Bijlage 2 memo DG&J 2de Burap 2022.pdf

Zorgaanbieder Gebrekkig declareert niet administratief proces verleende zorg of aanbieders declareert onjuist Fraude (niet declarabele uren) Gebrekkig inzicht in Gebrekking de productie/ administratief proces zorgconsumptie en/of te hoge door laat indienen administratieve last van declaraties aanbieders door zorgaanbieders.

Ernst (E)* Kans (K)**

4

2

Ontbrekend inzicht in zorgconsumptie; als gevolg daarvan minder tijdige bijsturingsmogelijkh eden en minder betrouwbare prognoses Onhoudbaarheid financien en daarmee voortbestaan huidige inrichting en werking stelsel

Bezuinigingen vanuit het Rijk Groei zorgvraag Bedrijfsbelang aanbiecders (meer) zorg te leveren Ingezette zorg niet doelmatig en niet effectief Toegang niet streng genoeg Inzet jeugdhulp JNV wordt ingezet op Hogere kosten (JNV) naar voren preventie en preventie leidt niet tot lagere leidt mogelijk niet tot kosten lagere 2e lijns gespecialiseerde jeugdhulp

Mogelijke aanvullende maatregelen:

Ja/ nee***

Hoe risico te voorkomen/ te verminderen?

Nee

Afspraken met aanbieders bij nieuwe inkoopronde 2022 over reductie inzet per jeugdigdige Normenkader en afbakening jeugdhulp Perspectiefplan Casemanagement bij jeugdteams Contractmanagement SOJ

8

Gedeeltelijk, door procesinrichting bij Stichting Jeugdteams

4

2

4

2

3

3

Betaling onrechtmatig / frauduleus gedeclareerde zorg

Betaling onrechtmatig / frauduleus gedeclareerde zorg

Borging (behersingsmaatregelen / key controls)

3

3

4

3

3

3

Verhogen budgetbewustzijn door project anders zorgen (in uitvoering) Poject uit aanjaagplan 8 verwijzerstroom huisarts via jeugdteams Project aanjaagplan POH huisarts (bij een aantal gemeenten al operationeel) Gedeeltelijk via controle verklaring Aanstellen preventiemedewerker accountant bij productieverantwoording fraude >100k. Bij productie< 100k separate controle Rechtmatigheid en fraude 8 Monotoring potentiele dubbele declaraties controles Aanscherping case en contractmanagement Ja voor aspect onrechtmatigeheid/fraude Fraudepreventie functionaris door: Fraude controle -Procesinrichting bij Stichting Jeugdteams en Verhogen budgetbewustzijn door toetsingskader SOJ project anders zorgen (in -Niet rechthebbende cliënten kunnen dit niet uitvoering) direct omzetten in financieel voordeel, muv Verhoogde aandacht bij inzet Sociaal Netwerk Jeugdteams voor hoogte -Er is geen uitbetaling aan cliënten, muv inzet beschikkingen 9 sociaal netwerk -Alleen geldelijk voordeel met samenspanning in de keten JT-cliëntaanbieder, bij inzet sociaal netwerk alleen JTclient Minder borging voor te hoog afgeven beschikking (de gap tussen beschikking en uitnutting is in ZHZ veel hoger dan landelijk)

9

9

Gedeeltelijk met proef rechtmatigheidscontroles, huisbezoek ontbreekt door corona

Fraudepreventie functionaris Opschaling rechtmatigheid en fraude controle

Gedeeltelijk, voorschotten zijn afgeschaft en OHW-financiering wordt afgebouwd Aanspreken aanbieders door contractmanagement

Boetes op te laat declareren Niet meer vergoeden te laat gedeclareerde zorg Sterker aanspreken door contractmanagement

Gedeeltelijk (maatregelen in voorbereiding of uitvoering) Maatregelen Aanjaagplan Overige maatregelen Nieuwe inkoop 2022

