1A.6 CONCEPT notulen ALV Dorp Stad en Land 16 juni 2022.pdf

ADVISEURS OMGEVINGSKWALITEIT

Groothandelsgebouw Stationsplein 45 Postbus 29129 3001 GC Rotterdam T 010 - 280 94 45 E info@dorpstadenland.nl

Conceptnotulen van de Algemene Ledenvergadering van de vereniging Dorp, Stad en Land, gehouden op 16 juni 2022 om 13.00 uur in hybride vorm: locatie Museum Vlaardingen en digitaal via Zoom. Aanwezig: presentielijst opvraagbaar bij Dorp, Stad en Land Notulen opgesteld door: mw. Karin van Leijden, Dorp, Stad en Land

1.

Opening en welkom De directeur van de vereniging, de heer ir. Ton Jansen, heet de aanwezigen hartelijk welkom op deze allereerste hybride Algemene Ledenvergadering (ALV) van Dorp, Stad en Land: lokaal in Museum Vlaardingen en digitaal via Zoom. De voorzitter van de vereniging, de heer Henri Lenferink, opent de ALV en ook hij heet iedereen welkom. De agenda voor de dag wordt kort toegelicht.

2.

Mededelingen De directeur van de vereniging, de heer Ton Jansen, krijgt hiervoor het woord. Omgevingswet: De inwerkingtreding van de Omgevingswet is sinds de laatste ALV opnieuw uitgesteld: de datum van 1 juli 2022 is opgeschoven naar 1 januari 2023. Toch gaat Dorp, Stad en Land door met het treffen van voorbereidingen op de overgang. Wij hebben opdracht gegeven om ons administratief systeem voor de verwerking van de advisering, de Adviesbank, voor te bereiden op de digitale koppeling met de Samenwerkingsruimte in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Deze koppeling zorgt ervoor dat alle advisering binnen de gestelde termijn efficiënt digitaal met elkaar gedeeld en afgehandeld kan worden. Ook hebben wij met bijna al onze leden concepten opgesteld voor de verordening op de nieuwe gemeentelijke Adviescommissie Omgevingskwaliteit en een conceptreglement van orde aangeboden. Als we nog niet in uw gemeente zijn geweest of u wilt een afspraak maken, neem dan zeker contact met ons op. Dorp, Stad en Land heeft zichzelf als doel gesteld om vanaf 1 oktober 2022, als voorbereiding en proefperiode, met de nieuwe commissie-opzet en werkwijze te gaan werken in onze gemeenten. Hierover wordt u nader geïnformeerd. Leden: Er is het afgelopen jaar een wijziging geweest in het ledenaantal van de Vereniging.

De gemeente Bergen (Limburg) heeft zich bij ons aangesloten, waarmee het ledenaantal in 2022 op 59 leden staat, verdeeld over 5 provincies. De gemeente Moerdijk (waar al werk voor wordt verricht op urenbasis) en de gemeente Veere (voorheen reeds lid geweest) hebben naar het lidmaatschap geïnformeerd. Medewerkers: In de samenstelling van ons personeelsbestand hebben zich het afgelopen jaar ook enkele wijzigingen voorgedaan. Joke van Egmond, Maurice Moerland en Luuk de Boer zijn als adviseurs omgevingskwaliteit in dienst gekomen. Niyantri Mangal is als administratiefsecretarieel medewerkster bij ons begonnen.

1 /6

Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. De voorzitter vervolgt de vergadering. 3.

Conceptnotulen van de voorgaande Algemene Ledenvergadering d.d. 17 juni 2021 De vorige Algemene Ledenvergadering vond digitaal via Teams plaats i.v.m. de toen geldende corona-maatregelen. Er zijn geen vragen of opmerkingen over de conceptnotulen van de Algemene Ledenvergadering van 17 juni 2021, de notulen worden vastgesteld.

4.

Samenstelling bestuur De leden van het bestuur worden voorgesteld: Dhr. Henri Lenferink (voorzitter) Dhr. Emiel de Joode (secretaris) Dhr. Erik de Rijk (penningmeester) Mw. Annemiek Jetten Dhr. Kees Rouw Tussentijds aangesteld door het Dagelijks Bestuur (ALV 2021) Mw. Eveline Smits Dhr. Robbert-Jan van Duijn Mw. Milène Junius Wegens het behalen van de maximale benoemingstermijn als bestuurslid / lid van de raad van toezicht van dhr. Gert-Jan de Jager (voormalig secretaris), dhr. Frank Koen en dhr. Jan-Frans Mulder is tijdens de Algemene Ledenvergadering in 2021 ingestemd met het tussentijds aanstellen van nieuwe bestuursleden / leden van de raad van toezicht. Mw. Eveline Smits, dhr. Robbert-Jan van Duijn en mw. Milène Junius zijn in de tweede helft van 2021 aangesteld. Aan de aanwezige leden wordt gevraagd om deze aanstellingen te bekrachtigen. De aanwezige leden zijn tijdens de vergadering akkoord gegaan, waarop is besloten tot en ingestemd met de benoeming van genoemde leden voor een periode van vier jaar als bestuurslid / lid van de raad van toezicht. Dhr. Erik de Rijk en mw. Annemiek Jetten zijn nu één termijn lid van het bestuur van de vereniging en van de raad van toezicht van de stichting. Beide komen in aanmerking voor een herbenoeming en hebben aangegeven daarvoor open te staan.

