Bijlage 1 Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten.pdf

BESCHRIJVEND DOCUMENT ACCOUNTANTSDIENSTEN Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van accountantsdiensten met kenmerk 200148REG ten behoeve van: Gemeente Alblasserdam Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Gemeente Hardinxveld-Giessendam Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Spinel Veiligheidscentrum B.V. Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd Informatie document Aanbestedingsnummer:

200148REG

Aanbestedende Diensten:

Servicecentrum Drechtsteden namens:  Gemeente Alblasserdam  Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht  Gemeente Sliedrecht  Gemeente Zwijndrecht  Gemeente Hardinxveld-Giessendam  Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid  Spinel Veiligheidscentrum B.V.  Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd

Bezoek adres Noordendijk 248 3311 RR Dordrecht Contactpersoon:

Dhr. S.J.P. Kramp, Servicecentrum Drechtsteden Afdeling Financiën & Inkoop, team Inkoop.

Datum:

29-7-2021

Versie:

Versie 0.5

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 2 Begrippenlijst ................................................................................................................................................ 4 1. Inleiding ................................................................................................................................................. 6 1.1 Algemeen .................................................................................................................................... 6 1.2 Beschrijving van de Aanbestedende Diensten ........................................................................... 6 2.2 Over Drechtsteden .............................................................................................................................. 6 2. Informatie over de Opdracht ..................................................................................................................... 9 2.1 Beschrijving en doel van de aanbesteding.................................................................................. 9 2.2 Onderwerp van de aanbesteding ................................................................................................ 9 2.3.

Duurzaamheidstrategie Drechtsteden ............................................................................................... 9 2.4. Clustering en percelen ..................................................................................................................... 10 2.5. Financiële voorwaarden ................................................................................................................... 10 2.6 Contractmanagement, implementatie en facturatie ......................................................................... 11 2.6.1 Contractmanagement ................................................................................................................. 11 2.6.2 Implementatie ............................................................................................................................. 11 2.6.3. Facturatie................................................................................................................................... 11 3. Algemene bepalingen ............................................................................................................................. 12 3.1. Onjuistheden .................................................................................................................................... 12 3.2.

Voorbehouden.................................................................................................................................. 12 3.3. Vormvereisten .................................................................................................................................. 13 3.4. Nederlandse taal .............................................................................................................................. 13 3.5. Concept Overeenkomst, Overeenkomst en Algemene inkoopvoorwaarden ................................... 13 3.6. Planning ........................................................................................................................................... 13 3.7. Controle ............................................................................................................................................ 14 3.8. Prijsonderhandelingen ..................................................................................................................... 14 3.9. Bepaling eenheidsprijzen ................................................................................................................. 14 3.10. Vertrouwelijkheid ............................................................................................................................ 14 3.11.

Klachtenregeling ............................................................................................................................ 14 4. Informatieverstrekking ............................................................................................................................ 16 4.1. Publicatie Aanbestedingsdocumenten ............................................................................................. 16 4.2. Publicatie Nota van Inlichtingen ....................................................................................................... 16 4.3. Rangorde documenten .................................................................................................................... 16 4.4. Contactadres en -persoon ............................................................................................................... 16 5. Voorschriften voor het indienen van de Inschrijving ............................................................................... 17 5.1. Inschrijvingsvereisten, sluitingsdatum en -tijd .................................................................................. 17 5.2. Inhoud van de Inschrijving ............................................................................................................... 17 5.3.

Openen kluis TenderNed ................................................................................................................. 18 5.4. Gestanddoeningstermijn .................................................................................................................. 18 5.5. Ondertekening.................................................................................................................................. 18 6. Voorwaarden voor deelneming ............................................................................................................... 20 6.1. Voorwaarden gesteld aan de Inschrijver.......................................................................................... 20 6.2. Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen .............................................................. 20 7. Kwalificatie Inschrijver ............................................................................................................................ 21 7.1. Algemeen ......................................................................................................................................... 21 7.2. Uitsluitingsgronden........................................................................................................................... 21 7.3.

Financiële en economische draagkracht ......................................................................................... 22 7.4. Technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid .................................................................. 23 7.4.1. Kerncompetenties en referenties .............................................................................................. 23 7.4.2 Geschiktheidseisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid .................................................. 24 7.4.3. Kwaliteitszorg en -borging ......................................................................................................... 24 8. Programma van Eisen en wensen .......................................................................................................... 26 8.1. Conformiteit Eisen ............................................................................................................................ 26 8.2. Programma van Eisen / beschrijving van de opdracht .................................................................... 26 8.3. Programma van Wensen ................................................................................................................. 26 9. Beoordeling Inschrijvingen ..................................................................................................................... 27 9.1.

Beoordelingsprocedure .................................................................................................................... 27 9.2. Gunningscriterium ............................................................................................................................ 27 Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

2 van 35

9.3. Wijze van beoordeling ...................................................................................................................... 34 9.4. Streefdatum gunningsbeslissing ...................................................................................................... 34 9.5. Precontractuele fase ........................................................................................................................ 35 9.8. Vervaltermijn .................................................................................................................................... 35 9.9. In geval van hoger beroep of vernietiging ex artikel 4.15 Aanbestedingswet.................................. 35 9.10. Tot stand komen Overeenkomst .................................................................................................... 35

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

3 van 35

Begrippenlijst Gedefinieerde begrippen kunnen zowel in enkelvoud als in meervoud worden gehanteerd. Aanbestedende Dienst Servicecentrum Drechtsteden namens:  Gemeente Alblasserdam  Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht  Gemeente Sliedrecht  Gemeente Zwijndrecht  Gemeente Hardinxveld-Giessendam  Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid  Spinel Veiligheidscentrum B.V.  Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd Aanbestedingsdocumenten Het Beschrijvend Document inclusief alle bijlagen, de Nota(‘s) van Inlichtingen en overige in het kader van de aanbestedingsprocedure relevante documenten gezamenlijk. Aanbestedingswet Deze aanbesteding vindt plaats conform de Aanbestedingswet 2012 volgens besluit als gepubliceerd in Staatsblad 542, 2012 en in werking getreden per 1 april 2013 en gewijzigd per 1 juli 2016. Beschrijvend Document Onderhavig document inclusief alle bijlagen waarin de Aanbestedende Diensten informatie hebben opgenomen die relevant is voor het kunnen uitbrengen van een Inschrijving waarop dit document betrekking heeft. Bezwaartermijn Een stand-still termijn en vervaltermijn waarbinnen Inschrijvers gelegenheid hebben bezwaar te maken tegen het voornemen tot gunning van Opdrachtgever door betekening van een dagvaarding aan de Opdrachtgever.

