Bijlage - Participatieroute Alblasserdam.pdf

Participatieroute Alblasserdam

Op weg naar het goed voeren van het juiste gesprek!

1

1. Inleiding Er wordt op dit moment veel gesproken over vernieuwing in de lokale democratie. Het besef dat de (lokale) overheid in een netwerksamenleving acteert is al langer bekend. Maar een steeds mondiger wordende bevolking, waarin ook de niet algemeen heersende meningen en gedachten via sociale media steeds meer een podium vinden doen de roep om hervorming van de lokale democratie aanwakkeren. Ook recente gebeurtenissen, zoals de toeslagenaffaire van de belastingdienst en het aftreden van het kabinet Rutte III en de Corona-pandemie maken zichtbaar dat het vertrouwen in de overheid bij een deel van de bevolking wankelt. Ook de toename van regionale samenwerkingsvormen creëren spanning tussen lokale bestuurskracht en legitimiteit versus noodzakelijke samenwerking vanwege effectiviteit en efficiency. Maar met uitvoering op afstand is het voor raden en inwoners niet makkelijker geworden alles te kunnen volgen. Dit stelt dan weer nieuwe uitdagingen voor onze bestuur- en organisatiestijl van Samen doen. Naast de lokale ambities op het gebied van participatie stelt ook de rijksoverheid bewonersparticipatie verplicht, zoals binnen de omgevingsvisie/omgevingswet. Het is niet ondenkbaar dat in de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regeling (WGR) die dit jaar wordt verwacht ook participatie een prominente plek krijgt.

Traditie De gemeente Alblasserdam kent een lange traditie als het gaat om Samen doen. De afgelopen jaren is veel geëxperimenteerd, zijn diverse pilots uitgevoerd en is er zelfs een Samenlevingsagenda opgesteld met daarin verschillende rollen en niveaus van participatie. Toch merken we dat Samen doen nog niet volledig geborgd is in onze organisatie op een manier dat bij iedereen duidelijke kaders en spelregels bekend zijn en daarmee werkt. Het effect is soms een willekeurige manier van participeren, participatie zonder duidelijke kaders met grotere kans op het organiseren van de teleurstelling achteraf. Maar bovenal is het voor onze participatiepartners niet altijd duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Het risico op afhaking of overvraging ligt zeker op de loer. In de Samenlevingsagenda wordt gewerkt met drie participatieniveaus. Deze participatieroute past bij het niveau Overheid aan zet. Waarin de overheid de lead heeft op het project en dus ook het initiatief neemt voor de participatie. In navolging op deze route gaan we werken aan een route voor het participatieniveau De burger aan zet (waarin het dus veel meer draait om overheidsparticipatie) en het niveau coproductie, waarin het ook nodig is goede afspraken te maken over taken, rollen en verwachtingen. Hierin kunnen we ook gebruik maken van de uitkomsten van het 213a onderzoek dat we dit voorjaar laten uitvoeren.

Route Met deze route Samen doen schetsen we een kader waarbinnen participatie (vanuit ons initiatief) goed geborgd kan worden, rekening houdend met de uitdagingen waar de overheid voor staat. Met voor alle betrokken duidelijke spelregels, inzicht in in- en uitstappen en een gerichte participatieaanpak afgestemd op inhoud, betrokkenen en context. Om binnen onze lokale mogelijkheid te werken aan een zo optimaal vertrouwen en goede relatie met onze partners. En een route suggereert flexibiliteit en bijsturing. Wat de werkgroep betreft is participeren bij voorbaat een proces van continu leren en doorontwikkelen. Waarderen, leren en stimuleren zijn voor de werkgroep de belangrijkste kernwaarden binnen deze route.

2

Samen Doen en participatie worden vaak in een adem genoemd. Toch zit er een verschil in. Met Samen doen bedoelen wij de bestuurs- en organisatiestijl en de manier waarop wij in verbinding staan met de samenleving en de zaken aanpakken. Participeren is een methode om dat Samen doen vorm te geven. Maar niet het enige. Ook bijvoorbeeld ons subsidiebeleid is een uitvloeisel van Samen doen. Wij beschrijven in deze route de mogelijkheden voor "onze" participatie en dus niet voor Samen doen in zijn totaliteit. En we doen dat vanuit het perspectief van onze collega's. We beginnen dus met het concrete stappenplan en de spelregels en geven daarna in de bijlages de achtergrond daarbij.

Werkgroep Samenleving: Richard Boot Astrid de Gooijer Kees Okker Diederick Pruijsen Jannelies Pullen Stanley Ramkhelawan Ellen Verheij Marianne Vogelenzang Laure ter Stege

April 2021

3

2. Stappenplan Anno 2021 is de periode van pilots en experimenteren nog niet afgerond. Het wordt nu echter wel tijd om alle geleerde lessen om te gaan buigen naar een werkwijze voor Samen doen! De werkgroep Samenleving van onze organisatieontwikkeling is van mening dat een duidelijk handvat onze collega's kan helpen bij het vormgeven van "samen doen" projecten. Weliswaar heeft team Buitenruimte een aantal procesafspraken gemaakt voor haar participatieprojecten, samen doen kan binnen veel meer teams worden opgepakt. En dat gebeurt gelukkig ook. Alleen zonder heldere spelregels en uniformiteit. Deze uniformiteit moet overigens niet verward worden met eenheidsworst. Participatieprojecten via "samen doen" zijn per definitie maatwerk. Maar uniformiteit in de aanpak en het proces geven wel duidelijkheid aan zowel de collega's als aan onze partners. Zodat ook voor onze inwoners of ondernemers duidelijk is op welke manier we hen betrekken bij onze plannen. En wat ze van ons mogen verwachten bij initiatieven die zij zelf indienen. Het juiste gesprek Uiteindelijk is participatie af te pellen tot de basale waarde: het voeren van het juiste gesprek. Met daarin de kernvragen 'Waarom ga je in gesprek, met wie, waarover, wanneer en hoe?' 1. 2. 3. 4.

