2023-81 Raadsvoorstel Cameravolgsysteem.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering: 14 november 2023

Portefeuillehouder: Auteur: Ada Dekker

Onderwerp: Raadsvoorstel Cameravolgsysteem Voorgesteld besluit: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van € 44.000 voor de aanschaf van een nieuw cameravolgsysteem. 2. De financiële gevolgen ten laste van het resultaat te brengen en dit via de eerste bestuursrapportage van 2024 te verwerken in de begroting. 3. Geheimhouding op te leggen op bijlage 6 conform artikel 5.1, lid 1, onder c, Woo

Inleiding In 2020 is de gemeenteraad van Alblasserdam begonnen met het live uitzenden van raads- en commissievergaderingen via de website. Ten tijde van de Covid-pandemie betrof het digitale Teamsvergaderingen, na het versoepelen van de maatregelen werden ook fysieke vergaderingen vanuit de raadzaal en vergaderkamer Ruim uitgezonden. Met de aanwezige audiovisuele (AV)-voorzieningen en het gebruik van een externe encoder voor doorgifte van beeld en geluid werd het mogelijk gemaakt om de vergaderingen uit te zenden, hoewel het systeem hier in oorsprong niet voor bedoeld was. De oplossing was uit nood geboren, om tijdens de lockdown de openbare toegankelijkheid van de raadsvergaderingen (digitaal) te kunnen waarborgen. Met één overzichtscamera die gekoppeld is aan de Teams-applicatie is de kwaliteit niet optimaal en het systeem is zeer storingsgevoelig. De wens is om deze tijdelijke oplossing te vervangen door een volwaardig cameravolgsysteem in de raadzaal, vergaderzaal Ruim blijft in dit voorstel buiten beschouwing. Een delegatie vanuit het presidium is op werkbezoek geweest in de raadzaal van buurgemeente Molenlanden om zich te laten informeren over de mogelijkheden en ook zijn ervaringen van andere gemeenten betrokken.

Beoogd effect Door de aanschaf van een cameravolgsysteem wordt het volgen en raadplegen van vergaderingen (live en achteraf) gebruiksvriendelijker voor bezoekers en gebruikers. Het doel daarbij is de transparantie en toegankelijkheid van de lokale politiek vergroten. Argumenten Oude situatie Vóór 2020 werden tijdens de vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies audioopnamen gemaakt. Na afloop van de vergadering werden deze audiobestanden door de griffie doorgestuurd naar een extern bureau waar de bestanden werden bewerkt (indexering op agendapunt en op spreker) en via een link beschikbaar gesteld op de website. Om achteraf te kunnen raadplegen werkte dit afdoende, er was op dat moment geen mogelijkheid om live mee te luisteren. Huidige systeem Sinds 2020 worden raads- en commissievergaderingen uitgezonden via de website, met behulp van één overzichtscamera en gebruikmakend van Teams.

Achteraf wordt op sprekersniveau indexering toegepast en wordt ondertiteling toegevoegd. Een overzicht van de kijkcijfers van oktober 2022 tot en met juni 2023 (live en achteraf) is toegevoegd als bijlage 1. Hieruit valt op te maken dat in deze maanden door meer dan 4000 kijkers (direct en achteraf) naar de vergaderingen is gekeken en geluisterd, met een totaal gemiddelde van bijna 190 kijkers per vergadering. Gemiddeld is dit, zonder de bijzondere vergaderingen, rond de 65 kijkers live en rond de 90 kijkers achteraf. Knelpunten van het huidige systeem zijn: -Op het camerabeeld is niet goed te zien wie de spreker is. -De huidige camera staat gericht op de zaal waarbij de voorzitter en portefeuillehouders van de achterzijde in beeld zijn. -Door deze camerapositionering is de tafel van de voorzitter, de griffier en de wethouders in beeld en daarmee zijn ook de schermen van devices/telefoons zichtbaar. -Het huidige systeem is kwetsbaar voor storingen. Behalve dat dit voorafgaande aan iedere vergadering extra werkzaamheden met zich meebrengt om het systeem te testen samen met de partij die de hosting verzorgt, is er tijdens de vergaderingen risico dat er geen doorgifte is van het signaal waardoor uitzending niet mogelijk is. Cameravolgsysteem Door de aanschaf van een cameravolgsysteem wordt het volgen en raadplegen van vergaderingen (live en achteraf) gebruiksvriendelijker.

