Controleprotocol 2024 - getekend.pdf
Tekst van het document
Controleprotocol voor de accountantscontrole 2024 Gemeente Alblasserdam
Inhoudsopgave 1.
Inteiding
2
2.
Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)
3
3.
Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
4
4.
Begrip rechtmatigheid en de aanvullende te controleren rechtmatigheidscriteria
7
5.
Rapportering
8
1
1.
Inleiding
De raad van de gemeente Alblasserdam heeft aan de accountant de opdracht verstrekt de
accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Alblasserdam uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de raad echter jaarlijks nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van de controle is de jaarrekening, de bijlage taakvelden en de bijlagen met betrekking tot een aantal specifieke uitkeringen (single information, single audit). Dit betekent dat daarmee tevens de getrouwheid en rechtmatigheid van het financieel beheer, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alblasserdam, object van de controle is.
Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de
reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Alblasserdam. Mede vanwege de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording wordt jaarlijks het controleprotocol aan de raad voorgesteld om vast te laten stellen.
Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft dit controleprotocol ook als doe! de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. Onderdeel van dit controleprotocol is de in bijlage 1 opgenomen inventarisatie van de wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Alblasserdam. Dit wordt ook wel het normenkader genoemd.
Wettelijk kader De gemeenteraad heeft een verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiéle organisatie van de gemeente Alblasserdam (Controleverordening gemeente Alblasserdam) vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar.
2
2.
Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant
gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: e
De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa en passiva;
de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; de inrichting van het financieel beheer en de financiéle organisatie gericht op de vraag of
deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; e
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186
Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten provincies en gemeenten (verder BBV)'; de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit BBV. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid van de Gemeentewet (Besluit accountantscontrole
decentrale overheden (verder BADO)) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen".
3
3.
Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties (ook wel
bekend als materialiteit) voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de
oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. informatie is materieel of heeft een materieel belang, als deze informatie invioed kan hebben op de besluitvorming van de gebruiker van die informatie. Materialiteit is direct gekoppeld aan de gebruikers en het doel van de verstrekte informatie. Gebruikers zijn bijvoorbeeld raadsleden. De
accountant gebruikt de materialiteit voor: de basis voor de diepgang van door de accountant uit te voeren werkzaamheden.
het bepalen van het oordeel van de accountant over de jaarrekening.
Goedkeuringstoleranties De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden
beinvioed.
Ontwikkelingen De goedkeuringstolerantie bedragen op dit moment voor fouten 1 procent van de totale lasten en voor onzekerheden 3 procent. In de concept wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) wordt voorgesteld om het onderscheid tussen fouten en onzekerheden te laten vervallen. Naar verwachting zal in de toekomst worden uitgegaan van één percentage voor het
geheel van fouten en onzekerheden, namelijk van 2 procent. Bovenstaande is voorgesteld als consultatie. Voor het boekjaar 2024 kan dit mogelijk betekenen dat de tolerantie aangepast wordt. We willen wel opmerken dat op dit moment niet ingeschat kan worden of en wanneer de wijziging wordt ingevoerd. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals deze op dit moment gelden en zullen worden toegepast voor het controlejaar 2024. De raad houdt zich
hiermee aan de minimumeisen zoals deze zijn opgenomen in het BADO.
Afkeurend Goedkeurend Oordeelonthouding Goedkeuringstolerantie Beperking > 3% in Fouten de jaarrekening <1% >1% en <3% (%lasten) < 3% > 10% Onzekerheden in de >3% en controle {%lasten) <10% Als basis voor het berekenen van de goedkeuringstolerantie wordt uitgegaan van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Op basis van de begroting 2024 (totale lasten inclusief dotatie reserves € 65,2 miljoen) van de gemeente Alblasserdam betekent genoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de
jaarrekening van circa € 652.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 1.957.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De goedkeuringstolerantie wordt gedurende de controle bijgesteld op basis van de werkelijke lasten en stortingen in reserves. Daarmee kan de goedkeuringstolerantie in omvang gedurende het jaar 4
wijzigen. Bovenstaande bedragen zijn daarmee een indicatie op basis van de begroting 2024 en zullen gedurende het jaar worden aangepast. Daarnaast zullen we de ontwikkelingen rondom het aanpassen van de goedkeuringstolerantie naar 2 procent nauwlettend in de gaten houden.
Rapporteringstolerantie Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de Accountant in zijn rapport van bevindingen geconstateerde fouten en onzekerheden boven € 50.000 zullen worden gerapporteerd. De tolerantiecijfers zullen jaarlijks op basis van de definitieve cijfers van het controlejaar worden geévalueerd en mogelijk worden bijgesteld. Het staat de Accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht "belangrijke" bevindingen in zijn rapport op te nemen. Specifieke rapporteringstoleranties voor de SiSa In overeenstemming met artikel 5 van het BADO gelden er in het kader van Single information Single audit (SiSa) afwijkende rapporteringstoleranties. De rapporteringstoleranties zijn afhankelijk van de financiéle omvang van de specifieke uitkering en worden als volgt bepaald: e
€12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn;
e
10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn;
®
€125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.
Bij de uitvoering van de rechtmatigheidswerkzaamheden die betrekking hebben op de specifieke
uitkeringen zal aansluiting worden gezocht bij bovenstaande.
Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording door het college Naast de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens
onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: "De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de
gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves". De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is
van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt.
Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. Elk jaar wordt dit percentage in overleg met de auditcommissie besproken. Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang zoals de
informatiepositie van de raud, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van de normen en communicatie. Voor nadere informatie hierover verwijzen we naar het controleprotocol 2023. Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf
bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controle en de ieer- en verbeterpunten. In tegenstelling tot de rechtmatigheidsverantwoording stelt de accountant voor deze paragraaf alleen vast of deze geen materiéle onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening. Het is mogelijk om fouten en onzekerheden die door het college zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden maar niet opgenomen hoeven te worden in de
5
rechtmatigheidsverantwoording hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van de raad toe.
Argumentatie voorgesteld percentage verantwoordingsgrens Alblasserdam Onderstaande punten met betrekking tot de verantwoordingsgrens zijn in overeenstemming met het advies van de accountant en lichten we hieronder nader toe.
Met ingang van boekjaar 2023 heeft het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening 2023. De nieuwe werkwijze heeft laten zien dat het wenselijk is om ruimte te hebben om eventuele onvoorziene fouten en onzekerheden op te kunnen vangen binnen de rechtmatigheidsverantwoording, zie ook de fouten en bevindingen 2023. Tegelijkertijd kunnen we constateren dat we toe zijn aan een nieuwe stap namelijk het verscherpen van de verantwoordingsgrens van 3% naar 2%. Hierbij zetten we de ingeslagen weg van 2023 verder door en zetten we stappen in het verder professionaliseren van het proces van de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee sluiten we ook aan op de verantwoordingsgrenzen die bij riiksoverheden van toepassing zijn. Het vaststellen van de verantwoordingsgrens op 2% betekent dat het college alleen fouten en onzekerheden boven de grens zal benoemen in de rechtmatigheidsverantwoording en dat de inrichting van de (verbijzonderde) interne controle op dusdanig niveau moet zijn dat met voldoende betrouwbaarheid fouten boven dit percentage geconstateerd worden. Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan de raad door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hierdoor blijft de informatiepositie van de raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de rechtmatigheidsverantwoording hoeven toe te nemen. De toleranties voor de accountantscontrole ten aanzien van getrouwheid zijn momenteel wettelijke vastgesteld op maximaal 1%. Op het moment dat de (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd met een grens van 2% ontstaat de situatie dat de accountant mogelijk extra werkzaamheden moet verrichten. Om dit te ondervangen zal de (verbijzonderde) interne controle worden uitgevoerd met een verantwoordingsgrens van 1% (lees: uitvoeringstolerantie).
Voorstel verantwoordingsgrens Voorgesteld wordt om het percentage voor 2024 op 2% vast te stellen. Op basis van de begroting 2024 van de gemeente Alblasserdam betekent genoemde percentage dat voor afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) een totaalbedrag van circa € 1.304.600 wordt aangehouden. Het college is verder verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting bij het overschrijden
van de verantwoordingsgrens maar rapporteert het college alle bevindingen omtrent de financiéle rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting
richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.
6
4.
Begrip rechtmatigheid en de aanvullende te controleren
rechtmatigheidscriteria In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend. De
meeste hiervan gelden ook voor het getrouwheidsonderzoek. Voor de oordeelsvorming over de
rechtmatigheid van het financieel beheer zal door de accountant extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1.
Het begrotingscriterium;
2.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);
3.
Het voorwaardencriterium
Het begrotingscriterium Financiéle beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiéle beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma
(ervan uitgaande dat de raad de begrotingsbedragen op programma-niveau heeft vastgesteld), de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste
begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid) aangezien deze lasten buiten het budgetrecht van de raad tot stand zijn gekomen.
Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Volgens artikel 28 BBV dienen overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. In de nieuwe situatie betrekt het college alle afwijkingen ten opzichte van de begroting (exploitatie en investeringen) bij de fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording, omdat het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Het kan hier ook gaan om begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Via de door de raad vastgestelde financiéle verordening ex. artikel 212 Gemeentewet is nader uitgewerkt hoe moet worden bepaald of de lasten binnen de omschrijving van de activiteiten en het
bijbehorende bedrag van het programma moeten passen.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Door het college is het Misbruik & Oneigenlijk gebruik beleid (M&O beleid) vastgesteld. Voor
bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van
7
misbruik en oneigenlijk gebruik en frauderisico's worden genomen en daar waar nodig aanpassing behoeven (continu proces). Daarnaast is dit ook in diverse verordeningen en procedures opgenomen.
Het voorwaardencriterium Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het
vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast.
5.
Rapportering
Gedurende het jaar zal het college aandacht dienen te schenken aan de rechtmatigheidsvraagstukken en hierover rapporteren. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle
waaronder rechtmatigheidswerkzaamheden is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus van de interne bedrijfsvoering.
College: Rechtmatigheid Het college rapporteert over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf
bedrijfsvoering van het jaarverslag. Gedurende het jaar worden de controlebevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een controlememorandum met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. De opvolging van deze aanbevelingen zal nauwlettend worden gemonitord in het verbeterplan.
Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Over de
uitkomsten van deze controle wordt na afronden van de interim-controle een concept-verslag (managementletter) uitgebracht aan het college. Bestuurlijk relevante uitkomsten van de interim-
controle worden ter kennisname aan de raad aangeboden via het verslag van bevindingen
(boardletter).
Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiéle beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
8
Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Deze
controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Alblasserdam op S november 2024. de griffier,
de voorzitter,
I.Mde
J.W. Boersma
Griter
9