Hebben wij de opgave / het vraagstuk, de doelstelling en fasering helder? Hebben wij het krachtenveld in beeld? Is onze kernboodschap helder? Wat is bij deze opgave de passende vorm?

Als wij transparant willen zijn naar onze partners in de samenleving over wanneer ze in en uit kunnen stappen om mee te denken of te beslissen dan moeten wij de fasering van onze opgave helder hebben. Bij iedere faseovergang kan het krachtenveld weer veranderen. Wie stappen er in? Wie stappen eruit? Bij wie ligt de bal om acties uit te voeren? Wie beslist in welke fase? Bij elke faseovergang kunnen de rollen van de gemeenten maar ook van onze partners veranderen. Een van de lessen die wij hebben geleerd is dat wij hier expliciet bij stilstaan bij faseovergangen. Zeker bij de vraag welke rol willen wij als gemeente wel maar zeker ook niet als andere partners bijvoorbeeld uitstappen of juist instappen?

4

Om antwoord op vraag 4 te geven (de passende vorm) kun je gebruik maken van het stappenplan dat hierna volgt. Dit stappenplan leid je langs de faciliterende rol, de initiërende rol, het Actieinstrument, een overzicht met te nemen projectstappen en lijst met mogelijke participatiemethoden. We hebben als werkgroep dankbaar gebruik gemaakt van gemeenten die ons zijn voorgegaan, zoals de gemeente Rotterdam, Den-Haag en Roosendaal. 1. Faciliteren (en stimuleren) Het participatie initiatief ligt bij de Alblasserdammers. Wij stimuleren graag initiatieven en faciliteren indien dat gewenst is. Deze faciliterende rol is te omschrijven als: op weg helpen, meedenken, verbinden, budget beschikbaar stellen, ruimte bieden, onnodige drempels en regels wegnemen e.d. Wenselijk gedrag is bijvoorbeeld: 1. Ik steun de bewoners van de Torenstraat graag bij hun initiatief voor saamhorigheid en weet dat er subsidiemogelijkheden zijn. Ik wijs hen daar op en geef ook aan hoe ze dit kunnen aanvragen. Ik check ook bij mijn vakcollega of wij vanuit de gemeente ook een bijdrage kunnen leveren en maak het hen zo makkelijk mogelijk zonder het initiatief of regie over te nemen. 2. Bewoners van wijk x hebben een idee om eenzaamheid tegen te gaan, maar weten niet goed waar te beginnen.

Ik help hen bij het opstellen van een plan van aanpak en breng hen ook in contact (ik draag warm over) met instanties die hen kunnen helpen. Ik houd de vinger aan de pols en vraag regelmatig hoe het gaat. We beseffen dat de route van overheidsparticipatie (dus initiatief niet bij ons) gedeeltelijk anders loopt dan wanneer wij aan zet zijn. We gaan daarom op korte termijn dit stappenplan nader uitwerken. Deze faciliterende rol komt daarom in dit document niet verder aan bod. 2. Initiëren

Bepaal de fase waarin het beleid/ de activiteit zich bevindt

Benoem het doel van participatie

Breng betrokkenen in kaart

5

Agendavorming, initiatieffase, voorbereidingsfase, vaststellingsfase, uitvoeringsfase, borging en overdrachtsfase, evaluatiefase? Informeren? Verbinding met de buurt? Verhogen kwaliteit plan? Input voor nieuw beleid? Of een combinatie hiervan? Let op: doelen zijn niet altijd in keiharde cijfers uit te drukken. Het verbeteren van bv de relatie kan ook een doel zijn! Alblasserdammers? Of bewoners van een bepaalde wijk met specifieke kenmerken? Instellingen? Bedrijven? Bepaal ook de rol van de gemeenteraad! Krachtenveldanalyse! 6

Nu je een goed beeld hebt van het doel dat je voor ogen hebt met participatie en de partijen die je wilt laten participeren, kun je de beslisboom volgen om te zien of participatie dit doel voldoende dient en welke vorm van participatie het meest geschikt is.

6

Bepaal geschikte participatievorm Participatie is niet geschikt voor dit traject. Of maak een andere keuze in fasering en/of planning a

nee

Is er beïnvloedingsruimte Participatievorm: (te creëren) en is er Informeren Wil je participanten ja voldoende tijd/geld voor alleen op de hoogte participatie? stellen? ja b Wil je participanten alleen op de hoogte stellen?

ja

Nee, ik wil meer dan dat c

nee Wil je weten hoe de participant over het beleid denken? Participatievorm: ja Raadplegen

Ja, maar ik wil meer dan dat

7

Participatievorm: Coproductie

8

d 1 ACTIE-instrument nee Is je doel om met de deelnemers in Participatievorm: discussie/gesprek te gaan? Wil je van hen horen Raadplegen Voor elk succesvol participatietraject zijn vijf elementen van groot belang. Beantwoord de wat er speelt en welke oplossingen zij zien? Heb onderstaande vragen met het beschreven doel dat jij voor ogen hebt. Zo kom je er achter of alle je ook echt de intentie om deze inbreng te elementen en ingrediënten aanwezig zijn om het participatietraject succesvol te laten verlopen. verwerken? nee Animo: -