Aan de aanwezige leden wordt daarom gevraagd of zij akkoord gaan met de herbenoeming van Erik de Rijk en Annemiek Jetten. De aanwezige leden zijn tijdens de vergadering akkoord gegaan, waarop is besloten tot en ingestemd met de herbenoeming van beiden voor een volgende periode van vier jaar als bestuurslid / lid van de raad van toezicht. Dhr. Kees Rouw, die namens de organisatie in het bestuur zit, heeft verzocht om zijn lidmaatschap van het bestuur van de vereniging en van de raad van toezicht van de stichting te beëindigen. Dhr. Maarten Raaijmakers is bereid gevonden om de taken van Kees Rouw over te nemen. Wij zijn verheugd dat hij de organisatie wil vertegenwoordigen in het bestuur, gezien zijn jarenlange ervaring als adviseur bij Dorp, Stad en Land. Aan de aanwezige leden wordt daarom gevraagd of zij akkoord gaan met de benoeming van dhr. Maarten Raaijmakers. De aanwezige leden zijn tijdens de vergadering akkoord gegaan, waarop is besloten tot en ingestemd met de benoeming van dhr. Raaijmakers voor een eerste periode van vier jaar als bestuurslid / lid van de Raad van Toezicht. 2/ 6

5.

Balans en Staat van baten en lasten vereniging en stichting 2021 De penningmeester dhr. Erik de Rijk licht de jaarcijfers 2021 van de vereniging Dorp, Stad en Land toe, ter goedkeuring. Daarna zullen de jaarcijfers 2021 van de stichting op hoofdlijnen ter informatie worden aangestipt. Balans vereniging 2021 De balans van 2021 is behoorlijk veranderd ten opzichte van de balans van het jaar ervoor. In 2020 is het voornemen besproken om een deel van het vermogen te gaan beleggen in groene beleggingen, zodat we op termijn inkomsten genereren die het verlies aan rentebaten c.q. de negatieve rente kunnen compenseren. Vanwege de marktbewegingen als gevolg van Covid werd besloten hier nog even mee te wachten, maar in 2021 is een deel van het vermogen in samenwerking met Fair Capital Partners (FCP) in diverse fondsen belegd. Hieruit volgt een verschuiving van liquide middelen naar financiële vaste activa ten opzichte van 2020. Staat van baten en lasten vereniging 2021 Enerzijds zien we bij de inkomsten een lichte toename van contributies, wat met name komt door de contributieverhoging van € 50,00 zoals besloten in de ALV van 2020. Anderzijds zien we bij de bedrijfskosten een lichte afname. Desondanks zien we onderaan de streep een negatief resultaat, dit heeft te maken met het feit dat de vereniging een vast bedrag per gemeente aan contributie rekent.

Dit bedrag is circa 10 jaar hetzelfde gebleven en is ook na de verhoging niet voldoende om de bedrijfskosten te dekken. De contributie die de Federatie rekent wordt anders bepaald en is sneller gestegen. Tot nu toe is ervoor gekozen die niet één op één door te belasten. Het bestuur streeft naar een neutrale situatie, er wordt nog over nagedacht hoe we dat kunnen bereiken. Als we kijken naar de financiële baten en lasten dan zien wij dat deze negatief zijn ten opzichte van vorig jaar. Dat komt door een aantal elementen, waaronder kosten m.b.t. het opbouwen van de portefeuille en de negatieve rente lasten van ruim € 21.000,00 waarvoor de drempel in het afgelopen jaar verder is verlaagd. Vervolgens licht dhr. De Rijk de jaarcijfers 2021 van de stichting toe. Balans stichting 2021 De cijfers worden ter informatie gedeeld. We zien geen wezenlijke veranderingen t.o.v. 2020. De werkvoorraad is ondanks Covid gelijk gebleven, waardoor we per saldo een iets hogere winst na belasting zien dan in 2020 en als gevolg daarvan een toename van het eigen vermogen. De vraag is hoe dit zich zal ontwikkelen na de ingang van de Omgevingswet. Ter voorbereiding zijn er meerdere scenario’s doorberekend, waarbij de impact van een structureel verminderde werkvoorraad duidelijk is geworden.

