Bijlage 1 Procesaanpak vroegsignalering Drechtsteden dec 2020.pdf

Procesaanpak vroegsignalering voorgestelde procesaanpak vroegsignalering Drechtsteden vanaf 1 januari 2021

Drechtsteden, December 2020

1. Achtergrond Eén van de belangrijkste verplichtingen die de aangepaste Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) aan gemeenten oplegt is het organiseren van vroegsignalering. In de Wgs is expliciet opgenomen dat gemeenten daarvoor persoonsgegevens mogen uitwisselen. De aanpassing van de Wgs biedt nu een wettelijke basis voor de gegevensuitwisseling tussen de in de wet genoemde partijen. Artikel 3 van de aangepaste Wgs stelt dat het college tot taak heeft om: (art 3, 1b) “…een inwoner een aanbod te doen tot een eerste gesprek als bedoeld in artikel 4, eerste lid, als een bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te bepalen signaal van schuldeisers is ontvangen door het college over betalingsachterstanden, dat een goede indicatie vormt voor meer schulden”. De gegevensuitwisseling heeft betrekking op betalingsachterstanden in huur, zorgpremie, of nutsvoorzieningen. Schuldeisers melden dit aan de gemeenten en die zijn verplicht om bij alle signalen, dus ook enkelvoudige, een aanbod te doen voor een eerste gesprek. Dat kan via een huisbezoek, maar ook per mail of telefonisch. In de Drechtsteden hebben de gemeenten de uitvoering van de Wgs en daarmee ook de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de vroegsignalering, belegd bij de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD).

In de afgelopen periode heeft de SDD, in afstemming met de afzonderlijke gemeenten, hier verdere invulling aangegeven is een procesaanpak tot stand gekomen waarin gemeenten en SDD gezamenlijk optrekken. 2. Werkzaamheden vroegsignalering tot eind 2020. Vormen van samenwerking tussen partijen, gericht op vroegsignalering en gegevensverwerking is niet nieuw. Voorbeelden van samenwerking tussen gemeenten en SDD zijn het convenant "Samenwerkingsafspraken Preventie Huisuitzettingen Drechtsteden 2018-2021" en de aanpak wanbetalers zorgverzekering. Naast deze regio-brede initiatieven heeft de gemeente Dordrecht, in het kader van het programma Samen tegen Armoede 2018 – 2022, een project “Vroeg eropaf” in Dordrecht West gestart. Deze pilot is begin 2020 verbreed tot een project in het kader van vroegsignalering zoals nu in de aangepaste Wgs is opgenomen1. Voor het melden van de signalen over de cliënten ondertekenden de SDD, woningcorporatie Trivire, de gemeente Dordrecht en landelijke werkende vaste lasten crediteuren (verzekeraars, energiebedrijven en waterbedrijven) het “convenant Vroegsignalering Schulden Drechtsteden”. Met de ondertekening van dit convenant konden inwoners met een betalingsachterstand gericht benaderd worden. Uitwisseling van signalen op basis van het convenant vindt plaats middels een geautomatiseerd meldingssysteem, RIS matching.

Met de borging van vroegsignalering in de Wgs is het beheer van dit systeem overgegaan van Dordrecht naar de SDD. 3. Stappen om per 1 januari 2021 vroegsignalering verder uit te rollen. Per 1 januari 2021 moet volgens de Wgs de gegevensuitwisseling tussen schuldeisers en SDD verder vorm gegeven worden. Op 1 januari 2021 is vroegsignalering in de Drechtsteden evenwel nog niet opgenomen in een vastgesteld beleidsplan schuldhulpverlening. Om die reden wordt voorgesteld de verplichte uitbreiding van de vroegsignalering te baseren op een convenant. Voorgesteld wordt het bestaande convenant van de SDD en Dordrecht met een addendum uit te breiden en ter tekening voor te leggen aan de Drechtstedengemeenten. Op die manier kan uitbreiding van de vroegsignalering van een bestuurlijke basis worden voorzien.

1 Een belangrijk verschil met de situatie van voor 2021 zal zijn dat in de aangepaste Wgs bepalingen omtrent de privacy regelgeving zijn opgenomen. Daarmee is het vaststellen van afzonderlijke convenanten niet langer nodig. Voorwaarde is wel dat de aanpak van de vroegsignalering in het beleidsplan schuldhulpverlening is opgenomen. Pagina 2 van 5

4. Voorgestelde invulling vroegsignalering De SDD en Drechtstedengemeenten kunnen zich vinden in een gezamenlijke invulling van de vroegsignalering in de Drechtsteden.. Daarbij wordt voortgebouwd op (positieve) ervaringen met eerdere projecten, zoals de aanpak van betalingsachterstanden ziektekostenpremie (het CAK project). In de voorgestelde werkwijze vroegsignalering komen alle meldingen over betalingsachterstanden binnen bij de SDD.

Er wordt een onderscheid gemaakt in meldingen van klanten die bij de SDD bekend zijn als bijstandsgerechtigde of vanwege schuldhulpverlening en meldingen van mensen die niet bekend zijn bij de SDD. Onderstaand schema geeft weer hoe de vervolgacties er uit zien (n.b. alle meldingen komen in eerste instantie binnen bij de SDD):

Enkelvoudige en meervoudige meldingen met betalingsachterstand < € 500. Enkelvoudige en meervoudige melding met betalingsachterstand > € 500

Bekend bij de SDD

Niet bekend bij de SDD

SDD stuurt een brief met informatie over schuldhulpverlening met een lokaal aanbod bij de betreffende gemeente * SDD stuurt een brief met informatie over schuldhulpverlening met een lokaal aanbod bij de betreffende gemeente. SDD neemt na 2 weken nogmaals telefonisch contact op met een intake aanbod SDD

SDD stuurt een brief met informatie over schuldhulpverlening* Melding wordt doorgestuurd naar de betreffende gemeente. Gemeente onderneemt actie *

* De opvolging na de meldingen is aan de gemeenten. Sommige maken gebruik van het aanwezige sociaal wijkteam, andere zetten een aanbieder in of maken gebruik van de expertise van de SDD. De gemeenten is hierin in de lead.

