de gemeenteraad. Van deze gesprekken is een gespreksverslag op hoofdlijnen gemaakt, dat ook door de geïnterviewden is geaccordeerd. De gespreksverslagen zijn als bouwsteen gebruikt voor het opstellen van de rapportage. Ook hebben er in het kader van dit onderzoek telefonische interviews plaatsgevonden met subsidieaanvragers, om zo ook hun ervaringen met het proces van een subsidieaanvraag in kaart te brengen.
De uitvoering van dit onderzoek heeft meer tijd in beslag genomen dan oorspronkelijk gepland. Het in kaart brengen van de ervaringen van subsidieaanvragers kon pas van start nadat de benodigde gegevens waren verstrekt. Vertragende factoren hierin waren de tussentijdse wisseling van de ambtelijke contactpersoon en het feit dat het enige tijd duurde voordat de voor het onderzoek benodigde gegevens konden worden gebundeld en verstrekt aan het onderzoeksteam. Deze gegevens zijn uiteindelijk gefaseerd aan het beschikbaar gesteld, zodat de gesprekken met subsidieaanvragers alsnog doorgang kon vinden. Resultaten Aangezien dit onderzoek nog niet is afgerond, wordt hier nog niet teruggekoppeld over de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen. Bij afronding van het onderzoek zal het rapport aan de raad worden aangeboden en worden de onderzoeksresultaten gepresenteerd.
Naast het uitvoeren van het onderzoek, bestaat het werk van de Rekenkamer voornamelijk uit de voorbereiding van het onderzoek. Het gaat hierbij om activiteiten van de directeur en secretaris/coördinator (consultatieworkshop, interne en externe communicatie, opstellen jaarverslag/jaarplan). In 2019 is de rekenkamerfunctie opgestart, is er een dienstverleningsovereenkomst en een onderzoeksprotocol opgesteld en zijn er kennismakingsgesprekken gevoerd. Tussen 2020 en 2023 heeft de rekenkamerfunctie drie onderzoeken uitgevoerd: Raadscommunicatie (2020), Preventie in de jeugdhulp (2021) en Participatie en Omgevingswet (2022). Er zijn vier consultatieworkshops gehouden, drie rapportpresentaties gegeven en er heeft rondom de onderzoeken meerdere malen afstemming met de auditcommissie plaatsgevonden. Een nieuwe dienstverleningsovereenkomst voor de periode 1 december 2022 – 1 januari 2024 is afgesloten. Op 28 maart 2023 heeft de gemeenteraad dit voorstel goedgekeurd.
6
De Rekenkamer Alblasserdam had voor het jaar 2023 de beschikking over een budget van €20.000. Op 28 maart 2023 heeft de gemeenteraad besloten het budget van de rekenkamer te verhogen van €10.000 naar €20.000 volgens de landelijke richtlijn van de NVRR. Conform afspraken is 15% (3.000 euro) van het jaarlijkse budget besteed aan de instandhouding van de Rekenkamer. Het gaat hierbij om activiteiten van de directeur en coördinator (consultatieworkshop, interne en externe communicatie, opstellen jaarverslag/jaarplan). Het resterende deel van het budget (17.000 euro) is besteed aan het uitvoeren van onderzoek.
7
Tabel 1: nevenfuncties van de directeur van de rekenkamer mevr. Heleen Rijnbach de Groot
Functie
Periode
Bezoldigd
Directeur Rekenkamer Sliedrecht
2019 – heden
Ja
Directeur Rekenkamer HardinxveldGiessendam Voorzitter Stichting Vrienden van Avoord
2019 – 2023
2019 – heden
Ja
Nee
8