Raadsmededeling 32-2024 Beantwoording GB vragen naar aanleiding van raadsmededeling 21-2024 Vervolgtraject contractering WMO en Jeugdhulp SD Achterhoek

Raadsmededeling openbaar Nummer Datum B&W datum Beh. Ambtenaar Portefeuillehouder Onderwerp

: : : : : :

32-2024 4 maart 2024 R.P.J. Letteboer J.C. Wikkerink en A.J. te Lindert Beantwoording GB vragen nav raadsmededeling 21-2024

Aanleiding: GemeenteBelangen heeft vragen gesteld naar aanleiding van Raadsmededeling 21-2024 (Vervolgtraject contractering Wmo en Jeugdhulp Sociaal Domein Achterhoek vanaf 1 juli 2025) en het krantenartikel in De Gelderlander ‘Jeugdhulp in de Achterhoek moet echt anders’ van 20 februari 2024. Met deze raadsmededeling beantwoorden wij deze vragen. Inhoud mededeling: 1. Bindende afspraken gemeenten onderling. Hoe reëel is dit gezien de afgelopen periode en de term die gebruikt wordt in het krantenartikel dat dit lukt? Het proces om te komen tot bindende en duidelijke samenwerkingsafspraken binnen de Achterhoekse gemeenten is inmiddels opgestart. In dit traject gaat blijken wat reëel en wat haalbaar is. Dat is op voorhand niet aan te geven. 2. Hoe kijken de zorgaanbieders naar de gemeenten als betrouwbare partner in het gelopen proces met betrekking tot een toekomstige samenwerking? Wij kunnen niet namens zorgaanbieders spreken, maar kunnen u in deze wel aangeven dat we aan het begin van het proces met zorgaanbieders goede (betrouwbare) afspraken hebben gemaakt. Deze zijn vastgelegd in contracten. Over de looptijd van de contracten is vooraf afgesproken dat deze drie jaar bedraagt, tot 1 juli 2025. Met een optie om deze twee keer met twee jaar te verlengen.

Wij hebben zorgaanbieders in januari 2024, dus ruim voor 1 juli 2025, geïnformeerd over ons voornemen om geen tweede contractperiode aan te gaan. Verder ervaren wij de huidige inzet van aanbieders in onze gesprekken als positief en constructief. In 2023 zijn twee goedbezochte bestuurlijke overleg bijeenkomsten geweest, in april en oktober. In 2024 staan 3 kleine en één groot bestuurlijk overleg gepland. De eerste heeft plaatsgevonden op 1 februari. Meer informatie hierover op de website SociaalDomeinAchterhoek.nl. 3. Het doel was dat er een dekkend zorglandschap zou zijn. …men is van mening dat er alleen op papier sprake is van een dekkend zorglandschap. Met name in Oost- Achterhoek zeggen consulenten dat zij cliënten niet altijd goed geplaatst krijgen, of alleen met een lange reistijd. Hoe kijkt het college terug op dit doel en de toezeggingen die gedaan zijn? Wat voor gevolgen heeft dit (gehad) voor jongeren en hun ouders? Het doel van een dekkend zorglandschap en een ‘lokale binding’ van zorgaanbieders onderschrijven wij nog steeds. Dit was ook een van de selectiecriteria bij de huidige inkoop. Desondanks blijkt echter in de praktijk dat de inkoop (nog) niet tot een dekkend geografisch zorglandschap over alle regiogemeenten heeft geleid. Tegelijkertijd leidt dit in de uitvoering, bij het bieden van de juiste hulp aan onze inwoners, niet tot problemen.

Dit omdat iedere inwoner van ons de hulp krijgt die voor hem/haar noodzakelijk is. Als we deze hulp niet binnen het gecontracteerde aanbod kunnen vinden dan wordt de noodzakelijke hulp elders ingekocht, door middel van een Individuele Overeenkomst.

Pagina 1 van 4

4. In het krantenartikel (Gelderlander 20 februari) stelt de wethouder de vraag of dichtbij nu zo belangrijk is. En dat het een rekbaar begrip is. Wat verstaat de wethouder onder rekbaar ten opzichte van de geformuleerde doelen? Hoe rekbaar zijn afspraken en uitgangspunten? Met rekbaar wordt bedoeld dat de levering van zorg aan onze inwoners altijd maatwerk blijft. De een is gebaat bij zorg dichtbij huis, de ander juist weer bij zorg buiten de eigen leefomgeving. Iedere inwoner ontvangt van ons de zorg die voor hem/haar noodzakelijk is. Waarbij wij continue kijken naar mogelijkheden/innovaties voor verbetering van de kwaliteit van zorg aan onze inwoners en hoe wij deze betaalbaar kunnen houden. 5. De wethouder stelt in het artikel in de Gelderlander dat er volgens hem het niet ‘dichtbij’ niet tot grote ongelukken en wachtlijsten heeft geleid. Hoe verhoudt zich dat met de uitspraak van de consulenten dat zij cliënten niet altijd goed geplaatst krijgen? Is hij op de hoogte van de gevolgen van de niet goed kunnen plaatsen van cliënten? De opmerking van consulenten in het evaluatierapport van I&O Research heeft betrekking op mogelijkheden voor plaatsing binnen het gecontracteerde aanbod. Zoals eerder vermeld is in de praktijk gebleken dat de inkoop niet tot een dekkend geografisch zorglandschap over alle regiogemeenten heeft geleid.

Tegelijkertijd leidt dit in de uitvoering, bij het bieden van de juiste hulp aan onze inwoners, niet tot problemen. Dit omdat iedere inwoner van ons de hulp krijgt die voor hem/haar noodzakelijk is. Als we deze hulp niet binnen het gecontracteerde aanbod kunnen vinden dan wordt de noodzakelijke hulp elders ingekocht, door middel van een Individuele Overeenkomst. 6. De opzet was dat zorgaanbieders een contract kregen met een looptijd van 3 jaar met optie van verlenging van, 2 x 2 jaar om partnerschap en transformatie gestalte te geven. Mede vanuit deze invalshoek hebben aanbieders ingestoken in wat uitgemond is in een lang en ingewikkeld aanbestedingstraject. Na een relatief korte termijn moeten ze weer een aanbestedingstraject in wat veel tijd, energie en kosten met zich meebrengt. Hoe reageren aanbieders op deze boodschap. Hoe zien ze de betrouwbaarheid van de gemeenten? Het antwoord op deze vraag komt overeen met het antwoord op vraag 2. Aan het begin van het proces zijn met zorgaanbieders goede (betrouwbare) afspraken gemaakt. Deze zijn vastgelegd in contracten. Over de looptijd van de contracten is vooraf afgesproken dat deze drie jaar bedraagt, tot 1 juli 2025. Met een optie om deze twee keer met twee jaar te verlengen. Wij hebben zorgaanbieders in januari 2024, dus ruim voor 1 juli 2025, geïnformeerd over ons voornemen om geen tweede contractperiode aan te gaan.

Verder ervaren wij de huidige inzet van aanbieders in onze gesprekken als positief en constructief. 7. In de raadsmededeling staat dat het vervolgproces opgepakt wordt in continue dialoog met de zorgaanbieders, hoe ziet dit eruit? Met een continue dialoog bedoelen we dat we met zorgaanbieders in gesprek blijven. Dat hoeft niet dagelijks, maar wel op gezette tijden. 8. De vertaalslag van visie naar uitvoering wordt als onvolledig ervaren, niet iedereen hanteert dezelfde definities op het gebied van preventie en een dekkend zorglandschap. Hoe is deze vertaalslag van tevoren geborgd en tussentijds geëvalueerd? Zowel voor als na de start van de nieuwe inkoop zijn er sessies gehouden met de lokale teams/ medewerkers over de nieuwe werkwijze en de visie die daarbij hoort. Dit alles ondersteund met nieuwsbrieven en een website (sociaaldomeinachterhoek.nl) waarop alle informatie is terug te vinden. Met betrekking tot de genoemde opmerking uit het rapport willen wij opmerken dat het hier om een regionale evaluatie gaat en dat regionaal de toegang verschillend georganiseerd is. De opmerking uit het rapport benadrukt in ieder geval het belang van een goede betrokkenheid van de lokale teams. En dat hier verbetering op mogelijk is. Deze kennis nemen we mee in het nieuwe inkooptraject. 9. Er was een wens voor administratieve lastenverlichting die uitgemond is in een lastenverzwaring.