Gunningscriterium Criterium op basis waarvan de Inschrijving van een Inschrijver wordt beoordeeld zoals beschreven in hoofdstuk 9 van het Beschrijvend Document. Inschrijver De inschrijvende entiteit (onderneming, onderneming met onderaannemer, organisatie of organisatie met onderaannemer, combinatie) die een aanbieding uitbrengt aan de Aanbestedende Dienst op basis van de Aanbestedingsdocumenten. Inschrijving De aanbieding die Inschrijver op basis van dit Beschrijvend Document doet inclusief de daarbij behorende bijlagen. Nota van Inlichtingen Document waarin de geanonimiseerde vragen en antwoorden op vragen van Inschrijvers zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen van het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsdocumenten. De Nota's van Inlichtingen word(en) een onlosmakelijk deel van de Overeenkomst. Opdracht Opdracht tot het aangaan van de Overeenkomst inclusief bijbehorende diensten en eventuele opties zoals beschreven in het Beschrijvend Document. Opdrachtnemer Inschrijver die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft gedaan en met wie de Overeenkomst wordt gesloten.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

4 van 35

Opdrachtgever Servicecentrum Drechtsteden namens de gemeenten:  Gemeente Alblasserdam  Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht  Gemeente Sliedrecht  Gemeente Zwijndrecht  Gemeente Hardinxveld-Giessendam  Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid  Spinel Veiligheidscentrum B.V.  Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd Overeenkomst Algemene Overeenkomst voor afspraken tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer ten behoeve van de uitvoering van de onderhavige Opdracht. Prijsstelling De prijs (gespecificeerd) voor de Opdracht (Overeenkomst). Programma van Eisen Onderdeel van het Beschrijvend Document, waarin de eisen die de Aanbestedende Dienst aan de Opdracht stelt, worden weergegeven. Afkortingenlijst: AB: AIV: DB: EMVI: GBD: GR: GRD: MVO: PvE: SCD: SDD: SROI:

Algemeen Bestuur Algemene Inkoop Voorwaarden Dagelijks Bestuur Economisch Meest Voordelige Inschrijving Gemeente Belastingen Drechtsteden Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Programma van Eisen Service Centrum Drechtsteden Sociale Dienst Drechtsteden Social Return on Investment

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

5 van 35

1.

Inleiding

1.1

Algemeen

Voor u ligt het Beschrijvend Document behorende bij de Europese openbare aanbesteding voor de uitvoering van accountantsdiensten met aanbestedingsnummer 200148REG ten behoeve van de volgende Aanbestedende Diensten: de gemeenten Alblasserdam, Hendrik-Ido-Ambacht, HardinxveldGiessendam, Sliedrecht, Zwijndrecht, de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, Spinel Veiligheidscentrum B.V. en de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd. De opdracht is verdeeld in percelen. Per perceel wordt aan maximaal een partij gegund. Inschrijver kan inschrijven op 1 of meerdere percelen. Perceel 1: Perceel 2: Perceel 3: Perceel 4: Perceel 5: Perceel 6: Perceel 7: Perceel 8:

Gemeente Alblasserdam Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Gemeente Hardinxveld-Giessendam Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Spinel Veiligheidscentrum B.V.

Dit document is met grote zorg samengesteld. Indien u meent dat informatie of een bepaling in dit Beschrijvend Document en/of de overige Aanbestedingsdocumenten tegenstrijdig, onjuist, onrechtmatig of op andere wijze onregelmatig is, dan verzoeken wij u hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het moment van de sluiting van de termijn voor het stellen van vragen, schriftelijk melding te maken bij de onder paragraaf 4.4 genoemde contactpersoon. Indien u dit nalaat, bent u niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen of gebaseerd op de vermeende tegenstrijdigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid.

1.2

Beschrijving van de Aanbestedende Diensten

In bijlage 5 vindt u per deelnemende aanbestedende dienst een organisatie omschrijving. Team Inkoop van het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) begeleidt deze aanbesteding. De aanbesteding verloopt digitaal via het aanbestedingsplatform van TenderNed. Voor vragen en begeleiding bij het indienen van een Inschrijving, wordt verwezen naar de helpdesk van TenderNed.

2.2 Over Drechtsteden De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) is de regionale samenwerking van zeven gemeenten. De zeven gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-IdoAmbacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht zijn samen eigenaar van de GRD. De samenstelling deelnemende gemeenten aan de GRD kan gedurende de looptijd van de Overeenkomst wijzigen. De gemeenten bedienen samen een gebied met circa 289.000 inwoners. Een stedelijk gebied dat qua omvang in het lijstje met de grootste steden van Nederland op de vijfde plaats zou komen, tussen Utrecht en Eindhoven in. De GRD behartigt de gemeenschappelijke regionale belangen op de beleidsterreinen Economie en Bereikbaarheid, Fysiek, Sociaal en Bestuurlijke ontwikkeling. De GRD zorgt voor efficiënte en effectieve uitvoering van taken op het terrein van sociale zaken, belastingheffing en –invordering, sociaal geografisch onderzoek, ingenieurstaken, bedrijfsvoering en facilitaire diensten.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

6 van 35

De GRD bestaat uit vijf dochterorganisaties en een centraal regiebureau (Bureau Drechtsteden). Aan de GRD-dochters zijn gemeentelijke taken gedelegeerd (SDD) of gemandateerd (overige):  SDD Sociale Dienst Drechtsteden  GBD Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden  OCD Onderzoekcentrum Drechtsteden  IBD Ingenieursbureau Drechtsteden  SCD Servicecentrum Drechtsteden  Gelieerde organisaties Het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) is dé resultaatgerichte dienstverlener, die klanten ontzorgt door de ondersteunende taken zo gestandaardiseerd mogelijk uit te voeren en zorgt voor efficiëntie, continuïteit en kwaliteitsverhoging. Het SCD biedt de Drechtstedenorganisaties ondersteuning bij zowel beleidsvorming en advisering als bij uitvoerende taken op de volgende terreinen:  ICT  Facilitaire zaken & Documentaire Informatievoorziening  P&O  Financiën en Inkoop  Juridisch Kenniscentrum  Communicatie Met zijn vakmanschap, klantkennis & synergievoordelen ondersteunt het SCD zijn klanten integraal met de bedrijfsvoering, zodat zij hun kerntaken beter kunnen uitvoeren. Transitie De zeven gemeenten die samen de Drechtsteden vormen werken al langer op verschillende gebieden samen. De gemeenten vormen samen een stedelijk gebied met zo’n 300.000 inwoners. Allen gelegen aan of bij het water delen zij zowel de mooie aspecten als de risico’s van dit gebied.

