Bijlage 3 Raadsmemo cameravolgsysteem.pdf

Raadsmemo Onderwerp Cameravolgsysteem ten behoeve van de raadzaal Datum

September 2023

Afzender

Griffie

Geachte leden van de gemeenteraad, Deze raadsmemo betreft informatie over de aanschaf van een cameravolgsysteem in de raadzaal van de Rederij. Bij het bedrijf Signco is hiervoor een offerte opgevraagd en er is aan de gemeente Barendrecht gevraagd naar ervaringen met het systeem aldaar. Met een kleine delegatie uit de raad, griffie en ambtenarij is er tevens een bezoek gebracht aan de raadzaal van de gemeente Molenlanden (in Bleskensgraaf). In de gemeente Molenlanden is sinds kort een cameravolgsysteem geïnstalleerd door het bedrijf Signco. De raadsmemo en bevindingen tijdens het bezoek zijn besproken met de deelnemende raadsleden en de gemaakte opmerkingen zijn meegenomen in voorliggende raadsmemo en vervolgens in het raadsvoorstel dat ter bespreking en vaststelling wordt aangeboden aan de gemeenteraad.

In het Presidium is een aantal keer gesproken over de aanschaf van een cameravolgsysteem. In deze raadsmemo wordt de voorgeschiedenis kort beschreven, de voor- en nadelen van een in te voeren cameravolgsysteem worden uiteengezet, de kosten worden inzichtelijk gemaakt en er wordt de gemeenteraad een drietal keuzes voorgelegd, hoe verder te gaan met het wel of niet invoeren van een cameravolgsysteem in de raadzaal van de Rederij. Geluidsbestanden In 2020 is de gemeenteraad van Alblasserdam via de website (met tussenkomst van het bedrijf NotuBiz) begonnen met het digitaal uitzenden van vergaderingen, waarbij de voorzitter met de griffie in de raadzaal zaten, met één enkele camera en de gemeenteraadleden via teams vergaderden. Door de Corona periode heeft het vergaderen via teams en digitaal uitzenden een vlucht genomen. Voor 2020 werden van de vergadering alleen geluidsbestanden gemaakt die te raadplegen waren via de website van de gemeente. NotuBiz verwerkte deze notulen achteraf op sprekersniveau en voegden ondertiteling toe. Huidige systeem Vanaf oktober 2020 worden raads- en commissievergaderingen op afstand opgenomen en uitgezonden met tussenkomst van NotuBiz. Door middel van één vaststaande camera en gebruikmakend van Teams. Deze worden via de website beschikbaar gesteld voor bezoekers van de website van de gemeente.

Bezoekers kunnen via de website van de gemeente live een uitzending van de commissie- of raadsvergadering volgen. Daarnaast worden er van alle vergaderingen door de griffie besluitenlijsten opgesteld (wettelijk verplicht). Alle getekende besluiten en besluitenlijsten worden na afloop van de vergaderingen toegevoegd aan de vergadering. NotuBiz werkt de digitale notulen achteraf uit op sprekersniveau en voegt ondertiteling toe. Vergaderstukken en digitale notulen kunnen achteraf, ook via een zoekfunctie, worden geraadpleegd. Een overzicht van de kijkcijfers van oktober 2022 tot en met juni 2023 (live en achteraf) is toegevoegd als bijlage 2. Hieruit valt op te maken dat de afgelopen acht maanden door meer dan 4000 kijkers (direct en achteraf) naar de vergaderingen is gekeken en geluisterd, met een totaal gemiddelde van bijna 190 kijkers per vergadering. Gemiddeld is dit, zonder de bijzondere vergaderingen, rond de 65 kijkers live en rond de 90 kijkers achteraf. 1

