Raadsmededeling 90-2021 Beantwoording vragen fractie D66 over voorstel vaststellen RVO.pdf

Raadsmededeling

Openbaar

Nummer : 90-2021 Datum : 12-5-2021 Van : Werkgroep Werkwijze Onderwerp: Beantwoording vragen van de fractie van D66 over het voorstel tot vaststelling van het RvO van de gemeenteraad. Aanleiding. Door de werkgroep Werkwijze Raad is een voorstel gemaakt tot vaststelling van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van de gemeenteraad van Aalten 2021. Door de fractie van D66 zijn vragen gesteld over dit voorstel. De werkgroep Werkwijze heeft deze vragen beantwoord.

Inleiding Mededeling. Vragen D66 1.

2.

3.

Vraag: Eerder werd ook de term fractievertegenwoordiger gebruikt, wat zijn de overweging in het reglement te kiezen voor fractievolger? Antwoord: In andere documenten en in de praktijk wordt steeds vaker de term fractievolger gebruikt. Zie ook de e-mailadressen van de fractievolgers. fractievolger.naam@aalten.nl. In het kader van uniformiteit is de term “fractievertegenwoordiger’ gewijzigd in (overigens ook in een wat “handzamere” term) fractievolger. “De fractievolger ontvangt een iPad” Vraag: Waarom wordt er in een algemeen reglement naar specifieke technologie verwezen van een specifieke fabrikant? Antwoord: In het kader van de ICT samenwerking hebben de gemeenten besloten dat de deelnemende gemeenten gebruiken maken van één bepaalde specifieke technologie. En dat is vooralsnog een iPad. Vraag: Waarom wordt digitaal vergaderen niet benoemd en uitgewerkt in het reglement? Ook na Corona kan dit in bepaalde gevallen een goede optie zijn, bijvoorbeeld voor een beeldvormende bijeenkomst. Antwoord: Algemeen wordt opgemerkt dat onze werkgroep niet de opdracht heeft gekregen om de mogelijkheden van digitaal vergaderen te onderzoeken. De wettelijke mogelijkheid om een digitale besluitnemende (raads)vergadering te houden is geregeld in de Tijdelijke wet digitale beraadslagingen en besluitvorming. Deze wet geldt tot 1 juli 2021. Verlenging wordt niet uitgesloten.

Het is niet bekend of de bepalingen van deze tijdelijke wet t.z.t. definitief worden verankerd in bijv. de Gemeentewet. Dat moet worden afgewacht. Vergaderingen waarin geen formele besluiten worden genomen konden voor Covid-19 al en kunnen nu ook nog digitaal worden gehouden. Elk orgaan kan hierover zelfstandig beslissen.

4.

5.

“De commissies en werkgroepen bestaan uit vier leden, tenzij de raad anders besluit” Vraag: Waarom wordt er een vast aantal genoemd en waarom vier? Antwoord: In de door de raad op 27 november 2018 vastgestelde nota Raad Aalten Klaar voor de toekomst is vastgelegd dat de in te stellen werkgroepen bestaan uit vier personen. Dit om het werk te verdelen waardoor de overige raadsleden niet te veel worden belast maar ook om de werkgroepen slagvaardig te maken. En zeker ook om de toch al hoge werkdruk van raadsleden te beperken. Uit ervaring tijdens deze periode is gebleken dat vier leden per werkgroep prima werkt. Daarom is de huidige praktijkervaring verwerkt in het Reglement van orde zodat niet elke keer discussie hierover gevoerd gaat worden. Zoals ook in de toelichting is opgemerkt kan voor commissies of werkgroepen met een wat meer inhoudelijk karakter (zoals de Commissie Sociaal Domein en de Klankbordgroep Omgevingswet) waarbij informatievoorziening en klankbordfunctie een belangrijke rol spelen, een vertegenwoordiging van alle fracties wenselijk worden geacht. De raad kan hiertoe besluiten.

