Bijlage 2 Voorstel invulling rekenkamerfunctie Alblasserdam 2023.pdf

Voorstel invulling directeursmodel rekenkamerfunctie gemeente Alblasserdam Lauryan Bakker 14 november 2022

Inleiding •

Sinds 2019 geeft Necker met veel plezier invulling aan de rekenkamerfunctie van de gemeente Alblasserdam. Met Heleen van Rijnbach als directeur en Pim Steenbergen als coördinator/secretaris staat er een team klaar om de gemeenteraad ook voor de komende periode te ondersteunen met relevant onderzoek.

•

In 2019 is de rekenkamerfunctie opgestart, is er een dienstverleningsovereenkomst en een onderzoeksprotocol opgesteld en zijn er kennismakingsgesprekken gevoerd. Tussen 2020 en 2022 heeft de rekenkamerfunctie drie onderzoeken uitgevoerd: Raadscommunicatie (2020), Preventie in de jeugdhulp (2021) en Participatie en Omgevingswet (2022, werkzaamheden afgerond). Er zijn drie consultatieworkshops gehouden, twee rapportpresentaties gegeven en er heeft rondom de onderzoeken meerdere malen afstemming met de auditcommissie plaatsgevonden.

•

Voor de periode december 2022 – 1 januari 2024 doet Necker graag een aanbod. In dit voorstel leest u verder over de beoogde bemensing, resultaten, communicatie en besteding van het beschikbare budget.

“

Het contact met de auditcommissie vanuit de gemeenteraad van Alblasserdam is de afgelopen drie jaar waardevol geweest. Deze manier van communiceren tussen raad en Rekenkamer levert inhoudelijk goede onderzoeksrapporten op, waarbij de onafhankelijke positie van de Rekenkamer overeind blijft. Ik kijk uit naar een vervolg en intensivering van onze plezierige samenwerking.

Heleen van Rijnbach – Directeur rekenkamerfunctie

”

Invulling rekenkamer(functie)s Necker geeft voor meerdere gemeenten invulling aan de rekenkamer(functie). Dat betekent dat uw gemeenteraad profiteert van: •

Kennis en expertise op het gebied van rekenkameronderzoek

•

Ervaring met verschillende afstemmingsvormen tussen raad en rekenkamerfunctie

•

Inhoudelijke kennis van verschillende beleidsterreinen en onderwerpen

•

Beproefde efficiënte werkwijze

Inhoud •

Bemensing

•

Resultaat

•

Communicatie

•

Besteding beschikbaar budget

Bemensing

Directeur en secretaris/coördinator Heleen van Rijnbach Directeur In 2019 heeft uw raad Heleen van Rijnbach geselecteerd als directeur van de rekenkamer. Ook voor de komende periode zet zij zich graag in als directeur. Heleen was van 1997 tot en met december 2017 burgemeester in diverse middelgrote gemeenten. Daarvoor was ze 4 jaar wethouder. Ze is echt verknocht aan het lokaal bestuur. Ze heeft een brede kennis en ervaring van gemeentelijke (onderzoeks)onderwerpen. Zij was vele jaren vice-voorzitter van de Raad voor de Financiële Verhoudingen (adviesorgaan aan Kabinet en Tweede Kamer). Heleen onderhoudt het contact met de raad en de auditcommissie en is verantwoordelijk voor het functioneren van de rekenkamerfunctie.

Robert Klaassen Secretaris/coördinator Robert is politicoloog en onderzoeker/adviseur bij Necker. Rekenkameronderzoek vereist volgens hem nauwgezetheid en alertheid, met oog voor de balans tussen zorgvuldigheid in het proces en oog voor de wensen, belangen en ervaringen van verschillende betrokkenen. Daarbij is het belangrijk om zowel qua proces als qua inhoud oog te hebben voor de lokale context: wat in de ene gemeente goed werkt, kan in een andere gemeente lastig in de praktijk worden gebracht. Robert is in zijn werk altijd scherp op het proces en heeft oog voor de lange termijn, maar hij vind het ook belangrijk om goede relaties te hebben met de verschillende spelers en legt graag de verbinding tussen mensen. Dat past goed bij zijn beoogde rol als schakel tussen de directeur van de rekenkamer, de onderzoekers, de griffie en de gemeenteraad van Hardinxveld-Giessendam. Robert ondersteunt Heleen en is uw eerste aanspreekpunt ten aanzien van het proces.