Ontwikkelingen en opgaven overschrijden bijna per definitie de gemeentegrenzen. Samenwerking is dus noodzakelijk maar biedt ook veel voordelen. Sinds een aantal jaren is die samenwerking geïntensiveerd. Met groeiend enthousiasme zagen de Drechtstedengemeenten de mogelijkheden van een verdergaande samenwerking zich uitbreiden. Zo ontstonden er in 2006 met hulp van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden verschillende regionale uitvoeringsorganisaties. Naast het Servicecentrum Drechtsteden zijn toen de volgende onderdelen in de regionale netwerkorganisatie Drechtsteden ondergebracht: Sociale Dienst Drechtsteden, Ingenieursbureau Drechtsteden, Gemeentebelastingen Drechtsteden, Onderzoekscentrum Drechtsteden en Bureau Drechtsteden. Eind vorig jaar is besloten om de samenwerking per 1-1-2022 op een andere manier voort te zetten. De afspraak betreft op hoofdlijnen dat in het kader van gedeeld eigenaarschap de huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) wordt omgebouwd naar een klassieke GR voor de sociale dienst en voor de overige hier boven genoemde organisaties van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) gekozen wordt voor een servicegemeente vanuit Dordrecht met zakelijke dienstverleningsovereenkomsten. De definitieve besluitvorming vindt plaats aan het eind van 2021.

Als het besluit onverhoopt wordt uitgesteld zal de huidige situatie nog voor onbepaalde tijd voortduren. Beleidsdoelen inkoop In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de GRD ('Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden') zijn de volgende inkoopdoelen opgenomen:  Versterken lokale economie;  Bevorderen sociaal klimaat;  Bijdragen aan de duurzaamheidsambities van de gemeente;

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

7 van 35

 

Verbeteren bereikbaarheid en verminderen overlast; Zekerstellen van de continuïteit van de bedrijfsvoering.

De invulling van deze doelen wordt per aanbesteding afgewogen, immers waar bij de ene aanbesteding meer ruimte is voor het invullen van het sociale doel, biedt de andere aanbesteding meer kansen op het vlak van duurzaamheid of bereikbaarheid. Voor onderhavige aanbesteding heeft de GRD dit als volgt afgewogen. Daar deze aanbesteding de ruimte biedt aan lokale respectievelijk regionale partijen om deel te nemen, waar nodig in samenwerkingsverband, wordt invulling gegeven aan het potentieel versterken van de lokale economie. Het bevorderen van het sociaal klimaat komt tot uiting door Social Return on Investment van toepassing te verklaren. Aanbestedende dienst heeft besloten voor deze aanbesteding Social Return als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen. De Opdrachtnemer verplicht zich om bij gunning een percentage van de gefactureerde opdrachtsom aan te wenden voor Social Return activiteiten. Met Social Return streeft de Aanbestedende Dienst ernaar werkloze werkzoekenden, jongeren en arbeidsgehandicapten met onvoldoende kwalificaties aan het werk te helpen. Werkzoeken en combineren een vakopleiding en/of werkervaring met een arbeidsplaats en maken zo een grotere kans op een reguliere baan. De ervaring leert dat Gegadigden graag de maatschappelijke verantwoordelijkheid op zich nemen om werkloze werkzoekenden een kans te geven.

Bovendien hebben Gegadigden zo zelf de mogelijkheid om vakkrachten op te leiden en daarmee voldoende vakmanschap op de arbeidsmarkt beschikbaar te houden. Zie voor meer informatie bijlage 4.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

8 van 35

2. Informatie over de Opdracht 2.1

Beschrijving en doel van de aanbesteding

In het Beschrijvend Document voor deze Europese aanbesteding komt tot uitdrukking wat de betrokken Aanbestedende Diensten belangrijk vinden bij de keuze van de accountant. Het aanbestedingsdocument is per deelnemer vastgesteld: bij gemeenten door de gemeenteraad, bij de gemeenschappelijke regelingen door het desbetreffende Algemeen bestuur en bij Spinel door de AvA. Na de definitieve gunning worden de Overeenkomsten per onderdeel, gesloten tussen de deelnemende Aanbestedende Diensten en de economisch meest voordelige Inschrijver per perceel. Met deze aanbesteding willen de Aanbestedende Diensten bereiken, dat een accountant per perceel wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte Overeenkomst, enerzijds als een “risicodragend partner” durft op te stellen en anderzijds instaat voor de kwaliteit van haar dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en zich wijzigende behoeften als gevolg van de Nederlandse wet- en regelgeving. Doel van de aanbesteding is het afsluiten van 6 Overeenkomsten met een dienstverlener voor een periode van vier (4) jaar, over de boekjaren 2022 tot en met 2025, met de mogelijkheid van 2 (twee) keer een verlenging van de Overeenkomst voor een periode van 1 (één) jaar voor de boekjaren 2026 en 2027 voor de in dit document genoemde werkzaamheden.

2.2

Onderwerp van de aanbesteding

De primaire functie van de Opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolgd artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de gemeenteraad de verordening conform artikel 213 vastgesteld. In deze verordening, te vinden op www.overheid.nl, zijn nadere regels omtrent de accountantscontrole vastgelegd. Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota’s en richtlijnen. (uitzonderingen op toepassing van de gemeente wet zijn terug te vinden in bijlage 5 A t/m H. In bijlage 5 (a t/m f) is per deelnemende Aanbestedende Dienst een Programma van Eisen / beschrijving van de opdracht (gevraagde dienstverlening) opgenomen. Deze dienstverlenging is deels voor iedere Aanbestedende Dienst gelijk deels specifiek. De Opdrachtgever hecht bij advisering en dienstverleningsopdrachten zeer grote waarde aan de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en objectiviteit van de dienstverlening door Opdrachtnemer. Om deze reden wil de Opdrachtgever bij aanvullende opdrachten, gedurende de looptijd van het contract, per opdracht toetsen of deze de onafhankelijkheid beïnvloedt.

2.3. Duurzaamheidstrategie Drechtsteden Duurzaamheid heeft meerwaarde voor de economie, voor de leefomgeving en voor de mensen. De Aanbestedende Diensten wil duurzaamheid nu een stap verder brengen en integraal onderdeel laten zijn van het denken en doen van de gemeenten, GR'en en de partners in de Drechtsteden. Duurzaamheid is dan niet langer iets bijzonders, of iets wat er bijkomt en wat apart georganiseerd moet worden, maar iets dat vanzelfsprekend is in de afwegingen die iedereen in de Drechtsteden dagelijks maakt. Duurzaamheid wordt daarbij benaderd vanuit de 3P gedachte: “People, Planet en Profit”. Dit betekent dat oplossingen pas echt duurzaam zijn, als de drie invalshoeken met elkaar in balans zijn: mensen, milieu, en economie. Deze balans tussen People, Planet en Profit is essentieel voor de doorontwikkeling van de Drechtsteden.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

9 van 35

In Bijlage 4 treft Inschrijver de eisen aan ten aanzien van Social Return On Investment (SROI). De eis vloeit voort uit het beleid en wordt standaard voor alle aanbestedingen toegepast. Om die reden wenst de Aanbestedende Dienst niet af te wijken van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De invulling van de SROI wordt in overleg met de Inschrijver en Baanbrekend Drechtsteden ingevuld. De SROI-inzet door de Opdrachtnemer wordt voor dit bestek per kwartaal gecontroleerd. Per jaar zal in de maand januari op basis van de werkelijke omzet van het voorgaande jaar de verplichting worden bepaald. Indien SROIverplichting niet is gehaald, wordt er voor de niet behaalde SROI-verplichting een factuur gestuurd. Als er meer dan de SROI-verplichting wordt gehaald dan wordt dit meegenomen naar het volgende jaar. Inschrijver dient de SROI verklaring (Bijlage 4) te ondertekenen en bij te voegen bij de Inschrijving.