Dit vloeit voort uit de later toegevoegde wens om controle te houden met invoering van verschillende bekostigingssystematiek. Zijn deze gevolgen niet voorzien? En wat zijn de financiële gevolgen van deze administratie verzwaring? Het (financiële) gevolg van deze wens voor controle is dat dit uiteindelijk heeft geleid tot het afrekenen van de ‘zorgproductie’ in dagen, wat meer doet denken aan PxQ dan aan lumpsum.

Pagina 2 van 4

We wilden met een nieuwe werkwijze, transformatie- en financiële doelen bereiken. Dat is een ingewikkelde opgave.

10. Er waren duidelijke signalen dat het aanbestedingsproces door zorgaanbieders als onduidelijk en zelfs onvolledig is ervaren. Er zijn 2400 vragen ingediend, 3 rechtszaken aangespannen. Het gehele aanbesteding proces heeft lang geduurd en de ingangstermijn is uitgesteld. Wat is er met deze signalen gedaan? Heeft dit nog geleid tot aanpassing, verduidelijking en evaluatie? De Achterhoekse gemeenten hebben er bewust voor gekozen om zorgaanbieders vanaf het begin actief te betrekken bij het aanbestedingstraject, om op die manier te komen tot een gedragen nieuwe werkwijze. Dit is onder andere de reden geweest voor het verplaatsen van ingangsdatum van het contract. Naast de vele marktconsulatie gesprekken (in totaal 52 bijeenkomsten), welke voorafgaand aan het formele inkooptraject zijn gevoerd, hebben de zorgaanbieders gedurende de aanbestedingsprocedure nadrukkelijk gebruik gemaakt van de mogelijkheid om vragen te stellen via de Nota van Inlichtingen. Dit alles heeft geleid tot dynamische samenwerkingsprocessen tussen gemeenten en de zorgaanbieders, en heeft in meer of mindere mate gezorgd voor aanpassingen en bijstellingen van de inkoopafspraken. 11.

Kan er duidelijkheid gegeven worden wat de kosten zijn die gemaakt zijn voor de contractering rond was? De kosten die samenhangen met de regionale inkoop Sociaal Domein vallen onder de reguliere begroting van de Programma-organisatie Sociaal Domein Achterhoek en het regionale Contract- en Leveranciersmanagement. Een exacte uitsplitsing van de regionale kosten voor de huidige inkoop/aanbesteding is daarbij niet gemaakt. 12. Bij consulenten, maar ook zorgverleners en zorgaanbieders was in eerste instantie onvoldoende duidelijk hoe zij met de nieuwe werkwijze aan de slag moesten. De werkwijze sijpelde van bovenaf onvoldoende door naar de werkvloer. Hoe werd de invoering van de nieuwe werkwijze voor alle betrokkenen gewaarborgd? Zowel voor als na de start van de nieuwe inkoop zijn er sessies gehouden met de lokale teams en medewerkers van zorgaanbieders over de nieuwe werkwijze en de visie die daarbij hoort. Dit alles ondersteund met nieuwsbrieven en een website waarop alle informatie terug te vinden is. Verder is er over de Achterhoeke werkwijze per 1 juli 2022 een “Klantreis/praatplaat” opgesteld. Deze is verspreid onder medewerkers van zowel gemeenten als zorgaanbieders. In deze Klantreis wordt op een beeldende manier weergegeven waar men staat in het proces en hoe te handelen, beginnend bij de inwoner die zich meldt met een ondersteuningsvraag.

De klantreis is terug te vinden op de website van SociaalDomeinAchterhoek.nl. 13. De nieuwe werkwijze gaat sterk uit van partnerschap en samenwerking. Als we kijken naar de onderlinge relaties tussen zorgaanbieders en gemeenten op bestuurlijk niveau zijn de relaties tussen beide partijen sterk verslechterd. Er wordt gesproken van ‘verziekte’ onderlinge verhoudingen. Wat is er gedaan om dit te voorkomen en wat om de verhoudingen te verbeteren? De evaluatie is gehouden in (en kort na) een roerige periode, waarin wij met aanbieders bezig waren met herijking van de contractuele afspraken en het komen tot reële plekprijzen. Dit is een stevig en intensief proces gebleken met diverse verificatiegesprekken en soms daaropvolgend bestuurlijke gesprekken. Kort nadat deze herijking was afgerond heeft, op 5 oktober 2023, een bestuurlijk overleg plaatsgevonden tussen gemeenten en zorgaanbieders om met vereende krachten te werken aan de transformatiedoelstellingen. Wij ervaren de huidige inzet van aanbieders daarbij momenteel als positief en constructief. Op dit moment worden ook nog gesprekken gevoerd met enkele aanbieders die in de eerste contractperiode nadeel hebben ondervonden. Met als uitgangspunt de overeengekomen contractvoorwaarden. 14.

Zijn de relaties te herstellen met zorgaanbieders om te komen tot partnerschap en wat is onherstelbaar beschadigd? Zoals hierboven vermeld, de periode rondom de herijking van de contractuele afspraken en het komen tot reële plekprijzen is een stevig en intensief proces gebleken. Van onherstelbare schade is ons niets bekend, wij ervaren de huidige inzet van aanbieders (om samen te werken aan het partnership) momenteel juist als positief en constructief. Op de website van het Sociaal Domein Pagina 3 van 4

Achterhoek is te lezen hoe het bestuurlijk overleg is ingericht. Op onze aankondiging dat de contracten per 1 juli 2025 niet verlengd worden hebben we tot nu toe geen negatieve reacties ontvangen. In het (klein) bestuurlijk overleg waarin de wijziging werd aangekondigd is hoofdzakelijk met begrip gereageerd. 15. Consulenten merken dat zorgaanbieders de lumpsum bedragen vaak terug berekenen naar uren en soms niet bereid zijn meer uren te leveren dan het gemiddelde aantal dat zijn hebben afgegeven voor de plekprijs. Dat is het effect van de financiële discussie op bestuurlijk niveau. Wat betekent dat voor de cliënten en hun behandeling en voor eventuele wachtlijsten? Voor cliënten blijft het uitgangspunt hetzelfde, namelijk dat eenieder de zorg krijgt die noodzakelijk is. Dat is ook contractueel met aanbieders vastgelegd en hier wordt door onze consulenten, in samenspel met het Contract- en Leveranciersmanagement op toegezien. Dit is ook een gewenning van de nieuwe werkwijze en het werken met plekprijzen, daar waar aanbieders voorheen gewend waren om per uur te declareren. Vanuit Contract- en Leveranciersmanagement wordt hier met aanbieders over gesproken, ook in combinatie met het oog op het voorkomen van wachtlijsten. 16. Er zijn doelstellingen geformuleerd maar nog geen KPI’s, hierdoor is er geen monitoring en sturing op de doelstellingen.

Is men zich bewust geweest dat er een proces gestart is zonder monitoring en sturing van doelstellingen? De sturing en monitoring is nog volop in ontwikkeling. Dit blijkt ook een proces waarbij samenwerking om zorgvuldigheid vraagt. Feit is wel dat we hier stappen in de goede richting in zetten. Al was het beter geweest als dit al aan het begin van de nieuwe contractperiode gereed was geweest. Ook dat is een ‘lesson learned’. 17. Inhoudelijke transformatie en kwaliteitsverbetering: Op het moment van schrijven is op dit gebied nog weinig tot geen resultaat geboekt door gemeenten en zorgaanbieders op het gebied van samenwerking en transformatie met het preventieve en voorliggende veld. In eerdere overleggen met de raad is aangegeven dat er wel vooruitgang wordt geboekt. Waaruit wordt de conclusie dat er wel vooruitgang wordt geboekt getrokken? Het betreft hier een regionale constatering. In onze gemeente zien wij wel degelijk resultaten van de nieuwe manier van werken. Wij bemerken in gesprekken met onze medewerkers en maatschappelijke partners een verbeterde samenwerking met zorgaanbieders op lokaal niveau, waarbij de afstand tussen het voorliggende veld, het ondersteuningsteam (Oost Achterhoek), onze consulenten en de zorgaanbieders is verkleind. Als voorbeeld mogen de inlooppunten en de aanpak Welzijn op recept dienen, die goed zijn aangeslagen.