Zijn alle betrokken voldoende om deel te nemen? ja gemotiveerd Beantwoord met dit Vindt het bestuur (college of raad, afhankelijk van fase plan) doel in gedachten dehet belangrijk het beleid Participatievorm: samen met participanten vorm te geven? ACTIE-checklist. Wat Ja, maar- ik wil Is de relatie tussen bestuur en participanten zodat vanuit beide ja voldoende Adviseren is het goed antwoord? meer dan dat draagvlak is voor de beoogde participatie? Contacten (inclusie): e Is-je doel omjuiste de beslissing onderdelen nee met Alblasserdammers, Is het netwerk of aanwezig? Zijnvan er goede contacten een ondernemers beslissing overen teinstellingen? laten aan de andere Ga terug naar partij? Kun je de uitkomst accepteren, ook als je Toerusting (democratische legitimiteit): het er achteraf niet mee eens bent? Ben je bereid dit vooraf zwart op wit tebeschikbaar? zetten als - Zijn er voldoende middelen college ofvoldoende raad? - Hebbenteam, betrokkenen tijd beschikbaar?

d

-

Hebben betrokkenen voldoende kennis en vaardigheden om hun participerende rol uit te nee voeren? - Is er voldoende mandaat? ja Beantwoord met dit Ja, maar ik wil doel in gedachten de Inbedding (efficiency): meer dan dat ACTIE-checklist. Wat Participatievorm: is het antwoord? - Kan het resultaat van de participatie daadwerkelijk duurzaam geïmplementeerd worden (Mee)beslissen in het beleid? - Kan het initiatief na implementatie voldoende ondersteund worden door betrokken f partijen? Empathie: nee Is je doel samen met andere partijen iets van de Ga terug naar grond te krijgen? Heb je Alblasserdam-minded? hier echt - Zijn betrokken professionals (kunnen verplaatsen in participant, in gelijkwaardigheid voor ogen?en Is het mogelijk je enz.) kunnen spelen op wensen verwachtingen, beleid met andere overheden of Mogelijke uitkomst checklist subsidiepartners voor te bereiden waardoor beleidsdoelen van anderen ook kunnen worden Uit deze checklist kan bijvoorbeeld blijken dat er onvoldoende tijd is bij alle betrokkenen. Of dat er te gerealiseerd? weinig draagvlak is voor participatie. Afhankelijk van de uitkomst is een heroverweging nodig of aanpassingen in het participatieplan/doel/behoefte. nee ja

1

Beantwoord met dit doel in gedachten de ACTIE-checklist. Wat is het antwoord?

ja

het ACTIE-instrument komt voort uit het onderzoeksproject ‘Burgers maken hun buurt’ UVA

9

e

En nu aan de slag! Je weet nu welke participatievorm je gaat kiezen voor je plan of activiteit. Je gaat nu voorbereidingen treffen voor je traject. 



Bepaal de werkvorm. Doe dit in overleg met een van de communicatieadviseurs. Richt je ook niet op een specifieke vorm, maar kies voor een combinatie. En denk ook aan digitale methodes. Dit is vaak goedkoper, laagdrempeliger en minder tijdrovend, maar hangt uiteraard wel af met welke betrokkenen je gaat werken! Maak een participatie en communicatieplan, met daarin: - Doel participatie - Participatieniveau (informeren, raadplegen, adviseren, (mee)beslissen of coproductie) - Betrokkenen (liefst met betrokkenenanalyse) - Effecten, gewenst en ongewenst - Wat te doen met de uitkomst? - Middelen (tijd, geld, capaciteit) - Kritische succesfactoren

Zorg dat voor alle betrokkenen het traject helder is en er geen verkeerde verwachtingen zijn. Check dit ook bij de start. Houdt de betrokkenen op de hoogte van de voortgang, ook als er niks te melden valt (dan kun je altijd nog procesinformatie geven). Evalueer na afloop, liefst samen met de betrokkenen. En koppel de ervaringen terug aan de werkgroep Samenleving!

10

3. Doelen participatie Er zijn diverse redenen om participatie in te zetten. Oprechtheid is daarin een belangrijke voorwaarde. Ondoordachte of participatie voor de bühne wordt altijd duidelijk en schaadt het vertrouwen in de overheid. Doelen die je met participatie wilt halen zijn: Doelen voor beleid, plannen en projecten • kwaliteit: beter beleid en betere plannen • meer draagvlak • beleid en plannen beter afgestemd op de behoeften van burgers • meer kans op wederzijds begrip en consensus • besluitvorming door afweging van de verschillende belangen • effectieve implementatie van beleid en plannen Doelen voor de organisatie Relatie overheid-samenleving • meer vertrouwen tussen burger en overheid • versterken en legitimeren democratie • betere relatie met externe partijen • beter imago van gemeente/overheidsorganisatie Interne organisatie • intern integraal werken stimuleren • andere rol overheid: regisseren en faciliteren • een beter werkende overheid Doelen voor de samenleving • gedeelde verantwoordelijkheid • verbeteren van het organiserend vermogen van burgers • versterken sociale cohesie • veranderingen in maatschappij

3.1 Valkuilen Vaak wordt het creëren van draagvlak als belangrijk doel genoemd. Draagvlak is echter meer een effect dan een doel. Wil je draagvlak voor plannen creëren dan ben je meer bezig met een vorm van marketingcommunicatie om een plan of besluit te "verkopen". Uiteraard zijn er ook valkuilen. Onoprechte inzet van participatie bijvoorbeeld. Maar ook het overvragen van de inwoners en het ontstaan van participatiemoeheid of het missen van een duidelijke participatievraag kunnen leiden tot teleurstellingen later in het proces. Dat geldt in het bijzonder wanneer met de uiteindelijke besluitvormers (college/raad) aan de voorkant onvoldoende hun rol en speelruimte voor participatie is vormgegeven. Niets zo dodelijk voor vertrouwen in het proces en de overheid als na een zorgvuldig en enthousiast doorlopen participatieproces de gemeenteraad uiteindelijk haar veto uitspreekt.

