rvs Nota M&O

Raadsvoorstel Voorstel tot het vaststellen van de Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O beleid) Gemeente Aalten

AAN DE RAAD

Samenvatting De rechtmatigheidscriteria zijn verankerd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Eén daarvan is het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft een relatie met rechtmatigheid, in die zin dat misbruik een onrechtmatige handeling is, maar bij oneigenlijk gebruik is dat niet het geval. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van handelen in strijd met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving. In de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV wordt ook op de relatie tussen M&O en rechtmatigheid ingegaan. Onder het begrip rechtmatigheid valt ook het Misbruik en Oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Dit wordt het M&O-criterium genoemd. Bij de controle van de jaarrekening gaat de accountant na of de gemeente over interne procedures beschikt die opzettelijk misbruik en oneigenlijk gebruik van (belasting-) gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen en dergelijke zoveel mogelijk ondervangen of voorkomen. Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college zelf in de jaarstukken verantwoording af aan de raad over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties.

Het college moet in dit kader een uitspraak te doen in hoeverre misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voorkomen en bestreden, en of de getroffen maatregelen werken. Het M&O criterium is samen met het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium de basis voor de afgifte van de rechtmatigheidsverklaring. De accountant toetst hierop. Daarnaast vormt dit thema een belangrijk ijkpunt in de sturingscyclus van de organisatie. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt ook extra aandacht aan dit criterium besteed. In verschillende wetten waaraan gemeenten zich moeten houden, zijn bepalingen opgenomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan. Zoals een legitimatieplicht of de verplichting tot het overleggen van bepaalde gegevens bij een aanvraag. Met de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet BIBOB) toetsen we heel specifiek de integriteit van de aanvrager of houder van een gemeentelijke vergunning. Daarnaast zijn ook in door de raad vastgestelde verordeningen en besluiten criteria opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. De gemeente is een bestedingshuishouding en moet publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden.

Inleiding Het M&O beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Daarmee bestaat het zowel uit preventief beleid als repressief beleid. Bij M&O beleid is met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen, en daarnaast dat de wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is.

Pagina 1 van 4

M&O beleid draagt bij aan transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Het maakt ook mogelijk dat er afwegingen worden gemaakt welke beheersmaatregelen nodig en doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanning die zij kosten en het financieel nut ervan. Beheersmaatregelen in het kader van M&O om de betrouwbaarheid van door derden verstrekte gegevens te controleren gaan soms verder dan reguliere interne controles. M&O beleid identificeert ook zwakke plekken in de administratieve organisatie en interne controle. Het M&O beleid ziet verder toe op de publiekrechtelijke taakuitoefening van de gemeente. Privaatrechtelijk handelen, zoals o.a. de aan- en verkoop van vastgoed en gronden en de (ver)huur van vastgoed en gronden en oneigenlijk grondgebruik vormen geen onderdeel van dit beleid aangezien het geen gemeentelijke regelingen betreffen. Een en ander heeft zijn eigen toetsings- en handhavingskader. Er wordt een brede definitie gehanteerd van M&O gevoelige regelingen, namelijk zowel regelingen met directe financiële gevolgen voor derden/belanghebbenden (denk aan subsidies, heffingen/belastingen, uitkeringen), als regelingen die niet directe financiële gevolgen hebben (bijvoorbeeld vergunningen en ontheffingen, identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen).

Uit deze laatste regelingen is het immers mogelijk dat op termijn ook financiële gevolgen voortvloeien voor derden/belanghebbenden. Definitie misbruik: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het betreft hier een bewuste misleiding om onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Misbruik wordt gelijkgesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Niet elke misstap (fout) geldt als misbruik. Bij het maken van fouten is er meestal geen sprake van een opzettelijke handeling. Daarnaast is het begrip misleiding van betekenis in deze definitie. Misleiding heeft betrekking op het bewust verborgen houden van het misbruik. Definitie oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Als wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (“de mazen van de wet”) is het noodzakelijk dat wet- en regelgeving worden aangepast en/of duidelijker moet worden toegelicht.

Beschrijving beleidsterrein inclusief toepasselijke regelgeving Het M&O beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Daarmee bestaat het zowel uit preventief beleid als repressief beleid. Bij M&O beleid is met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen, en daarnaast dat de wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is. M&O beleid draagt bij aan transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Het maakt ook mogelijk dat er afwegingen worden gemaakt welke beheersmaatregelen nodig en doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanning die zij kosten en het financieel nut ervan. Beheersmaatregelen in het kader van M&O om de betrouwbaarheid van door derden verstrekte gegevens te controleren gaan soms verder dan reguliere interne controles. M&O beleid identificeert ook zwakke plekken in de administratieve organisatie en interne controle. Het M&O beleid ziet verder toe op de publiekrechtelijke taakuitoefening van de gemeente. Privaatrechtelijk handelen, zoals o.a. de aan- en verkoop van vastgoed en gronden en de (ver)huur van vastgoed en gronden en oneigenlijk grondgebruik vormen geen onderdeel van dit beleid aangezien het geen gemeentelijke regelingen betreffen.

