Pexip gebruikers-instructies.pdf

Pexip gebruikers-instructies t.b.v. de digitale vergaderingen Achterhoek Raad Pexip meest gebruiksvriendelijk Ook dit keer gaan we weer digitaal vergaderen via Pexip. Dit blijkt het meest geschikte programma te zijn omdat hiervoor door u het minste actie hoeft te worden ondernomen. Bovendien werkt Pexip goed samen met Gemeente Oplossingen, die voor ons de livestream verzorgen. Op de avond zelf kan het publiek en de pers dus gewoon weer meekijken via de link die gepubliceerd wordt op de website van de 8RHK Ambassadeurs: https://8rhk.nl/. Testen Mocht u Pexip voor de vergadering nogmaals willen testen, neem dan gerust contact op met griffier Birkitta Kortes: b.kortes@8rhk.nl of via 06-49 32 400. Instructies Om toegang te krijgen tot de vergadering gebruikt u onderstaande gegevens.

Vergaderlink: https://pexip.me/meet/19455585 Toegangscode: 1234 Inloggen met: voornaam, achternaam, partij en gemeente (Belangrijk dat dit correct ingevuld wordt! Bij voorbaat dank.) Voordat u begint ➢ U hoeft geen app te downloaden om gebruik te kunnen maken van Pexip op uw vaste computer of laptop ➢ Als u wilt deelnemen via uw iPad dan moet u wel van tevoren de app downloaden! ➢ De bovenstaande vergaderlink met de toegangscode blijft steeds geldig dus u kunt deze voor elke vergadering opnieuw gebruiken ➢ Pexip werkt het meest optimaal met de browsers: Google Chrome of Firefox, die u zelf kunt downloaden. Wellicht maakt u nu gebruik van bijv. Safari of Internet Explorer. U kunt overigens meerdere browsers installeren op uw apparaat. ➢ U kunt het beste met uw laptop of vaste computer deelnemen aan de vergadering. Als u hierover niet beschikt, dan kan het ook met de iPad maar dan heeft u iets minder functies. Deelnemen via uw mobiele telefoon raden wij af. ➢ Check of u de volumeknop van uw laptop, computer of iPad goed heeft staan ➢ Controleer of uw batterij voldoende is opgeladen of zorg anders voor een stroomkabel en – punt in uw nabijheid. ➢ Pexip is een vrij zwaar programma dus zorg voor een goede plek dicht bij de router of sluit een kabel aan.

Inloggen ONDERSTEUNING: Op de dag zelf kunt u voor hulp bij het inloggen en deelnemen aan de vergadering, bellen met 06-49 32 4000. Op de avond van de vergadering kunt u vanaf 19.00 uur inloggen. Wij stellen het op prijs als u ruim voor 19.30 uur wilt proberen in te loggen. Mochten er problemen zijn, dan hebben we de tijd om deze samen met u te verhelpen.

➢ Klik op de vergaderlink: https://pexip.me/meet/19455585 ➢ Vul de toegangscode (pin) in: 1234. o N.b.: Mocht u met Citrix werken, dan moet u de link daarbuiten openen. ➢ U wordt gevraagd uw gegevens in te vullen: voornaam, achternaam, partij en gemeente. Dit is handig voor alle deelnemers en voor de voorzitter in het bijzonder ➢ In het scherm verschijnt in een blauw vlak: ‘Join through browser’, klik hier op ➢ In het volgende scherm verschijnt ‘Check that everything works’, controleer dan of de microfoon en de camera die u onderaan ziet staan aan staan of dat er nog een streep doorheen staat, zet deze dan uit door erop te klikken ➢ Hierna kunt u in datzelfde scherm klikken op het witte vlak ‘Join now’. Let op: klik niet op het vakje ‘Join using Audio + Presentation only mode’! ➢ Welkom! U bent nu in de Achterhoek Raadszaal waar u de overige deelnemers zult treffen. ➢ Belangrijke icoontjes: 3de van links is om het scherm beeldvullend te maken. De 4de van links is om een chatbericht te schrijven of lezen. Tijdens de vergadering Met digitaal vergaderen is de vergaderorde nog belangrijker dan normaal. We missen immers de non-verbale communicatie; vandaar de onderstaande werkwijze. ➢ De voorzitter zal aangeven wanneer de livestream wordt gestart; vlak voor 19.30 uur. Tot die tijd kunt u desgewenst praten met de andere al aanwezige deelnemers.

➢ Gedurende de vergadering wordt uw microfoon centraal vergrendeld om teveel ruis te voorkomen. Uw microfoon wordt voor u opengezet als u het woord krijgt. Het duurt heel even voordat u dan hoorbaar bent. ➢ Wanneer u het woord wilt kunt u dit aangeven in de chat-functie links boven in uw scherm. U kunt dan aangeven dat u het woord wilt door ‘woord’ in te typen of u kunt aangeven dat uw wilt interrumperen door het woord ‘inter’ in te typen. De voorzitter geeft u dan het woord. ➢ De chat-functie is niet bedoeld voor inhoudelijke of politieke discussies. ➢ Wij vragen u vriendelijk uw camera uit te zetten als u geen actieve rol heeft, dit optimaliseert de verbinding. Nb.: Er komen niet meer dan 7 of 9 mensen in beeld. ➢ Houd u er s.v.p. rekening mee dat er wat vertraging zit in het beeld en geluid. Einde van de vergadering De voorzitter sluit de vergadering en u wordt dan vanzelf uitgelogd. Probleem oplossingen Bij iPad gebruik - Is de Pexip-app gedownload? - Check of er (via pop ups) toegang is gegeven tot de video en audio van de iPad. - Check of de volume-knop goed staat. Algemeen - Check of bij Quality/Device settings (bovenin scherm rechts / tandwieltje) alles goed staat: dit geeft aan welke camera en microfoon gebruikt worden. Een headset werkt bijvoorbeeld niet. Er moet staan ‘Default audio input’ en ‘Default video input’.

- Men kan bij de aanmelding hebben gekozen voor de verkeerde balk, te weten ‘Join using Audio + Presentation only mode’ ipv de juiste balk: ‘Join now’. Dan moet er worden uitgelogd en opnieuw correct worden ingelogd. Hartelijk dank voor uw aandacht; samen gaat het ons vast lukken om de vergadering goed te laten verlopen. .-.-.-.-.-.-.-