Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie 2018-2022.pdf

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

Inhoud Inhoud

1

Inleiding Opdracht werkgroep Hoe is de werkgroep te werk gegaan?

2 2 2

Resultaten Publieksenquête ‘U spreekt” Raadspagina in Aalten Vooruit en De Band Jaaroverzicht Raad Publicatie ‘van de Raad’ op sociale media In gesprek met de verschillende fracties Folder gemeenteraad voor verenigingen, organisaties, instellingen en inwoners Training burgerparticipatie Klankbord voor college Website gemeente

3 3 3 3 3 4 4 4 5 5

Aanbevelingen Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie Kinderraad Raadspagina Infographic raad Vast moment voor presentaties Mix digitaal en fysieke vergaderingen raad en burgerparticipatie De raad zoekt inwoners op Motiemarkt

6 6 6 6 7 7 7 8 8

Tot slot

9

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

1

Inleiding De werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie is bij raadsbesluit op 26 januari 2021 ingesteld tot de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022. De werkgroep heeft een opdracht bestaande uit vijf onderdelen meegekregen. De resultaten en aanbevelingen die voortkomen uit deze opdracht worden in dit overdrachtsdocument voor de nieuwe raad benoemd.

Opdracht werkgroep A. Onderzoek de huidige stand van communicatie vanuit en over de raad richting de burgers en hun collectieve verbanden. Hoe zichtbaar en herkenbaar zijn de raad, raadsleden en het raadswerk voor onze inwoners? B. Welke rol en positie van de raad is gewenst en werk die uit in concrete maatregelen en/of activiteiten. C. Beschikbaarheid als klankbord voor college bij bijvoorbeeld uitwerking nota burgerparticipatie, evaluatie van participatietrajecten en voorbereiding van majeure participatietrajecten. D. Onderzoek mogelijkheden om burgers en hun collectieve verbanden meer te betrekken bij het raadswerk en doe hiervoor voorstellen. E. Elk half jaar (in juli en januari) de gemeenteraad te rapporteren over de verrichte werkzaamheden.

Hoe is de werkgroep te werk gegaan? De werkgroep heeft gezien de korte periode tot de gemeenteraadsverkiezingen maart 2022 gekeken waar het snelst winst te behalen viel met betrekking tot het zichtbaar zijn en de herkenbaarheid van de raad, de raadsleden en het raadswerk. De uitslagen van de publieksenquête ‘U spreekt’ heeft de werkgroep meegenomen in de verdere acties.

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

2

Resultaten 1. Publieksenquête ‘U spreekt” Om inzicht te krijgen hoe zichtbaar en herkenbaar de raad, raadsleden en het raadswerk is, is in mei/juni een publieksenquête gehouden via het burgerpanel ‘U spreekt’. De enquête is ingevuld door 589 inwoners en heeft een betrouwbaarheidsmarge van 95%. Uit de enquête kwamen onder andere de volgende punten: ● De bekendheid met betrekking tot de rol van de raad en het raadswerk is vrij laag. Bij de rol van volksvertegenwoordiger ligt dit op 29%. Met betrekking tot beleid opstellen/uitvoeren en vergaderen, discussiëren en overleggen ligt het iets hoger met percentages van 35% en 30%. ● Inwoners lezen informatie over de raad en het raadswerk vooral in huis- aan huiskranten en ontvangen via deze weg ook het liefst de informatie. ● Bij de stelling: “Wat zou een reden kunnen zijn om een raadsvergadering of een andere bijeenkomst van de raad te bezoeken?”, geeft 40% van de respondenten aan dit te doen als de bijeenkomsten in de buurt plaatsvinden. Van de deelnemers aan de enquête geeft 55% aan niet betrokken te zijn bij de gemeentelijke politiek. De uitkomsten van de enquête zijn door de werkgroep meegenomen als aandachtspunten bij de verdere acties die ondernomen zijn. De enquête is aangenomen als een nulmeting.

Om het effect van de gerealiseerde en nog te realiseren acties te meten is een publieksenquête in het midden van de volgende raadsperiode aan te bevelen.

2. Raadspagina in Aalten Vooruit en De Band Maandelijks na afloop van de raadsvergadering wordt er in Aalten Vooruit en De Band een raadspagina gepubliceerd. In een format geven de raadsfracties een terugblik op de raadsvergadering. Het stukje wordt gepubliceerd met een foto van het raadslid dat de bijdrage schrijft. Voor de terugblik op de begrotingsraad worden twee pagina’s gereserveerd.

