brief GR Souburgh_NVD.pdf

Brief Onderwerp

: Ontwikkelingen GR Souburgh

Datum

: 11 juli 2024

Schrijver

: Algemeen Bestuur Gemeenschappelijke Regeling Souburgh

Geachte leden van de gemeenteraad, In het Alblasserdamse presidium van 9 april jl. zijn de zorgen ingebracht die de GR Souburgh heeft. Op basis van deze signalen is in afstemming binnen het AB van de GR Souburg deze raadsinformatiebrief opgesteld. Wij vinden het van belang deze signalen te delen met de gemeenteraad. We hebben gemerkt dat het lastig is gebleken in de afgelopen 2 jaar om grip te krijgen op het verloop van processen binnen de GR Souburgh en zien de volgende knelpunten: 1. Toezicht houden op de uitvoering van het beleid en het bewaken van de belangen van alle betrokken partijen 1. Dossiervorming met daarin afspraken, voortgang en terug rapportage via de mail of in de vergadering in de vorm van actiepunten 2. Inzage ingekomen stukken, vanuit bijvoorbeeld de gebruikers van het sportpark gericht aan het bestuur van de GR. 3. Inzichtelijkheid van (betalings-beleid)afspraken die ooit binnen de GR gemaakt zijn. Inclusief aanpassing van tarieven op basis van afspraken en onderzoeken die in het recente verleden zijn gedaan. 2. Communicatie en samenwerking binnen de Gemeenschappelijke regeling 1. Tijdige beschikbaarheid van agenda/inzage van notulen in combinatie met voor te bereiden stukken. 2. Terugkoppeling en voortgang actiepunten. Het nakomen van eerder gemaakte afspraken. 3.

Centraal overzicht van GR dossier en toegang voor alle deelnemers Specifiek heeft dit weerslag op de voortgang en ontwikkeling ten aanzien van onder andere: - Vervanging natuurgrasveld VV Alblas - Voortgang gesprekken verhoging huren sportverenigingen - Voortgang en plan van aanpak criminaliteit - Betaling huur VV Alblas aan GR/ Gemeente Molenlanden - Voortgang over diverse vragen vanuit de verenigingen. Achtergrond De gemeente Alblasserdam is samen met de gemeente Molenlanden eigenaar/deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Sportpark Souburgh met als belang 'het in stand houden en exploiteren van een sportpark met alle daarbij behorende voorzieningen, zoals terreinen, gebouwen en andere accommodaties, een en ander binnen het gebied als aangegeven op de bij deze regeling behorende gewaarmerkte tekening'. Grondslag is het vaststellingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Sportpark Souburgh 2016. Conform artikel 5, lid 1a t/m 1d zijn een wethouder en twee raadsleden van de gemeente Alblasserdam aangewezen als lid van het Algemeen Bestuur van de regeling (21-06-2022) en zijn een raadslid (30-03-2022) en een wethouder (21-06-2022) van de gemeente Molenlanden (toen nog Molenwaard) aangewezen als lid van het Algemeen Bestuur. Alblasserdam is voor 81% eigenaar en Molenlanden voor 19%.

In de begroting 2024 van Alblasserdam is in de paragraaf Verbonden Partijen de GR Souburgh aangemerkt als een GR met een laag financieel en laag bestuurlijk risico. Aanpak Op ambtelijk en bestuurlijk niveau worden door de gemeenten Alblasserdam en Molenlanden bovenstaande signalen onderkend. Er wordt gewerkt aan verbetervoorstellen en toekomstmogelijkheden worden verkend. Hierbij worden ook de aanbevelingen vanuit het rapport 'In vertrouwen professioneel samenwerken' (Alblasserdam, 2021) meegenomen. Om de genoemde knelpunten binnen de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Souburgh aan te pakken, stellen we de volgende verbeteracties voor. Deze acties zijn gericht op het verbeteren van toezicht, dossiervorming, inzage van stukken, inzichtelijkheid van afspraken en betalingsbeleid, communicatie en samenwerking. Daarnaast wordt er ook een eerste stap gezet tot het doen van een onderzoek naar opheffing van de gemeenschappelijke regeling. Verbeteracties: 1. Vaste agenda iedere vergadering: o

Iedere vergadering komt de actielijst terug en de ingekomen stukken, zo kunnen we problemen tijdig te signaleren en afspraken herzien. De vergaderingen moeten gericht zijn op samenwerking en het naleven van gemaakte afspraken.

2. Ontwikkeling van een Teams-omgeving: o

Bouw een centraal digitaal platform in Teams waar alle GR-dossiers, notulen, agenda’s en relevante documenten toegankelijk zijn voor alle deelnemers. Dit platform moet goed georganiseerd en eenvoudig doorzoekbaar zijn om efficiëntie te bevorderen. Implementeer een projectteam in Teams om de voortgang van actiepunten bij te houden, terugkoppeling te geven en de tijdige beschikbaarheid van agenda's en notulen te waarborgen. Deze tool kan ook gebruikt worden voor het delen van voor te bereiden stukken.

3. Transparantie en Open Communicatie: o

Bevorder een cultuur van transparantie en open communicatie binnen de GR. Dit kan door regelmatig informatie te versturen.

4. Transparante inzage van ingekomen stukken: o

Zorg dat in Teams alle ingekomen stukken, zoals brieven van sportparkgebruikers, worden geregistreerd en toegankelijk zijn voor bestuur en leden van de GR.

5. Helder jaaroverzicht planning & control o

Door een helder jaaroverzicht te geven met deadlines voor de begroting, jaarrekening en andere belangrijke stukken voor de P&C cyclus komt er meer grip op deze deadlines en kan men verantwoordelijk gehouden worden als deze niet worden gehaald.

We willen de zomervakantie gebruiken om dit in te richten en de genoemde verbeteracties te implementeren. Daarnaast wordt ook de toekomst van de GR Souburgh onder de loep genomen. In het afgelopen jaar hebben de gemeenten Alblasserdam en Molenlanden geconstateerd dat de huidige wijze van uitvoering van beheer en onderhoud van sportpark Souburgh niet meer volledig aansluit bij de visie en het beleid van beide gemeenten. De vraag is wat de gevolgen zijn voor de gemeente en voor de gebruikers van het sportpark bij het opheffen van de GR Souburgh. Verder dient te worden aangegeven hoe de bestuurlijke toekomst / beheersvorm van het sportpark vorm gegeven kan worden.

Pagina 2 van 3

Formeel traject Het formele traject om te komen tot de opheffing van de gemeenschappelijke regeling is te vinden in de artikelen 35 en 36 van de gemeenschappelijke regeling. Het traject begint met een besluit van het algemeen bestuur. Dit besluit wordt samen met een op te stellen liquidatieplan toegezonden aan de twee gemeenteraden die daarover hun zienswijze kunnen vaststellen. Nadat van de gemeenteraden eventueel een zienswijze is ontvangen wordt het liquidatieplan definitief vastgesteld en besloten tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling. We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Algemeen bestuur GR Souburgh, Voorzitter Freek de Gier

Pagina 3 van 3