De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd: - (niet openbare) lijst van alle openbare en vertrouwelijke collegebesluiten en raadsmededelingen in relatie tot de huidige werkwijze/inkoop.

Pagina 4 van 4

Vragen GemeenteBelangen n.a.v. raadsmededeling 21-2024 (vervolgtraject contractering WMO en Jeugdhulp Sociaal Domein Achterhoek vanaf 1 juli 2025 en krantenartikel Gelderlander ‘Jeugdhulp in de Achterhoek moet echt anders’ 20 februari 2024. Wij vragen om een schriftelijke beantwoording van onderstaande vragen. Antwoorden kunnen besproken worden in de beeldvormende vergadering van 5 maart. 1. In de bovengenoemde raadsmededeling wordt gesproken over ‘bindende afspraken als gemeenten onderling voordat een nieuwe inkoopprocedure van start gaat. Nadat de bindende afspraken zijn gemaakt wordt aan de aanbieders meegedeeld dat de huidige contractperiode met een half jaar wordt verlengd tot 1 januari 2026. In het bovengenoemde krantenartikel Gelderlander 20 februari 2024 staat dat dit een ‘hell of a job’ wordt. Bindende afspraken gemeenten onderling. Hoe reëel is dit gezien de afgelopen periode en de term die gebruikt wordt in het krantenartikel dat dit lukt? Hoe kijken de zorgaanbieders naar de gemeenten als betrouwbare partner in het gelopen proces met betrekking tot een toekomstige samenwerking? Het doel was dat er een dekkend zorglandschap zou zijn. Onder doelstellingen dekkend zorglandschap staat: een dekkend zorglandschap per gemeente. (I&O rapport). ‘Dekkend zorglandschap, men is van mening dat er alleen op papier sprake is van een dekkend zorglandschap.

Met name in OostAchterhoek zeggen consulenten dat zij cliënten niet altijd goed geplaatst krijgen, of alleen met een lange reistijd. Hoe kijkt het college terug op dit doel en de toezeggingen die gedaan zijn? Wat voor gevolgen heeft dit (gehad) voor jongeren en hun ouders? In het krantenartikel (Gelderlander 20 februari) stelt de wethouder de vraag of dichtbij nu zo belangrijk is. En dat het een rekbaar begrip is. Wat verstaat de wethouder onder rekbaar ten opzichte van de geformuleerde doelen? Hoe rekbaar zijn afspraken en uitgangspunten? De wethouder stelt in het artikel in de Gelderlander dat er volgens hem het niet ‘dichtbij’ niet tot grote ongelukken en wachtlijsten heeft geleid. Hoe verhoudt zich dat met de uitspraak van de consulenten dat zij cliënten niet altijd goed geplaatst krijgen? Is hij op de hoogte van de gevolgen van de niet goed kunnen plaatsen van cliënten? De opzet was dat zorgaanbieders een contract kregen met een looptijd van 3 jaar met optie van verlenging van, 2 x 2 jaar om partnerschap en transformatie gestalte te geven. Mede vanuit deze invalshoek hebben aanbieders ingestoken in wat uitgemond is in een lang en ingewikkeld aanbestedingstraject. (Rapport I&O Research). Na een relatief korte termijn moeten ze weer een aanbestedingstraject in wat veel tijd, energie en kosten met zich meebrengt. Hoe reageren aanbieders op deze boodschap.

Hoe zien ze de betrouwbaarheid van de gemeenten?

-

-

-

-

-

-

-

-

in de raadsmededeling staat dat het vervolgproces opgepakt wordt in continue dialoog met de zorgaanbieders, hoe ziet dit eruit? De vertaalslag van visie naar uitvoering wordt als onvolledig ervaren, niet iedereen hanteert dezelfde definities op het gebied van preventie en een dekkend zorglandschap. (Rapport I&O Research). Hoe is deze vertaalslag van tevoren geborgd en tussentijds geëvalueerd? Er was een wens voor administratieve lastenverlichting die uitgemond is in een lastenverzwaring. Dit vloeit voort uit de later toegevoegde wens om controle te houden met invoering van verschillende bekostigingssystematiek. (I&O) Zijn deze gevolgen niet voorzien? En wat zijn de financiële gevolgen van deze administratie verzwaring? Er waren duidelijke signalen dat het aanbestedingsproces door zorgaanbieders als onduidelijk en zelfs onvolledig is ervaren. Er zijn 2400 vragen ingediend, 3 rechtszaken aangespannen. (I&O) Het gehele aanbesteding proces heeft lang geduurd en de ingangstermijn is uitgesteld. Wat is er met deze signalen gedaan? Heeft dit nog geleid tot aanpassing, verduidelijking en evaluatie? Kan er duidelijkheid gegeven worden wat de kosten zijn die gemaakt zijn voor de contractering rond was? Bij consulenten, maar ook zorgverleners en zorgaanbieders was in eerste instantie onvoldoende duidelijk hoe zij met de nieuwe werkwijze aan de slag moesten.

De werkwijze sijpelde van bovenaf onvoldoende door naar de werkvloer (I&O). Hoe werd de invoering van de nieuwe werkwijze voor alle betrokkenen gewaarborgd? De nieuwe werkwijze gaat sterk uit van partnerschap en samenwerking. Als we kijken naar de onderlinge relaties tussen zorgaanbieders en gemeenten op bestuurlijk niveau zijn de relaties tussen beide partijen sterk verslechterd. Er wordt gesproken van ‘verziekte’ onderlinge verhoudingen (I&O). Wat is er gedaan om dit te voorkomen en wat om de verhoudingen te verbeteren? Zijn de relaties te herstellen met zorgaanbieders om te komen tot partnerschap en wat is onherstelbaar beschadigd? Consulenten merken dat zorgaanbieders de lumpsum bedragen vaak terug berekenen naar uren en soms niet bereid zijn meer uren te leveren dan het gemiddelde aantal dat zijn hebben afgegeven voor de plekprijs. Dat is het effect van de financiële discussie op bestuurlijk niveau. (I&O) Wat betekent d voor de cliënten en hun behandeling en voor eventuele wachtlijsten? Er zijn doelstellingen geformuleerd maar nog geen KPI’s, hierdoor is er geen monitoring en sturing op de doelstellingen. (I&O).

Is men zich bewust geweest dat er een proces gestart is zonder monitoring en sturing van doelstellingen? Inhoudelijke transformatie en kwaliteitsverbetering: Op het moment van schrijven is op dit gebied nog weinig tot geen resultaat geboekt door gemeenten en zorgaanbieders op het gebied van samenwerking en transformatie met het preventieve en voorliggende veld. (I&O) In eerdere overleggen met de raad is aangegeven dat er wel vooruitgang wordt geboekt. Waaruit wordt de conclusie dat er wel vooruitgang wordt geboekt getrokken?

Beantwoording zien wij graag in een raadsmededeling tegemoet. Fractie GemeenteBelangen, Margret Rensink

Raadsmededeling Openbaar Nummer Datum B&W datum Beh. Ambtenaar Portefeuillehouder Onderwerp

: : : : : :

21-2024 1 februari 2024 30 januari 2024 R.P.J. Letteboer J.C. Wikkerink en A.J. te Lindert Vervolgtraject contractering Wmo en Jeugdhulp Sociaal Domein Achterhoek vanaf 1 juli 2025

Aanleiding: Op woensdag 17 januari boden we u het evaluatierapport ‘Nieuwe werkwijze en inkoop Sociaal Domein Achterhoek’ aan, dat op verzoek van de acht Colleges van Burgemeester en Wethouders is opgesteld door onderzoeksbureau I&O Research. Op dezelfde dag ontvingen ook alle gecontracteerde zorgaanbieders dit rapport. Wij deelden u toen ook mee dat het onderzoeksrapport onderdeel is van de besluitvorming binnen de acht Colleges van Burgemeesters en Wethouders over de voortzetting van de werkwijze en de volgende contractperiode na 30 juni 2025. Deze besluitvorming heeft plaatsgevonden op 30 januari 2024. Wij informeren u met deze mededeling over dit besluit. Inhoud mededeling: Besluit Een brede analyse van de huidige inkoopmethode Wmo/Jeugdhulp laat zien dat het wenselijk is om de contractvorm en daarmee de contracten niet te verlengen met een volgende periode. Daarom besluiten we een nieuw inkoopproces te starten. Dit pakken we als gemeenten op in een continue dialoog met zorgaanbieders. En vanuit bindende afspraken als gemeenten onderling rondom de inkoopprocedure. Nadat de bindende samenwerkingsafspraken zijn gemaakt, gaan we de zorgaanbieders meedelen dat de huidige contractperiode met een half jaar wordt verlengd tot 1 januari 2026.