11

3.2 Spelregels Op basis hiervan hebben we een aantal spelregels afgesproken: 1. We maken bij ieder nieuw beleidsvoorstel of project een participatieplan of wegen in ieder geval aan de voorkant af of participatie wenselijk is. We maken het een vast onderdeel in ons besluitvormingstool e-besluitvorming; 2. We richten participatie gefaseerd in; na afronding van iedere fase schrijven we een participatieplan voor de volgende fase gebaseerd op het stroomschema en de elementen van het juiste gesprek; 3. Participatie is afgestemd op basis van inhoud, betrokkenen en context. We doen het gericht, concreet en passend. Indien nodig inventariseren we de participatiebehoefte aan de voorkant; 4. We maken vooraf bij alle stakeholders (ook de besluitvormers) duidelijk welke rol er van hen verwacht wordt en welke speelruimte er voor participatie is. Indien nodig betrekken we de besluitvormers aan de voorkant bij spelregels van het participatietraject (zoals bij de Omgevingsvisie).

4. Randvoorwaarden Ieder participatietraject is gebaat bij transparantie. Voor de deelnemers moet klip en klaar bekend zijn wat hun rol is en hoeveel speelruimte er is. Maar ook mensen die niet direct actief zijn bij het participatieproces moeten weten dat er een participatietraject is, wanneer de instapmomenten zijn en wat er al is opgeleverd. Al in het coalitieakkoord Samen maken wij Alblasserdam wordt over deze transparantie gesproken. "Ook is het belangrijk dat acties en activiteiten in het kader van Samen Doen Samen Versterken steeds direct als zodanig herkenbaar zijn. Acties en activiteiten willen we de identiteit van Samen Doen Samen Versterken meegeven, bijvoorbeeld met herkenbare pictogrammen en slogans. Om dit voor partners, inwoners, bedrijven en gemeente echt bruikbaar te laten zijn willen we verder gaan dan alleen uiterlijke kenmerken. Daarvoor is het belangrijk dat we het communicatieconcept voor de Samenlevingsagenda verder ontwikkelen. " Belangrijk hierin is ook de vindbaarheid van de informatie. Het is wenselijk alle participatieprojecten op een centrale plek aan te bieden. We onderzoeken op dit moment of het platform Open stad, waarvoor we aangesloten zijn bij de pilot in samenwerking met de provincie Zuid-Holland, een geschikt platform kan zijn. Naast transparantie zijn er ook andere voorwaarden: -

Inclusie: is iedereen in staat mee te doen; Efficiënt: is de participatievraag en aanpak passend bij de opgave? Democratische legitimiteit; is iedereen voldoende toegerust mee te doen, verantwoordelijkheid te dragen voor het besluit/uitkomst

Om de instapmomenten inzichtelijk te maken en te zorgen voor de inclusie, maar ook om participatiemoeheid te voorkomen stellen we een participatiekalender op. Deze kalender geeft inzicht met wie en wanneer we in gesprek gaan. In de advisering rond nieuwe participatieprojecten nemen we deze kalender nadrukkelijk mee. Afhaking door overvraging is immers zonde! De participatiekalender is uiteraard openbaar en makkelijk vindbaar op onze website.

12

4.1 Data: digitale ontsluiting informatie Wanneer je de wens hebt dat inwoners zelf meer initiatief willen nemen over zaken in hun directe woon- en leefomgeving is het wenselijk dat zij relevante data op onze website kunnen vinden. Bijvoorbeeld data over ons beleid tav speeltuintjes, de locaties, de mogelijkheden. Of over zelfbeheer openbaar groen: welke locaties, plantsoorten, afspraken etc. Dit is een groot project waar de werkgroep Samenleving in samenwerking met onder andere de teams Bestuur & bedrijfsvoering en Buitenruimte Binnen een voorstel voor gaat uitwerken. 4.2 Competenties Een actief en goed ingericht participatiebeleid vraagt wellicht nieuwe competenties van onze medewerkers. Maar ook competenties van onze maatschappelijke partners die namens ons medewerking verlenen aan participatie. Denk bijvoorbeeld aan de opbouwwerkers van de SWA. Grofmazig zijn de volgende competenties te benoemen: 1. 2. 3. 4. 5.

Contact leggen en houden Herkennen van de vraag of signaleren van behoefte Enthousiasmeren, stimuleren en aansporen op zelf doen Verbinden van individu aan collectief en verbinden van behoeften en vragen Omgaan met verschillende belangen

De aanpak van participatie heeft veel weg van het toepassen van factor C. Factor C is een manier van werken die helpt om strategisch aan de slag te gaan met communicatie. Factor C is bij uitstek geschikt voor projecten en programma's waar omgevingsgericht of opgavegericht gewerkt wordt. In het verleden heeft Alblasserdam al trainingen op het gebied van Factor C gehad. Het is echter wenselijk om dit structureel aan te bieden. In overleg met de werkgroep Ontwikkeling & Samenwerking gaat actief gewerkt worden aan het structureel aanbieden van Factor C.

5. Financiële en organisatorische consequenties Veel gemeenten hebben de afgelopen jaren geëxperimenteerd met diverse organisatiestructuren en vormen; Programma participatief werken, code klant, programma vitale wijken en dorpen etc. Maar ook de introductie van wijkmanagers, gebiedsregisseurs hoorde daar bij. Alblasserdam staat op het standpunt dat werken in de gedachte van Samen doen voor iedereen geldt. En niet specifiek is bedoeld voor een beperkte club collega's. In de waarden van de organisatie staan ook omgevingsgerichtheid, benaderbaarheid en transparantie hoog in het vaandel. Daarom kiezen we niet voor vooruitgeschoven posten. Iedereen in onze organisatie is ambassadeur van Samen doen en moet weten hoe we er in Alblasserdam invulling aan geven. Uiteraard zit er een verschil tussen projectmanagers die hier nagenoeg dagelijks mee van doen hebben en bijvoorbeeld een medewerker van team Financiën & Control. Deze differentiatie brengen we uiteraard aan. Maar factor C en participatie gaan we structureel borgen in onze organisatie. In afstemming met team B&B en het MT met betrekking tot de organisatieplanner gaan we opfristrainingen en nieuwe workshops opstarten. Een implementatievoorstel zal in overleg met team B&B en de programmalijn Samenwerking & Ontwikkeling uitgewerkt worden.

