1A-32a VRZHZ aanbieding uitkomsten extern onderzoek inzet GRIP 4 COVID-19.pdf
Tekst van het document
Veiligheidsregio ZHZ Postbus 350 3300 AJ Dordrecht
Aan de gemeenteraadsleden van de 10 gemeenten in de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
Prof. Kohnstammlaan 10 3312 KL Dordrecht T 088 6365000 E mail@vrzhz.nl I www.zhzveilig.nl
Geachte raadsleden, De inzet op COVID-19 komt voor de VRZHZ nagenoeg ten einde. De afschaling is ingezet. Na intensieve jaren is het verantwoord terug te trekken. Al doen we dit op een verstandige wijze. We weten tenslotte niet of inzet in
Datum 15 maart 2022
de toekomst nog nodig is. Daarom houden we vinger aan de pols. De VRZHZ vindt het van belang haar inzet te evalueren en verantwoording af te leggen over haar inspanningen. Dit gebeurt op regelmatige basis door interne
evaluaties,
reflectiegesprekken
en
door
inzet
van
het
verantwoordingsdocument. De inzet tijdens de GRIP 4 periode is ook extern geëvalueerd. Dit onderzoek is uitgevoerd door bureau Berenschot.
Uw kenmerk Ons kenmerk 2022-0238 Onderwerp aanbieding uitkomsten
Dit is onderzocht
extern onderzoek inzet
Berenschot heeft de afgelopen periode onderzoek verricht naar de aanpak
GRIP 4 COVID-19
van de VRZHZ van de COVID-19 crisis in de periode 2020 tot en met juni 2021 (de periode waarin we in GRIP 4 waren). De onderzoekers hebben zich gericht op vier hoofdvragen: 1.
Heeft de Veiligheidsregio tijdens de COVID-19 crisis gedaan wat er wettelijk verwacht mocht worden en in de werkelijkheid nodig bleek?
2.
Hoe functioneerde de crisisorganisatie?
3.
Hoe was de koppeling binnen de verschillende onderdelen van de VRZHZ en tussen de VRZHZ en andere regio’s en het landelijke niveau?
4.
Welke lessen leren we uit deze aanpak voor preparatie op de toekomst?
Graag informeer ik u over de uitkomsten en de wijze waarop wordt omgegaan met de aanbevelingen. Het rapport is als bijlage bij deze brief opgenomen.
Bijlage Rapport evaluatie COVID-19 Behandeld door Femmy Jonker f.jonker@vrzhz.nl
Dit is de conclusie
Datum
Op de vraag of de VRZHZ heeft gedaan wat wettelijk verwacht mag worden
15 maart 2022
en werkelijk nodig bleek, stelt Berenschot het volgende. De VRHZHZ heeft op het gebied van crisismanagement, informatiemanagement, handhaving, crisiscommunicatie en bevolkingszorg voldaan aan wettelijke normen, veldnormen én wat in de praktijk nodig bleek.
aantal zaken: Tijdens de coronacrisis is voor het eerst met een klein en groot RBT gewerkt. Deze rolverdeling heeft de besluitvorming versneld. Het groot RBT heeft voldoende gefunctioneerd. De focus in het groot RBT lag op de afstemming rondom maatregelen en het delen van ervaringen. In mindere mate is aandacht geschonken aan scenariodenken voor de lange termijn. •
De rolneming van het ROT was volgens Berenschot uitstekend. Het ROT was flexibel en oplossingsgericht.
•
De samenwerking tussen kolommen beoordeelt Berenschot als voldoende. De kolommen wisten elkaar goed te vinden en de samenwerking verliep prettig en collegiaal. Er was een gedeeld gevoel van urgentie en daardoor ontstond er eenheid. Ook was de rolverdeling tussen de voorzitter van de Veiligheidsregio en de DPG goed.
Onduidelijkheden
over
bevoegdheden
en
interpretatieruimte
van
de
maatregelen maakten dat de Tijdelijke Wet Maatregelen over het algemeen niet leidde tot meer efficiëntie in de samenwerking ten opzichte van de eerste fase van de coronacrisis. De invoering van de TWM heeft geen invloed gehad op de relatie tussen de Veiligheidsregio en de gemeenten. Kijkend naar de koppelingen het volgende: •
De koppelingen tussen de Veiligheidsregio en de andere regio’s en met het landelijke niveau beoordeelt Berenschot als goed en zeer goed.