2.4. Clustering en percelen De opdracht is verdeel in meerdere percelen. Dit naar aanleiding van de marktverkenning welke is uitgevoerd door de aanbestedende diensten.

2.5. Financiële voorwaarden  

   



 

  

De in de Inschrijving aangeboden tarieven (aanneemsom en uurtarieven) gelden voor de contractperiode van vier (4) jaar en 2 optiejaren. Zie bijlage 3 prijsinvulformulier. De aanneemsom en uurtarieven kunnen bij aanvang van de controle van het nieuwe verslagjaar, voor het eerst bij aanvang van de controle van het Verslagjaar 2023, op verzoek van Inschrijver geïndexeerd worden met de stijging van het prijsindexcijfer (CBS-index zakelijke dienstverlening accountantsdiensten). Indexeringsvoorstellen waar de verkeerde index wordt toegepast of niet conform voorgaande is worden afgewezen. Facturen die worden gestuurd met nieuwe prijzen waarop nog geen akkoord is gegeven worden geretourneerd. Indien voor 1 maart van enig jaar geen indexeringsvoorstel is ontvangen, kan dat jaar geen indexering worden toegepast. Inhaalslagen hierop zijn niet mogelijk. Verantwoordelijkheid voor het tijdig insturen van het indexeringsvoorstel berust bij de Opdrachtnemer. In het geval toepassing van de indexering zou leiden tot een prijsverlaging dient de Opdrachtgever dit kenbaar te maken. In dat geval zal de Opdrachtnemer diens tarieven dienovereenkomstig verlagen. Standaardbrieven van de Opdrachtnemer waarin “algemene” indexeringen worden aangekondigd aan alle klanten van de Opdrachtnemer worden terzijde gelegd.

Indien daarin is opgenomen dat de Opdrachtgever zich akkoord verklaart indien niet voor een bepaalde datum is gereageerd, zal dit geen gelding hebben op de Overeenkomst die naar aanleiding van deze aanbesteding is gesloten. Indien zich situaties voordoen die zowel voor de Opdrachtgever als de Opdrachtnemer niet konden worden voorzien en die leiden tot kostenverhoging die redelijkerwijs niet alleen door de Opdrachtnemer kan worden gedragen zullen de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever met elkaar in overleg treden om tot een oplossing te komen. Er kan geen sprake zijn van eenzijdige doorberekening van deze kosten zonder overleg en akkoord van de Opdrachtgever. De jaarlijkse opdrachtbevestiging mag geen nieuwe elementen bevatten, dan in de Overeenkomst is vastgelegd tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. Mocht dit wel het geval zijn, dan zal er eerst overleg plaatsvinden tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. Tevens zullen de Aanbestedende Diensten jaarlijks voor aanvang van de controle van het nieuwe verslagjaar beoordelen of er significante wijzigingen zijn opgetreden in de omvang van de door de accountant te controleren gebieden, die zouden moeten leiden tot een aanpassing van de aanneemsom. De wijzigingen worden aangemerkt als significant, indien deze redelijkerwijs ten minste 10% meer of 10% minder capaciteit vergen, dan is overeengekomen.

Eventuele aanpassingen in de aanneemsom worden voor aanvang van de controlewerkzaamheden schriftelijk overeengekomen. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn in euro’s exclusief BTW; De door u aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief alle bijkomende kosten, zoals reis- en verblijfkosten, kosten van administratie en facturering te zijn.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

10 van 35

2.6 Contractmanagement, implementatie en facturatie 2.6.1 Contractmanagement Na ingangsdatum van de Overeenkomst zal Opdrachtgever actief contractmanagement uitvoeren op het contract. Dit betekent dat de Overeenkomst nauwgezet, in principe naar de letter actief wordt beheerd en gemanaged door de toegewezen contractmanager vanuit het Service Centrum Drechtsteden. Er zal periodiek overleg plaatsvinden tussen de centrale contactpersoon van opdrachtnemer (Accountmanager) en de Contractmanager namens de Opdrachtnemer. Doelstellingen van contractmanagement zijn onder andere:  organiseren van efficiënt en effectief beheer van de Overeenkomst met maximale inbreng van expertise en operationele kennis door Opdrachtnemer en Opdrachtgever, op basis van een kritisch gezonde samenwerking tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.  zorgdragen dat zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zich houden aan de afspraken uit de contractdocumenten inclusief alle bijlagen.  indien er zaken zijn die niet conform contract worden uitgevoerd of er zaken spelen die niet zijn vastgelegd in het contract worden besproken en behandeld. Na gunning, als onderdeel van het contract en contractmanagement wordt het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) aan de hand van de informatie in het bestek door de Contractmanager van opdrachtgever opgeleverd.

Hiermee kan op operationeel en tactisch niveau naleving van het contract worden geborgd. Inschrijver committeert zich door inschrijving op deze aanbesteding aan deze werkwijze en de in het Dossier Afspraken en Procedures afgesproken onderwerpen. De onderwerpen in het DAP zijn in relatie tot uitvoering contractmanagement:  Communicatiematrix  Overlegstructuren  Contactpersonen  Werkbeschrijving processen  Hoe informatie uitwisselen  Escalatieprocessen  Wijzigingsprocedure 2.6.2 Implementatie Opdrachtgever zal de implementatie van de nieuwe Overeenkomsten projectmatig uitvoeren. Voor dit project zullen onder andere de volgende activiteiten worden uitgevoerd:  Kick-off meeting met Opdrachtgever  Definitief opstellen DAP (Document Afspraken en Processen)  Start reguliere overlegcyclus  Inrichten managementrapportages  Inrichten facturatieproces Kosten van Inschrijver voor de implementatie kunnen niet in rekening gebracht worden aan Opdrachtgever. Inschrijver stelt voldoende medewerker(s) beschikbaar voor de werkzaamheden die in de implementatiefase door Opdrachtnemer moeten worden gedaan om aan haar kant de implementatie tijdig uit te voeren. Binnen drie maanden na opdrachtverstrekking dienen de implementatieactiviteiten afgerond en gerealiseerd te zijn, door inschrijving conformeert Inschrijver zich aan deze deadline.

