Bijlage 2 - Raadsinformatiebrief aanvullende info Rekenkameronderzoek Subsidiebeleid 2023.pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp

: Aanvullende informatie opvolging aanbelevingen

Aanleiding

: Rekenkameronderzoek Subsidiebeleid 2023

Datum

: 23 augustus 2025

Portefeuillehouder

: Margreet de Deugd

Schrijver

: Q. Jurel

Geachte leden van de gemeenteraad, De Rekenkamer Alblasserdam heeft in de periode 2023-2024 onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid van de gemeente. Het college heeft op 29 mei 2024 een reactie gegeven op de bevindingen in het rapport. De reactie van het college is opgenomen in de bestuurlijke nota, waarna het integraal onderdeel werd van het rapport. Per raadsmemo van 23 mei 2024 is de raad nader geïnformeerd over het subsidiebeleid en de herziene subsidieregelingen. In het presidium van mei 2025 heeft de fractie D66 het college verzocht om nadere informatie en te voorzien in een concrete reactie per aanbeveling uit het rapport. U ontvangt deze raadsinformatiebrief om u te informeren over de voortgang van het opvolgen van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Alblasserdam. Met deze raadsinformatiebrief doen we de toezegging van 4 juni 2024 uit de commissie Bestuur en Samenleving af. Het subsidiebeleid van de gemeente bestaat uit de Algemene Subsidieverordening 2014 als kapstok.

Onder de verordening voeren we drie subsidieregelingen uit binnen het sociaal domein, namelijk:  Subsidieregeling Sociaal en Maatschappelijk Domein 2024  Subsidieregeling Waarderingssubsidies 2024  Subsidieregeling Kindgebonden financiering peuteropvang en voorschoolse educatie 2025 De centrale onderzoeksvraag in het Rekenkameronderzoek was hoe het subsidiebeleid van de gemeente Alblasserdam is ingericht en hoe de doelmatigheid en doeltreffendheid hierin zijn geborgd. Met het subsidiebeleid voorzien we in de uitvoering van verschillende diensten en activiteiten met betrekking tot zorg, welzijn, onderwijs, sport, jeugd, cultuur en recreatie. Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat het subsidiebeleid en -proces steeds meer op orde komt. Tegelijkertijd zijn er ook verbeterpunten, waaronder betere financiële sturing en monitoring op resultaten van het subsidiebeleid. Zoals aangegeven in de reactie van het college op het rapport en de raadsmemo ‘herziene subsidieregelingen en ongewijzigd laten van ASV’ van 23 juli 2024 zijn sinds de publicatie van het rapport al significante verbeterstappen gezet. Zo zijn de subsidieregelingen herzien en is de toepassing van begrotingssubsidies verbreed. Daarnaast heeft het subsidieproces zich het afgelopen jaar verder doorontwikkeld. Hieronder leest u per aanbeveling welke voortgang is geboekt.

Aanbeveling 1: Zet waar mogelijk in op meerjarige subsidies Het klopt dat we nu voornamelijk eenjarige subsidies verstrekken terwijl de beleidsdoelstellingen vaak betrekking hebben op de lange termijn. Dit is vooral het geval met begrotingssubsidies; subsidies die met naam van de ontvangende partij en bedrag zijn opgenomen in de begroting. Voor de begrotingssubsidies wordt verkend om, waar mogelijk, over te gaan op het verlenen van meerjarige subsidies.

Met meerjarige subsidieverlening is het van belang dat de dossiervorming op nauwkeurige wijze gebeurt. In lijn met de aanbeveling uit het Berenschot onderzoek wordt gewerkt aan verbeterd accounthouderschap. Voor alle partners die een begrotingssubsidie ontvangen is een accounthouder aangewezen binnen de gemeente. Daarnaast wordt gewerkt aan het formuleren van heldere doelstellingen op verschillende beleidsterreinen. Het college levert in Q4 2025 de visie sociaal domein op. Het opstellen van een subsidie monitoringplan nemen we mee als onderdeel van de ontwikkelingen in het accounthouderschap en het subsidieproces 2026. Aanbeveling 2: Stuur een herinneringsmail aan organisaties en creëer een handzaam en duidelijk overzicht van de subsidieprocedure en -mogelijkheden. Zet dit breed uit onder relevante organisaties. Om de communicatie vanuit de gemeente naar de verschillende partners te verbeteren is een functionele mailbox ingericht voor subsidies. Zo zorgen we ervoor dat partners altijd in contact kunnen komen met de gemeente gedurende het subsidiejaar en voorkomen we dat het contact afbreekt door interne personeelswisselingen. Bij nieuwe ontwikkelingen in het subsidieproces worden alle subsidiepartners geïnformeerd per brief en per mail, waar ook extra op is ingezet.