Een belangrijke plek in dat implementatievoorstel zal de introductie van Samen doen ambassadeurs zijn. Collega's die andere inspireren, best pratices delen en het onderwerp voortdurend monitoren en agenderen. Deze ambassadeurs geven middels hun "trekkersrol" ook invulling aan de structurele borging van het onderwerp.

13

5.1 Actiepunten Naar aanleiding van deze route stelt de werkgroep een aantal acties voor. Samengevat zijn dit: 1. Participatieafweging bij alle collegevoorstellen. Opnemen van participatie in format ebesluitvorming; 2. Het ontwikkelen van een format voor het opstellen van een krachtenveldanalyse 3. Doorontwikkelen factor c/ samen doen: opleidingstraject i.c.m. werkgroep Samenwerken & ontwikkelen 4. Benoemen collega Samen doen ambassadeurs 5. Voorstel voor data-ontsluiting website 6. Voorstel voor online participatieplatform (bv Open stad, mijnbuurtje.nl, Yard open webconcept e.a.) In overleg met het Managementteam worden deze actiepunten gefaseerd uitgewerkt en waar nodig ter besluitvorming aan college en gemeenteraad voorgelegd.

14

Bijlage 1: Een terugblik Aan het begin van de vorige collegeperiode (2010) onderkende het college dat de maatschappij bezig is met een onomkeerbare verandering naar een netwerksamenleving. Overheden, ondernemers en andere organisaties werken steeds vaker en meer samen in netwerken. Daarnaast worden overheden niet langer vanzelfsprekend gezien als 'het gezag' en de burger als de passieve gebruiker van overheidsdiensten. De burger heeft een actieve rol, bepaalt zelf wat hij wil en voorziet steeds vaker in zijn eigen behoeften. Dit leidt ook tot een andere rolverdeling. Het college startte met een ‘nieuwe’ bestuursstijl, waarbij ontmoeten van en samen werken met partners centraal stond. In de pilot ‘Meedoen in de wijk Kinderdijk’ werd voor het eerst volgens deze nieuwe aanpak samengewerkt aan innovatieve oplossingen. Het succes van dit experiment verdiende navolging bij projecten in andere wijken. Op grond van de langetermijnvisie van bestuur en management is een traject van experimenteren, reflecteren en continu leren gestart, zonder een vooraf strak uitgestippeld proces. De lessen die college en management aan het eind van die collegeperiode (2010-2014) hebben getrokken uit de nieuwe werkwijze (bestuursstijl en organisatieontwikkeling) zijn vastgelegd in een uitgebreide evaluatie.

Deze evaluatie en het gesprek dat het college voerde met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners resulteerde in de Samenlevingsagenda 2014-2018: 'Samen doen!' Een open en dynamische agenda die continu door college en raad in samenspraak met alle partners wordt doorontwikkeld en geactualiseerd en die volledig is geïntegreerd in de planning & control cyclus. De Samenlevingsagenda is niet alleen een nieuwe naam voor het collegeprogramma, maar ook een andere manier van werken van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Deze werkwijze vraagt andere kwaliteiten en competenties van de ambtelijke organisatie. Deze beweging in de samenleving vraagt om een lange adem en investeren in een ontwikkeling van de organisatie op langere termijn in plaats van sturen op korte-termijnsuccessen. Reflecteren op de eigen werkwijze en continu leren zijn basis-ingrediënten voor persoonlijke ontwikkeling en ontwikkeling van de organisatie als geheel. Het vormde de basis voor het organisatieontwikkeltraject zoals we dat nu nog kennen.

Samenlevingsagenda 1. Wat willen wij bereiken? “indicatoren” - prioriteit - going concern

2. Wat gaan wij daarvoor doen?

3. Wat mag het kosten?

Maatschappelijk effect

Wat draagt de gemeente bij? “Afrekenbaar resultaat college”

Wat is de bijdrage van de maatschappelijke partners? Prestatie afspraak?

Activiteiten gemeente Bestuurlijke planner

Activiteiten maatschappelijke partners

Programma’s - prioriteit - going concern

Investeringen - prioriteit - going concern

Structuur / IV3

15

O P E N

U I T N O D I G E N D

D Y N A M I S C H

Samenlevingsagenda en participatieniveaus Een van de belangrijke pijlers van het Coalitieakkoord 2018-2022 'Samen maken we Alblasserdam', is het doorontwikkelen van de bestuursstijl Samen Doen. In het akkoord wordt uitgegaan van twee lange termijn toekomstperspectieven: op het gebied van wonen en ondernemen. Deze toekomstperspectieven zijn uitgewerkt in vijf sporen die een bijdrage aan deze toekomst moeten leveren. De sporen zijn: Actiever en zorgzamer, Buiten beter, Beter wonen, Bereikbaarder en Ondernemender. Om de beeldspraak door te trekken, hebben wij voor de sporen locomotieven en wagons ontworpen die, onder andere via route 22 Alblasserdam doorkruisen waarbij ruimte aan de raad en de samenleving geboden wordt om (een deel van) de reis op de sporen samen te maken en wellicht zelfs de besturing van de wagons ter hand te nemen. De Samenlevingsagenda 2.0 geeft nog meer ruimte om Samen te Doen en elkaar daarbij te versterken. In de Samenlevingsagenda en in de planning & control cyclus is de bestuurlijke agenda (de bestuurlijke prioriteiten) als volgt gevisualiseerd.