“Er is een agendacommissie die bestaat uit de raadsvoorzitter en de waarnemend-voorzitter van de raad en de door de raad benoemde voorzitters van de beeldvormende bijeenkomsten en oordeelsvormende vergaderingen “ Vraag: Kleine fracties hebben niet altijd de menskracht om voorzitters te leveren voor oordeel- en beeldvormende vergaderingen. Grote fracties kunnen juist meerdere voorzitters leveren. Hoe behouden kleine fracties invloed en stemrecht voor de voorbereiding van de agenda’s? ● Idem voor terugzenden van voorstel naar college na beeldvorming ● Idem voor voorstel afdoen van ingekomen stukken ● Idem voor besluiten over openbaarheid van een vergadering ● Idem voor de locatie van een vergadering ● Idem voor benodigde aanwezigheid college bij beeldvormende vergadering Vraag: Waarom is hier toch besloten dit op deze manier in het reglement op te nemen terwijl: 1. Er eerder met ruime meerderheid besloten is (amendement 8.1 26-11-19) dit op de huidige manier te doen. 2.

Hier niet mee gewerkt is tijdens de proefperiode.

Antwoord: Wij wijzen er op dat de leden van agendacommissie voor de gehele raad werken en niet namens een bepaalde fractie. Aangezien de voorzitters de beeldvormende bijeenkomsten en oordeelsvormende vergaderingen moeten leiden, is er voor gekozen om hen lid te maken van de agendacommissie. Zij kunnen dus ook het beste in de agendacommissie bepalen of en welke werkvormen ingezet moeten worden. Partij politieke afwegingen spelen hierbij geen rol. Wij wijzen erop dat in het nieuwe Reglement (in tegenstelling tot het voorstel van nov 2019) veel van de huidige taken van de agendacommissie overgeheveld zijn naar het Presidium. De (nieuwe) agendacommissie wordt “alleen” belast met de voorbereidingen van de (concept-)agenda’s van de beeldvormende, besluitvormende en raadsvergaderingen. De raadsleden/fracties hebben de mogelijkheid wensen/voorstellen van de behandeling van bepaalde onderwerpen aan de agendacommissie voor te leggen. Deze voorstellen/wensen worden vervolgens door de agendacommissie beoordeeld. Zie ook de beantwoording bij vraag 16.

6.

Oordeelsvorming punt : Waarom wordt er geen onderscheid gemaakt tussen wat geagendeerd wordt en hoe dit behandeld wordt op een beeldvorming of oordeelsvormende vergadering? ● Het wat met fractievoorzitters ●

7.

Het hoe met voorzitters vergaderingen

Antwoord: De agendacommissie bekijkt namens de hele raad hoe een onderwerp het beste c.q. op de meest efficiënte en effectieve wijze, behandeld kan worden zodat de fracties een mening kunnen vormen over het onderwerp. Ook hier spelen partij politieke afwegingen geen rol. Enige vrijheid bestaat over de wijze waarop een onderwerp in de beeldvormende fase wordt behandeld. In oordeelsvormende vergadering kunnen de fracties uitsluitend hun oordeel over het onderwerp kenbaar maken en eventuele aanpassingen of moties aankondigen. Artikel 20.1 “ De schriftelijke beantwoording vindt plaats uiterlijk 12.00 uur van de dag van de betreffende bijeenkomst.” Vraag: Welke bijeenkomst wordt hier bedoeld, de beeldvormende bijeenkomst? Een fractie heeft tijd nodig om de oordeelsvormende vergadering voor te bereiden. Wat is de uiterste datum voor beantwoord voor onderwerpen waar geen beeldvormende voor is?

8.