Waarom dit besluit? We constateren op basis van een uitgebreide analyse dat de inkoopmethodiek weeffouten heeft die binnen de huidige contracten niet hersteld kunnen worden. Op basis van vijf rapporten (Onderzoeksrapport Victor advocaten juli 2023, Onderzoeksrapport PPRC augustus 2023, Evaluatie I&O Research november 2023, Notitie Procurance en Dirkzwager november 2023, Advies Procurance, november 2023, vertrouwelijk ter inzage voor de gemeenteraad) constateren we dat de weeffouten in de huidige inkoop te groot zijn om op te lossen. Doorslaggevend daarin zijn: -

Binnen de huidige systematiek kunnen we de transformatie met aanbieders onvoldoende doen slagen. De jaarlijkse herijking van de plekprijzen leidt, mede door het ontbreken van kaders, tot grote financiële onzekerheden bij zowel gemeenten als aanbieders. De juridische risico's worden met de tijd groter. Resultaatgericht indiceren mag wettelijk niet meer. Herstel van de weeffouten vergt wezenlijke wijzigingen en daarvoor is een nieuw inkooptraject noodzakelijk.

Pagina 1 van 2

Geen makkelijk besluit Dit besluit was niet eenvoudig. We zijn alle mogelijkheden nagegaan om de weeffouten te repareren binnen de huidige contractperiode, zodat we de nieuwe contractperiode met vertrouwen tegemoet konden zien. Dit is helaas niet mogelijk zonder een nieuw inkooptraject. We realiseren ons dat een nieuw inkooptraject opnieuw een beroep doet op capaciteit van alle betrokkenen, inclusief de benodigde investeringen. Nieuw inkoopproces vereist gedegen voorbereiding We starten niet vanaf nul. De visie en de doelstellingen op de transformatie van de Wmo- en jeugdhulp zijn de basis om te bepalen welke vorm van inkoop daarbij past. We nemen de geleerde lessen mee in het nieuwe inkooptraject. Zo kunnen we bijvoorbeeld goed bepalen welke indeling in percelen wenselijk is (zowel inhoudelijk als geografisch). Ook nemen we de landelijke autonome ontwikkelingen mee die effect gaan hebben op de werkwijze van gemeenten (zoals de Handreiking passend beschikken en de Hervormingsagenda jeugd). De inkoop zal in dialoog met aanbieders plaatsvinden. En ook de verwijzers betrekken we goed. Dit vraagt een gedegen voorbereiding. Communicatie We informeren betrokkenen bij de gemeenten over het collegebesluit. De zorgaanbieders informeren we met een brief en een bijeenkomst. De verwijzers informeren we ook met een brief.

Daarnaast is er aandacht voor zorgvuldige communicatie naar inwoners, aanbieders en verwijzers gedurende het inkooptraject. Voor inwoners verandert er voorlopig nog niks, omdat de huidige contracten doorlopen. De volgende stukken bijgevoegd: 5. Evaluatie I&O Research november 2023 (de vertrouwelijke bijlages zijn te raadplegen in iBabs).

Pagina 2 van 2

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

Rapport I&O Research

www.ioresearch.nl

Colofon Uitgave I&O Research Piet Heinkade 55 1019 GM Amsterdam

Rapportnummer 2023/200 - definitief

Datum 29 november 2023

Opdrachtgever Sociaal Domein Achterhoek

Auteurs

Rachel Beerepoot Leon Heuzels Naïma van Huizen Teije ten Den

Copyright Het overnemen uit deze publicatie is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

2 van 57

Inhoudsopgave Samenvatting _________________________________________________________________________________ 4 1

Inleiding ____________________________________________________________________________ 12 1.1 1.2 1.3 1.4

Achtergrond _____________________________________ 12 Onderzoeksvragen__________________________________ 12 Methoden _______________________________________ 13 Leeswijzer ______________________________________ 14

2

Achtergrond onderzoek _____________________________________________________________ 16

3

Visie _______________________________________________________________________________ 18 3.1 3.2 3.3 3.4

4

Uitvoering nieuwe werkwijze na inkoop _____________________________________________ 29 4.1 4.2 4.3

5

Dekkend zorglandschap ______________________________37 Cliëntperspectief _________________________________ 39 Minder aanbieders _________________________________ 41 Financiële doelen _________________________________ 42 Inhoudelijke transformatie en kwaliteitsverbetering _____________ 43 Belangrijkste bevindingen ____________________________ 45

Conclusies en oplossen van knelpunten _____________________________________________ 46 6.1 6.2 6.3 6.4

A

Implementatie nieuwe werkwijze ________________________ 29 Samenwerking tussen zorgaanbieders en gemeenten ____________ 30 Belangrijkste bevindingen ____________________________ 36

Resultaten__________________________________________________________________________ 37 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6

Aanleiding en achtergrond nieuwe werkwijze __________________ 18 Invulling nieuwe werkwijze ___________________________ 20 Reflectie op visie ___________________________________ 21 Belangrijkste bevindingen ____________________________ 27

Conclusies _____________________________________ 46 Succesfactoren ___________________________________ 48 Knelpunten en oplossingen ___________________________ 49 Governance SDA ___________________________________ 51

Overzicht onderzoeksvragen en methoden __________________________________________ 54 A.1 A.2 A.3

Deelvragen onderzoek ______________________________ 54 Interviews en groepsgesprekken ________________________ 55 Geraadpleegde documenten ___________________________ 56

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

3 van 57

Samenvatting De acht gemeenten vertegenwoordigd in het Sociaal Domein Achterhoek (Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oude-IJsselstreek, Oost-Gelre, Winterswijk) sloten in 2022 nieuwe contracten af voor het leveren van zorg en ondersteuning in het kader van de Wmo, Jeugdhulp en Wonen. Met het nieuwe contract werd ook een nieuwe werkwijze geïntroduceerd, waarin de meest opvallende wijziging financieel gezien een overstap naar lumpsumbekostiging betrof. Inhoudelijk is er een stap gezet richting resultaatgericht werken. De looptijd van de contracten is drie jaar, met een optie om deze twee keer met twee jaar te verlengen. Indien de Achterhoekse gemeenten, verenigd in Sociaal Domein Achterhoek (hierna ook: SDA), geen gebruik willen maken van de mogelijkheid om te verlengen, moeten zij eind 2023 besluiten over opzegging van de contracten, omdat bij het besluit om niet te verlengen opnieuw aanbesteed moet worden. I&O Research is door SDA gevraagd een evaluatie van de nieuwe werkwijze uit te voeren met daarin de resultaten tot nu toe. Met de bevindingen uit deze evaluatie wordt een advies voor contractverlenging geschreven. Deze evaluatie is overigens inhoudelijk van aard en niet gericht op het inkoopproces zelf. Ook moet in ogenschouw genomen worden dat de nieuwe werkwijze pas een jaar actief is en meerjarendoelstellingen nog niet bereikt kunnen zijn.