Strakkere monitoring en sturing op uitvoering maatregelen en effect van maatregelen

12

Gemeenten kunnen elkaar aanspreken op inzet JNV 4

2

8

Rechtmatigheid inkopen Op verzoek van de auditcommissie besteden wij in de 2de burap 2022 specifieke aandacht aan de rechtmatigheid van de inkopen. Wij richten ons hierbij op de naleving van inkoopregels zoals ze zijn opgesteld in de Aanbestedingswet 2012. In het accountantsverslag 2021 wordt wat betreft de bestedingen de volgende opmerkingen gemaakt: ▪

▪

▪

Het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid (geen onderdeel normenkader) wordt niet consequent nageleefd. Wij dringen erop aan uw procedures hierop aan te scherpen. In 2021 is voor een bedrag van € 1,2 miljoen facturen betaald zonder dat daaraan een contract aan ten grondslag lag. Prestatielevering wel vastgesteld, maar wij dringen aan op aanscherping van de procedures. Vanuit de controle van de EU aanbestedingsrechtmatigheid onrechtmatigheden ad € 0,2 miljoen geconstateerd.

In 2021 zijn de bestedingen van het cluster COVID-19 uitvoeringsorganisatie circa 69% van het gehele inkoopvolume van DGJ geweest. DGJ heeft eind 2021 BDO Legal gevraagd een advies uit te brengen omtrent de rechtmatigheid van gedane inkopen ter bestrijding van COVID-19. Door BDO Legal is onder ander geadviseerd om een zekere mate van basisinfrastructuur in te richten. Ten aanzien van bovenstaande bevindingen van zowel de accountant als BDO Legal heeft DGJ onderstaande beheersmaatregelen genomen: ▪ ▪

49

Vanaf eind 2021 is een eigen inkoopadviseur ten behoeve van de COVID-19 uitvoeringsorganisatie aangesteld. Vanuit de opgestelde spendanalyse zijn de volgende aanbestedingen voor zowel COVID-19 als de reguliere DGJ uitgevoerd: - Europese openbare aanbesteding Raamovereenkomst Medische verbruiksen gebruiksartikelenartikelen met Tenderned kenmerk TN 324160, publicatiedatum 30 juli 2021. - Europese openbare aanbesteding Arbodienstverlening Drechtsteden, OZHZ en DG&J, Sociale en andere specifieke diensten, kenmerk TN 327308, publicatiedatum 8 oktober 2021. - Europese openbare aanbesteding Beveiliging en Verkeersdiensten t.b.v. test -en vaccinatielocaties met Tenderned kenmerk TN: 343563, publicatiedatum 6 januari 2022. - Europese openbare aanbesteding Raamovereenkomst Inhuur Uitzendkrachten Regio Drechtsteden, kenmerk TN 345336, publicatiedatum 26 januari 2022. - Europese openbare aanbesteding Raamovereenkomst Schoonmaakdiensten t.b.v. alle locaties DG&J, kenmerk TN 347156, publicatiedatum 15 februari 2022. - Europese openbare aanbesteding Backoffice-applicatie Sociaal Domein Jeugd t.b.v. Serviceorganisatie Jeugd ZHZ, kenmerk TN 350445, publicatiedatum 3 maart 2022. - Vrijwillige transparantie vooraf Inhuur EHBO medewerkers, kenmerk TN 366525, publicatiedatum 21 juni 2022; - Meervoudig onderhandse aanbesteding Warme Drankenautomaten, datum offerteaanvraag 3 december 2021.