Antwoord: Hier worden de in artikel 19 benoemde werkvormen van de beeldvormende bijeenkomst bedoeld. Hoewel de uiterste datum voor beantwoording van de vragen voor onderwerpen waar geen beeldvormende bijeenkomst voor is gepland, niet in het Rvo is opgenomen is het gebruikelijk en de afspraak met de ambtelijke organisatie dat deze tijdig voor de betreffende vergadering wordt toegestuurd. In de praktijk is gebleken dat de beantwoording vaak ruim voor deze vergadering wordt toegestuurd. Mocht de beantwoording naar de mening van de woordvoerders van de oordeelsvormende vergadering veel te laat zijn toegestuurd, erg ingewikkeld te zijn en er onvoldoende tijd is geweest om dit goed te kunnen bestuderen, dan kan de meerderheid aan het begin van de vergadering besluiten om het onderwerp door te schuiven naar een volgende oordeels-vormende vergadering. Artikel 23.3 - “. De te stellen vragen dienen uiterlijk maandagmorgen om 9.00 uur voorafgaande aan het technisch beraad schriftelijk bij de griffie te worden ingediend.” Vraag: Waarom is het nodig vragen vooraf schriftelijk in te dienen? Dit beknot de flexibiliteit van directe bevraging in sterke mate.

9.

Antwoord: Wanneer de agendacommissie besluit tot een technische briefing, dan dienen de gestelde vragen vooraf schriftelijk aan de griffie kenbaar te worden gemaakt zodat de desbetreffende ambtena(a)r(en) en portefeuillehouder(s) zich adequaat kan/kunnen voorbereiden. Dit is ook gedaan om de efficiëntie te bevorderen en tenslotte komt dit ook de kwaliteit van de beantwoording ten goede. Overigens is geregeld dat tijdens de briefing aanvullende en verduidelijkende (mondelinge) vragen kunnen worden gesteld. Artikel 26.6 - “Na de eerste termijn reageert de portefeuillehouder(s) op de discussiepunten. De Woordvoerders mogen interrupties stellen”. Vraag: Hoe wordt voorkomen dat de toelichting van het college en ambtelijke ondersteuning tijdens de oordeelsvormende vergadering geen beeldvormend karakter krijgt? Antwoord: Zoals in artikel 3 van het Reglement is geregeld leiden de voorzitter de vergaderingen. Het is een taak van de voorzitters van de oordeelsvormende vergadering om hierop toe te zien. Dat – naast de woordvoerders – ook de collegeleden beknopt op de discussiepunten moeten reageren, is voor iedereen

duidelijk. Als alle zeven fracties een discussiepunt aandragen zal de portefeuillehouder toch op alle zeven punten in moeten kunnen gaan. 10.

11.

Vraag: De tijd voor een onderwerp is gemaximeerd tot een uur. Woordvoerders worden geacht een voorlopig standpunt kort toe te lichten. Waarom wordt de reactie van het college niet expliciet in tijd beperkt? Dit om te voorkomen dat een groot deel van beschikbare tijd gebruikt wordt. Antwoord: Het is een taak van de voorzitters van de oordeelsvormende vergadering om dit te bewaken. Zie ook de beantwoording bij vraag 9. Artikel 33.1 - “Er vindt in de raadsvergadering geen integrale discussie plaats over het onderwerp. Beraadslaging vindt uitsluitend plaats over de ingediende amendementen en moties, tenzij de raad anders beslist.” Vraag: Waarom is er geen kader opgenomen voor onderwerp waar een integrale discussie gewenst is? Bijvoorbeeld de algemene beschouwingen en grote maatschappelijke onderwerpen.

12.

Antwoord: De raad beslist over zijn eigen agenda. De raad kan – eventueel op voorstel van de agendacommissie – bij de vaststelling van de agenda te allen tijde besluiten om af te wijken van deze procedure en een integrale discussie voeren over een bepaald specifiek onderwerp. Denk hierbij aan majeure onderwerpen waarbij grote belangen op het spel staan en grote groepen burgers betrokken zijn. Artikel 50.5 moties. Vraag: Er wordt gesteld dat een motie zo mogelijk op vrijdag aangekondigd wordt. Het is echter mogelijk om zelfs tijdens de raadsvergadering een motie in te dienen. Zou dit niet expliciet benoemd moeten worden?

13.