Onderzoekers Het voordeel van een vaste directeur en secretaris/onderzoeker is de continuïteit. Doordat dit gewaarborgd is, worden de onderzoeksteams samengesteld op basis van expertise. Zo hebben wij voor het onderzoek naar Raadscommunicatie en Participatie en Omgevingswet ons zusterbedrijf Citisens ingeschakeld. Dit leidt tot een inhoudelijk gedegen onderzoek dat door de kennis van de lokale situatie van de directeur en secretaris maximaal relevant is voor Alblasserdam.

Ondersteuning vanuit de griffie U geeft aan de huidige vorm van samenwerking prettig te vinden. Van de griffie vragen wij de volgende ondersteuning: •

Ondersteuning bij de organisatie van de consultatieronde;

•

Ondersteuning bij (het plannen van) afspraken met de auditcommissie;

•

Assistentie bij het opvragen van stukken en het inplannen van interviews;

•

Coördinatie van de wederhoorprocedure;

•

Aanleveren van enige informatie voor ons jaarverslag.

Uiteraard zal de exacte invulling van het bovenstaande voorafgaand aan de start nog eens worden afgestemd met de griffie(r).

Resultaat

Uitgangspunten directeursmodel Om een rekenkamerfunctie met impact te zijn, hanteren wij de onderstaande uitgangspunten: •

Eén vast gezicht: Heleen van Rijnbach als directeur

•

Een flexibel team van ervaren en deskundige onderzoekers

•

Onafhankelijk én betrokken

•

Focus op positionering raad en ondersteuning van de raad bij het implementeren en door laten werken van onderzoeken

Werkwijze rekenkamerfunctie De rekenkamerfunctie werkt binnen een vaste jaarcyclus. Stap 1: consultatie onderzoeksprogramma (september – december)

Werkwijze rekenkamerfunctie Stap 2: opstellen en bespreken onderzoeksopzet (december – januari) •

Conceptonderzoeksopzet opstellen

•

Bespreking met auditcommissie

•

Definitieve opzet opstellen en start onderzoek volgens onderzoeksprotocol

Stap 3: jaarlijkse verantwoording (januari – februari) •

Opstellen jaarverslag

•

Bespreking jaarverslag met auditcommissie en jaarevaluatie

•

De directeur is het hele jaar aanspreekbaar op kwaliteit van het rekenkamerwerk, proces en de onderlinge relatie

Keuze in onderzoeksvormen

Communicatie

Communicatie Keuze voor een directeursmodel betekent veel betrokkenheid tussen raad en rekenkamer. In de komende jaren willen wij, naar uw wensen, dit contact intensiveren. Het contact verloopt op verschillende manieren: •

Meerdere malen per jaar afstemming tussen rekenkamerfunctie en de auditcommissie

•

Eén gezicht en primair aanspreekpunt met een directeur

•

Jaarlijks gesprek tussen de directeur en de driehoek

•

Presentatie en toelichting onderzoeken in de raad

•

Verantwoording via onderzoeksprogramma en jaarverslag

Evaluatie 2019 - 2022 De directeur heeft een evaluatiegesprek gehouden met de auditcommissie. Daarnaast is een evaluerend gesprek gevoerd tussen de griffier, commissiegriffier en Lauryan Bakker (directeur Necker) Hieronder staan de resultaten van deze gesprekken. •

Waardering op basis van de evaluatie 2019 – 2022: rekenkamerfunctie is een nuttig instrument, de kwaliteit van de onderzoeken zijn prima.

•

Wensen op basis van de evaluatie 2019 – 2022: meer toelichting en transparantie over opvolging consultatieworkshop en onderzoeksprogramma, meer zichtbaarheid voor de raad van de directeur, consultatieworkshop mag meer interactief en op basis van argumentaties en de rekenkamer mag meer communiceren naar de raad en auditcommissie. Tot nu toe is er nog weinig gebruik gemaakt van een regionaal ingestoken onderzoek. Interessant om dat meer te verkennen.

Opvolging evaluatie 2019 - 2022 •

Toelichting en transparantie over opvolging consultatieworkshop en onderzoeksprogramma: na een consultatieworkshop zal er een onderzoeksprogramma en – opzet worden toegestuurd aan de raad. Hierin is een kort verslag van de workshop opgenomen, waaronder een afweging en toelichting op de onderwerpskeuze en insteek van het onderzoek. De keuzes worden, samen met de onderzoeksopzetten, besproken in de auditcommissie.

•

Meer zichtbaarheid voor de raad door de directeur: door bovenstaande punt en door meer ruimte in het budget voor communicatie door te voeren, zal de rekenkamerfunctie meer zichtbaar en navolgbaar zijn voor de raad. De directeur zal een meer nadrukkelijke rol spelen bij presentaties en bijeenkomsten met de raad.