Cameravolgsysteem Door de aanschaf van een cameravolgsysteem wordt het volgen en raadplegen van vergaderingen (live en achteraf) gebruiksvriendelijker voor bezoekers en gebruikers. In bijlage 1 wordt een nadere omschrijving gegeven van het voorgestelde cameravolgsysteem. Daarnaast worden door het overstappen naar een cameravolgsysteem de processen beter ondersteunt. Het versoepelen van de (voorbereidingen van) vergaderingen staat daarbij centraal. Kan het nieuwe systeem ook inspelen op toekomstige groei en ontwikkelingen, bijvoorbeeld door het koppelen met vergaderruimte Ruim? Daarmee is het aan te schaffen systeem toekomstbestendiger. Beantwoording van onder andere deze vraag kon tijdens het bezoek aan de gemeente Molenlanden niet worden nagevraagd, omdat raadsvergaderingen en commissievergaderingen plaatsvinden in dezelfde raadzaal. Wel is duidelijk dat in de gemeente Molenlanden rekening is gehouden met een eventuele toekomstige uitbreiding van hybride vergaderen (deelnemen aan vergaderingen vanaf een andere plaatst, rechtstreeks via het systeem, niet via Teams). Nu is dit voor maximaal 5 tot 8 personen mogelijk, dit is met één druk op de knop uit te breiden tot 30 tot 50 personen of meer, afhankelijk van de vraag van de gemeente Molenlanden.

Of het systeem makkelijk uit te breiden is naar vergaderruimte Ruim is een vervolgvraag die aan het bedrijf Signco gevraagd kan worden en eventueel meegenomen kan worden bij de vraag naar een nieuwe (hernieuwde) offerte. Het cameravolgsysteem is gekoppeld met NotuBiz. Dit zorgt ervoor dat het audiovisuele verslag van de vergadering automatisch verrijkt wordt met agenda-indexeringen, sprekersindexeringen en stemuitslagen. Indexeringen zijn bij het terugkijken van de vergadering beschikbaar om snel het juiste agendapunt of spreekmoment in de video te vinden. Dit maakt het vergaderingenarchief makkelijker doorzoekbaar en verbeterd de ervaring voor kijkers van de livestream. In de gemeente Molenlanden wordt er gebruik gemaakt van een ander systeem dan via NotuBiz, maar ook daarbij werkt het op eenzelfde manier. Toekomstige systeem Bij de opname van de zogenoemde videotulen (verrijkte audiovisuele verslagen) zal gebruik worden gemaakt van een cameravolgsysteem, waarbij raadsleden, wethouders, de burgemeester en de griffier door middel van een knop door de microfoon kunnen spreken vanaf de plaats of in de raadzaal eventueel vanaf het spreekgestoelte. Tegelijkertijd zoomt de betreffende camera in op de spreker. Insprekers spreken vanaf een spreekgestoelte. De camera volgt de sprekers automatisch. Het aangeboden systeem door het bedrijf Signco wordt ook aanbevolen door NotuBiz.

Het is wettelijk verplicht in verband met toegankelijkheid om de video’s die achteraf terug te kijken zijn te ondertitelen. Tijdens de uitleg van het systeem in de gemeente Molenlanden werd een uitstekende geluidsen beeldkwaliteit gepresenteerd. Door gebruik te maken van het cameravolgsysteem is er een aanzienlijke meerwaarde bij het volgen van de vergadering, omdat sprekers goed te volgen zijn door de camera's die inzoomen op de persoon. Bij een discussie tussen twee personen (via de voorzitter) worden beide personen op het scherm gepresenteerd. Het voordeel voor de gemeente Alblasserdam is dat er reeds gewerkt wordt met een losse vergadermicrofoon (voor persoonlijke pasjes geschikt) en dat volgens het bedrijf Signco de kastruimte voor de apparatuur voldoende ruimte beschikt om het in Molenlanden gebruikte cameravolgsysteem toe te passen in de raadzaal. Gemeente Barendrecht Bij de gemeente Barendrecht is informatie ingewonnen over de ervaringen van het gebruik van het daar in de raadszaal gebruikte cameravolgsysteem. Daarnaast is de gemeente voornemens om in vergaderzaal Van der Wouw een nieuw cameravolgsysteem te installeren. In Barendrecht wordt van een iets ander systeem gebruik gemaakt dan in Alblasserdam, maar de vergaderingen worden ook door NotuBiz verwerkt. De griffie in Barendrecht ervaart dezelfde 2