Inschrijver ziet er op toe dat deze deadline wordt gehaald en zorgt voor extra inzet indien nodig. 2.6.3. Facturatie Naast de gestelde eisen in artikel 18 van de Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden (bijlage 2B) dienen facturen te zijn voorzien van een duidelijke specificatie en voldoende omschrijving van de geleverde dienstverlening zodat (centrale) controle van de facturen mogelijk is. Er kan niet enkel worden volstaan met verwijzing naar de afgesloten overeenkomst, het nummer van een uitgebrachte offerte en/of verstrekte nadere opdracht.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

11 van 35

3. Algemene bepalingen 3.1. Onjuistheden Dit document is met grote zorg samengesteld. Mocht Inschrijver onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dienen deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het moment van de sluiting van de termijn voor het stellen van vragen, aan de onder paragraaf 4.4 benoemde contactpersoon schriftelijk kenbaar te worden gemaakt met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen.

3.2. Voorbehouden   



 



  

 

Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding om haar moverende redenen (b.v. onvoldoende budget en mogelijke politieke “koerswijzigingen”) geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te staken. In dit geval hebben Inschrijvers geen recht op vergoeding van enigerlei gemaakte kosten of schade, ontstaan in het kader van deze aanbesteding. De beslissing van de Aanbestedende Dienst tot staking van de procedure zal in dat geval aan alle Inschrijvers schriftelijk worden meegedeeld. Mocht gedurende de aanbestedingsprocedure bekend worden dat een Inschrijver, een lid van een combinatie en/of een onderaannemer zijn voor deze aanbesteding relevante bedrijfsactiviteit(en) staakt, dan behoudt de Aanbestedende Dienst zich het recht voor de procedure voor die Inschrijver te beëindigen. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om (een deel van) de desbetreffende werkzaamheden in eigen beheer te (blijven) verrichten en/of te laten uitvoeren.

Bij de interpretatie achteraf van een gesloten Overeenkomst tussen de Aanbestedende Dienst en de (winnende) Inschrijver is, naast de Overeenkomst zelve, het Beschrijvend Document met bijlagen en de daarbij behorende Nota’s van Inlichtingen leidend t.o.v. de Inschrijving van Inschrijver. Aanvullingen, wijzigingen, afwijkingen, verduidelijkingen, beperkingen en dergelijke in de Inschrijving van Inschrijver of daarbij behorende bijlagen, voor zover deze überhaupt al waren toegestaan, gelden alleen indien de Aanbestedende Dienst deze uitdrukkelijk schriftelijk accepteert. Uit het feit dat de Aanbestedende Dienst daarover geen opmerkingen heeft gemaakt in het kader van de (voorlopige) gunning en/of contractsluiting mag een dergelijke acceptatie niet worden afgeleid. Aan planningen kunnen geen rechten worden ontleend. Aan indicaties/omzetgegevens kunnen geen rechten worden ontleend. De modellen/formulieren/bijlagen welke bij dit Beschrijvend Document zijn gevoegd (en worden terugverlangd) zijn toegevoegd op www.TenderNed.nl. De modellen/formulieren mogen qua vraagstelling en “voorgedrukte” inhoud op straffe van uitsluiting niet worden gewijzigd/aangepast; Met informatie/gegevens/prijzen/kortingen/ etc. die Inschrijver bij zijn Inschrijving voegt, maar die door de Aanbestedende Dienst niet zijn gevraagd of vereist, wordt bij de beoordeling van Inschrijving geen rekening gehouden.

De door Inschrijver in te vullen formats worden geacht door Inschrijver te zijn ingediend in overeenstemming met de voorwaarden van dit Beschrijvend Document. Een Inschrijving onder voorwaarden is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure. In geval van discrepantie tussen de PDF versie en Word/Excel of andersoortige versies die door de Aanbestedende Dienst zijn gepubliceerd, zijn de PDF versies, zoals gepubliceerd op www.TenderNed.nl, leidend.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

12 van 35

3.3. Vormvereisten Inschrijver schrijft, in overeenstemming met de bepalingen van de Aanbestedingswet en met in acht neming van de bepalingen en gegevens zoals deze zijn omschreven in de aankondiging, het Beschrijvend Document en eventuele verstrekte Nota(s) van inlichtingen, in op deze aanbesteding. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor ingediende Inschrijvingen die hieraan niet voldoen, dan wel de Inschrijvingen die niet volledig of onjuist zijn, niet (verder) in behandeling te nemen en aldus uit te sluiten van deelname. Varianten zijn niet toegestaan.

3.4. Nederlandse taal De voertaal tijdens deze aanbestedingsprocedure is Nederlands. Alle documenten van Inschrijvers dienen in het Nederlands te zijn opgesteld. Uitzondering wordt gemaakt voor documenten die oorspronkelijk in een andere taal zijn gesteld, bijvoorbeeld referentieverklaringen van buitenlandse Opdrachtgevers, technische omschrijving van materieel, jaarverslag, verzekeringspolis, bankgarantie etc. In voorkomend geval kan Opdrachtgever om een officiële vertaling verzoeken. Eventuele kosten zijn dan voor rekening van de Inschrijver.

3.5. Concept Overeenkomst, Overeenkomst en Algemene inkoopvoorwaarden Tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever wordt na definitieve gunning een Overeenkomst ondertekend Overeenkomstig het model dat is opgenomen in bijlage 2.A. Daarin wordt o.a. de feitelijke Opdracht(en) die het voorwerp zijn van deze aanbesteding opgedragen. Daar waar de Overeenkomst niet voorziet, zullen de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden vanaf 2020 (AIV) van toepassing zijn (bijlage 2.B). Voor tekstonderdelen van de Concept Overeenkomst en de AIV waarmee niet (direct) kan worden ingestemd, kunnen tot uiterlijk de datum voor het stellen van vragen (zie paragraaf 3.6) tekstvoorstellen worden ingediend, dan wel kunnen bezwaren worden toegelicht. Uiterlijk in of bij de Nota van Inlichtingen zal de Aanbestedende Dienst aan alle Inschrijvers laten weten welke tekstdelen buiten toepassing worden verklaard en/of worden aangevuld . Eventueel aangepaste versies vormen vervolgens een vast uitgangspunt voor Inschrijving (Eis). Met andere woorden: door voor deze aanbesteding een Inschrijving in te dienen, verklaart Inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met de Overeenkomst en de AIV. De toepassing van algemene voorwaarden van Inschrijver, hoe ook genaamd, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Toepassing of verwijzing naar dergelijke algemene voorwaarden wordt beschouwd als een Inschrijving onder voorwaarden en leidt tot ongeldigheid van de Inschrijving.

