Bijlage Preventief toezicht Provincie.pdf

Bijlage preventief toezicht 1 Inleiding Wij beoordelen uw begroting op basis van het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK) Gemeenten en de Begrotingscirculaire Gemeenten (zie https://www.zuid-holland.nl/onderwerpen/lokaalbestuur/financieel-toezicht/). Indien uw begroting en meerjarenraming niet voldoen aan de criteria van het GTK, plaatsen wij uw gemeente onder preventief (verscherpt) financieel toezicht. Het preventieve toezicht gaat in op 1 januari van het nieuwe kalenderjaar. In deze bijlage informeren wij u over de gevolgen van dit besluit. Wat betekent het in de praktijk voor uw gemeente om onder preventief toezicht te staan, wat moet vooraf geregeld worden en wanneer kan het preventieve toezicht worden beëindigd?

2 De praktijk van preventief toezicht 2.1

Wat moet de gemeente vooraf regelen?

Wanneer uw gemeente onder preventief toezicht wordt geplaatst. Om dat soepel te laten verlopen moet, voordat het zover is, al een aantal zaken geregeld zijn. 1. Aanpassen van de boekhouding. De budgetten worden bevroren of teruggeboekt naar het niveau van de laatste sluitende en goedgekeurde begroting (inclusief wijzigingen). De gemeente zorgt ervoor dat op 1 januari een duidelijk beeld kan worden geleverd van de actuele budgetten. Hierdoor kan worden gestuurd op het niveau tot waar geen toestemming voor het aangaan van verplichtingen hoeft te worden aangevraagd. Zie ook paragraaf 2.3. Dit is ook noodzakelijk in verband met de rechtmatigheid van de ramingen en voorkomt problemen met de accountant aan het eind van het jaar bij het opstellen van de jaarrekening. 2. Intern communiceren wat het preventief toezicht voor gevolgen heeft. Wat is het budget dat ieder domein heeft? Hoe moet gehandeld worden wanneer uitgaven of het aangaan van verplichtingen met financiële de toestemming van Gedeputeerde Staten (GS) behoeven? 3. Personele planning wordt geactualiseerd. Preventief toezicht is een intensief traject wat extra tijd van alle betrokkenen vraagt. Zowel tijdens het inrichten als het uitvoeren van het preventief toezicht zullen intensief gesprekken worden gevoerd. Daarnaast kan het opstellen van een herstelplan extra tijd vragen.

Tot slot biedt de provincie aan om, in het kader van samen op zoek naar een oplossing, een begrotingsscan op te stellen. Dit kan alleen succes hebben als de gemeente hiervoor tijd vrijmaakt. Een aantal financiële ontwikkelingen mogen al in de budgetten worden verwerkt. Het gaat hierbij om de volgende technische wijzigingen:  Loon- en prijscompensatie (op basis van de mei- of septembercirculaire)  Bijdragen gemeenschappelijke regelingen zoals vastgesteld door het algemeen bestuur  Algemene uitkering (op basis van de mei of septembercirculaire)  Kapitaallasten van investeringen

1

2.2

Wat moet u ter goedkeuring aan GS voorleggen?

Preventief toezicht houdt in dat de begroting en wijzigingen daarop de goedkeuring van GS behoeven, voordat tot uitvoering ervan kan worden overgaan. Zolang de begroting niet door GS is goedgekeurd is het niet mogelijk om begrotingswijzigingen aan GS voor te leggen. GS kunnen namelijk geen goedkeuring geven op wijzigingen van een niet goedgekeurde begroting. In de praktijk betekent dit dat, zolang de begroting niet is goedgekeurd, voor elke uitgave die de gemeente doet vooraf toestemming van GS vereist is. De gemeente mag geen overeenkomsten (verplichtingen) aangaan met financiële gevolgen. Bijvoorbeeld, wanneer een koopovereenkomst wordt aangegaan, dan is er sprake van een verplichting met financiële gevolgen. Dat geldt ook voor het afgeven van de subsidiebeschikking. Voor het aangaan van dergelijke verplichtingen is toestemming van GS nodig. Als de begroting is goedgekeurd zal in principe het preventieve toezicht worden opgeheven en hoeft de gemeente geen toestemming meer aan GS te vragen voor het aangaan van verplichtingen met financiële gevolgen. Zie hoofdstuk 3.

2.3

Vrijgestelde verplichtingen / besluiten

Aangaan van verplichtingen met financiële gevolgen Er zijn twee soorten vrijgestelde verplichtingen met financiële gevolgen. Hiervoor hoeft vooraf geen toestemming aan GS te worden gevraagd. 1.

2.

Verplichtingen in gevallen van dringende spoed mogen zonder toestemming van GS worden aangegaan. Het gaat hier om uitgaven waar voorafgaande toestemming van de toezichthouder niet tijdig mogelijk is. Zie hiervoor artikel 209 en 210 Gemeentewet. De gemeenten moet GS zo snel mogelijk te informeren over uitgaven in geval van dringend spoed, zodat de toezichthouder naderhand kan beoordelen of er daadwerkelijk sprake was van dringende spoed. Verplichtingen waarvan GS vooraf hebben bepaald dat het gemeentebestuur géén goedkeuring hoeft te vragen. Het uitgangspunt hierbij is dat de reguliere bedrijfsvoering, het uitvoeren van wettelijke taken en eerder vastgesteld beleid doorgang kunnen vinden.