soort problemen met onder meer het niet werken of uitvallen van geluid en vergaderschermen en niet werkende verbindingen met NotuBiz in de Van der Wouwzaal. In de Van der Wouwzaal hangt één enkele camera. In de raadzaal, waar sinds geruime tijd gebruik wordt gemaakt van een cameravolgsysteem, worden deze problemen niet ervaren. De griffier van Barendrecht heeft aangegeven content te zijn met het voornemen om de Van der Wouw zaal ook in te richten met een cameravolgsysteem. Haar verwachtingen zijn dat hiermee een aantal problemen, die in de Van der Wouwzaal optreden met het uitzenden van de vergaderingen, zullen zijn verholpen. Financiële paragraaf In onderstaande tabellen wordt een overzicht gegeven van de voormalige (voor 2019) en huidige kosten (2022) van het digitale systeem, jaarlijks in rekening gebracht door NotuBiz. Dit is afhankelijk van het aantal vergaderingen. Per jaar zijn er rond de 30 vergaderingen die worden opgenomen. In 2019 waren de kosten in rekening gebracht door NotuBiz: Geluidsbestanden NotuBiz 2019 Audio (eenmalig per jaar) Verwerkingskosten (per maand) Hostingkosten (eenmalig per jaar)

€ 5337,00 € 260,00 € 342,00

Op dat moment werden van de vergaderingen alleen geluidsbestanden opgenomen en geplaatst op de website. Abonnementen NotuBiz 2022 Encoder Video Audio Ondertiteling Totaal (eenmalig per jaar) Per vergadering Ondertiteling Video Audio Totaal (per vergadering) Eens per jaar een nacalculatie op de hosting 2022 (eenmalig per jaar) 2023 (eenmalig per jaar)

€ 1.152,32 € 2.363,72 € 6.711,92 € 1.530,00 € 11.757,96

€ 48,98 € 34,29 € 123,81 € 207,08

€ 1.500,00 € 1.900,00

Zoals uit de tabellen blijkt waren de kosten van het systeem voor 2019 afgerond € 8800,- per jaar en het huidige digitale systeem (2022) voor onderhoud en abonnementen per jaar rond de € 22.000,-. In bijgevoegde offerte, bijlage 2, is aangegeven welke financiën er nodig zijn voor de aanschaf en het onderhoud van een cameravolgsysteem in de raadzaal van de Rederij (deze offerte dateert van 2022 en dient opnieuw te worden aangevraagd). De eenmalige kosten, inclusief de kosten om het systeem te installeren, bedragen € 41.129,87 (excl. BTW). De abonnementen en het onderhoud bedragen jaarlijks € 3862,25. De kosten voor het abonnement met NotuBiz van € 22.000 euro per jaar dienen nog bij de genoemde bedragen in de offerte te worden opgeteld. De vraag is nog of dit alle kosten zijn? 3

Wat valt er bijvoorbeeld onder een onderhoudsabonnement? Ook deze vraag kan worden meegenomen bij de nieuw op te vragen offerte. Alternatieven De aanschaf, installatie en onderhoud van een cameravolgsysteem in de raadzaal van de Rederij vraagt een investering en onderhoudskosten. Een alternatief voor het cameravolgsysteem zou zijn; het huidige systeem te blijven hanteren of terug te gaan naar alleen digitale geluidopnamen. Daarmee worden dan geen verbeteringen doorgevoerd voor zowel intern gebruik (griffie en raadsleden) als externe gebruikers (gebruiksgemak bezoekers). De commissie- en raadsvergadering blijven daarmee vanuit één enkele camerapositie te volgen, waardoor het digitaal volgen van de vergaderingen live en achteraf niet in kwaliteit vooruitgaat. Bij het andere alternatief (afschaal optie) zijn de vergaderingen alleen nog via geluidsopname terug te beluisteren. Door een van deze twee opties te kiezen volgt de gemeente Alblasserdam niet de ontwikkelingen die op het gebied van digitaal vergaderen plaatsvinden. Omringende gemeenten voeren langzamerhand het cameravolgsysteem in of breiden deze uit, bijvoorbeeld de gemeente Molenlanden en de gemeente Barendrecht. Door het huidige systeem te blijven hanteren komen er geen oplossing voor een aantal bestaande problemen.

