Raadsvoorstel Begroting 2027 en jaarrekening 2025 Erfgoedcentrum Achterhoek

Raadsvoorstel Onderwerp

:

Portefeuillehouder Thema Raadsprogramma

: :

Begroting 2027 en jaarrekening 2025 Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers H. van Lochem 6. Burgerparticipatie, Bestuur en Veiligheid

Global Goals Aan welke Global Goals wordt bijgedragen:

Beslispunten 1. kennis te nemen van de Jaarstukken 2025 van Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL). 2. geen zienswijze in te dienen op de concept Programmabegroting 2027 van Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL). 3. een budget ter hoogte van € 4.000 ten behoeve van het programma kennisdeling op te nemen in de begroting 2027.

Waarom dit besluit nemen - Per brief van 24 maart 2026 verzoekt de Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) aan het gemeentebestuur van Aalten om kennis te nemen van de voorlopige jaarstukken 2025 Tevens wordt het college verzocht de gemeenteraad te verzoeken, indien gewenst, een zienswijze in te dienen op de concept programmabegroting 2027 van het ECAL. Wat is het bestaand beleid c.q. kader? Het Erfgoedcentrum is een gemeenschappelijke regeling, waaraan acht Achterhoekse gemeenten en een aantal gemeenschappelijke regelingen deelnemen. De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum is aangewezen als archiefbewaarplaats van de gemeente Aalten (voor blijvende bewaring van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar). Daarnaast voert de archiefinspecteur op basis van de Archiefwet toezichtstaken uit. Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Deze wijziging heeft onder meer met zich meegebracht dat gemeenteraad 12 weken de tijd heeft om een zienswijze in te dienen op de conceptbegroting (art. 35 lid 1 Wgr)). Argumenten 1.1 Jaarrekening 2025 De jaarrekening over 2025 wordt ter kennisname aan de gemeenteraden aangeboden.

Pagina 1 van 4

Begroot was positief resultaat van € 27.440, het daadwerkelijke -positief- resultaat bedraagt € 216.762. Het positieve resultaat wordt toegevoegd aan de algemene reserve. Hierna komt de algemene reserve op een stand per 31-12-2025 van € 525.262. (In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 18 december is gesproken over het te verwachten overschot. Het Algemeen Bestuur heeft ingestemd met het toevoegen van het positieve resultaat aan de algemene reserve.) Grootste afwijkingen baten en lasten: Aan de batenkant zien we een stijging van bijna € 33.500 wegens niet begrote inkomsten voor opslag van archieven van Gemeenschappelijke regelingen. Aan de lastenkant valt op dat de personeelslasten aanzienlijk lager waren dan begroot (€ 110.000), terwijl dit ook geldt voor de Service/energiekosten (€ 100.000). 2.1 Begroting 2027: Anders dan voorgaande beleidsperioden wordt geen meerjarenbegroting voor 4 jaar met een vaste meterprijs voor vier jaar vastgesteld, maar nu wordt alleen de de jaarbegroting 2027 voorgelegd.. Deze begroting geeft wel en doorkijk aar de jaren 2028-2030. Er zijn diverse ontwikkelingen die het inschatten van een vaste meterprijs voor vier jaar uiterst lastig maken, zoals energiekosten, huisvesting, prijsontwikkelingen, personeelsontwikkelingen, wijziging van de Archiefwet. Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de Septembercirculaire Gemeentefonds.

Op grond van de toekomstige jaarlijkse Septembercirculaire wordt de begroting bijgesteld De begroting voor 2027 (met een doorkijk naar het jaar 2030) is gebaseerd op het aantal strekkende meters archief, dat aan het Erfgoedcentrum overgedragen moet worden. Het is de taak en verantwoordelijkheid van de zorgdrager, ofwel de gemeente c.q. gemeenschappelijke regeling, de archieven over te dragen conform de normen en eisen gesteld in de Archiefwet. Er is een toename van het aantal strekkende meters dat het Erfgoedcentrum beheert, voor de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Ten opzichte van 2026 is er in 2027 ruim 700 m1 meer en in 2030 bijna 900 m1 meer. De indexering en de extra kosten die het uitvoeren van extra taken met zich meebrengt, leveren een nieuwe meterprijs op: € 174,29 in 2027. De meterprijs die berekend wordt aan gemeenten (€ 171,54 per meter) is lager vanwege de inzet van het surplus van de algemene reserve Deze reserve wordt de komende jaren stap voor stap afgebouwd door 10% van het surplus van de algemene reserve te gebruiken. Dat betekent dat structurele kosten tijdelijk gecompenseerd worden. Dat betekent dat in 2027 de meterprijs met 2,1 % stijgt ten opzichte van 2026. De bijdrage voor de gemeente Aalten op basis van de meterprijs voor 2027 bedraagt afgerond € 185.000. 2.2 Berekening van de prijs per strekkende meter over te brengen archief.

