rvs werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie.pdf

Raadsvoorstel Voorstel tot instellen van de Werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie

AAN DE RAAD

Samenvatting Voorgesteld wordt de raadswerkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie in te stellen en de leden van deze werkgroep te benoemen.

Inleiding In het door uw raad vastgestelde Plan van Aanpak Raad Aalten Klaar voor de toekomst is vastgelegd dat er naast de werkgroepen Werkwijze raad en de werkgroep Kwaliteit ook een werkgroep participatie wordt ingesteld. In het Plan van Aanpak is al een korte omschrijving van de opdracht van deze nog in te stellen werkgroep opgenomen. Daarnaast moeten leden van de nieuwe werkgroep worden benoemd. Belangrijk is dat de leden van de werkgroep affiniteit hebben met het thema en ook bereid zijn om hier voldoende tijd beschikbaar voor te stellen.

Beschrijving beleidsterrein inclusief toepasselijke regelgeving Plan van Aanpak Raad Aalten Klaar voor de toekomst.

Inhoudelijke toelichting op het voorstel Plan van Aanpak. In het Plan van Aanpak Aalten Klaar voor de toekomst is het volgende opgenomen ten aanzien van de werkgroep Participatie: “In het tweede hoofdstuk van het raadsprogramma “Bestuurlijk kader’ wordt aangegeven dat de raad een eigentijds bestuur wil zijn voor onze kernen en buurtschappen. Er moeten nieuwe afspraken met de samenleving gemaakt worden en van de raad zal een groter beroep gedaan worden op het bindend vermogen. De initiërende proactieve rol van de raad zal versterkt dienen te worden. De herkenbaarheid en zichtbaarheid van de raad(sleden) naar de samenleving toe is daarbij ook een punt van aandacht. Verderop wordt ook aangegeven dat er nieuwe vormen van participatie ontwikkeld moet worden. Belangrijk aandachtspunt is dan wat dat voor gevolgen heeft voor de volksvertegenwoordigende rol van de raad(sleden). Kan je als volksvertegenwoordiging tegenover de bevolking komen staan na een participatietraject als het resultaat je niet bevalt, onbetaalbaar/onuitvoerbaar is, enz.? Er moet bij dit thema wel in het oog gehouden worden dat ook het college een opdracht heeft gekregen om met dit thema aan de slag te gaan en met voorstellen te komen. Afstemming is dus nodig om dubbelwerk en frustraties te voorkomen. Kinderburgemeester en kinderraad zijn daarom ook al belegd bij het college.

Van de werkgroep zal dus verwacht worden de huidige situatie in kaart te brengen en te beoordelen en hier de gewenste richting te formuleren en concrete voorstellen hiertoe uit te werken”.

Pagina 1 van 4

Uit vorenstaande blijkt dat de werkzaamheden van de in te stellen werkgroep breder is dan alleen het woord “participatie”. De in te stellen werkgroep houdt zich mede bezig met de volksvertegenwoordigende rol van de raad, communicatie en hoe kan de raad als geheel zichtbaarder worden gemaakt en wat doet participatie met de gemeenteraad. De fractievoorzitters hebben in 2019 afgesproken dat het instellen van een werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie even geparkeerd wordt, mede in het licht van de opdracht die de raad al aan het college had gegeven ten aanzien van het onderwerp Participatie. Dat dreigt anders te veel door elkaar heen te lopen. Bovendien moest het nog wel behapbaar zijn voor raad en griffie gezien het vele werk dat verricht diende te worden met betrekking tot de andere werkgroepen. Inmiddels is de nota Burgerparticipatie door de raad - op voorstel van het college - vastgesteld. Dit was voor de agendacommissie reden om in de vergadering 14 december jl. af te spreken dat er een voorstel wordt voorbereid tot instellen van de werkgroep. Taken en activiteiten. Zoals gesteld heeft uw raad in uw vergadering van 24 november 2020 de Nota Burgerparticipatie vastgesteld. Kortheidshalve wordt naar deze nota verwezen. Nota Burgerparticipatie.

Verschillende fracties hebben benadrukt dat de in te stellen werkgroep aan de slag moet gaan om de nota Burgerparticipatie uit te werken en met een uitgewerkt plan moet komen hoe hieraan vorm en inhoud kan worden gegeven. Wij willen er wel op wijzen dat van de zijde van het college in de raadsvergadering nadrukkelijk heeft toegezegd dat het college voor de zomer van 2021 met een uitwerking van de modellen komt zoals in de Nota Burgerparticipatie zijn vermeld. Het is raadzaam om deze uitwerking af te wachten voordat de werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie hiermee aan de slag gaat. Ook wordt hiermee voorkomen dat de werkgroep op de stoel van het college gaat zitten. Wij kunnen ons voorstellen dat het college bij de uitwerking van de nota de werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie als klankbord gaat gebruiken. Omgevingswet. Ook is aangegeven dat de in te stellen werkgroep moet onderzoeken welke participatietrajecten/ verplichtingen vanuit de Omgevingswet komen. Opgemerkt dat het college in het kader van de Omgevingswet met betrekking tot dit onderwerp ook diverse taken heeft. Participatie is een verplicht onderdeel van de Omgevingswet en het college is bezig met de voorbereiding van een Participatieplan Omgevingsvisie.