De keuze voor sporen met locomotieven en wagons is ingegeven door de wens om ook duidelijk te kunnen maken in beelden waar wij naartoe willen tijdens deze raadsperiode. De Samenlevingsagenda 2.0 moet verder gaan dan slechts het benoemen van gewenste maatschappelijke effecten (locomotieven) en de manieren waarop we dat met elkaar willen bereiken (de wagons). De doorontwikkeling van het concept van Samen Doen staat hierbij centraal. De gemeente kan zich voor veel dingen verantwoordelijk voelen of zaken belangrijk vinden: het is niet altijd de gemeente die aan zet is om dingen te initiëren. Wij willen veel duidelijker zijn over wie, op welk moment, welke rol heeft in een proces. Dat vraagt inzet van alle betrokkenen, duidelijkheid over verwachtingen, transparantie in besluitvorming en heldere lijnen in onze manier van werken. Naast sporen, locomotieven en wagons, is ook de infrastructuur van groot belang. Wij willen dienstverlening, woonlasten, bestuur en communicatie benoemen als voorwaarden voor een goede reis: als deze randvoorwaarden in orde zijn, staat niets een goed resultaat in de weg.

16

Participatieladder

17

Je kunt deze participatiemeter ook langs de lijn burger- en overheidsparticipatie leggen (en voor de volledigheid, bij burgerparticipatie bedoelen we ook participatie met bedrijven, ondernemers, instellingen en andere betrokkenen. Later in deze route komt een krachtenveldanalyse uitgebreider aan bod). Is voor een betreffende wagon de gemeente aan zet, dan neemt de gemeente de regie op participatie. Dat betekent niet dat de gemeente automatisch ook de afzender en eigenaar van de participatie is. Hebben wij een wagon bestempeld als de inwoner aan zet, dan ligt daar primair de regie op participatie. Voor een goede afweging over met wie en waarover participeren maken we gebruik van het stappenplan. Dit stappenplan hebben we concreet vertaald naar een concreter stroomschema, weergegeven in bijlage 2. De term coproductie is in dat schema wellicht wat onhandig. Het wil namelijk niet zeggen dat bij coproductie van beleid er altijd sprake is van coproductie in termen van participatie. De niveaus van participatie zijn weergegeven in de participatieladder:

18

Onze manier van werken Eerder in deze route hebben we al verwoord wat onze wenselijke manier van werken is. We stellen de volgende spelregels voor: 1. We maken bij ieder nieuw beleidsvoorstel of project een participatieplan of wegen in ieder geval aan de voorkant af of participatie wenselijk is. We maken het een vast onderdeel in ons besluitvormingstool e-besluitvorming; 2. We richten participatie gefaseerd in; na afronding van iedere fase schrijven we een participatieplan voor de volgende fase gebaseerd op het stroomschema en de elementen van het juiste gesprek; 3. Participatie is afgestemd op basis van inhoud, betrokkenen en context. We doen het gericht, concreet en passend. Indien nodig inventariseren we de participatiebehoefte aan de voorkant; 4. We maken vooraf bij alle stakeholders (ook de besluitvormers) duidelijk welke rol er van hen verwacht wordt en welke speelruimte er voor participatie is. Indien nodig betrekken we de besluitvormers aan de voorkant bij spelregels van het participatietraject (zoals bij de Omgevingsvisie). 19

Deze spelregels worden verder ingevuld aan de hand van de vier basale vragen die gesteld en beantwoord moeten worden: 1. 2. 3. 4.

Hebben wij de opgave / het vraagstuk, de doelstelling en fasering helder? Hebben wij het krachtenveld in beeld? Is onze kernboodschap helder? Wat is bij deze opgave de passende vorm?

Fasering Voor de fasering kunnen wij goed aansluiten bij de fasering die regulier in projecten wordt gehanteerd, zoals: initiatieffase, voorbereidingsfase, vaststellingsfase, uitvoeringsfase, borging en overdrachtsfase, evaluatiefase. Een werkgroep van de raad heeft naar aanleiding van een heisessie van de raad met het college een procesmatrix uitgewerkt. Dit was een poging om ook op grond van fasering in beeld te brengen bij welke partij (samenleving, regio, raad, college, organisatie) de actie ligt en wanneer de raad betrokkenheid wil bij een opgave / dossier om invulling te geven aan de kaderstellende of controlerende rol van de raad.

Belangrijk is echter op te merken dat de rol van de gemeenteraad afhankelijk is van de keuzes, de fase en de overige actoren. Bij het in beeld brengen van het krachtenveld mag de raad zeker niet ontbreken!

20

Krachtenveld Het in beeld brengen van het krachtenveld kan worden vormgegeven door het invullen van de ringen van invloed. Er zijn meerdere modellen hiervoor. Voor een eenduidige werkwijze zal de werkgroep Samenleven een tool voordragen dat wij organisatiebreed gaan gebruiken.

21

Bijlage 2: Lessen geleerd Aan het einde van de collegeperiode 2014-2018 is de Samenlevingsagenda Samen doen! doorontwikkeld naar de Samenlevingsagenda 2.0 voor de periode 2018-2022. Belangrijkste lessen die geleerd zijn in de voorgaande collegeperiode zijn onder andere het niet overvragen van partners, onvoldoende aandacht voor veranderende rol van de gemeenteraad en onvoldoende transparantie in het proces (wie kan wanneer in- en uitstappen in een participatieproject). Het college beoogt de nieuwe Samenlevingsagenda zo in te richten en vorm te geven dat het iedereen uitnodigt om mee te doen. Daarnaast werd een werkgroep opgericht van college en raad die samen het communicatietraject starten en een keuze maakten in de pilotprojecten. Evaluatie Samenlevingsagenda rekenkamer De rekenkamer heeft in 2017 en 2018 onderzoek gedaan naar het proces en de werkwijze van Samen doen aan de hand van het project Lammetjeswiel. De belangrijkste lessen waren: 1. Er zal per onderdeel van de Samenlevingsagenda gevarieerd moeten kunnen worden in de rol die college en raad voor zichzelf zien weggelegd, én wat het te bereiken doel is.