•
2022-0238 Pagina 2 van 4
Kijkend naar het functioneren van de crisisorganisatie stelt Berenschot een •
Ons kenmerk
De koppeling tussen de reguliere en crisisorganisatie is naar mening van Berenschot onvoldoende. Er is afstand ontstaan tussen de collega’s die langdurig ingezet zijn op de crisis en collega’s die reguliere (niet crisis)taken uitvoeren. Denk hierbij aan ondersteunende diensten. Beide groepen hebben elkaar nodig en hebben elkaar, als gevolg van de crisis, niet kunnen vinden. Een crisis van dit formaat is niet eerder voorgekomen en heeft grote impact gehad op het gehele bedrijf. Hierover is veel afstemming nodig en dit had beter gekund.
Tegen
de
achtergrond
van
deze
conclusies
komt
Berenschot
tot
aanbevelingen met als strekking: 1.
Neem scenariodenken op in planvorming;
2.
Versterk de koppeling tussen de reguliere organisatie en crisisorganisatie;
3.
Versterk de interne cultuur van evalueren en feedback geven;
4.
Verklein interpretatieverschillen van RBT-besluiten in de regio;
5.
Maak crisiscommunicatie een centraal thema op de RBT-agenda.
De reactie van het AB van de VRZHZ op de rapportage De rapportage geeft een goed overzicht van de wettelijke verplichtingen en gang van zaken in de praktijk. Het onderzoek onderschrijft dat we met elkaar, in een crisis van ongekend formaat, veel werk verzet hebben. Dit gaat gepaard met successen, vallen en opstaan. Door een mentaliteit van samen optrekken en aanpakken is het gelukt tot een goede aanpak te komen in Zuid-Holland Zuid. De verbeterpunten zijn herkenbaar en de VRZHZ kan goed uit de voeten met de aanbevelingen. Deze zijn gedurende de crisis al opgepakt. Op deze manier gaat de VRZHZ met de aanbevelingen om Een aantal aanbevelingen is direct geïmplementeerd. Zoals het opnemen van het thema communicatie op de agenda van het RBT (nu AB plus) en het zo goed als mogelijk verslag leggen van de vergaderingen zodat besluiten eenduidig uitlegbaar zijn. Ook is het management in gesprek gegaan met die collega’s die nog in de crisis actief zijn over de prioriteiten van de werkzaamheden. Andere aanbevelingen zijn inmiddels betrokken bij de preparatie. Zoals het borgen van het scenariodenken, het opnemen van evaluatie als standaard onderdeel van de crisisaanpak en bij iedere crisis die langer duurt dan 48 uur en het inbedden van PIOFACH-taken in de crisisorganisatie. Hier wordt in het geval van de Oekraïnecrisis al rekening mee gehouden.
Voor wat betreft de interne cultuur van evalueren en feedback, merken we op dat het onderzoek van Berenschot grotendeels is gebaseerd op interne evaluaties. Dit wordt binnen de VRZHZ al heel belangrijk gevonden en kent een prominente plek. Er is vanaf het begin van de pandemie regelmatig intern geëvalueerd. Wat ons betreft is het van belang met elkaar te blijven reflecteren en vooral evaluaties te doorleven door een goed gesprek over aanbevelingen. Tijdens een crisis tijd nemen om met elkaar stil te staan. Dit gesprek is inmiddels binnen de VRZHZ en op bestuurlijk niveau gevoerd.
Datum 15 maart 2022 Ons kenmerk 2022-0238 Pagina 3 van 4
Afsluitend
Datum
Dankzij het onderzoek kan de VRZHZ stappen zetten richting een (nog)
15 maart 2022
betere dienstverlening. De VRZHZ zal u, in het geval van bijzonderheden in de implementatie, via de reguliere P&C instrumenten op de hoogte brengen. Met vriendelijke groet, De voorzitter van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
mr. A.W. Kolff
Ons kenmerk 2022-0238 Pagina 4 van 4