GS geven op voorhand toestemming voor het aangaan van verplichtingen met financiële gevolgen voor het uitvoeren van bestaand beleid tot het niveau van de laatste sluitende begroting. Overige besluiten Besluiten met betrekking tot nieuw of gewijzigd beleid en/of plannen die (nog) niet leiden tot financiële verplichtingen behoeven geen toestemming. Denk bijvoorbeeld aan vast te stellen subsidiebeleid, een huisvestingsplan onderwijs of een bestemmingsplan. Vaak leidt de uitvoering van zo’n plan wel tot financiële verplichtingen, bijvoorbeeld het uitkeren van subsidies op basis van een subsidieverordening of het toekennen van een verbouwingskrediet voor een school. Voor deze financiële verplichtingen is wel toestemming van GS nodig. Zie paragraaf 2.4.

2.4

Niet vrijgestelde verplichtingen

Voor alles wat nieuw is ten opzichte van de laatste sluitende begroting is toestemming van GS nodig. Dit betekent dat ook toestemming nodig is voor uitgaven met betrekking tot bestaand beleid als het beschikbare budget uitgeput raakt.

2

Nieuw beleid, waarvan de financiële consequenties (en dus de verplichtingen) nog niet zijn verwerkt in de laatste sluitende begroting, mag pas tot uitvoering worden gebracht na toestemming van GS. Voor die tijd mogen er geen verplichtingen met financiële gevolgen worden aangegaan. Dit geldt ook voor nieuw beleid waarvan de financiële consequenties binnen de laatste sluitende begroting kunnen worden opgevangen uit budgetruimte op andere posten.

2.5

Wanneer krijgt u toestemming van GS?

GS zullen toestemming geven voor het aangaan van verplichtingen met financiële gevolgen wanneer wordt voldaan aan de volgende criteria:  De uitgaven zijn onvermijdelijk én  De uitgaven zijn onuitstelbaar. Er kan ook toestemming worden verleend als:  De uitgaven leiden tot toekomstige besparingen en/of  De uitgaven zijn nodig om meerkosten of kapitaalvernietiging te voorkomen.

2.6

Wat gebeurt er nadat u toestemming heeft gevraagd?

Zoals eerder vermeld, verwachten wij dat de gemeente ambtelijk in een vroeg stadium afstemt met de toezichthouder, dus voordat het college of de raad een besluit neemt. Bij een raadsbesluit kan het college dan het voorgenomen GS-besluit vermelden in het raadsvoorstel. Nadat een besluit is genomen moet een formeel verzoek om toestemming van GS worden ingediend. Na ontvangst hiervan volgt het volgende proces: a. b.

De provincie beoordeelt het college- of raadsbesluit op basis van de eerder genoemde criteria. De gemeente ontvangt schriftelijk bericht of het besluit voldoet aan de criteria en welke verplichtingen kunnen worden aangegaan. De provincie streeft ernaar dit bericht te verzenden binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek, maar officieel (volgens de wet) is de termijn hiervoor twee maanden. Als binnen deze termijn geen besluit is genomen, dan wordt de toestemming geacht te zijn verleend.

3 Wanneer wordt het preventieve toezicht beëindigd? Preventief toezicht wordt opgeheven als aannemelijk is gemaakt dat het structurele begrotingsevenwicht wordt hersteld. Hiervoor bestaan twee opties: 1. Indienen van een herstelplan binnen een vooraf vastgestelde termijn. Preventief toezicht kan worden beëindigd wanneer GS het herstelplan hebben goedgekeurd. 2. Een gemeente kan er ook voor kiezen geen herstelplan in te dienen en haar aandacht te richten op de begroting voor het volgende kalenderjaar. In dat geval blijft de gemeente het hele jaar onder preventief toezicht. Het preventieve toezicht wordt dan per dit nieuwe kalenderjaar opgeheven, mits deze begroting naar het oordeel van GS voldoet aan de geldende criteria voor regulier (repressief) toezicht.

3.1

Het herstelplan

Het is de verantwoordelijkheid van de raad om (een pakket van) maatregelen te treffen (een zogenaamd herstelplan) om het structureel en reëel begrotingsevenwicht te herstellen. Preventief toezicht is ten minste van kracht totdat GS dit herstelplan hebben beoordeeld. Wanneer naar het oordeel van GS aannemelijk is gemaakt dat het structurele begrotingsevenwicht wordt hersteld, kan de begroting worden goedgekeurd en kan het preventieve toezicht worden beëindigd.

3

Aan een herstelplan stellen wij de volgende eisen: 1 Het herstelplan is vastgesteld door de raad. 2 Met het herstelplan maakt de gemeente aannemelijk dat alle structurele lasten kunnen worden gedekt door structurele baten (er is sprake van structureel begrotingsevenwicht). Als dit niet mogelijk is, dan moet het tenminste aannemelijk zijn dat het structureel meerjarig begrotingsevenwicht wordt hersteld. 3 De maatregelen in het herstelplan zijn concreet en uitvoerbaar. Een voorgenomen onderzoek naar mogelijke maatregelen is bijvoorbeeld niet voldoende. De maatregelen moeten van een toelichting zijn voorzien op basis waarvan kan worden beoordeeld of deze concreet en uitvoerbaar zijn. 4 Het herstelplan bevat een geactualiseerde berekening van het structurele begrotingsresultaat (voor zowel het begrotingsjaar als voor de meerjarenraming), inclusief een toelichting daarop. 5 Een taakstelling die door een GR moet worden geëffectueerd is reëel en ten minste vastgesteld door het Algemeen Bestuur van die GR. De provincie toetst de begrotingen van gemeenschappelijke regelingen op structureel en reëel begrotingsevenwicht, net zoals bij gemeenten. Niet reële taakstellingen bij een GR kunnen gevolgen hebben voor de deelnemersbijdragen en het oordeel over het ingediende herstelplan.

4