Staat van baten en lasten stichting 2021 Het jaar is afgesloten met een met het vorige jaar vergelijkbare winst na belasting. Ook in 2021 zijn door de coronacrisis veel begrote uitgaven niet gedaan (waaronder een ALV op locatie). Ook investeringen in de Omgevingswet stonden op een lager pitje vanwege het jaar uitstel. Daarnaast heeft het wegvallen van reiskosten invloed gehad op het resultaat.

3/ 6

6.

Goedkeuring jaarrekening De jaarcijfers en de jaarrekening van de vereniging Dorp, Stad en Land worden door de aanwezige leden goedgekeurd en vastgesteld. De jaarcijfers en de jaarrekening van de stichting Dorp, Stad en Land worden ter kennisgeving aangenomen.

7.

Begroting 2022 De begroting van de vereniging 2022 wordt getoond, ter goedkeuring. We zien in de begroting een negatief exploitatieresultaat en een positief resultaat uit de financiële baten en lasten. Het bestuur streeft naar een neutrale situatie. De begroting van de stichting 2022 wordt getoond, ter informatie. In de begroting voor 2022 is rekening gehouden met hogere kosten ter voorbereiding op de Omgevingswet en een stijging in reiskosten doordat we langzamerhand gedeeltelijk teruggaan naar de ‘normale’ werksituatie voor Covid. Gedeeltelijk, omdat wij voorstander zijn van een hybride vergaderpatroon. Afgezet tegen een licht stijgende omzet, resulteert dit in een begroot positiever resultaat aan de eindstreep t.o.v. 2021. Er zijn geen vragen over of opmerkingen op de begrotingen van de vereniging en de stichting. De begroting voor 2022 van de vereniging wordt door de aanwezige leden goedgekeurd en vastgesteld.

8.

Tarieven 2023 Voorgesteld wordt de legestarieven voor 2023 ongewijzigd te laten. In 2019 is door de ALV besloten dat stichting Dorp, Stad en Land voortaan voor de uurtarieven de indexering conform het CBS (Architecten & Ingenieurs en Diensten Algemeen) zal volgen. Dit leidt ertoe dat het uurtarief voor leden met ingang van 1 januari 2023 wordt aangepast van € 105,00 naar € 107,00. Het uurtarief voor niet-leden wordt met ingang van 1 januari 2023 aangepast van € 140,00 naar € 143,00. NB: Het is de verwachting dat ook onder de Omgevingswet de leges blijven bestaan en wij onze advisering op legesbasis kunnen verzorgen. Mocht dit niet het geval zijn omdat de leges vervallen, of op een andere manier worden aangepast, dan zullen wij onze werkzaamheden volledig op uurbasis gaan aanbieden. In dat geval is in de ALV van 2021 al besloten dat wij voor leden onze diensten kunnen gaan aanbieden tegen een uurtarief van € 130,00. Het uurtarief voor niet-leden zal dan € 150,00 worden. Uiteraard zullen we u hierover vooraf informeren indien aan de orde. De contributie voor het lidmaatschap van de vereniging blijft voor 2023 ongewijzigd en bedraagt € 669,00. Met de contributie, de legestarieven en de nieuwe tarieven conform de CBS-indexatie vanaf 0101-2023 wordt ingestemd door de aanwezige leden.

Het bestuur heeft na analyse besloten om de honorering van bestuursleden / leden raad van toezicht marktconform bij te stellen, in het kader van de code good governance. Hiervoor is een benchmark gehouden onder zusterorganisaties en vergelijkbare organisaties en daaruit is het voorstel gekomen voor standaardbedragen per jaar, met onderscheid tussen de leden, het dagelijks bestuur en de voorzitter:

4/ 6

• Voorzitter (DB): € 3.000,00 • Secretaris en penningmeester (DB): € 2.500,00 • Reguliere leden: € 2.000,00

De aanwezige leden kunnen zich hierin vinden en stemmen in met de voorgestelde wijze van honoreren van de bestuursleden / leden raad van toezicht. 9.

