Besluit GAD Evaluatie de Rederij 2024 - Raadsinformatiebrief.pdf

De commissie bestuur en samenleving van de gemeente Alblasserdam; gelezen het voorstel inzake Evaluatie de Rederij 2024; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 augustus 2024;

B E S L U I T: 1

In te stemmen met het verzenden van de RIB met als onderwerp 'Evaluatie De Rederij'.

Alblasserdam, 17 september 2024.

Raadsinformatiebrief Onderwerp Aanleiding Datum Portefeuillehouder Schrijver

: Evaluatie De Rederij : Evaluatie en vooruitblik op samenwerken in De Rederij : 20 augustus 2024 : J.R. Pardo Kruidenier : W Hamidy

Geachte leden van de gemeenteraad, Het gemeentehuis is in 2020 omgevormd tot een multifunctioneel gebouw, 'De Rederij'. Sinds juni van dat jaar delen de gemeente, politie, bibliotheek en de exploitant van het werkcafé gezamenlijk dit gebouw. Vanuit de gedachte dat één plus één drie maakt, werken we inmiddels op vele fronten samen. Deze samenwerking is begin 2023 geëvalueerd. Zoals afgesproken evalueren we nu opnieuw en kijken vooruit naar nieuwe kansen en ontwikkelingen. Via deze brief informeren wij de gemeenteraad hierover. De Rederij Het doel van de Rederij is om een centrale ontmoetingsplek te zijn voor alle inwoners van Alblasserdam en te fungeren als het hart van de lokale democratie. Hier is iedereen welkom. Dankzij de goede samenwerking tussen de partners is er een dynamische omgeving ontstaan waarin informatie en kennis worden uitgewisseld. Hoewel we ons gestelde doel nog niet volledig hebben bereikt, zien we dat er regelmatig gebruik wordt gemaakt van faciliteiten zoals de leestafel en vergaderruimtes. We zijn dus goed op weg. We volgen, net als bij onze vorige evaluatie, de hoofdlijnen van het dienstverleningsconcept en die van het vastgestelde beheerplan. 1. Dienstverleningsconcept en bezoekers Het dienstverleningsconcept begint goed vorm te krijgen, mede dankzij de goede samenwerking tussen de partners.

Hoewel we geen bezoekersregistratie hebben om dit cijfermatig te onderbouwen, merken we dat het steeds drukker wordt. Het aantal uitleningen in de bibliotheek, dat wel wordt bijgehouden, bevestigt deze toename. Daarnaast zien we dat maatschappelijke partners ons steeds beter weten te vinden. Aangezien er nooit een norm is bepaald voor het aantal ontmoetingen en bezoekers, is het lastig om te bepalen wat we als voldoende beschouwen. 2. Gastvrouw De gastvrouw is het gezicht van De Rederij. Zij zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, de weg vinden, geholpen worden bij het uitlenen en inleveren van boeken, en heeft gedegen kennis van alle partners. Hierdoor kunnen onze bezoekers met hun vragen terecht bij de gastvrouw. Als zij niet zelf het antwoord kan geven, verwijst ze warm door naar bijvoorbeeld maatschappelijke instanties of andere overheidsinstanties. De gastvrouwen ervaren de samenwerking met de partners als zeer prettig. Uit ervaring blijkt dat de meeste vragen bij de receptie op maandagen binnenkomen. Dit betreft vragen zoals: WMO-aanvragen, het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit, burenoverlast en het aanvragen van gehandicaptenparkeerplaatsen. Ook zien ze veel burgers die gebruik willen maken van het kopieerapparaat en dit kan met een bibliotheekpas.

Zoals bekend is er begin 2023 een nulmeting uitgevoerd om de stand van zaken van het collegeprogramma in kaart te brengen. Begin 2024 is er een vervolgmeting uitgevoerd, aangeduid als de 1-meting. Hierdoor kunnen we een vergelijking maken tussen de situatie van toen en nu. Het onderzoek werd uitgevoerd onder alle 407 leden van het bewonerspanel, die per e-mail werden uitgenodigd om deel te nemen. Van hen vulden 159 de vragenlijst in, wat neerkomt op een respons van 39%. Hieronder volgt de uitkomst van de bekendheid met organisaties in de Rederij en de waardering voor onze gastvrouwen.