Dan gaat het niet per se om het formuleren van een set meetbare, specifieke en tijdgebonden (sub)doelen, maar om de vraag: waar willen we op sturen? Tevredenheid, rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid? Waar ligt het accent? De spelregels zijn dus onderdeel van de onderhandelingen. Zeker als per type activiteit een andere set spelregels geldt. Daarmee is het proces niet belangrijker dan de uitkomst van een traject, maar soms kan het middel ook een doel zijn. Als het college zoekt naar een oplossing waarbij iedereen in een wijk of in de gemeente zijn inbreng kan leveren, dan is deels bepalend voor het succes van de oplossing de mate waarin het leveren van die inbreng is gelukt. 2. Ten tweede geldt dat het weliswaar verstandig is om vooraf spelregels af te spreken, gerelateerd aan de beoogde vormen van sturing en effect, maar dat de belangrijkste spelregel is: als het nodig blijkt, bespreken we met elkaar of en hoe we de spelregels moeten aanpassen. 3. Ten derde zullen zowel college als raad oog moeten hebben voor degenen die niet aan Samenlevingsagenda meedoen, en die in het “participatiegat” vallen. Lessen uit de BSSA Een ander groot project dat op initiatief van de samenleving tot stand is gekomen is de realisatie van de sporthal en het zwembad Molenzicht.

Sportcentrum en zwembad vallen sinds 1 januari 2014 onder een stichting genaamd Beheer Stichting Sport Alblasserdam (BSSA). Dit vrijwillige bestuur is verantwoordelijk voor de organisatie en het functioneren van de medewerkers, het beleid en de aansturing van het management. In 2015 is de overdracht van gemeentelijke taken naar de BSSA formeel afgerond. De gemeente blijft echter eigenaar van het pand.

In 2018 werd echter duidelijk dat de financiële situatie van de BSSA onder druk stond. Dit heeft geleid tot een pakket aan noodmaatregelen om in de continuïteit van het sportcentrum en de stichting te kunnen voorzien. De gemeente heeft een extern bureau opdracht gegeven onderzoek te doen naar het huidige bedrijfsplan en de financiële situatie op langere termijn. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat zowel in de bedrijfsvoering van de stichting als in de toezichthoudende rol van de gemeente verbeterpunten door te voeren zijn. De belangrijkste lessen zijn: -

22

Maak heldere afspraken over de te leveren prestaties en de wijze van monitoring en rapporteren over bedrijfsvoering en financiën;

-

Maak heldere afspraken over het beheer, zoals het meerjarenonderhoudsplan en wie is waar verantwoordelijk voor;

Het is dus nodig om ook bij goedbedoelde initiatieven hele concrete afspraken te maken. Een zakelijke insteek met duidelijke benoeming van rollen en verantwoordelijkheden aan de voorkant, voorkomt problemen aan de achterkant. In het voorjaar van 2021 vindt een 213A onderzoek plaats over de bestuursstijl samen doen, specifiek toegepast in de samenwerking met vrijwilligersbesturen. In overleg met het onderzoeksbureau zullen we ook lessen m.b.t. participatie die we in onze route kunnen verwerken meenemen.

23

24

Bijlage 3 Voorbeelden van participatiemethoden per participatieniveau Raadplegen: 1. Digitale debatten: Internetdiscussie, is een instrument om relatief veel belanghebbenden een mening te laten geven en hen te helpen zich een mening te vormen over een beleidsonderwerp, onafhankelijk van tijdstip en plaats. Voorbeelden van tools die kunnen worden ingezet zijn Queetz en een internetforum. 2. Uitzending: Een televisie-uitzending of radio uitzending met chatmogelijkheden is een instrument om een grote groep mensen tegelijk te informeren. 3. Enquête: Via een enquête kan een representatief deel van een doelgroep worden gevraagd naar hun mening over bepaalde onderwerpen. Voorbeelden van digitale enquêtetools zijn: Google Forms en SurveyMonkey. Je kunt ook gebruik maken van het burgerpanel. Stem af met het Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD). Zij kunnen je helpen! 4. Focusgroepen: Een focusgroep is een instrument om met een of meer relatief kleine en homogene groepen burgers een diepgaand, geleid gesprek te voeren over een gecompliceerd beleidsonderwerp met als doel inzicht te krijgen in de manier waarop verschillende categorieën participanten over dat onderwerp denken en vooral de manier waarop meningsvorming daarover plaats vindt. 5. Inloopdiscussie en inspraakavond: De eerste heeft geen centrale introductie, de tweede wel.

Bij de bijeenkomsten worden de reacties van de inwoners of ondernemers meegenomen bij de verdere ontwikkeling van de plannen. Ook krijgen de deelnemers een reactie van het gemeentebestuur. 6. Klankbordgroep: Dit is een vaste groep participanten die gevraagd kan worden naar standpunten en meningen. De klankbordgroep wordt voor een langere periode samengesteld. De reacties van de klankbordgroep worden meegenomen bij de ontwikkeling van nieuwe plannen. Het burgerpanel is een vorm van een klankbordgroep. 7. Scenariomethode: De scenariomethode is een manier om voor een bestuurlijke eenheid (gemeente, regio) verschillende denkbare toekomsten te construeren. Scenario's geven inzicht in mogelijk toekomstige ontwikkelingen en kunnen zo hulpmiddel zijn bij het formuleren van langtermijn beleid. Het maakt betrokkenen bewust van de invloed van externe processen op beleid en van de beperkte mogelijkheden om die processen politiek bij te sturen. Daarnaast kan participatie de legitimiteit van langetermijnbeleid vergroten. 8. Schouw: De schouw wordt toegepast op buurt- wijk- of stadsniveau of op bedrijfsterrein(en). Belanghebbenden gaan samen met ambtenaren en politiek bestuurders (raadsleden, wethouder) wandelend of fietsend een buurt of wijk in en maken een tocht langs specifieke plekken.