Als berekening voor gemeenten wordt de meterprijs per gemeente gehanteerd: het aantal meters dat bij het Erfgoedcentrum in beheer is èn zou moeten zijn in 2027, 2028, 2029 en 2030 op grond van de Archiefwet. Dit geeft nu nog de juiste verhouding van de omvang van werkzaamheden per gemeente weer. De bijdrage per gemeente is gebaseerd op een meterprijs die voor iedere gemeente gelijk is. Het gevolg van de stijging van het aantal meters, de toepassing van de Septembercirculaire en de (extra) kosten voor (extra) taken is dat de stijging van de meterprijs relatief lager is dan wanneer alleen de meterprijs geïndexeerd zou worden. Het aantal meters is uiteraard toegenomen. Het Erfgoedcentrum heeft een grote algemene reserve. De reserve is in 2024 en 2025 opgebouwd als gevolg van incidentele meevallers door (tijdelijk) beperkte invulling van vacatures, relatieve daling van begrote energiekosten in 2024 en 2025; extra inkomsten door opslag. Die reserve wordt de komende jaren afgebouwd. In 2026 door het wegwerken van achterstanden. Vanaf 2027 wordt 10% van het surplus gebruikt. Het surplus komt tot stand door: algemene reserve minus het weerstandsvermogen. Dat betekent dat structurele kosten tijdelijk gecompenseerd worden. In 2026 moet er 11.119 strekkende meter (m1) in beheer zijn bij het Erfgoedcentrum, met een meterprijs van € 167,75.

Hiervoor worden de archiefwettelijke taken uitgevoerd. Op grond van de Septembercirculaire 2025 zou de meterprijs stijgen naar € 174,63. In 2027 is 724 m1 meer in beheer bij het Erfgoedcentrum; en voert het Erfgoedcentrum meer (wettelijke) taken uit ter Pagina 2 van 4

ontzorging van de gemeenten. De prijs per strekkende meter zou vanaf 2027 € 174,29 zijn. Door het inzetten van het surplus uit de algemene reserve wordt dat gedempt naar € 171,54 per m1. 2.3 Robuustheid Erfgoedcentrum met extra taken. De stijgende kosten voor de komende jaren zijn verwerkt in de concept meerjarenbegroting. Het gaat ten eerste om het kunnen blijven uitvoeren van de reguliere wettelijke taken. De bezetting is krap. Er is momenteel één toezichthouder voor acht gemeenten, één waterschap èn vijf gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast gaat het om het uitvoeren van extra taken ter ontzorging van zorgdragers. 3.Programma kennisdeling archief- en informatiebeheer: Het werk van een een informatiebeheerder/recordsmanager is specialistisch werk. Het is de afgelopen jaren gebleken dat het moeilijk is om ervaren en competente medewerkers te vinden. Gelet op de toenemende vergrijzing binnen de gemeenten dreigt er een tekort aan goed opgeleide specialisten. Dit wordt mede veroorzaakt door het feit dat er voor het vakgebied informatiebeheer geen reguliere MBO of HBO opleiding bestaat. Opleiding begint vaak op de werkvloer. De directeur van het Ecal heeft op verzoek van het Directeuren Netwerk Achterhoek een programma opgezet voor het het ontwikkelen en versterken van competenties voor informatiebeheerders bij de aangesloten de gemeenten.

Het programma geeft de mogelijkheid om informatiebeheerders van de aangesloten gemeenten mee te nemen in de ontwikkelingen binnen het vakgebied, zoals inhoudelijke trainingen o het gebied van wetgeving op het gegied van informatiebeheer, het ontwikkelen van een digitaal archief, het standaardiseren van kwaliteitszorg etc. Het aantal cursussen/bijeenkomsten zal in eerste instantie 2 à 3 keer per jaar zijn. Per aangesloten gemeente kunnen meerdere informatiebeheerders deelnemen. De exacte financiële kosten zijn op dit moment nog niet volledig in beeld, er wel een voorlopige inschatting. Deze is uiteraard afhankelijk van het aantal deelnemers. De kosten, die zullen worden verrekend basis van het aantal inwoners bedragen voor Aalten € 4.000 op jaarbasis.Kanttekeningen De gemeente Aalten brengt dit jaar de fysieke secretarie-archieven van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo tot en met 2004 over naar het Erfgoedcentrum. Het bouwvergunningenbestand van de beide voormalige gemeenten tot en met 2004 is in 2023 overgebracht naar het Erfgoedcentrum.

Is er draagvlak voor dit besluit? - N.v.t. Wat zijn de financiële consequenties van dit besluit? De bijdrage van Aalten voor het jaar 2027 bedraagt afgerond € 185.000 en blijft daarmee gelijk ten opzichte van het jaar 2026. - Wel wordt voorgesteld de kosten van het programma kennisdeling ad € 4.000 in de begroting mee te nemen, waarbij het totaalbedrag voor 2027 € 189.000. Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd over dit besluit? - De financiële consequenties van dit besluit worden opgenomen in de meerjarenbegroting. Wat gaat er gebeuren na dit besluit? Het bestuur van het Erfgoedcentrum wordt geïnformeerd over het besluit. Wat gaat er gebeuren? Vaststelling van de conceptbegroting

Bijlagen -

1. Definitieve jaarstukken 2025 2. Notitie jaarstukken

Pagina 3 van 4

Wie gaat het doen? Algemeen Bestuur Ecal

Wanneer? 23-04-2026

3.Aanbiedingsbrief begroting 2027 4. Notitie begroting 2027 5. Begroting 2027

Aalten, 26 mei 2026 Burgemeester en wethouders van de gemeente Aalten,

drs. A.J.M. Gildhuis secretaris/algemeen directeur

Pagina 4 van 4

mr. A.B. Stapelkamp burgemeester