Pagina 1 van 4

3. Bibliotheek AanZet De bibliotheek heeft veel baat bij het werk van de facilitaire collega's in De Rederij. Alles is goed geregeld, van schoonmaak tot onderhoud. De zichtbaarheid van de partners die in De Rederij gevestigd zijn kan verbeterd worden en staat dit jaar op de planning. We constateren een positieve stijging in het aantal leden. Hoewel de uitleningen van fysieke materialen dalen, zien we een aanzienlijke toename in het gebruik van de virtuele bibliotheek sinds 2021, met name wat betreft e-books en luisterboeken. Deze verschuiving naar digitaal is duidelijk zichtbaar, waarbij de uitleningen van ebooks en luisterboeken een groei van circa 9% hebben laten zien in 2023. Klanttevredenheid van de bibliotheek in Alblasserdam is de afgelopen 3 jaar gestegen van een 4,5 naar een 7,3. We zien dat inwoners de bibliotheek steeds beter weten te vinden en ook tevredener worden met de nieuwe locatie. De collega's van de bibliotheek verzorgen regelmatig rondleidingen en daarnaast worden volwassen bezoekers opgevangen en meegenomen naar de afdelingen op de eerste etage.

Onderwerp Klanttevredenheidsonderzoek Aantal leden Aantal uitleningen

2019 NVT 6.076 154.205

2020 4,5 6.012 102.730

2021 6 6.079 100.761

2022 6,9 6.242 118.870

2023 7,3 6.329 112.124

4. Ervaring Politie (samen) werken in de Rederij De politie gebruikt de ruimte in bruikleen en is een onzichtbare partner. De ruimte in De Rederij wordt door de politie alleen gebruikt als werk- en vergaderruimte. Ze ontvangen hier geen externe partijen en mensen kunnen bijvoorbeeld geen aangiftes doen. Net als de bibliotheek AanZet geeft de politie aan zeer tevreden te zijn met de faciliteiten. Ze waarderen de mooie voorzieningen en de professionele uitstraling. Zoals alle andere partners hebben ze aangegeven dat het klimaatsysteem in De Rederij de afgelopen twee jaar een onderwerp van zorg is geweest, met name omdat ze enkele koude momenten hebben ervaren in de winter. 5. Werkcafé en vergadercentrum Zoals bekend heeft Smile het contract voor het exploiteren van het werkcafé opgezegd per eind juni 2023 en wordt sinds januari 2024 het werkcafé geëxploiteerd door ASVZ. We zijn een contract aangegaan met ASVZ voor een initiële periode van 2 jaar, met een eerste verlenging van 3 jaar en daarna stilzwijgend voor onbepaalde tijd. Sinds 8 januari 2024 delen zij samen met de bibliotheek, politie en gemeente de Rederij. Deze toevoeging wordt zeer positief ervaren. De samenwerking tussen de partners wordt steeds verder

Pagina 2 van 4

verbeterd. In het reguliere gebruikersoverleg zoeken de partners de samenwerking met elkaar op om de verschillende geplande activiteiten goed uit te voeren. Werkcafé ASVZ wordt steeds bekender in de samenleving. Ze ontvangen steeds meer aanvragen voor (gezonde) hapjes die tijdens vergaderingen of bijeenkomsten worden genuttigd. Ook verzorgen ze op aanvraag lunches tijdens verschillende vergaderingen en drinken geregeld bezoekers een kopje koffie of genieten van een heerlijke lunch. 6. Programma en programmacoördinator De opstart van De Rederij, en daarmee ook de rol van de programmacoördinator, verliep onvoorspelbaar, mede door de onzekerheden rondom Covid. Sinds de start in 2020 hebben we verschillende coördinatoren gehad. Door de vele wisselingen was het coördineren van de programma's voor De Rederij een uitdaging. In 2023 lag de focus op het opzetten van programma's in samenwerking met zowel De Rederij-partners als maatschappelijke organisaties, waaronder het Brughuis. Sinds kort communiceren we de activiteiten van De Rederij ook via de lokale huis-aan-huiskrant. Daarnaast worden alle activiteiten gepubliceerd op de website www.derederij.nl. Ondanks de uitdagingen hebben we toch een goed jaar 2023 gehad met veel activiteiten in en rondom de Rederij. De promotie van de Rederij is altijd een belangrijk thema voor ons geweest.