Daarbij staat in dit onderzoek de volgende onderzoeksvraag centraal: “Bieden de resultaten van de werkwijze sinds 1 juli 2022 (inhoudelijk, financieel) voor Wmo en Jeugdhulp in de acht Achterhoekse gemeenten voldoende aanknopingspunten om de contracten na 1 juli 2025 te verlengen?” Voor dit onderzoek zijn groepsgesprekken en interviews gehouden met 1) gemeentelijke medewerkers (beleidsmedewerkers, CLM’ers, management, portefeuillehouders, backoffice, inkoop, financials), 2) zorgaanbieders en 3) consulenten uit de gemeentelijke toegang. Daarnaast kregen alle zorgaanbieders de mogelijkheid een schriftelijke reactie in te dienen. In totaal is gesproken met ± 120 betrokkenen bij de nieuwe werkwijze. Daarnaast is er deskresearch uitgevoerd en zijn relevante documenten bestudeerd. Deze samenvatting presenteert de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek. Achtereenvolgens komen in deze evaluatie naar voren: 1 Een reflectie op de visie en nieuwe bekostigingssystematiek; 2 De implementatie van de nieuwe werkwijze; 3 De samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders; 4 De eerste resultaten van de nieuwe werkwijze; 5 Positieve punten, verbeterpunten en aanbevelingen.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

4 van 57

Reflectie op de visie en bekostigingssystematiek Concreet betekent de nieuwe werkwijze dat het sociaal domein inhoudelijk en financieel in de Achterhoek op de schop is gegaan. Inhoudelijk moet in plaats van productgericht, nu resultaatgericht gewerkt worden. Het te behalen resultaat (het ‘wat’) wordt door de gemeentelijke toegang en cliënt bepaald. De zorgaanbieder zet zijn kennis en deskundigheid in om dit resultaat te behalen. De zorgaanbieder kan zelf bepalen op welke wijze dit resultaat behaald wordt (het ‘hoe’). De financiële transformatie is de overstap naar een andere manier van bekostigen, inkopen en contracteren. Het streven was een taakgerichte bekostiging op basis van lumpsum met een vast bedrag voor een complete cliëntengroep voor een langere periode; een einde aan het ‘uurtje factuurtje’ denken. Voor het berekenen van de lumpsum wordt een zogenaamde plekprijs gehanteerd. De plekprijs is de prijs van een plek per jaar. Deze plek kan door één of door meerdere cliënten opvolgend bezet worden gehouden. De prijs per plek is een gemiddelde prijs van alle plekken die zorgaanbieder in een segment aanbiedt. Vanuit de betrokken partijen is er begrip (en steun) voor de beweging die Sociaal Domein Achterhoek heeft gemaakt, waaruit de nieuwe werkwijze voortkwam.

Er is een besef dat de kosten voor zorg en ondersteuning beheersbaar moeten blijven en de achterliggende gedachten van samenwerking, partnerschap, zorgaanbieders in de kracht zetten en vertrouwen worden gedragen. Kortom: de visie wordt gedragen. Tegelijk wordt de vertaalslag van de visie naar de uitvoering als onvolledig ervaren, zo blijkt dat niet iedereen dezelfde definities hanteert op het gebied van bijvoorbeeld preventie en een dekkend zorglandschap. Ook bestaan verschillende opvattingen over wat men verstaat onder samenwerking en wat daarbij te behalen resultaten zijn. Zowel binnen de gemeenten, tussen gemeenten, als bij zorgaanbieders. Dit maakt dat niet altijd aan dezelfde stip op de horizon wordt gewerkt. Reflecterend op de visie en dan met name op de uitwerking van de bekostigingssystematiek, komen er ook enkele kanttekeningen naar voren die door alle drie partijen (gemeentelijke medewerkers, consulenten en zorgaanbieders) worden herkend en benoemd. Betrokkenen zijn het erover eens dat met name de berekening van de lumpsum via de plekprijs een ontzettend ingewikkelde exercitie is geworden. Door het toevoegen van allerlei voorwaarden, controlemechanismen en uitzonderingen overzien veel betrokkenen de complexiteit van het systeem niet meer.

Een veel genoemd argument is dat Wmo- en jeugdzorg complexe materie is met veel verschillende hulpvragen die wisselen in intensiteit en de beste behandeling. Deze vallen niet eenvoudig in een gemiddelde plekprijs te vangen. Zeker niet wanneer binnen dat tarief ook nog kosten voor samenwerking en preventie moeten worden opgenomen, met allerlei variabelen die gehuld zijn in onzekerheid. Gezamenlijk vragen velen binnen de drie partijen zich af of de werkelijke bekostigingssystematiek wel lumpsum is. De wens voor controle heeft geleid tot het afrekenen van de ‘zorgproductie’ in dagen, wat meer doet denken aan PxQ dan aan lumpsum. Er lijkt in de Achterhoek een soort mengelmoes van verschillende bekostigingssystematieken te zijn ontworpen, waarvan enkele uitgangspunten elkaar tegenspreken. Bijvoorbeeld de wens voor administratieve lastenverlichting versus de (later toegevoegde) wens om controle te houden. In de praktijk heeft het ertoe geleid dat er bij zorgaanbieders, financiële en backofficemedewerkers van gemeenten juist sprake is een administratieve lastenverzwaring.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

5 van 57

Hoewel deze evaluatie niet al te gedetailleerd ingaat op het aanbestedingsproces, volgt uit deze evaluatie wel dat er ook interpretatiefouten zijn gemaakt doordat begrippen niet correct zijn geïnterpreteerd, waarvan het belangrijkste gevolg is dat veel zorgaanbieders zich verrekend hebben en een foutieve inschrijving indienden. De aanbestedingsprocedure is door zorgaanbieders als onduidelijk of zelfs onvolledig ervaren. Een aantal gemeentelijke medewerkers geeft aan dat hier ook al signalen voor waren, onder meer uit het gegeven dat er plusminus 2.400 vragen zijn ingediend (en 3 rechtszaken zijn aangespannen) door aanbieders naar aanleiding van de aanbestedingsdocumenten.

Implementatie nieuwe werkwijze Na een lange aanloop en aanbesteding volgde de implementatie van de nieuwe werkwijze snel. Voor met name consulenten, maar ook zorgverleners bij zorgaanbieders was het in eerste instantie onvoldoende duidelijk hoe zij met de nieuwe werkwijze aan de slag moesten. De werkwijze sijpelde van bovenaf onvoldoende door naar de werkvloer. Zorgaanbieders merkten dat de nieuwe werkwijze onvoldoende was doorgedrongen in de gemeentelijke toegang, consulenten en andere gemeentelijke medewerkers zeggen hetzelfde over zorgaanbieders. Daarnaast blijven gemeenten binnen het SDA elk een eigen werkwijze hanteren, waardoor er geen sprake is van een uniforme nieuwe werkwijze in de praktijk.

Bestuurlijke samenwerking gemeenten en zorgaanbieders De nieuwe werkwijze gaat sterk uit van partnerschap en samenwerking. Als we kijken naar de onderlinge relaties tussen zorgaanbieders en gemeenten op bestuurlijk niveau, zijn de relaties tussen beide partijen sterk verslechterd. Er wordt gesproken van ‘verziekte’ onderlinge verhoudingen. Vanuit zorgaanbieders zijn er verschillende punten van frustratie waarin zij zich niet gehoord voelen. Ten eerste vinden zij dat er onvoldoende is geluisterd naar hun bezwaren en vragen in de aanbesteding. Ten tweede kwam een deel van de zorgaanbieders in het eerste lumpsumjaar financieel niet uit, omdat zij in de aanbesteding een onjuiste prijs hebben afgegeven, minder cliënten krijgen dan waarvoor zij hebben ingeschreven of cliënten aangeboden kregen met een andere/zwaardere hulpvraag dan verwacht. Het SDA kwam hen, volgens de zorgaanbieders, hierin onvoldoende tegemoet. In het tweede lumpsumjaar volgde een hogere indexatie dan verwacht voor de SDA. Dit leidde tot conflicten tussen de partijen. Ondertussen is hier een extern onderzoek (door onderzoekscentrum PPRC) aan gewijd. Zij kwamen tot de conclusie dat de nieuwe tarieven in lijn zijn met de landelijke ontwikkeling. Tegelijk zijn er vanuit de gemeenten ook signalen dat er aanbieders zijn die proberen te corrigeren voor de verrekening die zijn hebben gemaakt in de aanbesteding.

Gemeenten ervaren ook dat zorgaanbieders moeten onderschrijven dat zorg en ondersteuning efficiënter moet. En dat hier gezamenlijk een oplossing voor gezocht moet worden, waarbij niet altijd vanuit de eigen organisatie beredeneerd kan worden. Ook zien gemeenten dat zorgaanbieders soms niet altijd goed de eigen administratie bijhouden en er hierdoor onnodig geld uitgegeven wordt. Gemeenten betalen namelijk voor elke dag dat een cliënt in zorg is. Dit is vanaf het startbericht van de zorgaanbieder tot het eindbericht en onafhankelijk van hoeveel dagen een zorgaanbieder daadwerkelijk zorg levert. Gemeenten zien dat zorgaanbieders soms een startdatum opgeven ver voordat de zorg daadwerkelijk van start gaat. Tot slot loopt momenteel een discussie over het enkel toekennen van één indicatie per cliënt (de afschaffing van zogenaamde parallelle indicaties). Dit betekent dat indicaties worden afgegeven

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

6 van 57

en er meer of andere zorg nodig blijkt, zorgaanbieders dit onderling afstemmen. Zowel zorgaanbieders als consulenten zijn tegen één indicatie per cliënt. Consulenten zijn tegen afschaffing van parallelle indicaties, omdat er onvoldoende maatwerk mogelijk is bij afschaffing. Zorgaanbieders noemen dat zij niet altijd de consequenties aan de voorkant van een traject kunnen overzien. Zij hebben bijvoorbeeld niet de juiste onderaannemers of zijn niet gecontracteerd in een segment, waardoor ze dat bij een andere partij moeten inkopen. Soms ook tegen een hoger tarief dan wat zij zelf ontvangen.