Ook worden bredere communicatielijnen ingezet om (nieuwe) partners te bereiken waar we geen structurele subsidierelatie mee hebben, bijvoorbeeld via het gemeentenieuws. Zo hebben partners in augustus 2025 een brief ontvangen, per mail en per post, over de vernieuwde subsidies webpagina op de site van de gemeente en de nieuw ontwikkelde webformulieren voor jaarsubsidies en vaststellingsverzoeken. De herziene webpagina biedt een duidelijk overzicht van het subsidieproces en de voorwaarden waaraan partners moeten voldoen om een subsidieaanvraag in te dienen. Met de invoering van de nieuwe webformulieren beogen we een efficientieslag te maken bij het indienen, beoordelen en verwerken van de binnengekomen subsidieaanvragen. Tot slot hebben we ambtelijk en bestuurlijk onze contacten met gesubsidieerde partners geïntensiveerd. Aanbeveling 3: Maak intern en extern inzichtelijker welke subsidierelaties er zijn en hoe die bijdragen aan de beleidsdoelstellingen. Jaarlijks wordt een subsidieregister opgesteld om inzichtelijk te maken aan welke partners subsidies zijn verstrekt in het afgelopen jaar en welk subsidiebedrag hiermee gemoeid ging. Het subsidieregister werd jaarlijks gepubliceerd na vaststelling van de subsidies.

We vinden het belangrijk om transparant te communiceren over het subsidieproces en inzichtelijk te maken welke subsidierelaties er zijn er hoe die bijdragen aan beleidsdoelstellingen van de gemeente Alblasserdam. In opvolging van deze aanbeveling is besloten om het format van het subsidieregister aan te passen. Hiervoor hebben we ons laten inspireren door de subsidieregisters van andere gemeenten. Bijgevoegd treft u het vernieuwde subsidieregister, uitgebreid met een korte omschrijving van de gesubsidieerde activiteiten per subsidiepartner. Daarnaast is ook gekozen om het subsidieregister niet pas te publiceren na vaststelling van de subsidies, zodat eerder gecommuniceerd kan worden over de verleende subsidies. Om die reden zal ook het subsidieregister 2025 voor het eind van dit jaar worden gepubliceerd, met duidelijke vermelding dat het gaat om verleende subsidiebedragen. Na vaststelling in 2026, zullen de vastgestelde bedragen worden gepubliceerd. Aanbeveling 4: Actualiseer de subsidieverordening uit 2014 en stel de raad in de gelegenheid om kaders te stellen. Zoals in de raadsmemo van 23 juli 2024 is aangegeven is de ‘Algemene Subsidieverordening gemeente Alblasserdam 2014’ nog actueel en komt deze juridisch toe aan de modelverordening van de VNG. Een verdere actualisering is op dit moment niet nodig.

Zodra de VNG een wijziging aanbrengt in de Model Algemene subsidieverordening 2013 wordt, in afstemming met het Juridisch Kenniscentrum van de Drechtsteden, gekeken naar de doorwerking daarvan in de ASV van de gemeente Alblasserdam. De gemeenteraad zal te zijner tijd in de gelegenheid worden gesteld om kaders te stellen. Wij hopen u met deze reactie voldoende te hebben geïnformeerd over de opvolging van de aanbevelingen.

Pagina 2 van 3

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

De secretaris M. van Hall

De burgemeester J.W. Boersma

Pagina 3 van 3