In raadsmededeling 179/2020 is aangegeven dat in dit plan de participatiestijl (trede participatieladder) wordt beschreven en de wijze waarop inhoud wordt gegeven met de stakeholders aan deze participatie. Ook vindt er raadsconsultatie plaats en de wijze van de betrokkenheid van de gemeenteraad in dit proces. Vervolgens stelt de gemeenteraad het participatieplan omgevingsvisie vast. Tevens heeft uw gemeenteraad in uw vergadering van 28 januari 2020 besloten om een Klankbordgroep Omgevingswet, bestaande uit 7 raadsleden, in te stellen. Het doel is tweeledig, enerzijds om de gemeenteraad te consulteren inzake de uitwerking/inrichting van de diverse Omgevingswetproducten en anderzijds om de gemeenteraad mee te nemen in de voortgang van de implementatie en eventuele vragen vroegtijdig in het proces te signaleren en waar mogelijk te beantwoorden. Deze Klankbordgroep/gemeenteraad wordt dus betrokken bij diverse producten vanuit de Omgevingswet en daarmee ook bij het participatieplan Omgevingsvisie. Wij kunnen ons voorstellen dat de in te stellen de werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie op dit moment niet wordt belast met de participatieaspecten vanuit de Omgevingswet mede om te voorkomen dat er dubbelwerk wordt verricht en om daarmee frustraties te voorkomen. De werkgroep is beschikbaar om als klankbord voor het college voor onderhavig onderwerp te fungeren.

Taken raadswerkgroep. Voorgesteld wordt om de taken en activiteiten van de in te stellen werkgroep op dit moment te beperken tot enkele concrete activiteiten/aspecten. Het moet wel uiteraard wel behapbaar zijn voor de werkgroep. Het zal nog een forse inspanning voor de leden van de werkgroep verlangen om de voorgestelde taken en activiteiten de komende tijd (tot de raadsverkiezingen van maart 2022) op te pakken en uit te voeren. Pagina 2 van 4

1. Onderzoek de huidige stand van zaken rond de communicatie vanuit en over de raad richting de burgers en hun collectieve verbanden. Hoe zichtbaar en herkenbaar zijn de raad, de raadsleden en het raadswerk voor onze bewoners? Doe voorstellen voor welke rol en positie van de raad gewenst is en werk die uit in concrete maatregelen en/of activiteiten. Omdat dit raakvlakken heeft met de werkzaamheden van de team communicatie is afstemming met deze afdeling noodzakelijk. 2. De werkgroep is beschikbaar om in voorkomende gevallen als klankbord voor het college te fungeren zoals bij de uitwerking van de Nota Burgerparticipatie (opstellen modellen, methoden, stappenplan / processchema e.d), bij de evaluatie van de participatietrajecten, bij uitwerking participatietrajecten i.h.k. van de Omgevingswet en bij de voorbereiding van toekomstige majeure participatietrajecten. 3. Onderzoek de mogelijkheden om burgers en hun collectieve verbanden meer te betrekken bij het raadswerk. Denk hierbij in het bijzonder aan de rol van hen bij de agendavorming van de raad, de behandeling van raadsvoorstellen en de evaluatie van beleidsuitvoering. Zijn er succesvolle ervaringen / best practices uit andere gemeenten en hoe kunnen we daarvan leren? Doe hierover voorstellen. Dit onderdeel heeft raakvlakken heeft met de taak van de werkgroep Werkwijze Raad om de raadsvergaderingen aantrekkelijker te maken.

Afstemming met de werkgroep Werkwijze Raad is wel noodzakelijk. 4. De werkgroep rapporteert elk half jaar (in juli en januari) de gemeenteraad over de verrichte werkzaamheden. 5. De werkgroep wordt ingesteld tot uiterlijk de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022. Aangezien van de leden van de werkgroep een forse inspanning wordt verlangd wordt in samenwerking met de leden bezien of het gewenst en noodzakelijk is om hiervoor externe begeleiding in te roepen. In de begroting 2021 is voor bestuurlijke vernieuwing nog (een beperkt) budget gereserveerd. Leden van de werkgroep. Om het werk te verdelen maar ook om de werkgroep slagvaardig te maken wordt - net als bij de werkgroepen Kwaliteit en Werkwijze raad - voorgesteld de werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie te laten bestaan uit maximaal vijf leden. De leden van de werkgroep werken dus voor de hele raad en niet voor hun fractie. Besluitvorming vindt altijd aan de hand van voorstellen plaats door de gemeenteraad. De werkgroep wijst zelf haar voorzitter aan. Daarnaast zullen de voorzitter van de raad en de griffier als adviseur van de werkgroep optreden. Belangrijk is dat de leden van de werkgroep affiniteit met hun thema hebben en ook bereid zijn om hier voldoende tijd (denk aan zo’n 5 tot 10 uur per maand) beschikbaar voor te stellen.

Als de raad de aan zich zelf gegeven opdrachten serieus neemt kan dit immers geen vrijblijvende zaak zijn. Verschillende fracties hebben al namen van de kandidaten voor het lidmaatschap van deze werkgroep doorgegeven. Voorgesteld wordt de leden van de werkgroep te benoemen.

Alternatieve beleidskeuzes Geen werkgroep instellen.

Financiële consequenties In de begroting 2021 is een bedrag van € 10.000 opgenomen voor bestuurlijke vernieuwing.

Pagina 3 van 4

Participatie en Communicatie Dit voorstel is besproken in de agendacommissie van 11 januari 2021. De agendacommissie stemt in met het voorstel.

Vervolgstappen inclusief tijdpad Van de werkgroep wordt verwacht dat zij elk half jaar (juli en januari) een rapportage opstelt over de verrichte werkzaamheden.

Bijlagen -

Plan van Aanpak Raad Aalten Klaar voor de toekomst.

Aalten, 12 januari 2021

De griffier,

De voorzitter

M.A.J.B. Fiering

Mr. A.B. Stapelkamp