43 Boardletter 2024 - gemeente Alblasserdam - definitief 17-1-2025.pdf
Tekst van het document
17 januari 2025
BOARDTLETTER 2024
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alblasserdam Postbus 2 2950 AA ALBLASSERDAM
Dordrecht, 17 januari 2025 Ref.: 43/ED/JSC/AH
Geacht college,
Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2024 van gemeente Alblasserdam (hierna Alblasserdam) hebben wij een tussentijdse controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle richt zich hoofdzakelijk op het inventariseren en analyseren van risico’s van afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening. Deze risicoanalyse vormt de basis voor de controlewerkzaamheden die wij in het voorjaar 2025 zullen uitvoeren op de jaarrekening 2024. In de managementletter rapporteren wij de bevindingen van onze werkzaamheden en andere aandachtspunten, voornamelijk op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing, deels ook in de context van de actuele ontwikkelingen bij de gemeente. Deze boardletter is een samenvatting van de managementletter en bevat de belangrijkste bevindingen uit de managementletter. Externe toezichthoudende instanties kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportages. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij hebben de belangrijkste bevindingen op 18 december 2024 in concept voorgelegd aan uw organisatie en vervolgens hebben wij deze op 16 januari 2025 afgestemd met uw organisatie. Op 23 januari 2025 lichten wij deze samenvattende boardletter toe aan uw Auditcommissie. Met vriendelijke groet,
drs. J. Schot RA
1. Gemeente Alblasserdam in beeld In onderstaand overzicht geven wij een samenvatting van onze bevindingen van de interim-controle, met daarbij een kleur-signalering. De nummering in het onderstaande overzicht verwijst naar de paragrafen in de managementletter. De legenda voor de signalering is: Geen noemenswaardige bevindingen
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact
Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/beperkte impact
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2024
§ 2024
2023
FINANCIEEL BELEID EN BEHEER De financiële resultaten in 2024 van Alblasserdam vertonen een positief beeld. Resultaatontwikkeling en financieel toezicht
Tegenover een primair begroot resultaat van € 383.000 4.1 positief ligt de meest actuele resultaatprognose voor 2024 op € 578.000 positief. In de begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 van Alblasserdam wordt inzicht gegeven in toekomstige baten en lasten voor 2025 en verder. Daarnaast bevat de begroting een beleidsmatige toelichting.
Begroting en meerjarenraming
De op 12 november 2024 door de raad vastgestelde meerjarenraming 2025-2028 laat op dit moment voor 4.1 boekjaar 2026-2028 grote tekorten zien. Dit is in lijn met het sectorbeeld, waar over het algemeen tekorten verwacht worden in deze jaren. De opgave van Alblasserdam is ten opzichte van het sectorbeeld stevig te noemen.
Begroting en financiële voortgangsrapportages geven voldoende retrospectieve informatie. Per afwijking is in Instrumenten resultaat- en burap 1 en 2 vermeld of sprake is van een incidentele, dan wel structurele afwijking en bij structurele 4.2 liquiditeitsbeheersing afwijkingen is de impact op de meerjarenbegroting zichtbaar gemaakt.
Gemeente Alblasserdam
Boardletter 2024
3
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2024
§ 2024
2023
Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen heeft voldoende de aandacht in de planning- en control cyclus. Dit is ook voldoende zichtbaar en aantoonbaar in de rapportages hierover. Risicobeheersings- en 4.3 controlesysteem (inclusief Alblasserdam beschikt nog niet over een geactuali- & seerde frauderisicoanalyse. Wel is er een concept 4.4 fraudebeheersing) analyse opgesteld. Het is van belang het concept verder uit te werken, te formaliseren en te verankeren als onderdeel van de verbijzonderde interne controle.
IT-BEHEERSING Alblasserdam heeft belangrijke automatiseringsfuncties uitbesteed, waaronder aan de (service)gemeente Dordrecht. De IT-omgeving van Alblasserdam kent een hoge mate van afhankelijkheid van externe IT-partners en bevat als zodanig de nodige uitdagingen om ‘in control’ te komen en te blijven in het uitoefenen van de Algemene IT-beheersings- regiefunctie. Dit is van essentieel belang met de komst van de Cyberbeveiligingswet (NIS2). maatregelen
6
Met het outsourcen van IT en de toepassing van SaaSoplossingen, verschuift de focus van IT-beheersingsmaatregelen naar toegangsbeheer, product/leveranciersmanagement en beheersing van het risico van cybercriminaliteit.
