20250117 - Memo reactie BW boardletter 2024.pdf

Memo Onderwerp Boardletter interimcontrole 2024 Datum

15 januari 2025

Aan

College

Afzender

R. van Wijngaarden / A. Ilazi

Aanleiding De interimcontrole 2024 is afgerond, en Verstegen heeft ons de concept-boardletter verstrekt (zie bijlage). Tijdens de interimcontrole focust de accountant zich voornamelijk op de interne beheersing van de organisatie. Dit omvat de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarbinnen genomen interne controlemaatregelen. Het doel van deze controle is ook om aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te identificeren en onder de aandacht te brengen. Aangezien de interne beheersing gedurende het hele jaar goed moet functioneren, wordt deze controle niet uitgesteld tot de jaarrekening, maar vindt een groot deel van de interimcontrole al plaats in de tweede helft van het boekjaar. In de managementletter rapporteert de accountant de bevindingen met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing. De boardletter is een samenvatting van de managementletter en bevat de belangrijkste bevindingen. De boardletter bevat aanbevelingen ter versterking van de interne beheersing, voorstellen voor aanvullende controles met betrekking tot de jaarrekening en relevante ontwikkelingen voor gemeenten. Als organisatie nemen wij deze aanbevelingen realistisch en serieus op en gaan we er voortvarend mee aan de slag.

Kernboodschap Verstegen constateert dat de organisatie de processen in de basis op orde heeft, echter verdient het aanbeveling om concrete afspraken over de uitgevoerde controlehandelingen te formaliseren en de controlehandelingen aantoonbaar te maken. Het college stelt het op prijs dat een concept van de managementletter en boardletter met de portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris en de concerncontroller is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Verstegen en constateert net als Verstegen dat deze prettig en constructief verloopt. Bevindingen De belangrijkste bevindingen zijn grofweg in te delen in de categorieën 'tekortkoming met beperkte risico', 'geen tekortkoming wel relevante bevindingen' en 'geen noemenswaardige bevindingen'. Categorie ´geen noemenswaardige bevindingen´ wordt niet uitgewerkt in dit memo. Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/beperkte impact - Begroting - Algemene IT-beheersmaatregelen - Uitbestede processen Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten - Risicobeheersings- en controlesysteem (inclusief fraudebeheersing) - Verbijzonderde interne controle - Procesbeschrijving - Inkopen en aanbestedingen - Sociaal domein - Doeluitkering en ontvangen subsidies Reactie op bevindingen Hieronder volgt onze ambtelijke reactie op deze bevindingen.

Voor de processen/onderdelen resultaatontwikkeling en financieel toezicht, instrumenten voor resultaat- en liquiditeitsbeheersing, personeels- en salarisadministratie, leges omgevingsvergunningen en grondexploitatie zijn door de

accountant geen noemenswaardige bevindingen geconstateerd. Daarom worden deze onderdelen niet verder uitgewerkt in dit memo. Proces Op donderdag16 januari 2025 heeft de portefeuillehouder de concept managementletter en de concept boardletter besproken met de accountant. De boardletter, die een samenvatting van de managementletter bevat, belicht de belangrijkste bevindingen. Op 23 januari 2025 zal de accountant de boardletter presenteren aan de auditcommissie. Categorie: tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/ beperkte impact Begroting en meerjarenraming Aanbeveling accountant: De op 12 november 2024 door de raad vastgestelde meerjarenraming 2025-2028 laat op dit moment voor boekjaar 2026-2028 grote tekorten zien. Dit is in lijn met het sectorbeeld, waarover het algemeen tekorten verwacht worden in deze jaren. De opgave van Alblasserdam is ten opzichte van het sectorbeeld stevig te noemen. Reactie college: Deze situatie is niet uniek voor Alblasserdam, maar weerspiegelt het bredere landelijke beeld zoals beschreven in het sectorbeeld. Veel gemeenten worden de komende jaren geconfronteerd met soortgelijke uitdagingen. Wij volgen het advies van de VNG en blijven ons inspannen om op zowel landelijk als lokaal niveau gerichte stappen te zetten voor een financieel duurzame toekomst.

IT-beheersing Aanbeveling accountant: De IT-omgeving van gemeente Alblasserdam kent een hoge mate van afhankelijkheid van externe IT-partners en bevat als zodanig de nodige uitdagingen om ‘in control’ te komen en te blijven in het uitoefenen van de regiefunctie. Dit is van essentieel belang met de komst van de Cyberbeveiligingswet (NIS2). Reactie college: We onderkennen de bevinding van de accountant. Per 1 januari 2022 is de aard van het samenwerkingsverband met Dordrecht veranderd, waarbij de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer duidelijker zijn afgebakend. In 2023 hebben we vanuit de opdrachtgeversrol meer gestuurd op verantwoording, mede in relatie tot de P&C-cyclus, en hiervoor gerichte afspraken gemaakt met de afzonderlijke productvertegenwoordigers. In 2024 is de focus verschoven naar het toetsen van het naleven van deze afspraken, zodat we meer grip krijgen op de uitvoering en verantwoording. Deze aanpak blijven we voortzetten in 2025. Uitbestede processen Aanbeveling accountant: Wij zien aandachtspunten bij de processen die Alblasserdam heeft uitbesteed bij de Servicegemeente Dordrecht. Onze aandachtspunten ten aanzien van de formalisering van afspraken, verantwoordelijkheden en kwaliteitsmonitoring blijken van kracht.