Een probleem van het huidige één camerasysteem is dat de camera zo gericht staat op de zaal dat de tafel van de voorzitter, de griffier en de wethouders zichtbaar is en daarmee ook de (computer)schermen. Een cameravolgsysteem zou een oplossing betekenen voor dit vervelende probleem. Ook is bij het live volgen van een vergadering moeilijk te zien wie de spreker is. Bij een cameravolgsysteem komt de spreker met naam en partij in beeld evenals het agendapunt/onderwerp van dat moment. Verder is het huidige systeem ook kwetsbaar voor storingen en de verbinding met NotuBiz. Behalve dat dit voorafgaande aan iedere vergadering extra werkzaamheden met zich meebrengt, om het systeem te testen, geeft dit vervolgens tijdens de vergaderingen geen zekerheid dat de vergaderingen ook daadwerkelijk digitaal worden vastlegt. Het cameravolgsysteem zal naar verwachting geen sluitende oplossing bieden voor al deze digitale haperingen, maar de informatie van de gemeente Barendrecht en het bezoek aan de gemeente Molenlanden laten zien dat het cameravolgsysteem een verbetering is op deze punten. De verbinding gaat over minder schakels en is daarmee minder kwetsbaar, daarnaast is nauwelijks nog sprake van een vertraging. Kantekeningen Om de installatie van een cameravolgsysteem mogelijk te maken is er in 2022 een offerte opgevraagd bij het bedrijf Signco, zie bijlage 3.

Dit bedrijf heeft ook de huidige apparatuur geïnstalleerd in de raadzaal en vergaderruimte Ruim. In de offerte zijn de installatiekosten en programmering opgenomen. Daarbij is ook opgenomen het trekken van kabels ter plaatse indien nodig. De kanttekening kan worden geplaatst dat deze kosten niet nodig zijn en uit de offerte kunnen worden weggelaten, omdat het een uitbreiding is van de reeds bestaande apparatuur en de kabels en leidingen reeds zijn aangelegd bij de renovatie van het gebouw de Rederij. Ook is in de offerte minimaal opgenomen wat valt onder een onderhoudscontract. Bij storing in de apparatuur is het noodzakelijk om een onderhoudscontract te hebben, waarbij de nodige ondersteuning kan worden opgeroepen om de storing tijdig te verhelpen. Na aanleiding van het bezoek aan de gemeente Molenlanden is verlichting een aandachtspunt gebleken. Belangrijk is het om in het vervolgtraject naar de verlichting van de raadzaal te kijken en dan in het bijzonder de licht/zon inval en het effect hiervan op de nieuw te plaatsen camera's. Conclusie In 2020 is de renovatie van het gemeentehuis de Rederij afgerond. Vanaf die periode is de gemeenteraad van Alblasserdam via de website (met tussenkomst van NotuBiz) begonnen met het digitaal uitzenden van vergaderingen, daarvoor werden van de commissie- en raadsvergaderingen alleen geluidsbestanden gemaakt.

Tijdens de renovatie is er bij de aanleg van de raadzaal rekening gehouden met het eventueel uitbreiden van het digitale systeem, 4