Ter plaatse bekijken ze de situatie en spreken met bewoners / ondernemersverenigingen en buurtfunctionarissen (maatschappelijk werk, wijkagent, brandweer, huisarts etc). Gebruik bijvoorbeeld Google Maps om op een kaart de besproken plekken te laten zien en laat burgers met elkaar verder online schouwen. 9. Raadsontmoeting: De gemeenteraad kan een aantal keer per jaar een avond of dagdeel organiseren waarop in een informele setting parallelsessies worden gehouden over nieuw beleid.

Adviseren/(mee)beslissen 25

1. Expertgroep: Een groep inwoners / ondernemers die deskundig is op een bepaald gebied en vanuit die deskundigheid zijn mening en adviezen geeft. De groep bestaat voor een langere, vooraf bepaalde, periode. Vooraf krijgen de deelnemers informatie toegezonden, waarop ze kunnen reageren. De expertgroep kan ook zelf voorstellen doen. De adviezen van de expertgroep wegen zwaar. 2. Burgerpanel: Een willekeurige groep inwoners levert inbreng bij beleidsvraagstukken in de stad waarbij zij gevoed worden door hun persoonlijke beleving van de stad. Vooraf wordt afgesproken hoe lang het panel in functie blijft. De opmerkingen van de groep worden meegewogen bij het maken van nieuwe plannen. Alblasserdam heeft al een burgerpanel. Het benaderen van dit burgerpanel loopt via het OCD. 3. Rondetafelgesprek: Eenmalige bijeenkomst waarin participanten van gedachten kunnen wisselen over een bepaald thema of project. 4. Dorpsdebat / Dorpsgesprek: Een combinatie van activiteiten, waaronder een of meer bijeenkomsten, om zoveel mogelijk ideeën uit de bevolking te krijgen over een bepaald onderwerp, vaak een toekomstvisie. Het biedt mogelijkheden voor inwoners om met elkaar, deskundigen en politici in debat te gaan over een bepaald onderwerp. Coproduceren/Meebeslissen 1. Atelier: Eenmalige bijeenkomst van inwoners / ondernemers die samen met ambtenaren en politici werken aan beleid.

Vanuit de eigen kennis geven de deelnemers hun mening en adviezen. 2. Ontwerpatelier: In een ontwerpatelier gaan de deelnemers zelf aan de slag met de invulling van een bepaald gebied. 3. Snelkookpan: De snelkookpan is een bijeenkomst van mensen die het over een bepaald onderwerp niet met elkaar eens zijn. Aan het eind van de bijeenkomst moet er een compromis liggen, dat acceptabel en bindend is voor alle deelnemers. 4. Werkgroep: Gedurende een langere periode werkt een groep belanghebbenden samen met ambtenaren en soms politici aan een bepaald thema of product. De bedoeling is dat de hele groep zich in het eindresultaat kan vinden. 5. Stakeholdermethode: Het streven: consensus (win-win). Een projectgroep maakt, onder begeleiding, een plan en stelt hierbij de verschillende belangen centraal. Kenmerkend voor deze methode is dat er gestreefd wordt naar consensus en niet naar een compromis. Tussen deze twee uitkomsten is een groot verschil: bij consensus zijn alle partijen het eens met de ingeslagen weg en hebben ze er allen voordeel bij. Een compromis staat voor de grootste gemene deler en betekent vaak dat iedereen inlevert.

ICT en andere vormen 26

De tijd dat participatie alleen via informatieavonden gaat en via vaste procedures is echt voorbij. Via diverse ICT-methodes bereiken we ook bepaalde aspecten van de participatieladder (participatieniveaus). Voorbeelden zijn 1. Crowdfunding: Wanneer er binnen de gemeentebegroting geen geld gevonden kan worden of er keuzes zijn gemaakt om geen gemeenschapsgeld uit te geven aan een initiatief, kunnen initiatiefnemers via crowdfunding geld ophalen. Vaak verloopt dit inzamelen van geld via een online tool, bv www.geldvoorelkaar.nl . De afgelopen periode is er veel negatieve publiciteit geweest onder andere door het crowdfuncingsplatform Dream of donate. Belangrijk dat voor alle betrokkenen duidelijk is dat de gemeente geen partij in deze crowdfunding is. 2. Right to challenge: Het Right to Challenge (RtC) staat voor ‘het Recht om Uit te dagen’. De kern van de aanpak is dat een groep (georganiseerde) bewoners taken van gemeenten kunnen overnemen als zij denken dat het anders, beter, slimmer en/of goedkoper kan. Deze afspraken worden geformaliseerd in een opdrachtgever en opdrachtnemerschap- contract. Belangrijk is dat de taken, rollen en verantwoordelijkheden goed beschreven zijn en welke veiligheidsconstructies zijn ingebouwd om onder andere financiële risico's af te dichten. Schakel daarom altijd juridisch advies in! 3.

Documenten delen: Wanneer je samenwerkt aan documenten, is het handig dat je deze documenten met alle deelnemers deelt. Dit kan bijvoorbeeld via Dropbox. Dit voorkomt het voortdurend heen- en weer mailen van nieuwe versies. Bespreek wel even met de adviseur informatieveiligheid of de documenten gedeeld kunnen worden! 4. Filmpjes en afbeeldingen. Apps als Instagram, tic-toc of een account op YouTube kunnen ook ingezet worden om informatie met elkaar te delen. Bespreek dit altijd met de communicatieadviseur!

27