Samenwerking in de uitvoering Over de samenwerking op het niveau van de uitvoering zijn partijen meer te spreken. Relaties tussen zorgverleners en consulenten zijn over het algemeen goed en worden een stuk positiever omschreven. Zorgaanbieders merken dat zij nog niet bij alle consulenten goed in beeld zijn. Ook consulenten geven aan dat zij cliënten vaak verwijzen naar zorgaanbieders waarmee zij goed bekend zijn en goede ervaringen hebben. Daarnaast zien zorgaanbieders dat consulenten soms nog onvoldoende met de nieuwe werkwijze werken en willen beschikken in uren of te veel op de stoel van de zorgaanbieder gaan zitten. Hieruit volgt de vraag of het ‘wat’ en ‘hoe’ wel los van elkaar te zien is, hier in een strikte scheiding is te maken en of de rol van de consulent wel beperkt moet blijven tot het wat. Consulenten merken op hun beurt dat zorgaanbieders de lumpsum bedragen vaak terugrekenen naar uren en soms niet bereid zijn meer uren te leveren dan het gemiddelde aantal dat zij hebben afgegeven voor de plekprijs. Dit is een effect van de financiële discussie op bestuurlijk niveau, met gevolgen voor de uitvoering. Ook het contact tussen contractmanagement en zorgaanbieders verloopt over het algemeen goed. Zorgaanbieders geven echter aan dat contractmanagers vaak aan het beleid gebonden zijn.

Ze luisteren en hebben begrip hebben voor aangedragen problemen, maar kunnen vervolgens zorgaanbieders hierin niet tegemoetkomen. Vanuit alle partijen wordt daarnaast aangegeven dat er nog geen goed systeem is voor het monitoren van resultaten van de nieuwe werkwijze. Er zijn (nog) geen kpi’s geformuleerd aan de hand waarvan dit mogelijk is. Ook wordt monitoring gecompliceerd door de lokale invulling van de werkwijze door gemeenten. Hierdoor is sturing op de doelstellingen nog nauwelijks van de grond gekomen.

Resultaten tot nu toe Uit de resultaten blijkt dat er nog voldoende verbeterpunten zijn ten aanzien van de nieuwe werkwijze. De belangrijkste bevindingen ten aanzien van de resultaten zijn: • Dekkend zorglandschap: Men is van mening dat er alleen op papier sprake is van een dekkend zorglandschap. Met name in Oost-Achterhoek zeggen consulenten dat zij cliënten niet altijd goed geplaatst krijgen, of alleen met een lange reistijd. • Cliëntperspectief: Er zijn verschillende ervaringen. Mensen die al een indicatie hadden en waarbij er geen verandering is in zorg die geboden wordt hebben waarschijnlijk weinig gemerkt. Mensen met een complexe zorgvraag die het afgelopen jaar een aanvraag hebben gedaan hebben mogelijk gemerkt dat zij lang moeten wachten op de juiste plek. Ook hebben zij niet altijd de juiste zorg kunnen krijgen omdat er maar één indicatie per cliënt mogelijk is. Ook cliënten waarbij zorg is afgeschaald omdat de zorgaanbieder anders financieel niet uitkwam hebben gemerkt dat zij minder zorg krijgen.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

7 van 57

•

•

•

Minder aanbieders: Teruggaan naar 59 zorgaanbieders leidt er niet automatisch toe dat er meer overzicht is omtrent elke ondersteuning die beschikbaar is. Ook toen er nog 300 aanbieders regionaal beschikbaar waren, werd per gemeente niet iedere van die 300 aanbieders ingezet. Mede door het verloop in het personeelsbestand bij zowel zorgaanbieders als consulenten moet er aandacht blijven voor welke zorgaanbieder welke hulpvragen op kan pakken. Inhoudelijke transformatie en kwaliteitsverbetering: Op het moment van schrijven is op dit gebied nog weinig tot geen resultaat geboekt door de gemeenten en de zorgaanbieders op het gebied van samenwerking en transformatie met het preventieve en voorliggende veld. Door de financiële problemen is men hier nog niet aan toegekomen. Financiële doelen: Zorgaanbieders konden niet uit met de gemiddelde plekprijzen in het eerste lumpsumjaar. Deze prijzen zijn inmiddels geïndexeerd. Ook zijn er door de plekprijs prikkels om alleen cliënten met een lichtere hulpvraag aan te namen, waardoor sommige zorgaanbieders enkel cliënten met zwaardere zorgvragen krijgen. Zorgaanbieders krijgen daarnaast per dag afgerekend. Daarbij is het startbericht en het stopbericht leidend. Er is geen prikkel om de zorg sneller af te ronden dan nodig is, de prikkel is eerder andersom. Dit gaat tegen de gedachte van lumpsum in en heeft een kostenverhogend effect.

Positieve punten Tegelijk is het ook niet alleen maar negatief wat uit de evaluatie naar voren komt. Samenwerking tussen aanbieders komt her en der op gang na een periode van aftasten en in het ‘grijze gebied’ van complexe hulpvragen waarderen zorgaanbieders het dat zij meer ruimte krijgen om te handelen naar wat volgens hun inzicht het beste is. Ook is er vanuit beide ‘kampen’ een bereidheid om de discussie op de inhoud te gaan voeren, in plaats van enkel een financiële discussie. Er is hoop dat de tweede lumpsumperiode waarschijnlijk de ruimte hiertoe biedt. Andere punten die (deels) als positief worden gezien zijn: • Minder discussie over extra (of uitbreiding van) indicaties. Een duidelijk positief punt wat uit de scheiding tussen ‘wat’ en ‘hoe’ naar voren komt is dat er minder tijd verloren gaat aan discussies over in te zetten zorg tussen de consulent en de zorgaanbieder. Er zijn minder discussies over toekenning van extra uren, verlengen van beschikkingen, zware of lichte ondersteuning. Kanttekening hierbij is wel dat dit alleen opgaat voor ondersteuning waarbij alle ondersteuning door de gecontracteerde zorgaanbieder geboden kan worden. Wanneer andere vormen van ondersteuning ingezet moeten worden waarvoor de aanbieder niet is gecontracteerd, komen de knelpunten rond parallelle indicaties weer naar voren.

• Meer uitstroom naar Wlz: Zorgaanbieders kijken eerder of cliënten met chronische of progressieve ziektebeelden niet beter kunnen uitstromen naar de Wlz. Dit zijn cliënten die vaak langere tijd constante zorg en aandacht nodig hebben. Omdat zorgaanbieders de vergoeding hoger, maar ook zeker de administratieve lasten bij de Wlz lager, inschatten zetten zorgaanbieders in op uitstroom naar de Wlz. Dit scheelt de gemeenten hoge kosten. • Consulenten denken beter na over wat zorg moet opleveren: Hoewel het niet gelijk duidelijk was voor consulenten wat van hen verwacht werd in de nieuwe werkwijze geven zij aan er nu voorzichtig wel een omslag is in denken ten opzichte van de vorige werkwijze. Ze denken beter na over wat de zorg moet opleveren. • Eerste aanzet tot onderlinge samenwerking van zorgaanbieders: Zorgaanbieders die zich verenigd hebben in coöperaties waarbij meerdere vormen van ondersteuning zijn verenigd, zetten voorzichtig stappen richting de samenwerking zoals deze in de visie voor ogen is tussen zorgaanbieders.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