3.6. Planning Publicatie Uiterste datum stellen vragen NvI 1 Versturen Nota van Inlichtingen Uiterste datum stellen vragen NvI 2 Versturen Nota van Inlichtingen Uiterste datum indienen Inschrijving Beoordeling Inschrijving Presentaties Voornemen tot gunning / afwijzing Verificatiegesprek met beoogde contractant Einde bezwaartermijn Definitieve gunning Start uitvoering

5-10-2021 14-10-2021 uiterlijk 12.00 uur 21-10-2021 25-10-2021 uiterlijk 12.00 uur 1-11-2021 22-11-2021 22-11-2021 t/m 2-9-2021 Eind november 2021 3-12-2021 3-12-2021 t/m 23-12-2021 24-12-2021 Einde februari 2022 1-3-2022

Deze planning is indicatief, hier kunnen behoudens wettelijke termijnen geen rechten aan ontleend worden. Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor de planning te wijzigen. Het werkzaamheden worden geacht uiterlijk in Q1 2022 aan te vangen. Exacte afstemming over tijdstip aanvang werkzaamheden wordt bepaald tijdens de voorbereidingsfase na definitieve gunning.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

13 van 35

De uiterste inleverdatum voor de Inschrijving is 22-11-2021 uiterlijk 12.00 uur via de digitale kluis van TenderNed. Datum en tijdstip wordt als een fataal moment beschouwd. Inschrijver is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de Inschrijving. Inschrijvingen analoog, per mail, fax of per post, te laat ingediende offertes worden niet geaccepteerd en uitgesloten van deelname. Het risico van niet tijdige ontvangst is, ongeacht de oorzaak, voor rekening van de Inschrijver. Opmerking: De Aanbestedende dienst wijst erop dat het tijdig uploaden van documenten in TenderNed is aan te bevelen. Bij problemen is er dan nog voldoende tijd om hulp te vragen bij de helpdesk van TenderNed.

3.7. Controle De Aanbestedende Dienst kan de door Inschrijver in het kader van deze aanbestedingsprocedure verstrekte informatie op juistheid en volledigheid (laten) controleren. Het onjuist verstrekken van informatie en/of invullen van de formulieren wordt door de Aanbestedende Dienst aangemerkt als het afleggen van een valse verklaring en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

3.8. Prijsonderhandelingen Er worden geen prijsonderhandelingen gevoerd. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de Inschrijving. Concreet houdt dit in dat de Inschrijver slechts deze gelegenheid krijgt om een zo scherp mogelijke Inschrijving in te dienen. Deze tarieven vormen de maximaal door de dienstverlener in rekening te brengen tarieven.

3.9. Bepaling eenheidsprijzen De in de Aanbestedingsdocumenten genoemde prijzen zijn inclusief alle bijkomende kosten (waaronder, doch niet beperkt tot, alle algemene en eenmalige kosten, reis- en verblijfskosten/uren, voorrijkosten, portokosten, belasting, winst, risico, e.d.) welke door de Inschrijver worden gemaakt om de gevraagde dienst en/of producten te leveren, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3.10. Vertrouwelijkheid De Aanbestedende Dienst zal de ingediende documenten met vertrouwelijkheid behandelen. Correspondentie en Inschrijvingen zullen na afloop van de procedure niet worden geretourneerd. Alle door de Aanbestedende Dienst verstrekte gegevens ten behoeve van de Inschrijving:  zijn en blijven eigendom van de Aanbestedende Dienst;  mogen zonder toestemming van de Aanbestedende Dienst niet worden gedupliceerd, noch aan derden worden verstrekt met uitzondering van onderaannemers.

3.11. Klachtenregeling Bent u niet tevreden over de wijze waarop deze aanbestedingsprocedure wordt gevolgd? Dan kunt u een klacht indienen bij het Klachtenmeldpunt dat hiervoor is ingericht. De Aanbestedende Dienst hanteert bij de afhandeling van klachten de ‘Standaard voor klachtafhandeling voor Aanbestedende Diensten en Ondernemers’. Een indiener van een klacht ontvangt (tijdens reguliere kantoortijden) per ommegaande een bevestiging van de ontvangst van zijn klacht. Een inhoudelijke reactie op de klacht zal binnen redelijke termijn plaatsvinden. Wat redelijk is, is afhankelijk van de complexiteit van de klacht, maar zal zo spoedig mogelijk plaatsvinden. Indien de klacht afgewezen wordt, zal dit onderbouwd plaatsvinden. Indien de klacht gehonoreerd wordt zal dat per definitie gevolgen hebben voor de aanbesteding en aan alle potentiële Inschrijvers gecommuniceerd worden.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

14 van 35

Uw klacht moet worden gericht aan: aanbestedingsklachten@drechtsteden.nl. Wij maken u echter attent op het volgende:  Van de Inschrijver wordt een proactieve houding verwacht. Dit houdt in dat een Inschrijver verplicht is onduidelijkheden of onvolkomenheden in de Aanbestedingsdocumenten bij de Aanbestedende Dienst te signaleren zodra hij die redelijkerwijze behoorde op te merken. Het stellen van vragen voor de Nota van Inlichtingen biedt hiertoe voldoende mogelijkheden. Het indienen van een klacht zonder dat de mogelijkheid tot het stellen van vragen voor de Nota van Inlichtingen is benut, kan met zich meebrengen dat uw klacht ongegrond wordt verklaard.  Het indienen van een klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op en het indienen van een klacht houdt niet per definitie een verlenging van de bezwaartermijn in. Het aanhangig maken van een kort geding binnen de gestelde vervaltermijn is voor dergelijke zaken het geëigende middel voor het veiligstelling van bestaande rechten.  Indien geen kort geding aanhangig is gemaakt of indien geen verlenging van de bezwaartermijn heeft plaatsgevonden en de Opdracht is – hangende de klachtenbehandeling - definitief gegund, dan vervalt daarmee het recht op schadevergoeding voor de klager wanneer de klacht gegrond is verklaard.  Indien u een klacht indient dient u dit expliciet aan te geven in het onderwerp veld van de e-mail.

“klacht n.a.v. Europese Aanbesteding Accountantsdiensten met kenmerk 200148REG”.  De Aanbestedende Diensten voldoen met het Klachtenmeldpunt aan hetgeen in de Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet 2012 is opgenomen omtrent klachtenbehandeling. Het Klachtenmeldpunt past de uniforme regeling ‘Standaard voor klachtafhandeling voor Aanbestedende Diensten toe. Het Klachtenmeldpunt is, zoals de Standaard adviseert, onafhankelijk in die zin dat de personen die hierin zitting hebben, niet direct betrokken zijn (geweest) bij (het opstellen van) de aanbesteding.  Na de interne klachtenbehandeling bestaat voor de ondernemers de mogelijkheid de klacht aan de (landelijke) Commissie van Aanbestedingsexperts voor te leggen.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

15 van 35

4. Informatieverstrekking 4.1. Publicatie Aanbestedingsdocumenten De Aanbestedingsdocumenten zijn te downloaden via www.TenderNed.nl in PDF-format. De in te vullen Bijlagen zullen daarnaast in Word en Excel-format worden aangeboden.