Meervoudig onderhandse aanbesteding Raamovereenkomst Levering sanitaire verbruiksartikelen t.b.v. alle locaties DG&J, datum offerteaanvraag 4 april 2022. - Meervoudig onderhandse aanbesteding Raamovereenkomst Evenementenorganisatie, (opbouwen, inrichten en afbouwen van test- en vaccinatielocaties), Sociale en andere specifieke diensten, datum offerteaanvraag 23 juni 2022. - Meervoudig onderhandse aanbesteding Raamovereenkomst Afvalverwerking t.b.v. test- en vaccinatielocaties, datum offerteaanvraag 5 september 2022. Naast de inkoopadviseur is er inzet van een financieel adviseur, kwaliteitsadviseur en juridisch adviseur t.b.v. de COVID-19 uitvoeringsorganisatie. Proces van contractregistratie, contractbeheer en contractmanagement is vastgesteld. Uitvoeren van periodieke steekproeven waarbij wordt onderzocht of op goede wijzer aan contractregistratie- en beheer wordt gedaan door de kwaliteitsadviseur. Als uitgangspunt voor de steekproeven wordt de factuur genomen. Interne procedures ten behoeve van bestellingen ten aanzien van de COVID-19 uitvoeringsorganisatie zijn opgesteld. Met de gecontracteerde partijen ten behoeve van inhuur van medewerkers zijn afspraken gemaakt om te factureren op basis van ingeplande uren zoals vermeld in het planningssysteem Shiftbase. Een rechtmatigheidsanalyse van de spend per crediteur is opgesteld vanaf de inkopen 2019 t/m eind augustus 2022.

Inkoopdossiers van top 10 leveranciers zijn aanwezig. -

▪ ▪ ▪

▪ ▪

▪ ▪

De volgende beheersmaatregelen zullen nog getroffen gaan worden: ▪ ▪

Analyse van homogene opdrachten die in de huidige situatie zijn ondergebracht bij meerdere crediteuren. Opstellen aanbestedingskalender t.b.v. COVID-19 uitvoeringsorganisatie en reguliere DGJ.

Ten aanzien van de opmerkingen van de accountant (zie vorige pagina) kan worden gesteld dat de nadruk voornamelijk bij de tweede bullit heeft gelegen. Uit de opsomming van bovenstaande blijkt dat ook het voldoen aan het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht heeft gekregen (meervoudige onderhandse aanbestedingen), dit moet echter nog wel verder ontwikkelt worden. Bij de derde bullit werd aangegeven dat er onrechtmatigheden waren geconstateerd, omdat het meerjarige contracten betreft blijft deze onrechtmatigheid van kracht.

50

Bestuurlijke besluitvorming In de bestuurlijke planner is opgenomen op welk moment in het Algemeen Bestuur een stuk wordt geagendeerd en of dit een besluitvormend, informatief of opiniërend karakter heeft. In bijlage 1 is de planner voor de komende maanden in 2022 weergegeven. In de periode juni – augustus zijn in het algemeen bestuur de volgende onderwerpen besproken: Concern: ▪ Aanwijzen leden Auditcommissie ▪ Vaststellen Jaarstukken 2021 ▪ Vaststellen Begroting 2023 ▪ Vaststellen 1ste Bestuursrapportage 2022 ▪ Vergaderplanning 2023 ▪ Vergoedingsregeling klachtencommissie Onderdeel Dienst Gezondheid & Jeugd: ▪ Project Nu Niet Zwanger Onderdeel Serviceorganisatie Jeugd: ▪ Inspectierapport Veiligheidsketen (informatief)

51

Bijlage 1 Bestuurlijke planner Maand

Algemeen Bestuur

November

17 november Besluitvormend ▪ 2de Burap 2022 ▪ Vaststellen wijziging begroting 2022 SOJ Opiniërend ▪ Ontwikkelingen Forensische Geneeskunde ▪ Uitwerking wijziging Wgr ▪ Herziening reglement van orde AB. Informerend ▪ Aangepast beleid op vrijstelling op grond van richting bezwaar

THEMABIJEENKOMST 24 november ▪

December

Ontwikkelingen Dienstverlening en ROA

1 december Besluitvormend ▪ Nu Niet Zwanger ▪ Herziening reglement van orde AB.

52

Gemeenteraad

Na zienswijze gemeenteraden.

Planning

53

54