ADMINISTRATIEVE PROCESSEN
Verbijzonderde interne controle
Alblasserdam verricht verbijzonderde interne controle (VIC) voor de belangrijkste (financiële) processen. De VIC wordt door de gemeente hoofdzakelijk gegevensgericht en achteraf uitgevoerd. Wij signaleren aandachtspunten 7.2 voor de tijdigheid van de werkzaamheden en verdere doorontwikkeling van de VIC.
Procesbeschrijvingen
Alblasserdam beschikt over de meeste procesbeschrijvingen van de belangrijke (financiële) werkprocessen. De procesbeschrijving ten aanzien van doeluitkeringen ontbreekt nog. Wij adviseren de proces- 7.2 beschrijving nader uit te werken ten aanzien van de risico’s en de hiervoor getroffen beheersmaatregelen.
Gemeente Alblasserdam
Boardletter 2024
4
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2024
§ 2024
Personeels- en salarisadministratie
De interne beheersingsmaatregelen rondom de personeels- en salarisadministratie vertonen geen tekortkomingen. De eventuele noodzaak voor het vormen van voorzieningen voor verlof en vervroegd 7.4 uittreden is een aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole.
Inkopen
De interne beheersingsmaatregelen ten aanzien van het proces zijn in grote lijnen op orde. Het uitbestede proces betalingen en het verzamelen van documentatie ten n.v.t. behoeve van de verbijzonderde interne controle zijn blijvende aandachtspunten.
Aanbestedingen
Alblasserdam verricht een spendanalyse en stelt jaarlijks een inkoopkalender op. De VIC stelt (nog) geen tussentijdse spendanalyse op. In voorgaande jaren gesloten onrechtmatige contracten zullen leiden tot 7.5 onrechtmatige lasten in 2024 en tot een onrechtmatige rechtmatigheidsverantwoording.
Leges omgevingsvergunningen
Het uitbestede proces omgevingsvergunningen is in n.v.t. grote lijnen op orde.
Sociaal Domein
Dit proces heeft Alblasserdam volledig gedelegeerd bij verbonden partijen. Wij maken afspraken met de accountant van GR Sociaal en versturen audit instructies om tijdig zekerheid te verkrijgen omtrent getrouwheid en rechtmatigheid van de sociaal domein lasten in de n.v.t. jaarrekening van gemeente Alblasserdam. De tijdigheid van de afronding hiervan is een belangrijk aandachtspunt.
Doeluitkeringen en ontvangen subsidies
Het bewaken van de rechtmatige bestedingen voor de subsidieontvangsten en doeluitkeringen is een aandachtspunt voor Alblasserdam. Tijdens de interimcontrole is een deelwaarneming hierop uitgevoerd door Alblasserdam. Het is van belang dat de dossiervorming 4.5 voor de doeluitkeringen volledig en tijdig wordt afgerond ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. Wij hebben vastgesteld dat de dossiervoorbereiding verbeterd is ten opzichte van voorgaand jaar.
Gemeente Alblasserdam
Boardletter 2024
2023
5
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2024
§ 2024
Grondexploitaties
Tussentijds geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces. De waardering van het onderhanden werk in de balans is een (regulier) 7.6 aandachtspunt in het jaarrekeningproces en de controle van de jaarrekening.
Uitbestede processen
Wij zien aandachtspunten bij de processen die gemeente Alblasserdam heeft uitbesteed bij de servicegemeente Dordrecht. Onze aandachtspunten ten aanzien van de formalisering van afspraken, 7.7 verantwoordelijkheden en kwaliteitsmonitoring blijken van kracht.
2023
2. Algemeen Wij hebben conform uw opdracht, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2024, de interim-controle voor Alblasserdam uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Deze controle heeft als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De bij deze interim-controle door ons uitgevoerde werkzaamheden betroffen hoofdzakelijk: 1.
het kennis nemen van de algemene in- en externe ontwikkelingen en de managementinformatie als basis voor onze risicoanalyse;
2.
het controleren van (eventuele wijzigingen in) de opzet en implementatie van de relevante interne beheersingsmaatregelen rond: o bestuur en toezicht, waaronder frauderisicobeheersing; o de administratieve processen, inclusief het uitvoeren van detailcontroles;
3.
automatisering;
4.
vooruitblik externe verantwoording 2024.
Gemeente Alblasserdam
Boardletter 2024
6
3. Slot Wij adviseren om de in de managementletter opgenomen bevindingen en aanbevelingen te evalueren en op te nemen in een actieplan. Uiteraard zijn wij graag bereid om nader van gedachten te wisselen over onze aanbevelingen en specifieke oplossingsrichtingen. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter een goed beeld te hebben gegeven van onze bevindingen en aanbevelingen bij de controle van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen.
Gemeente Alblasserdam
Boardletter 2024
7