4.2. Publicatie Nota van Inlichtingen Inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen over het Beschrijvend Document (inclusief bijlagen) en de onderhavige aanbestedingsprocedure. Vragen kunnen uitsluitend gesteld worden via de berichtenmodule van Tenderned tot uiterlijk de datum vermeld in paragraaf 3.6 (Planning) Hierna kunnen geen nieuwe vragen meer gesteld worden. Aanbestedende Dienst behoud zich het recht voor meer dan het genoemd aantal Nota's van Inlichtingen te publiceren indien zij daartoe aanleiding ziet. De ingediende vragen en de antwoorden daarop, worden geanonimiseerd opgenomen in een Nota van Inlichtingen. De Nota van Inlichtingen vormen een integraal onderdeel van de Aanbestedingsdocumenten. Mondelinge toezeggingen zijn niet geldig. De Nota van Inlichtingen worden aan alle Inschrijvers ter beschikking gesteld via www.TenderNed.nl.

4.3. Rangorde documenten De Nota van Inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van de Aanbestedingsdocumenten en prevaleert boven het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsdocumenten. Indien er meer Nota’s van inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen.

4.4. Contactadres en -persoon Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding verloopt via TenderNed. Uitsluitend in geval van storingen kan per e-mail contact worden gezocht met onderstaande contactpersoon. Servicecentrum Drechtsteden Team Inkoop, Dhr. S.J.P. Kramp E-mail: inkoop@drechtsteden.nl Het is niet toegestaan om andere medewerkers, dan de genoemde contactpersoon te benaderen omtrent deze aanbestedingsprocedure.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

16 van 35

5. Voorschriften voor het indienen van de Inschrijving 5.1. Inschrijvingsvereisten, sluitingsdatum en -tijd De uiterste inleverdatum van de Inschrijving staat vermeld in de Planning onder paragraaf 3.6. De aandacht wordt er op gevestigd dat datum en tijdstip als een fataal moment worden beschouwd. Alleen Inschrijvingen die met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingediend, zullen in behandeling worden genomen. 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Uitsluitend Inschrijvingen waarvan alle gevraagde gegevens zijn geüpload volgens de door de Aanbestedende partij aangeleverde formats, worden in behandeling genomen. De Inschrijving dient volledig te zijn en te zijn opgebouwd conform paragraaf 5.2 De Inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn (blijkend uit het uittreksel handelsregister, zo nodig in combinatie met een geldige en toereikende volmacht). De Inschrijving dient via TenderNed te worden geüpload. De Inschrijver is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig uploaden van zijn Inschrijving in TenderNed. Inschrijvingen die na de uiterste indieningsdatum worden ontvangen worden van deelname uitgesloten. De Inschrijver vermeldt in de Inschrijving duidelijk zijn bedrijfsnaam, adres, contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres van contactpersoon. De Inschrijver dient een opgave te geven van het gedeelte van de Opdracht dat de Inschrijver voornemens is in onder aanneming te geven (indien van toepassing).

Indien blijkt dat in de Inschrijving van de Inschrijver wiens Inschrijving als Economisch Meest Voordelig is aangemerkt, onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt ten aanzien van de Inschrijver dan zal de desbetreffende Inschrijving alsnog worden uitgesloten van de aanbesteding.

5.2. Inhoud van de Inschrijving De Inschrijver dient alle in dit Beschrijvend Document en bijlagen vermelde vragen volledig te beantwoorden, zowel algemeen als specifiek. Als de Inschrijver besluit een vraag niet te (kunnen) beantwoorden, moet hij dit expliciet en met redengeving aangeven. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Aanbestedende Diensten zich het recht voorbehouden onvolledige Inschrijvingen niet verder in behandeling te nemen. Bij dit Beschrijvend Document zijn tevens bijlagen gevoegd die volledig dienen te worden ingevuld en waarvan de daarin gestelde vragen volledig dienen te worden beantwoord. Uw Inschrijving dient te bestaan uit de volgende bijlagen, waarbij u de onderstaande indeling aanhoudt. U vindt de modellen die ingevuld moeten worden als bijlagen bij het Beschrijvend Document. Uw Inschrijving dient per perceel onderstaande informatie te bevatten en deze volgorde dient u aan te houden in uw Inschrijving: Voorwoord, inleiding, samenvatting, ondertekening verantwoordelijke partner Tabblad 1.

Tabblad 2. Tabblad 3.

Te overleggen verklaringen en bewijsstukken conform de Bijlage 1 Verklaringen: Bijlage 1.A Uniform Europees Aanbestedingsdocument Bijlage 1.B Verklaring derde - Ter beschikking stellen van middelen (indien van toepassing) Bijlage 1.C Model Concerngarantie (indien van toepassing) Bijlage 1.D Verklaring Referenties Bijlage 1.E Gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid (indien van toepassing) Bijlage 3 Inschrijfbiljet Bijlage 4 Uitwerking sub-gunningscriteria

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

17 van 35

5.3. Openen kluis TenderNed Het openen van de digitale kluis met Inschrijvingen op TenderNed.nl staat gepland voor op 22-11-2021 uiterlijk 12.00 uur. Na de opening van de kluis wordt een proces-verbaal opgesteld waarin staat vermeld van wie een Inschrijving is ontvangen. Publicatie van het Proces-Verbaal vindt plaats via TenderNed.

5.4. Gestanddoeningstermijn Inschrijver dient zijn Inschrijving gestand te doen tot tenminste 120 dagen na de uiterste inleverdatum van de Inschrijvingen. Deze periode is nodig vanwege de complexiteit omtrent besluitvorming over de gunning welke via de diverse gemeenteraden en Algemeen besturen verloopt. Indien tegen de gunningsbeslissing tijdig een kort geding aanhangig is gemaakt, eindigt de gestanddoeningstermijn 30 kalenderdagen na de dag waarop door de rechter in eerste aanleg is beslist, voor zover deze termijn later eindigt dan de periode in de eerste volzin. De Inschrijver dient hier bij zijn Inschrijving uitdrukkelijk rekening mee te houden. Opdrachtgever kan verzoeken de termijn van gestanddoening te verlengen. Inschrijver dient in geval van een kort geding en waarbij er sprake is van een verlengde gestanddoeningstermijn, zijn Inschrijving tot 30 dagen na uitspraak van de rechter gestand te doen. Aan een verzoek tot verlenging kan geen aanspraak op gunning worden ontleend. Indien verlenging van de gestanddoeningstermijn door de Inschrijver wordt geweigerd, dan kan zijn Inschrijving terzijde worden gelegd.