maar in eerste instantie is gestart met één camera, zowel in de raadzaal als in vergaderzaal Ruim. Vanaf 2020 is er ervaring opgedaan met het digitaal uitzenden van vergaderen. Behalve voordelen zijn ook een aantal nadelen ondervonden. Het huidige systeem is redelijk kwetsbaar voor storingen en de verbinding met NotuBiz. Ook bij het houden van verschillende vergaderingen achter elkaar in een vergaderzaal, is het systeem gevoelig voor storingen. Ondertussen heeft, mede door de Corona periode, het digitaal vergaderen een enorme vogelvlucht genomen. In omringende gemeente, waaronder de gemeente Barendrecht en de gemeente Molenlanden, worden cameravolgsystemen aangeschaft. Bij de gemeente Barendrecht is informatie opgevraagd over het huidige functioneren van het cameravolgsysteem in de raadzaal en het nieuw aan te schaffen cameravolgsysteem voor vergaderzaal Van der Wouw. De gemeente Molenlanden is door een kleine delegatie van raadsleden, griffie en ambtenaren bezocht om een demonstratie te krijgen van het in de nieuwe raadzaal door Signco aangelegde audiovisuele systeem en is er een uitleg gegeven over de werking van het nieuw geïnstalleerde cameravolgsysteem. Hierbij viel vooral de hoge kwaliteit van het beeld en geluid op en de meerwaarde van het inzoomen van de camera's op personen, waarbij de naam en partij en het onderwerp dat gaande is in beeld verschenen.

Ook is stil gestaan bij het stemmen via de vergadermicrofoons, de werking/bediening van de achterkant van het systeem en de mogelijkheden van hybride vergaderen. Door de aanschaf van een cameravolgsysteem wordt het volgen en raadplegen van vergaderingen gebruiksvriendelijker voor bezoekers en gebruikers. Daarnaast worden de processen beter ondersteund. Een alternatief voor het cameravolgsysteem zou zijn het huidige systeem te blijven hanteren of terug te gaan naar alleen digitale geluidsopnamen. Daarmee worden dan geen verbeteringen doorgevoerd voor zowel interne als externe gebruikers. De commissie- en raadsvergadering blijven daarmee vanuit één enkele camerapositie te volgen, waardoor het digitaal volgen van de vergaderingen niet in kwaliteit vooruitgaat. Bij het andere alternatief (afschaal optie) zijn de vergaderingen alleen nog via geluidsopname terug te beluisteren. Door een van deze twee opties te kiezen volgt de gemeente Alblasserdam niet de ontwikkelingen die op het gebied van digitaal vergaderen plaatsvinden. In 2019 waren de jaarlijkse kosten € 8800,- voor alleen geluidsopname. Het huidige systeem (2022) bedraagt jaarlijks rond de € 22.000,-. Voor de aanschaf en installatie van een cameravolgsysteem is een offerte opgevraagd bij het bedrijf Signco, bijlage 3 (deze offerte komt uit 2022 en dient nog te worden herzien).

Volgens de offerte zijn de eenmalige kosten voor het installeren van het nieuwe systeem € 41.129,87. De abonnementen en het onderhoud bedragen jaarlijks € 3862,25 (hier komen de kosten van NotuBiz nog bij). De keuze die de gemeenteraad via een raadsvoorstel wordt voorgelegd is; of het systeem zo laten als het nu is (scenario 1), terug naar alleen geluidsopname (scenario 2) of het aanschaffen van een cameravolgsysteem voor de raadzaal (scenario 3). Investering eenmalig Alleen audio (2019) Digitaal 1- camera (2022) Cameravolgsysteem (offerte 2022)

Jaarlijks

Maandelijks/ per vergadering

Eenmalige verrekening

Totaal per jaar

-

€ 5337,00

€ 260,00 (p.m.)

€ 342,00

€ 8.800,00

-

€ 11.757,96

€ 207,08 (30x)

€ 1500,00

€ 22.000,00

€ 41.129,87

€ 3862,25 + PM NotuBiz

PM NotuBiz

PM NotuBiz

€ 3862,25 + PM NotuBiz

5

Voorgestelde raadsbesluit: -

-

Te kiezen voor scenario 3, een cameravolgsysteem te installeren in de raadzaal op basis van de (nieuw/hernieuwde) uitgebrachte offerte en een krediet beschikbaar te stellen van PM (offerte nog op te vragen 2023) eenmalig en PM jaarlijks, Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen.