8 van 57

Oplossen van knelpunten Centraal in dit onderzoek stond de vraag of de resultaten van de werkwijze sinds 1 juli 2022 voor Wmo en Jeugdhulp in de acht Achterhoekse gemeenten voldoende aanknopingspunten biedt om de contracten na 1 juli 2025 te verlengen. De behaalde resultaten van de nieuwe werkwijze zijn op moment van schrijven nog zeer beperkt. Er is wel draagvlak voor de nieuwe werkwijze, mits een aantal knelpunten wordt opgelost. Uit dit onderzoek volgt de aanbeveling om eerst deze knelpunten op te lossen, voordat tot contractverlenging kan worden overgegaan. Of dit juridisch haalbaar is, is in een ander onderzoek onderzocht. De belangrijkste knelpunten zijn:

1. Herijking plekprijzen Knelpunt: In de contracten is opgenomen dat er jaarlijks een herijking van plekprijzen plaatsvindt. Deze indexatie laat echter veel ruimte voor de zorgaanbieder. Met als gevolg dat er vanuit de gemeente onderhandelingen moeten plaatsvinden over de nieuwe prijzen. Dit kost veel tijd en leidt ook tot discussies tussen gemeenten en zorgaanbieders, met in het achterhoofd dat in het afgelopen jaar het onderling vertrouwen is beschadigd. Oplossing: Het verdient aanbeveling om vaste afspraken te maken met welk percentage plekprijzen geïndexeerd mogen worden, waarbij ook rekening wordt gehouden met de andere parameters (doorlooptijd en intensiteit). Indexeren van prijzen kan bijvoorbeeld aan de hand van een indexcijfer van het CBS.

2. Prikkel om zorg langer door te laten lopen Knelpunt: In de huidige bekostigingssystematiek zit een prikkel om een traject langer door te laten lopen dan noodzakelijk. Door het ontbreken van sturingsinformatie op dit vlak is het moeilijk om hierover in gesprek te gaan met zorgaanbieders en wordt mogelijk meer betaald voor zorg dan nodig. Oplossing: De oplossing kan gezocht worden in het beschikbaar maken van sturingsinformatie. Door bijvoorbeeld doorlooptijden te monitoren en startberichten naast de datum van het intakegesprek van consulenten te leggen. Daarnaast zorgen gestructureerde evaluatiegesprekken met cliënten over het behalen van resultaten na het ontvangen van een stopbericht voor waardevolle informatie over het einde van het traject.

3. Niet meer dan één indicatie per cliënt Knelpunt: Consulenten ervaren het niet kunnen afgeven van meer dan één indicatie per cliënt als een groot knelpunt. Het leidt tot minder maatwerkmogelijkheden voor cliënten. Zorgaanbieders ervaren praktische problemen in de uitvoering. Oplossing: Het laten vervallen van niet meer dan één indicatie per cliënt. Eventueel kan het laten vervallen alleen voor een specifieke groep cliënten. Bijvoorbeeld jongeren met complexe problematiek. Om tot een afbakening te komen adviseren wij in overleg te gaan met consulenten en zorgaanbieders te consulteren over praktische problemen.

4. Ontbreken van specifieke zorg(aanbieders) Knelpunt: Er ontbreken een aantal zorgaanbieders die specifieke zorg bieden en ook de nabijheid van zorgaanbieders wordt in een aantal delen van de Achterhoek gemist.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

9 van 57

Oplossing: Het toevoegen van zorgaanbieders die deze specifieke zorg bieden aan het contract. Of het afsluiten van een individuele overeenkomst met deze aanbieders.

5. Een grote range aan zorgzwaarte in hetzelfde segment Knelpunt: De grote range aan zorgzwaarte in hetzelfde segment zorgt er voor bij zorgaanbieders dat het moeilijk is om een gemiddelde plekprijs te bepalen. Daarom kan het voorkomen dat aanbieders in voorkomende gevallen verlies gaan leiden en gaan snijden in de benodigde zorg. Dit leidt niet tot optimale zorg. Dit lijkt echter niet meer te kunnen worden opgelost. De plekprijzen zijn al bepaald.

6. Moeilijker sturen op cliënt niveau bij complexe cliënten Knelpunt: Consulenten ervaren dat zij onvoldoende inzicht hebben of de juiste zorg wordt geleverd bij complexe patiënten, met name wanneer er ook een veiligheidsrisico is. Daarbij zijn zij wel verantwoordelijk voor de veiligheid. Oplossing: Het gaat om specifieke groep cliënten waarvoor dit geldt. In deze gevallen is verstandig aparte afspraken te maken met de zorgaanbieder, met daarbij ook de reden waarom.

7. Gebrek aan eenduidige werkwijze Knelpunt: Er is op dit moment veel afstemming nodig, er zijn veel werkgroepen en er zijn extra administratieve lasten omdat niet iedere gemeente dezelfde werkwijze hanteert. En het niet hanteren van een eenduidige werkwijze zorgt in de uitvoering en bij zorgaanbieder voor onduidelijkheid. Daarbij moet worden opgemerkt dat men bestuurlijk hecht aan autonomie en het kunnen afstemmen op de lokale situatie. Oplossing: Streef naar een zo eenduidig mogelijke werkwijze, ook waar er mogelijk concessies moeten worden gedaan aan een lokale invulling.

8. Gebrek aan onderling vertrouwen op bestuurlijk en management niveau Knelpunt: Door het gebrek aan onderling vertrouwen komt de gewenste samenwerking niet van de grond en ook de gewenste transformatie niet. Zorgaanbieders laten weten dat zij van mening zijn dat medewerkers van gemeenten onvoldoende weten hoe de bedrijfsvoering van een zorgorganisatie werkt en dat een winstrisico noodzakelijk is om te kunnen blijven innoveren, samen te werken en het voorliggend veld te betrekken. Medewerkers van gemeenten geven aan dat zorgaanbieders vooral kijken naar de eigen organisatie, maar dat een besef dat er gezamenlijk naar een oplossing moet worden gezocht soms ontbreekt. Oplossing: Werken aan het herstel van de verstandhouding tussen beide partijen is in de komende jaren noodzakelijk, omdat bij een deel van de zorgaanbieders expliciet is uitgesproken dat veel vertrouwen is geschonden dan wel verloren is gegaan. Hiervoor is wel bereidheid gevonden bij beide partijen, ook omdat verwacht wordt dat de nieuwe plekprijzen een gesprek over de inhoud beter mogelijk maken. Belangrijk voor zorgaanbieders is het besef bij gemeenten dat zij uiteindelijk ook verantwoordelijk blijven voor de zorg aan inwoners, door het ‘afkopen’ van deze verantwoordelijkheid en risico’s mogen deze volgens zorgaanbieders niet enkel bij hen komen te liggen.

Het herstel van vertrouwen zal investering kosten in tijd van zowel bestuurders als management van gemeenten als van zorgaanbieders. Open staan voor elkaars standpunten, luisteren naar elkaar en het begrip van elkaars situatie zijn nodig om verder te kunnen gaan.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

10 van 57

Inleiding

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

11 van 57

1

Inleiding

1.1

Achtergrond

De acht gemeenten vertegenwoordigd in het Sociaal Domein Achterhoek (Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oude-IJsselstreek, Oost-Gelre, Winterswijk) sloten in 2022 nieuwe contracten af voor het leveren van zorg en ondersteuning in het kader van de Wmo, Jeugdhulp en Wonen. De volgende diensten zijn aanbesteed per 1 juli 2022: • Wmo Wonen; • Wmo Integrale Ondersteuning; • Integrale Ambulante Jeugdhulp; • Gezins- en woonvormen. In eerste instantie waren ook Wmo Logeren en Hoog Complex Weinig Voorkomend met Verblijf Jeugd meegenomen als segmenten in de aanbestedingsprocedure, maar in een later stadium is er voor gekozen deze segmenten in een apart traject aan te besteden. In totaal zijn per 1 juli 2022, 59 (consortia van) zorgaanbieders gecontracteerd. De initiële looptijd van de contracten is drie jaar, met een optie om deze twee keer met twee jaar te verlengen. De potentiële duur van het contract is dus zeven jaar. Er is gekozen voor een nieuwe methode om zorg en ondersteuning op het gebied van de Wmo en Jeugd te leveren, waarbij er een grotere rol voor de zorgaanbieder is weggelegd. De zorgaanbieder is meer dan voorheen verantwoordelijk voor hoe de gewenste zorg en ondersteuning wordt uitgevoerd, uitgaande van de wensen van de inwoner.