5.5. Ondertekening De Inschrijving en de te overleggen verklaringen dienen rechtsgeldig ondertekend te zijn. Rechtsgeldigheid dient te blijken uit het bewijs welke volgens de voorschriften van de lidstaat waar Inschrijver is gevestigd van toepassing is (zoals door Inschrijving in het beroepsregister of in het handelsregister) dat degene die de handtekening heeft geplaatst ook daadwerkelijk bevoegd is namens de inschrijvende rechtspersoon verplichtingen aan te gaan als door de Aanbestedende Dienst gevraagd in het kader van deze aanbesteding. Uit artikel 2.98 Aanbestedingswet blijkt wat als voornoemd te overleggen bewijs kan gelden. Voor in Nederland gevestigde Inschrijvers is dat een uittreksel uit het Handelsregister. Bij de Inschrijving dient aangegeven te worden onder welk registratienummer van het Handelsregister wordt ingeschreven en indien van toepassing (zoals bij moedermaatschappij/holdings/zusterbedrijven/ combinatieleden/onderaannemers e.d.) uit welke registratienummers van het Handelsregister de rechtsgeldige tekenbevoegdheid blijkt.

Van een rechtsgeldige ondertekening is enkel sprake in de navolgende situaties:  De (uiteindelijk) ondertekenende bestuurder/gevolmachtigde is een natuurlijke persoon;  Indien de ondertekenende bestuurder/gevolmachtigde een rechtspersoon is, dient er tevens een Uittreksel van de Kamer van Koophandel bijgevoegd te worden van die rechtspersoon waaruit blijkt welke natuurlijke persoon bestuurder/gevolmachtigde van die rechtspersoon is en of deze bevoegd is de rechtspersoon te vertegenwoordigen;  In ieder geval moet op basis van de overlegde stukken door de Aanbestedende Dienst vastgesteld kunnen worden welke natuurlijke persoon aan het einde van een keten bevoegd is de Inschrijver rechtsgeldig te vertegenwoordigen;  Als een ondertekenende bestuurder blijkens het uittreksel van de Kamer van Koophandel niet zelfstandig bevoegd is de inschrijvende rechtspersoon te vertegenwoordigen dienen zijn medebestuurder(s) de in het kader van deze aanbesteding te ondertekenen stukken mede te ondertekenen;  Als blijkens het Uittreksel van de Kamer van Koophandel blijkt dat een ondertekenende gevolmachtigde beperkt bevoegd is (tot een bepaald bedrag) dient het bedrag waarvoor volmacht is verleend voldoende van omvang te zijn om rechtsgeldig verplichtingen aan te kunnen gaan voor de gehele Opdracht.

Indien deze uit percelen bestaat wordt voor het bepalen van de bevoegdheid uitgegaan van het totaal van alle percelen waarop wordt ingeschreven;  Als er voor wat betreft de vertegenwoordiging van de rechtspersoon in het uittreksel van de Kamer van koophandel verwezen wordt naar statuten dienen de relevante passages uit deze statuten te worden meegezonden; Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

18 van 35



Als er een specifieke volmacht tot ondertekening van de aanbestedingsstukken is afgegeven dienen de relevante stukken (uittreksel van de Kamer van Koophandel, statuten, e.d.) te zijn bijgevoegd op basis waarvan vastgesteld kan worden dat de volmachtgever bevoegd is een volmacht namens de inschrijvende rechtspersoon af te geven.

Inschrijving door een combinatie en inzet van onderaannemers Het bovenstaande geldt, in voorkomend geval ook voor iedere deelnemer van een combinatie. Voor onderaannemers geldt dat er een bewijs, dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven, dient te worden overlegd. Indien de ondertekening ontbreekt of niet rechtsgeldig is conform het bovenstaande, wordt de Inschrijving terzijde gelegd. De betreffende Inschrijver komt alsdan niet meer voor gunning in aanmerking.

Beschrijvend Document, kenmerk 200148REG Europese Aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.5 d.d. 29-7-2021

19 van 35

6. Voorwaarden voor deelneming In dit hoofdstuk worden voorwaarden voor deelneming gemeld:

6.1. Voorwaarden gesteld aan de Inschrijver a) Inschrijver dient zich te houden aan alle bepalingen als gesteld in dit Beschrijvend Document. b) Door het indienen van een Inschrijving verklaart inschrijver akkoord te gaan met al het gestelde in dit Beschrijvend Document c) Inschrijver verklaart zich bij Inschrijving akkoord met de Nota van Inlichtingen. d) Alle gevraagde Bijlagen dienen volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te zijn. e) Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. f) Het is niet toegestaan dat een Inschrijver meer dan éénmaal (individueel dan wel in combinatie) een Inschrijving doet.

6.2. Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen Inschrijvers kunnen zich voor het aantonen van hun technische bekwaamheid (onder paragraaf 7.4), beroepen op de bekwaamheid en de referenties van een derde (lid van een combinatie, onderaannemer(s) en of groepsmaatschappijen). Indien dit van toepassing is op de situatie van de Inschrijver, dient Inschrijver dit aan te geven in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in bijlage 1.A waaruit moet blijken dat de Inschrijver die derde ook daadwerkelijk gaat inzetten. De derde dient een verklaring te ondertekenen welke bij Inschrijving ingediend dient te worden (zie bijlage 1.B Verklaring derde - Ter beschikking stellen van middelen), waarin deze derde verklaart dat hij voor de uitvoering van de Opdracht daadwerkelijk wordt ingezet. Inschrijven als combinatie Indien wordt ingeschreven als combinatie, wordt ieder lid van die combinatie geacht het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1.A) in te vullen en te laten ondertekenen door een daartoe bevoegde persoon. Dit geldt ook voor het inschrijfbiljet (bijlage 3).Beide documenten dienen bij de Inschrijving mee gezonden te worden. Bewijsstukken dienen (op het moment dat de Aanbestedende Dienst dit verlangt) binnen de door de Aanbestedende Dienst aangegeven periode (zie paragraaf 7.1) te worden geleverd.

Ieder lid van de combinatie ondertekent zowel de gezamenlijke als de hoofdelijke aansprakelijkheidsverklaring (bijlage 1.E). Inschrijven als hoofdaannemer met onderaannemer(s) Indien een Inschrijver voornemens is een gedeelte van de Opdracht in onderaanneming te laten uitvoeren, dient hij duidelijk in de Inschrijving op te nemen welk deel van de Opdracht de onderaannemer eventueel zal uitvoeren en welke Ondernemers hij voorstelt. De mededeling over onderaanneming laat de (hoofd)aansprakelijkheid van de Inschrijver onverlet. Nadat de Overeenkomst is gegund, kan alleen met nieuwe onderaannemers worden gewerkt na schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. Toestemming wordt onthouden in het geval sprake is van uitsluitingsgronden in de zin van artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 van 1 november 2012 (Stb. 542).