In het geval dat iemand aangeeft met de gemeente in gesprek te willen, moet dit gesprek binnen 4 weken plaatsvinden. Als in dit eerste gesprek de hulpvraag is vastgesteld, gaat de Awb termijn voor besluitvorming lopen. De Wgs stelt dat er vervolgens binnen maximaal 8 weken een beschikking moet worden afgegeven waaruit blijkt of de klant wordt toegelaten tot schuldhulpverlening. Daarbij moet ook een plan van aanpak zijn gevoegd. Deze termijn moet bij verordening geregeld zijn. De SDD stelt in de

Pagina 3 van 5

betreffende conceptverordening, waarover de Drechtsraad naar verwachting in maart 2021 zal beslissen, een termijn van 4 weken voor. De schuldeisers krijgen een terugmelding over het besluit dat in de beschikking is opgenomen en worden betrokken bij het vervolg van het schuldhulpverleningstraject. Gemeenten kunnen voor de signaalopvolging na de melding het sociaal wijkteam inschakelen. In dat geval zal de gemeente een samenwerkingsovereenkomst en een verwerkingsovereenkomst moeten tekenen met het sociaal wijkteam. Het sociaal wijkteam treedt op als 'verwerker' in de zin van de AVG wat betreft de overgedragen taken van de gemeente. Het proces in schema:

Deze werkwijze wordt periodiek geëvalueerd en zo nodig aangepast. N.b. in bovenstaand schema wordt een termijn van 8 weken genoemd voor de afgifte van de beschikking, na het eerste gesprek. Dit is de wettelijke maximale termijn. In de concept verordening reactietermijn vroegsignalering SDD wordt uitgegaan van een termijn van 4 weken. Op basis van een eerste prognose wordt in 2021 een totaal van ongeveer 1500 cliënten verwacht, waarvan ruim de helft klanten van de SDD zullen zijn.

5. Privacy waarborgen De infrastructuur rond de gegevensuitwisseling is met de nodige zorg en waarborgen vormgegeven en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de AVG staat een aantal grondslagen op basis waarvan organisaties persoonsgegevens mogen verwerken. Bij vroegsignalering is dat op basis van een wettelijke taak, namelijk de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Op het moment dat er aan iemand een hulpaanbod wordt gedaan. staat het deze vrij het hulpaanbod te aanvaarden of te weigeren. Om te zorgen dat het proces van de gegevensuitwisseling bij vroegsignalering conform AVG is, voeren de SDD en alle individuele Drechtstedengemeenten een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uit, Pagina 4 van 5

waarin de privacy risico’s van de gegevensverwerking in kaart worden gebracht en maatregelen worden genomen om die risico’s te beperken. Bij vroegsignalering worden uitsluitend gegevens uitgewisseld tussen de signaalpartners (landelijke convenantpartners: energiemaatschappijen, woningcorporaties, waterbedrijven en zorgverzekeraars), en de SDD / gemeenten. Signaalpartners kunnen niet in elkaar systeem kijken. Het systeem dat wordt gebruikt, voldoet aan alle veiligheidseisen zoals voorgeschreven voor overheidsorganisaties. Nadat de convenantpartners hun signalen in het systeem hebben gezet, 'matcht' deze automatisch de schulden vanuit één adres, doet een check met het BRP, controleert of de persoon bekend is bij de SDD en bepaalt de hoogte van de betalingsachterstand. Gebaseerd op deze matching komt een inwoner uit de Drechtsteden terecht in het postvak van de SDD of in die van een van de Drechtstedengemeenten. Gegevens kunnen niet in het "in het systeem blijven hangen” . Gegevens worden niet langer dan strikt noodzakelijk opgeslagen en ook niet voor andere bewerkingen gebruikt. De data wordt elke 6 maanden automatisch verwijderd. Dat is conform landelijke richtlijnen. Mochten inwoners de data sneller verwijderd willen hebben kan dat. Er is in dit proces nergens sprake van gegevens opslaan buiten het zicht van betrokkenen.

Alle betrokkenen hebben het recht inzage te doen in hun dossier. Dat kan bij de SDD maar ook bij de gemeenten of het wijkteam. Het is aan de individuele gemeenten om de opvolging van de signalen te organiseren. Wanneer een gemeente kiest voor het maken van afspraken met de wijkteams, moeten daarin ook de privacy-afspraken geborgd zijn. Verantwoordelijken bij het wijkteam moeten conform de AVG een overeenkomst afsluiten volgens een bindend VNG-model.

6. Ten slotte De startdatum van de projecten vroegsignalering kan per gemeente verschillen. De gemeente Dordrecht start, gebruik makend van de opgedane ervaringen met het project "vroeg er op af" in 2019 / 2020 per 1 januari 2021. De precieze startdatum voor de andere Drechtsteden gemeenten wordt in samenspraak met deze gemeenten bepaald, dit mede gezien de voorbereidingen die alle gemeenten afzonderlijk moeten treffen ter voorbereiding op deze nieuwe taak. In de lokale media wordt herover gecommuniceerd.

Pagina 5 van 5