De bekostiging van de zorg moet bovendien op basis van een lumpsumconstructie plaatsvinden, in plaats van de voorheen gebruikte PxQ-bekostiging. Indien de Achterhoekse gemeenten, verenigd in Sociaal Domein Achterhoek (hierna ook: SDA), gebruik willen maken van de mogelijkheid om te verlengen, moeten zij daar tijdig over communiceren. De initiële contractperiode eindigt op 1 juli 2025. Dat betekent dat bij voorkeur eind 2023 besloten moet worden over eventuele opzegging van de contracten, omdat bij het besluit om niet te verlengen opnieuw aanbesteed moet worden. Daarom hebben de gemeenten besloten om de voorziene evaluatie van 2024 naar 2023 te verplaatsen. SDA dient uiterlijk zes maanden voor het einde van de dan geldende looptijd schriftelijk mede te delen of zij de overeenkomst verlengt/beëindigt. Concreet betekent dit dat SDA uiterlijk 31 december 2024 aan de zorgaanbieders mee moet delen dat zij de overeenkomsten verlengt of beëindigt.

1.2

Onderzoeksvragen

I&O Research is door SDA gevraagd een evaluatie uit te voeren van de resultaten tot nu toe naar aanleiding van de nieuwe werkwijze van de inkoopprocedure. Met de bevindingen uit deze evaluatie wordt een advies voor contractverlenging geschreven. Deze evaluatie is vooral inhoudelijk van aard en niet gericht op het inkoopproces zelf. Dit betekent dat wij ons richten op de inhoud van de nieuwe werkwijze, waar de inkoop en sturing op zorgaanbieders onderdelen van zijn. Qua inhoud maken wij een onderscheid tussen: 1 Zorg en ondersteuning die geleverd wordt (werkt de visie door in de praktijk; kwaliteit van zorg en ondersteuning; een dekkend zorglandschap; aandacht voor preventie; betrekken van de inwoner en werken aan de inhoudelijke transformatie) en; 2 Financiering en sturing (samenwerking tussen gemeenten, zorgaanbieders en voorliggend veld; prikkels uit de nieuwe bekostiging; monitoring van resultaten; financiële doelen).

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

12 van 57

Daarbij staat in dit onderzoek de volgende onderzoeksvraag centraal: “Bieden de resultaten van de werkwijze sinds 1 juli 2022 (inhoudelijk, financieel) voor Wmo en Jeugdhulp in de acht Achterhoekse gemeenten voldoende aanknopingspunten om de contracten na 1 juli 2025 te verlengen?” Om deze centrale onderzoeksvraag te beantwoorden zijn er enkele deelvragen opgesteld die zijn gebruikt voor het opstellen van o.a. gespreksleidraden. Deze kunt u vinden in de bijlage A. De deelvragen zijn toegespitst op de perspectieven van drie typen stakeholders: 1) gemeenten (beleidsmedewerkers, management, CLM, financieel et cetera), 2) zorgaanbieders en 3) medewerkers werkzaam in de gemeentelijke toegang (consulenten). Gedurende het onderzoek en bij het beantwoorden van de centrale onderzoeksvraag hield I&O Research er rekening mee dat de nieuwe werkwijze pas sinds één jaar van kracht is. En dat gedurende deze periode negen maanden lang een overgangsperiode gold. Dit beïnvloedt de mate waarin uitspraken gedaan kunnen worden over de effectiviteit van de nieuwe werkwijze. Meer over deze context in hoofdstuk 2.

1.3

Methoden

Deze evaluatie is uitgevoerd tussen augustus en november 2023. Het veldwerk vond plaats tussen 7 september en 12 oktober. Het onderzoek kende vier fasen: 1 Voorbereiding Tijdens de voorbereiding is in een startoverleg het onderzoeksvoorstel doorgenomen en kregen betrokkenen bij SDA de mogelijkheid om vragen te stellen of te reageren op het onderzoek. 2 Verkennend deskresearch en gegevensanalyse Daarna volgde een verkennende fase waarbij relevante beleidsdocumenten en aanbestedingsleidraden zijn doorgenomen. Ook is gezocht naar gegevens die worden gebruikt om de voortgang van de nieuwe werkwijze te monitoren. De resultaten van deze fase zijn gebruikt ter voorbereiding op de verdiepende groepsgesprekken en interviews. 3 Verdiepende groepsgesprekken en interviews In deze fase is gesproken met ± 120 dagelijks betrokkenen bij de nieuwe werkwijze. Doel van de gesprekken was om ervaringen, meningen en zienswijzen op te halen vanuit de drie verschillende perspectieven. De volgende activiteiten zijn ondernomen: • 8 groepsgesprekken met gemeentelijk betrokkenen, waarbij iedere gemeente een vertegenwoordiger kon sturen. Er is gesproken (per functie) met CLM’ers, beleidsmedewerkers Wmo en Jeugd, managers, portefeuillehouders, backoffice medewerkers, financials en inkopers. • 14 diepte-interviews met zorgaanbieders.

Alle zorgaanbieders konden zich aanmelden bij I&O Research voor een interview na een oproep door de SDA. Hieruit volgde een selectie van 15 zorgaanbieders, waarvan uiteindelijk met 14 een gesprek is gevoerd. Alle andere zorgaanbieders ontvingen naderhand een online vragenlijst met de belangrijkste vragen uit de leidraad, waardoor zij alsnog de mogelijkheid hadden schriftelijk input te geven. Uiteindelijk maakten 21 zorgaanbieders hier gebruik van. Hierdoor zijn in totaal 35 zorgaanbieders betrokken bij deze evaluatie.

Evaluatie zorginkoop en nieuwe werkwijze SDA

13 van 57

•

7 diepte-interviews met consulenten. Met consulenten uit de toegang is naast hun eigen ervaringen met de nieuwe werkwijze gesproken over het cliëntperspectief om dat beter in beeld te krijgen. Per gemeente is de teamleider van het toegangsteam benaderd om een medewerker betrokken bij de Wmo en een medewerker betrokken bij Jeugd door te geven. Zeven van de acht gemeenten maakten hier gebruik van. Door de korte doorlooptijd van het onderzoek (september en oktober) was het niet mogelijk om cliënten direct bij het onderzoek te betrekken.

4 Analyse en rapportage Na afloop van de dataverzameling zijn de resultaten geanalyseerd door de onderzoekers van I&O Research in een interne duidingssessie. De resultaten die hieruit volgen zijn opgenomen in dit rapport. De resultaten bevatten de belangrijkste bevindingen uit de gesprekken met gemeentelijke medewerkers niet zijnde consulenten, zorgaanbieders en consulenten. Deze worden geïllustreerd door geanonimiseerde citaten uit de interviewverslagen. Deze citaten vormen volgens de onderzoekers een goede illustratie of voorbeeld bij datgene wat beschreven wordt.

De citaten geven niet alleen de opinie en beleving van de respondent weer, maar ook de sfeer, stemming en eigenheid van de geïnterviewde klinken erin door. Dit verhoogt de informatiewaarde van de resultaten. De citaten moeten wel gelezen worden voor wat ze zijn: de persoonlijke en ongefilterde ervaring, visie en beleving van de geïnterviewden: niets meer, maar ook niets minder dan dat.

1.4

Leeswijzer

Het rapport dat voor u ligt kent een samenvatting, een inleiding en vier inhoudelijke hoofdstukken. De samenvatting vindt u voorin dit rapport. Hoofdstuk 2 is het eerste inhoudelijke hoofdstuk en beschrijft de context van het onderzoek en de beleidstheorie die is gebruikt om de evaluatie te structureren. Hoofdstuk 3 gaat in op de visie van de gemeenten en de SDA op de nieuwe werkwijze. Daarna volgt een reflectie op hoe deze visie in de praktijk ontvangen is. Hoofdstuk 4 gaat in op de uitvoering van de nieuwe werkwijze. We bespreken in dat hoofdstuk de algemene ervaringen, de samenwerking tussen zorgaanbieders en de SDA en de monitoring. Hoofdstuk 5 behandelt vervolgens de (voorlopige) resultaten en hoofdstuk 6 de belangrijkste conclusies en verbeterpunten die volgen uit deze evaluatie. Het onderzoek eindigt met enkele aanbevelingen voor de SDA. In de bijlagen vindt u meer achtergrondinformatie over dit onderzoek.