Jaarverslag 2021 Dhr. Ton Jansen krijgt het woord. Het jaarverslag 2021 is inzichtelijk op www.dorpstadenland.nl. Activiteiten: De activiteiten hebben het afgelopen jaar op een lager pitje gestaan vanwege Covid, maar noemenswaardig is het initiatief waaraan Sander van Venetie vanuit Dorp, Stad en Land heeft meegewerkt naar een idee van de Provincie Zuid-Holland: hoe zal de ‘ruimte door Corona’ eruit gaan zien? Hij heeft aan de hand van de plek Lammermarkt in Leiden, die hij gebruikt als metafoor van ontmoeting, uitwisseling en recreatie, een bemoedigend stuk geschreven over samenkomen op een plek waar het verleden een duurzame basis vormt voor de toekomst. De manier waarop wij ons leven tijdens de pandemie hebben ingericht, veel buiten in de eigen omgeving, biedt inspiratie en kansen om onze omgeving nog intensiever aantrekkelijker en duurzamer vorm te geven. Initiatieven Een van de initiatieven waar wij ons specifiek op hebben gericht is duurzaamheid. Intern hebben wij nagedacht over de technische ontwikkeling van bijvoorbeeld warmtepompen en wat de plaatsing daarvan voor gevolgen heeft voor de kwaliteit van de omgeving. Hiervoor hebben wij uitgangspunten opgesteld. Ook hebben wij adviezen en voorstellen gedaan voor kleine windmolens bij, meestal agrarische, complexen die met zon en wind samen een manier hebben om zelfvoorzienend te kunnen zijn.

Tevens hebben we voor enkele gemeenten specifiek beleid opgesteld voor het plaatsen van zonnepanelen op monumenten en in het Beschermd Dorps- en Stadsgezicht. We merken dat juist bij deze groep eigenaars de vraag naar duurzame maatregelen groot en complex is. Zoals vorig jaar aangegeven hebben wij een onderzoek uitgevoerd in opdracht van de Provincies Zeeland en Zuid-Holland voor het inventariseren van alle geschenkwoningen van na de Watersnoodramp in 1953. Hieraan gerelateerd is door de projectleden, waaronder Aimée de Back, een aantal presentaties gegeven met onder meer de achtergrondvraag of en hoe er eventueel bescherming of waardering gegeven kan worden door de gemeenten. Hiernaast zijn wij verheugd dat Erfgoedvereniging Heemschut kennis heeft genomen van ons onderzoek en aan de hand van onze onderzoeksmethodiek en onze hulp ook de Brabantse geschenkwoningen inmiddels heeft geïnventariseerd. Resteert nog het bedenken van een manier waarop we deze informatie op een laagdrempelige vorm kunnen delen met andere geïnteresseerden, wellicht in de vorm van een boek of via de website. Een ander initiatief waar vorig jaar een rapport van is opgeleverd in opdracht van de Provincie Zuid-Holland is het opstellen van 11 molenbiotopen. Bij een aantal molens, voornamelijk gelegen in bebouwde gebieden, hebben we de bestaande molenbiotoop geactualiseerd en zeer duidelijk in beeld gebracht.

Daarbij is ook de invloed van de molen op de omgeving meegenomen. De Provincie Zuid-Holland zal met dit rapport beter kunnen afwegen wat wel en niet mogelijk is in de buurt van deze molens. 5/ 6

Ontwikkelingen In opdracht van en in samenwerking met de gemeente Schiedam hebben we spelregels opgesteld hoe om te gaan met reclame en luifels in de binnenstad. De gemeente had al ingezet op een kwaliteitsverbetering voor de panden in de binnenstad.

Nu wil ze ondernemers stimuleren, mede door participatie in het traject, om verbeteringen in het totaalbeeld en de uitstraling van de gevels voor elkaar te krijgen. Ontwikkeling is er natuurlijk ook op het gebied van de Omgevingswet. Vanuit Dorp, Stad en Land ondersteunen wij onze gemeenten met: • Verordening: met de inwerkingtreding van de Omgevingswet (nu 1 januari 2023) komen de huidige regels en reglementen uit de bouwverordening (hoofdstuk 9) te vervallen. In plaats daarvan is een verordening nodig voor de taken en bevoegdheden van de gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit. • Reglementen van orde. • Benoemingsvoorstellen. • Commissie-opzet; lokaal/Dorp, Stad en Land, breed/lean. • Erfgoed als eis; hoe te borgen. • Werkwijze: wat gaan we voorleggen, wanneer en op welke manier. Indien hier vragen over zijn, kunt u altijd contact met ons opnemen. De voorzitter vervolgt de vergadering. 10. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 11. Sluiting Tijdens de vergadering wordt de nieuwe website van Dorp, Stad en Land gelanceerd, waar met veel aandacht en inzet aan is gewerkt door medewerkers van Dorp, Stad en Land en Lilian Jongkind (Roffa Communicatie) en Edwin van de Langkruis (Reclameloods). Neem hier een kijkje op onze vernieuwde website.

Niets meer aan de orde zijnde, dankt de voorzitter de aanwezigen voor hun komst en sluit de Algemene Ledenvergadering af.

Dhr. Henri Lenferink Voorzitter

Dhr. Emiel de Joode Secretaris

NB. Deze notulen zullen tijdens de Algemene LedenVergadering (ALV) van Dorp, Stad en Land op donderdag 15 juni 2023 definitief vastgesteld worden. 6/ 6