Met het raadsvoorstel in de raadsvergadering van maart hebben we u geïnformeerd over de uitgevoerde en geplande activiteiten. Hieronder een aantal van de activiteiten: • •

• • •

• •

•

De Europese verkiezingen. We verwelkomden de bezoekers met gratis koffie en iets lekkers. De opkomst in de Rederij was behoorlijk hoog, wat ons tevens de gelegenheid gaf om de Rederij te promoten. Onder het motto van Nationale Buitenspeeldag werden op 12 en 13 juni dansworkshops en het Nederlands Kampioenschap knikkeren op het Raadhuisplein georganiseerd. Vanuit de Rederij hebben we met behulp van ASVZ iets lekkers verzorgd. Hierdoor konden we mensen binnenhalen en verder informeren over de mogelijkheden binnen de Rederij. De lezingavond op 13 juni met Splinter Chabot was een zeer succesvolle activiteit in de Rederij. De avond was volledig uitverkocht en we mochten ongeveer 90 bezoekers verwelkomen. Historische Vereniging: De tentoonstelling van de Historische Vereniging heeft een permanente ruimte in de Rederij. Elke dinsdag Kleurcafé: Jong en oud kan elke week terecht in het kleurcafé. Onder het genot van een kopje koffie samen kleuren, individueel of met elkaar aan een werk bezig zijn. Regelmatig is er een thema aan de middag verbonden. Van ton sur ton tot aan kleurplaten van ons eigen dorp. Kleuren zorgt bewezen voor ontspanning en er is ook ruimte voor een goed gesprek. Elke dinsdagavond Huiswerkhulp: Elke dinsdagavond tussen 18.00 en 20.00 uur is er huiswerkhulp in De Rederij. Kinderen en jongeren van 8 tot 18 jaar kunnen hun eigen huiswerk komen maken of leren.

Er zijn vrijwilligers (vaak met onderwijsachtergrond) die daarbij kunnen helpen. Elke donderdag: Aangehaakt: Bezige handen? Haak dan donderdagochtend gezellig aan. Neem je eigen haak-, brei- of ander handwerk mee, maar er is ook materiaal aanwezig. Er is gelegenheid om uit te wisselen, inspiratie op te doen, hulp te krijgen en van elkaar te leren. Beginner of gevorderde, jong en oud, iedereen is welkom Elke zaterdag: Krantje & Koffie & Koek: Een gezellig, ontspannen begin van het weekend. Elke zaterdagochtend ben je van 10.00 tot 12.00 uur welkom.

De website van de Rederij wordt regelmatig bijgewerkt met de komende activiteiten. Naast de wekelijks terugkerende activiteiten zoals huiswerkhulp elke dinsdagavond en Krantje, Koffie en Koek elke zaterdag, zijn er ook andere activiteiten. Een voorbeeld hiervan is FIFA in de Rederij op dinsdag 23 juli, waarbij deelnemers kans maken op een mooie beker. 7. Schoonmaak Voor de schoonmaak maken we gebruik van de diensten van Smile. Vanaf januari 2023 zijn we een nieuw vierjarig contract aangegaan met Smile voor het schoonmaken van de Rederij. We zijn tevreden over de schoonmaakactiviteiten van Smile. De werkzaamheden worden uitgevoerd tijdens kantooruren. Naast de standaard schoonmaakwerkzaamheden zoals stofzuigen en het schoonmaken van tafels, voeren ze ook eens per vier weken specialistische schoonmaak uit. Dit omvat onder andere het schrobben van vloeren, het vlekvrij maken van trappen en leuningen, het schoonmaken van sanitaire ruimtes.