3. Jaaroverzicht Raad In een jaaroverzicht van de raad wordt via een infographic een beeld geschetst van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. Ook de rol en taken van de raad worden kort benoemd. Het overzicht van de raad verschijnt elk jaar in januari en wordt gepubliceerd op de website, in de huis- aan huis bladen en via sociale media kanalen. In januari 2022 komt een overzicht van de afgelopen 4 jaar raadsperiode. Vervolgens vanaf 2023 elk jaar in januari een verslag van het voorbijgaande jaar.

4. Publicatie ‘van de Raad’ op sociale media De mogelijkheden met betrekking tot de zichtbaarheid en participatie zijn onderzocht. De opbouw van een eigen account op facebook, twitter en instagram kost tijd. Met name het opbouwen van ‘volgers’ kost veel tijd. Ook moeten de accounts onderhouden worden.

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

3

Besloten is aan te sluiten bij de bestaande communicatiekanalen van de gemeente. Deze kanalen hebben meer dan 4000 volgers en dat zorgt ervoor dat de zichtbaarheid van de raad op korte termijn vergroot wordt. Er is een beeldmerk ontworpen waarbij het bij publicatie duidelijk is dat het gaat om informatie van de raad. Vanaf november worden vergaderingen van de raad op facebook en instagram gepubliceerd. Bij de beeldvormende vergadering wordt ook de mogelijkheid tot inspreken aangegeven. Indien mogelijk worden bij de onderwerpen aansprekende foto’s geplaatst. Ook wordt maandelijks een afbeelding van de raadspagina geplaatst.

5. In gesprek met de verschillende fracties Na het zomerreces is de werkgroep met verschillende fracties in gesprek geweest. Het doel was fracties te vragen wat zij vonden van de gerealiseerde producten en of zij nog goede ideeën hadden die wij mee zouden kunnen nemen in de aanbevelingen voor de nieuwe raad. De raadspagina wordt met name als positief ervaren. Het is een goed product en vergroot de zichtbaarheid van de raad. De werkgroep heeft de gesprekken als zeer positief en constructief ervaren. Een aantal ideeën van verschillende fracties zijn meegenomen in de aanbevelingen.

6. Folder gemeenteraad voor verenigingen, organisaties, instellingen en inwoners Het is belangrijk dat verenigingen, organisaties, instellingen en inwoners raadsleden kunnen benaderen voor vragen waar ze tegenaan lopen of een mening die ze kenbaar willen maken. Maar wie zijn de raadsleden en hoe kun je met ze in contact komen? Er is een folder ontwikkeld die duidelijk maakt op welke manieren je in contact kunt komen met de raad. Ook geeft de folder een overzicht van alle raadsleden, met foto. In de geprinte uitvoering van de folder bestaat dit overzicht uit een inlegvel zodat deze bij installatie van de nieuwe raad makkelijk vervangen kan worden. Ook staat in de folder hoe de besluitvorming van de raad in zijn werk gaat; van voorstel tot raadsbesluit. De folder ligt op verschillende openbare plekken zoals bij het gemeentekantoor, in de locaties van Figulus Welzijn en de bibliotheek. Digitaal is de versie te scannen via een QR-code die bij verschillende publicaties vermeld kan worden.

7. Training burgerparticipatie Op advies van de werkgroep kwaliteit is in het kader van burgerparticipatie besloten een training ‘inspiratie communicatie’ te plannen voor raadsleden. Deze training zou goed aansluiten bij het doel van onze werkgroep om raadsleden meer bewust te maken van het onderwerp communicatie/burgerparticipatie. In verband met de corona maatregelen heeft deze training “inspiratie en communicatie voor raadsleden met inwoners” digitaal plaatsgevonden. Een nieuwe werkgroep kan in de volgende raadsperiode onderzoeken of en welke verdiepingstrainingen er zouden moeten komen om het onderwerp verder uit te diepen.

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

4

8. Klankbord voor college De werkgroep heeft als klankbord gefunctioneerd bij het participatietraject met betrekking tot het totstandkomen van de nota sociaal domein. Ze heeft geen klankbordfunctie (gehad) bij de uitwerking van de nota burgerparticipatie of andere participatietrajecten. Omdat de uitvoeringsnota burgerparticipatie nog niet klaar was zijn digitale participatiemogelijkheden niet verder onderzocht.