•

Meer communicatie naar raad en auditcommissie: de communicatie over de voortgang van onderzoeken zal worden geïntensiveerd en gecoördineerd worden door de secretaris. Dat geldt voor de voortgang van onderzoeken, eventuele wijzigingen in de onderzoeksplanning en mogelijke obstakels.

Accounthouderschap Vanuit Necker is er sinds 2022 een accounthouder directeursmodel, ingevuld door één van de directeur-eigenaren van het bureau zelf. Van de accounthouder mag u het volgende verwachten: •

Onderhouden van al het contact omtrent de opdracht (het contract, de dienstverleningsovereenkomst en de facturatie)

•

Eens per jaar en na drie jaar vanuit het bureau een gesprek tussen de accounthouder en de griffier over de voortgang en ervaringen t.a.v. de opdracht

•

Bundeling en terugkoppeling van de ervaringen en afspraken t.a.v. de opdracht naar de directeur en coördinator.

•

Organiseren van het contact en de afstemming tussen de directeuren en secretarissen van de verschillende rekenkamerfuncties die door Necker worden ingevuld. Faciliteren van de uitwisseling van ervaringen en kennis tussen de directeuren en secretarissen.

Het accounthouderschap wordt ingevuld door Lauryan Bakker. Directeur-eigenaar bij Necker, 15 jaar ervaring met rekenkamerwerk en zelf directeur van een rekenkamer in het midden van het land.

Besteding beschikbaar budget

Budgetbesteding (1/3) Verdeling budget •

Om als rekenkamer goed te functioneren, en voldoende invulling te kunnen geven aan de wensen omtrent contact en communicatie vanuit de raad is een intensivering van het budget ten opzichte van voorgaande jaren nodig. De richtlijnen vanuit de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) gaan uit van €1,00 per inwoner en in het proces om te komen tot een nieuwe wet Versterking decentrale rekenkamers wordt zelfs uitgegaan van €1,30. Op basis van bovenstaande informatie wordt aan de raad voorgesteld om een budget van € 20.000 euro beschikbaar te stellen. In onze offerte gaan wij van minimaal dit budget uit.

•

In de periode 2019 – 2022 is 15% van dit budget besteed aan de instandhouding van de rekenkamerfunctie (overheadkosten) en 85% van het budget aan onderzoek. Met de voorgenomen verhoging van het budget kan dit worden gehandhaafd.

•

Overheadkosten bestaan onder andere uit: consultatieronde, bespreken van de onderzoeksopzet, verantwoording over onderzoeksprogramma en opstellen jaarverslag

•

In de DVO is een bepaling opgenomen voor jaarlijkse indexering van de tarieven voor de directeur, coördinator en onderzoekers.

Budgetbesteding (3/3)

Activiteit

Bandbreedte kosten

“Regulier” rekenkameronderzoek

€ 10.000 – 20.000

Kosten per onderzoeksactiviteit

Raadsconferentie

€ 4.000 – 10.000

Hiernaast treft u een bandbreedte van de kosten die gepaard gaan met verschillende typen onderzoeksactiviteiten. Omdat elk onderzoek maatwerk is, kan hiervan worden afgeweken. De rekenkamerfunctie legt altijd verantwoording af over haar keuzes (zie ook onder Communicatie).

Quickscan

€ 5.000 – 10.000

Doorwerkingsonderzoek

€ 7.000 – 15.000

Rekenkamerbrief

€ 5.000 – 7.000

Populatieanalyse/modellering

€ 3.000

Raadsworkshop

€ 2.500

Duidingssessie

€ 2.000 – 3.000

Digitale consultatie

€ 3.000 – 4.000

Tot slot

Tot slot De directeur, coördinator en onderzoekers kijken er naar uit om zich ook in de periode december 2022 – 1 januari 2024 voor uw gemeenteraad in te zetten. Ik vertrouw er op u hiermee een passend aanbod te hebben gedaan. •

Deze offerte is geldig tot 31 maart 2023

•

Bij gunning stellen we een nieuwe dienstverleningsovereenkomst op, waarin nadere invulling wordt gegeven aan afspraken over onder andere geheimhouding, non-concurrentie, budget, resultaat en facturatie

•

De getekende offerte mag digitaal verzonden worden naar: staf@necker.nl of, per post naar Necker t.a.v. secretariaat: Lunettenbaan 51-53, 3524 GA Utrecht.

Met vriendelijke groet, Necker

Lauryan Bakker

Directeur

Voor akkoord:

@ NeckervanNaem