Bijlage 1: Cameravolgsysteem (een nadere uitleg) De softwareproducten die worden aangeschaft voor het cameravolgsysteem zijn EasyConf en EasyCam. Deze worden vaak gebruikt binnen het openbaar bestuur, vanwege het houden van stemmingen via het microfoonsysteem. Maar ook omdat het geautomatiseerd de camera-aansturing, inclusief automatische naamweergave verzorgen, zodat vergaderingen via een livestream publiekelijk beschikbaar zijn. De genoemde producten ondersteunen deze processen en het versoepelen van de raadsvergadering staan daarbij centraal. EasyConf is op de hoogte van alles wat zich binnen de vergadering afspeelt: wie spreekt wanneer en over welk onderwerp én wat zijn de stemuitslagen. Deze informatie wordt benut in EasyCam, door geautomatiseerd namen in beeld te projecteren en om stemuitslagen tijdelijk in beeld te brengen. Het voorbereiden van het vergadersysteem met de juiste deelnemers en de agendapunten/stemmingen is daarbij vereist. In de praktijk is deze data echter vaak al beschikbaar. Door de koppeling van EasyConf met NotuBiz is het mogelijk de voorbereide vergaderingen inclusief deelnemers te synchroniseren met EasyConf. Deze koppeling kan wanneer er gebruik wordt gemaakt van de livestreaming van NotuBiz, ook gebruikt worden om alle metadata uit het AV systeem door te sturen naar NotuBiz.

Dit zorgt ervoor dat het audiovisuele verslag van de vergadering automatisch verrijkt wordt met agenda indexeringen, sprekersindexeringen en stemuitslagen. Indexeringen zijn bij het terugkijken van de vergadering beschikbaar om snel het juiste agendapunt of spreekmoment in de video te vinden. Dit maakt uw vergaderingenarchief makkelijker doorzoekbaar en verbeterd de ervaring voor kijkers van de livestream. EasyConf Connect maakt het mogelijk om deelnemers op afstand deel te laten nemen aan de vergadering. De deelnemer wordt hierbij een wezenlijk onderdeel van de zaal en wordt volledig meegenomen in de geautomatiseerde camera regie en automatische naamweergave. Bovendien zijn hybride stemmingen mogelijk en worden de sprekersindexeringen op dezelfde manier gegenereerd. Alle metadata van deze hybride vergadering is hierdoor nog steeds volledig beschikbaar via NotuBiz.

Bijlage 2: kijkcijfers oktober 2022 t/m juni 2023 VERGADERING

DATUM

AANTAL KIJKERS LIVE

AANTAL KIJKERS ON DEMAND

Commissie Grondgebied

6 juni 2023

191

67

Commissie Bestuur en Samenleving

6 juni 2023

210

197

Raadsvergadering

16 mei 2023

66

67

Commissie Grondgebied

18 april 2023

22

72

Installatievergadering Burgemeester

30 maart 2023

81

394

Raadsvergadering

28 maart 2023

201

162

Commissie Grondgebied

14 maart 2023

89

61

Commissie Bestuur en Samenleving

14 maart 2023

47

46

Raadsvergadering

14 februari 2023

43

71

Bekendmaking nieuwe Burgemeester

6 februari 2023

76

31

Afscheidsvergadering Burgemeester

31 januari 2023

47

82

Raadsvergadering

24 januari 2023

34

43

6

Commissie Grondgebied

17 januari 2023

12

19

Commissie Bestuur en Samenleving

17 januari 2023

47

31

Raadsvergadering

20 december 2022

19

65

Commissie Grondgebied

8 december 2022

13

68

Commissie Bestuur en Samenleving

8 december 2022

23

108

Begrotingsvergadering

8 november 2022

76

128

Raadsvergadering

1 november 2022

23

196

Commissie Grondgebied

18 oktober 2022

5

9

Commissie Bestuur en Samenleving

18 oktober 2022

23

155

Bijzondere raadsvergadering

3 oktober 2022

28

729

Totaal okt 2022 – juni 2023

4177 (LIVE + OD)

1376

2801

Bijlage 3: offerte van het bedrijf Signco Zie de apart toegevoegde offerte.

Bijlage 4: verslag van het werkbezoek aan de gemeente Molenlanden (raadzaal in De Spil in Bleskensgraaf) Zie de apart toegevoegde verslag.

7