8. Financiën Bij het beheren van een pand komen diverse kostenposten kijken, die gezamenlijk door alle gebruikers worden gedragen. Dit omvat kosten voor onderhoud en reparatie, energie, schoonmaak, en andere gerelateerde uitgaven. In het beheerplan van De Rederij is een verdeling van deze gezamenlijke kosten vastgelegd. Aan het begin is er een begroting opgesteld voor alle kosten. Hieronder volgt de oorspronkelijke begroting.

Pagina 3 van 4

Bij de aanvang van het beheer van het gebouw is een begroting opgesteld om de verwachte kosten in kaart te brengen. Deze begroting diende als richtlijn voor het financiële beheer van het pand. Echter, tijdens de uitvoering van het beheer is gebleken dat de werkelijke kosten op verschillende punten afwijken van de oorspronkelijke begroting. De discrepantie tussen de oorspronkelijke begroting en de werkelijke kosten is bij diverse bestuursrapportages toegelicht. En is de begroting hierop aangepast Hieronder vindt u het verloop van de begroting en de werkelijke kosten in de afgelopen jaren. 2021

2022

2023

2024

Energielasten

Begroting € 27.277

Realisatie € 25.281

Begroting € 55.000

Realisatie € 46.327

Begroting Realisatie Begroting € 127.500 € 129.351 € 115.500

Klein onderhoud

€

€

€

€ 90.518

€ 112.000 € 136.192

€ 93.500

Overige niet duurzame

€ 71.548

€ 119.161

€ 162.305 € 174.412

€ 170.000

-

-

€ 216.757

-

€ 124.305

We zien een structurele verhoging in de totale kosten van De Rederij. Naast stijgende contractuele prijzen, zoals schoonmaak en diverse onderhoudscontracten, worden we ook geconfronteerd met stijgende materiaalprijzen. De energiekosten waren aanvankelijk te laag ingeschat, wat jaarlijkse bijstellingen noodzakelijk maakte. In 2024 zien we voor het eerst een daling in de energiekosten. Dit is voornamelijk te danken aan het feit dat we in 2022 gedwongen waren het contract met Gazprom op te zeggen, waarna we hoge tarieven van een nieuwe leverancier moesten accepteren. In 2024 hebben we echter een nieuwe energieleverancier, waardoor de kosten iets lager zijn dan in voorgaande jaren. Onderhoud is eveneens een stijgende kostenpost geweest in de afgelopen jaren. In het eerste jaar hadden we geen onderhoudskosten, maar aangezien de garantie op de zakelijke renovatie en het gebouwbeheer slechts één jaar bedroeg, wat heel gebruikelijk is, werden we vanaf 2021 geconfronteerd met reparatiekosten. Ook in 2022 en 2023 hadden we hoge kosten voor de klimaatinstallatie. Na een onderzoek door een externe partij hebben we maatregelen genomen, waardoor we verwachten in 2024 geen extra kosten te hebben voor de klimaatinstallatie. Daarnaast is er de kostenpost 'overige niet-duurzame uitgaven'.

Vanuit dit budget betalen we kosten zoals beveiliging van het gebouw, afvalverwerking, koffieverbruik, en schoonmaak. In 2021 was er een aanzienlijke overschrijding van deze post. in dat jaar was er geen apart budget voor onderhoud en reparaties, waardoor alle onderhouds- en reparatiekosten ook op dit budget werden geboekt. Daarna zijn de kosten toegenomen vooral door diverse prijsindexaties. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

de waarnemend secretaris

de burgemeester

H. Schnitker

J.W. Boersma

Pagina 4 van 4