Daarnaast worden door het overstappen naar een cameravolgsysteem de werkprocessen beter ondersteund, het versoepelen van de (voorbereidingen van) vergaderingen staat daarbij centraal. Het cameravolgsysteem is gekoppeld aan een systeem dat er voor zorgt dat het audiovisuele verslag van de vergadering naast de indexering op sprekers ook verrijkt wordt met agenda-indexering en eventueel stemuitslagen. Dit maakt de vergadering achteraf makkelijker doorzoekbaar en verbetert de ervaring voor kijkers van de livestream. Zodra een deelnemer of inspreker (vanaf het spreekgestoelte) de knop op de microfoon indrukt, zoomt het camerasysteem in op de spreker. De camera volgt de sprekers automatisch. Dit heeft aanzienlijke meerwaarde bij het volgen van de vergadering. Bij een discussie tussen twee personen (via de voorzitter) worden beide personen op het scherm gepresenteerd. Bij de aanschaf van het AV systeem in 2019 is al rekening gehouden met de eventuele latere aanschaf van een cameravolgsysteem. De losse vergadermicrofoons zijn geschikt om te gaan werken met het volgsysteem (men logt met een persoonlijk pasje in op de microfoon zodat sprekers geïdentificeerd kunnen worden), de infrastructuur/bekabeling is er al op voorbereid en de serverkast biedt voldoende ruimte om het systeem toe te passen in de raadzaal.

Kanttekeningen De aanschaf, installatie en onderhoud van een cameravolgsysteem in de raadzaal van de Rederij vraagt een investering en onderhoudskosten. Een alternatief zou zijn om het huidige systeem te blijven hanteren of terug te gaan naar alleen digitale geluidopnamen. Daarmee worden geen verbeteringen doorgevoerd voor zowel intern gebruik (deelnemers vergadering en griffie) als externe gebruikers (gebruiksgemak inwoners/ambtenaren die op afstand mee kunnen kijken). Het digitaal volgen van de vergaderingen live en achteraf blijft dan kwetsbaar, storingsgevoelig, gaat niet in kwaliteit vooruit en de gemeente blijft achter op de ontwikkelingen die in het land op het gebied van digitaal vergaderen plaatsvinden. Financiële informatie In onderstaande tabel is een overzicht van de kosten te zien van de digitale verslaglegging van de raads- en commissievergaderingen in Alblasserdam. In de huidige situatie betalen we €20.000 op jaarbasis. Bij de overgang naar een cameravolgsysteem is incidenteel een investering nodig van € 42.884 de verwachting is dat de kosten voor hosting gelijk zullen blijven (indexering op sprekersniveau hoeft niet meer achteraf te worden toegevoegd, dat is al opgenomen in het signaal van het cameravolgsysteem). Het systeem heeft een afschrijvingstermijn van 60 maanden.

Tabel 1 Overzicht kosten Investering eenmalig

Structurele lasten

Alleen audio (2019)

-

€ 8.800,00

Digitaal enkele-camera (2022)

-

€ 20.000,00

Cameravolgsysteem (offerte 2023)

€ 42.884,00

€ 20.000,00

De kapitaallasten zijn berekend op basis van een levensduur van 5 jaar (60 maanden) en een rekenrente conform de programmabegroting 2024 van 1,2%. Structurele lasten bestaan uit de jaarlijkse abonnementen en de variabele kosten per vergadering, met een jaarlijkse indexeringspercentage van 5,3%. Voorgesteld wordt de financiële gevolgen ten laste van het resultaat in de begroting te verwerken via de eerste BURAP 2024. Begroting Omschrijving

2024

raming 2025

raming 2026

raming 2027

Kapitaallasten investering

9328

9222

9117

9011

Structurele laten

24580

24580

24580

24580

Dekking uit bestaand budget

-23300

-23300

-23300

-23300

Verschil

10608

10608

10608

10608

Uitvoering Communicatie Niet van toepassing Eerdere besluitvorming Niet van toepassing

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Bijlage 1 Kijkcijfers NotuBiz Bijlage 2 Cameravolgsysteem (een nadere uitleg) Bijlage 3 Raadsmemo cameravolgsysteem Bijlage 4 Verslag werkbezoek raadzaal Molenlanden 21-08-23 Bijlage 5 MVI_AudioVisual Brochure Bijlage 6 Aangepaste offerte 09-2023 Camera-volgsysteem Alblasserdam

CONCEPT RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Alblasserdam;

B E S L U I T:

1. Een krediet beschikbaar te stellen van € 44.000 voor de aanschaf van een nieuw cameravolgsysteem. 2. De financiële gevolgen ten laste van het resultaat te brengen en dit via de eerste bestuursrapportage van 2024 te verwerken in de begroting. 3. Geheimhouding op te leggen op bijlage 6 conform artikel 5.1, lid 1, onder c, Woo