Een en ander heeft zijn eigen toetsings- en handhavingskader. Er wordt een brede definitie gehanteerd van M&O gevoelige regelingen, namelijk zowel regelingen met directe financiële gevolgen voor derden/belanghebbenden (denk aan subsidies, heffingen/belastingen, uitkeringen), als regelingen die niet directe financiële gevolgen hebben (bijvoorbeeld vergunningen en ontheffingen, identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen). Uit deze laatste regelingen is het immers mogelijk dat op termijn ook financiële gevolgen voortvloeien voor derden/belanghebbenden.

Pagina 2 van 4

Inhoudelijke toelichting op het voorstel Het M&O beleid is gericht op drie aandachtsgebieden. Dit zijn: 1. interne gedragsregels; 2. activiteiten ten aanzien van fraudepreventie en -repressie van externe regelingen; 3. een formeel fraudebeleid. De gemeente hanteert binnen de drie aandachtsgebieden een mix van maatregelen die bestaan uit: Beleidsvoorbereiding, voorlichting, controle, sanctionering en evaluatie. De beleidsmatige keuze uit deze mix vindt per specifiek beleidsterrein plaats op basis van een risicoinventarisatie en de afweging van kosten en nut van mogelijke maatregelen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen preventieve (vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen) maatregelen en repressieve maatregelen (achteraf). Voorbeelden hiervan zijn controle achteraf en eventuele sanctionering. Evaluatie is het enige instrument dat zowel een preventief als repressief karakter heeft. Misbruik en oneigenlijk gebruik speelt met name bij die activiteiten waarbij de informatie van derden en belanghebbenden van groot belang is. De onderstaande inventarisatie van meest risicovolle processen binnen de gemeente is gebaseerd op eigen ervaring en opmerkingen van de accountant. Op het moment van opstellen van dit beleidsstuk – december 2023 – bevat de Managementletter 2023 de meest actuele en bij dit onderwerp aansluitende inventarisatie van (financiële) risico’s.

Dat zijn er overigens weer niet veel. Verder zijn er onderdelen toegevoegd die een beperkte financiële impact hebben, maar waarmee vanuit M&O-perspectief wel risico’s zijn verbonden. Aan personeel gerelateerde risico’s zijn in dit verband geschaard onder het proces “integriteit”. Het proces “verbonden partijen” is eveneens geschrapt, omdat het in het licht van de overige benoemde processen en in dit verband geen zelfstandige betekenis heeft. Van de geïnventariseerde risicogebieden is nagegaan wat de risico’s zijn en daarvan is beschreven welk M&O-beleid daarbij hoort. Het betreft vanzelfsprekend een momentopname die echter geruime tijd representatief is. Actualisering van dit beleidskader vindt daarom eens per vier jaar plaats. Voor een actueel overzicht van alle bestaand beleid wordt verwezen naar het interne controleplan van de gemeente Aalten van het desbetreffende jaar. Om inzicht te krijgen in de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, moet er verantwoording worden afgelegd. Dit wordt gerealiseerd door zo veel mogelijk aan te sluiten bij de reguliere planning- en controlcyclus, het interne controleplan en de frauderisicolijst.

Voor een goede verantwoording worden in ieder geval de volgende stappen ondernomen: • Vanaf de jaarrekening 2024 wordt verantwoordingsinformatie over het M&O beleid opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van jaarrekening; • Vanaf 2024 wordt in de voor- en najaarsnota apart aandacht besteed aan M&O beleid • Bij het verrichten van interne controles, en onderzoeken wordt aandacht besteed aan het M&O beleid; • Bij het opstellen van procesbeschrijvingen, in het kader van de administratieve organisatie, wordt rekening gehouden met M&O -gevoelige aspecten. • De Teammanagers zijn verantwoordelijk en bespreken M&O regelmatig met hun team • Het Mt bespreekt tweemaal per jaar het M&O beleid met de controller en de icf

Alternatieve beleidskeuzes Nvt.

Financiële consequenties Geen, onderdeel van de normale P&C cyclus

Pagina 3 van 4

Participatie en Communicatie Nvt.

Vervolgstappen inclusief tijdspad Invoeren na vaststelling door de raad

Bijlagen De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O beleid) Gemeente Aalten

Aalten, 23 mei 2024 Burgemeester en wethouders van de gemeente Aalten,

drs. A.J.M. Gildhuis secretaris/algemeen directeur

Pagina 4 van 4

mr. A.B. Stapelkamp burgemeester