Antwoord: De afspraak om op vrijdag een motie of amendement aan te kondigen is een “herenafspraak” zodat de andere fracties en ook het college zich goed kunnen voorbereiden op de motie of een amendement. Het artikel sluit niet uit dat tijdens een raadsvergadering een motie kan en mag worden ingediend. Artikel 56. Vragenuur Vraag: Heeft het college het recht om gestelde vragen voor het vragenuur vooraf de vergadering af te doen met schriftelijke beantwoording? Antwoord: Uitgangspunt is en blijft dat de beantwoording van de vragen voor het vragenuurtje mondeling plaatsvindt. Het college kan in bepaalde specifieke gevallen de vragen schriftelijk beantwoorden; denk hierbij aan beantwoording van uitgebreide juridische c.q. technische vragen. Dat is ook nu al praktijk. Dergelijke lange antwoorden zijn voor zowel raadsleden als voor toehoorders nauwelijks te volgen en daarom is schriftelijke beantwoording dan effectiever en efficiënter.

14.

Overigens betekent een schriftelijke reactie niet dat het college voorafgaande aan het vragenuurtje de beantwoording heeft “afgedaan”. Tijdens het vragenuurtje wijst de voorzitter er altijd op dat er een schriftelijke reactie van het college is ontvangen. Vervolgens krijgt de vragensteller de gelegenheid eventueel aanvullende vragen op de schriftelijke reactie te stellen. Pas nadat de eventuele aanvullende vragen door het college mondeling zijn beantwoord, zijn de vragen afgedaan. Vraag: Is overwogen om een toezeggingen-register op te nemen in het reglement? Kunt u dit toelichting? Antwoord: Er is al een soort “register”. Zoals bekend worden de gedane toezeggingen in de Bestuurlijke Termijn Agenda opgenomen.

15.

Vraag: Waar in het reglement worden de regels voor ambtelijke bijstand en raadsenquête benoemd? Antwoord: Ambtelijke bijstand is geregeld in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Aalten. De raadsenquête is geregeld in artikel 155a Gemeentewet.

16.

17.

18.

19.

Vraag: Van hoeveel fracties is steun nodig voordat een onderwerp geagendeerd wordt voor een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering? Kunnen dit ook onderwerpen zijn die niet op de reguliere agenda staan, zoals een raadsmededeling of een ingekomen stuk? Antwoord: De agendacommissie bereidt de agenda’s van de beeldvormende en oordeelsvormende vergadering voor. Ook raadsmededellingen en ingekomen stukken kunnen – eventueel op verzoek van een raadslid/fractie of de raad – door de agendacommissie worden geagendeerd. De praktijk is nu al dat een redelijke wens om een onderwerp te bespreken door de agendacommissie welwillend wordt behandeld en dat zal zo blijven. Indien er discussie ontstaat zal de meerderheid beslissen, net als nu. Vraag: Hoe wordt de spreekvolgorde in eerste en tweede termijn bepaald in de beeldvormende en oordeelsvormende vergadering? Antwoord: De spreekvolgorde wordt bepaald door de voorzitter van de beeldvormende en oordeelsvormend vergadering. Hij/zij leidt de vergadering. Vraag: Hoe wordt ervoor gezorgd dat er een balans is tussen het bespreken van onderwerpen tussen raad en college in besloten commissievergadering en het openbaar debat in een beeldvormende, oordeelsvormende of raadsvergadering? Antwoord: Daar is de raad zelf bij. Maar duidelijk is dat er terughoudend omgegaan moet worden met het buiten de openbaarheid vergaderen.

Vraag: Hoe vaak en door wie worden werkgroepen en commissies geëvalueerd? Antwoord: De raad heeft de werkgroepen en commissies voor deze raadsperiode ingesteld. Bij aanvang van de nieuwe raadsperiode beslist de raad of en zo ja waarom deze wederom ingesteld dienen te worden. Ten aanzien van de commissie Sociaal Domein zijn afspraken gemaakt over de evaluatie van de commissie.