Reactie college: We onderkennen de bevinding van de accountant en blijven werken aan meer duidelijkheid in de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer. In 2024 hebben we, met ondersteuning van een extern bureau, stappen gezet om afspraken en verantwoordelijkheden verder te formaliseren. Deze aanpak trekken we door in 2025. Categorie geen tekortkoming, wel relevante bevindingen Risicobeheersings- en controlesysteem (inclusief fraudebeheersing) Aanbeveling accountant: Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen heeft voldoende de aandacht in de planning- en control cyclus. Dit is ook voldoende zichtbaar en aantoonbaar in de rapportages hierover. Alblasserdam beschikt nog niet over een geactualiseerde frauderisicoanalyse. Wel is 2

er een concept analyse opgesteld. Het is van belang het concept verder uit te werken, te formaliseren en te verankeren als onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Reactie college: Er is een conceptanalyse opgesteld. Deze wordt in Q1/Q2-2025 verder uitgewerkt, geformaliseerd en verankerd als onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Hiermee wordt het advies opgevolgd.

Procesbeschrijvingen Aanbeveling accountant: Alblasserdam beschikt over de meeste procesbeschrijvingen van de belangrijke (financiële) werkprocessen. De procesbeschrijving ten aanzien van doeluitkeringen ontbreekt nog. Wij adviseren de procesbeschrijving nader uit te werken ten aanzien van de risico’s en de hiervoor getroffen beheersmaatregelen. Reactie college: In 2025 zullen we deze verder optimaliseren, met een nadruk op risico's en beheersmaatregelen. Hierdoor blijven onze financiële processen efficiënt en effectief. Verbijzonderde interne controle Aanbeveling accountant: Alblasserdam verricht verbijzonderde interne controle (VIC) voor de belangrijkste (financiële) processen. De VIC wordt door de gemeente hoofdzakelijk gegevensgericht en achteraf uitgevoerd. Wij signaleren aandachtspunten voor de tijdigheid van de werkzaamheden en verdere doorontwikkeling van de VIC. Reactie college: Wij constateren dat de interne controles binnen de organisatie inmiddels veel beter zijn geland. Het is van belang om deze positieve ontwikkeling in 2025 voort te zetten. Daarbij zullen we het ambitieniveau voor de (verbijzonderde) interne controle realistisch bepalen, met oog voor kwaliteit en haalbaarheid. Deze aanpak borgt de continuïteit en verdere versterking van de interne controleprocessen.

Overigens zullen we, net als in voorgaande jaren, de controles uitvoeren op basis van een intern controleplan, zodat we de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2024 kunnen afgeven. Inkoop en aanbesteding Aanbeveling accountant: De interne beheersingsmaatregelen ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingen proces Alblasserdam zijn in grote lijnen op orde. Het uitbestede proces betalingen en het verzamelen van documentatie ten behoeve van de verbijzonderde interne controle zijn aandachtspunten. Reactie college: We willen hierbij opmerken dat we vinden dat het betaalproces goed is ingeregeld. We erkennen echter wel dat de documentatie voor prestatieleveringen aandacht behoeft. In 2025 zullen we een gedetailleerde risicoanalyse uitvoeren en een notitie opstellen om deze documentatie verder uit te werken en te optimaliseren. Daarbij moeten we ook een inschatting maken wat dit betekent voor de capaciteit (kosten-/batenanalyse). De organisatie zal, om de rechtmatigheid van de naleving van de EU-aanbestedingswetgeving over het jaar 2024 te waarborgen, de interne controlewerkzaamheden afronden. Conform de planning zal de organisatie bij de aanvang van de jaarrekeningcontrole over het gehele jaar verantwoording afleggen. Sociaal domein Aanbeveling accountant: Dit proces heeft Alblasserdam volledig gedelegeerd bij verbonden partijen.

Wij maken afspraken met de accountant van GR Sociaal en versturen audit instructies om tijdig zekerheid te verkrijgen omtrent getrouwheid en rechtmatigheid van de sociaal domein lasten in de 3

jaarrekening van gemeente Alblasserdam. De tijdigheid van de afronding hiervan is een belangrijk aandachtspunt. Reactie college: We zullen intern de voortgang van dit proces bij de verbonden partijen nauwlettend blijven monitoren. Overigens kunnen we bevestigen dat de stukken voor boekjaar 2023 wel op tijd zijn geleverd door de verbonden partijen. Doeluitkering en ontvangen subsidies Aanbeveling accountant: Het bewaken van de rechtmatige bestedingen voor de subsidieontvangsten en doeluitkeringen is een aandachtspunt voor Alblasserdam. Tijdens de interimcontrole is een deelwaarneming hierop uitgevoerd door Alblasserdam. Het is van belang dat de dossiervorming voor de doeluitkeringen volledig en tijdig wordt afgerond ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. Reactie college: In 2024 hebben we het bewaken van de rechtmatige bestedingen voor de subsidieontvangsten en doeluitkeringen al opgepakt. We hebben duidelijke procesafspraken gemaakt om te zorgen voor een juiste en volledige dossiervorming. Deze afspraken zorgen ervoor dat we goed voorbereid zijn op de jaarrekeningcontrole en dat de benodigde documentatie tijdig en volledig beschikbaar is Opvolging van de aanbevelingen Naar aanleiding van deze boardletter worden binnen de gemeentelijke organisatie acties uitgezet om de benodigde controlewerkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole 2024 te verrichten.

Deze acties zullen uiterlijk in juni 2025 afgerond zijn. Per onderwerp/ontwikkeling zullen we bekijken welke acties binnen de organisatie nodig zijn. De voortgang hiervan zullen we in de P&C-cyclus nauwlettend monitoren.

4