9. Website gemeente Momenteel wordt een nieuwe website ontwikkeld. Door de werkgroep zijn een aantal vragen gesteld, met name over de zichtbaarheid en werkzaamheden van de raad en de vindbaarheid van raadsstukken. De werkgroep heeft begin 2022 een afspraak met de makers van de website, om te kijken of hier verbeteringen voor mogelijk zijn.

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

5

Aanbevelingen Met de behaalde resultaten en vanuit de gesprekken met verschillende fracties geeft de werkgroep een aantal aanbevelingen aan de nieuwe raad. Voor de huidige werkgroep was de periode te kort om onderstaande aanbevelingen volledig uit te werken en te implementeren.

1. Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie Het afgelopen jaar zijn er door de werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie veranderingen ingezet met name met betrekking tot raadscommunicatie. De werkgroep ziet zeker nog meer kansen en verbeterpunten. Daarom adviseert zij ook bij start van de volgende raadsperiode een werkgroep burgerparticipatie en raadscommunicatie in te stellen zodat aanbevelingen verder uitgewerkt kunnen worden en verbeteringen niet stil komen te liggen.

2. Kinderraad Voor de kinderraad ziet de werkgroep een actievere rol weggelegd en adviseert deze te betrekken bij bepaalde onderwerpen. De gemeentesecretaris heeft overzicht over de beleidsterreinen en kan daarmee een adviserende rol vervullen welke onderwerpen hiervoor geschikt zijn. Daarnaast hebben kinderen vaak zelf ook goede ideeën en de werkgroep zou het mooi vinden als de kinderen zelf plannen maken die raken aan de 17 global goals. Op deze manier zit er een overkoepelende lijn in met de global goal gemeente die Aalten is bij hun bijeenkomsten. Aan het einde van hun termijn mogen de kinderen hun plannen aan de gemeenteraad presenteren. Dit wordt door middel van een soort markt gepresenteerd, waarbij raadsleden bij de verschillende kinderen langs kunnen gaan om naar hun plannen te luisteren. Op deze manier is het voor kinderen laagdrempeliger om hun plannen te presenteren. De kinderraad en de gemeenteraad worden zo nog meer met elkaar verbonden. Een officiële installatie van de kinderraad in een raadsvergadering zorgt voor meer zichtbaarheid van de kinderraad en verbinding met de gemeenteraad. Digitale uitzending van de installatie kan hiermee zorgen voor meer interesse en promotie van de kinderraad. De werkgroep adviseert om een klein budget beschikbaar te stellen voor de kinderraad.

Zo kunnen zij zelf een beslissing nemen over iets dat zij graag uit zouden willen voeren, denk bijvoorbeeld aan de prullenbakken voor hondenpoep van afgelopen jaar.

3. Raadspagina De raadspagina wordt zeer positief ervaren door de verschillende fracties. De werkgroep adviseert de raadspagina ook te publiceren op de website, zodat deze ook digitaal gelezen kan worden. Daarnaast ziet de werkgroep een training ‘aantrekkelijk en kernachtig schrijven’ als waardevol, zodat de nieuwe raad tips heeft om op een aantrekkelijk en makkelijk leesbare manier invulling te geven aan de raadspagina.

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

6

4. Infographic raad Uit de publieksenquête die in 2021 gehouden is kwam onder andere naar voren dat de werkzaamheden van de raad onbekend of onduidelijk zijn. De werkgroep ziet een infographic, van werkzaamheden en bevoegdheden van de Raad als een goede oplossing hiervoor. Deze infographic kan breed gepubliceerd worden op sociale media kanalen en in Aalten Vooruit en de Band. Naast het uitleggen van de rol en de werkzaamheden van de raad staan ook de raadsleden met contactgegevens benoemd. Het advies is om dit aan het begin van de nieuwe raadsperiode te doen, zodat inwoners direct weten wie de nieuwe raadsleden zijn en hoe zij hen kunnen bereiken.

5. Vast moment voor presentaties De agenda’s van raadsleden staan naast de vergaderingen veelal volgepland met (informatie)bijeenkomsten van verenigingen, instellingen of organisaties. Zij willen graag iets presenteren aan de raad, of met hen van gedachte wisselen. Regelmatig lukt het fracties niet om, in de drukke vergadercyclus, alle presentaties bij te wonen. Bij iedere vergadercyclus staat een beeldvormende bijeenkomst gepland. De werkgroep stelt daarom voor om niet enkel onderwerpen op de agenda te komen die later ook in oordeelsvorming of besluitvorming besproken gaan worden maar ook een vast moment in te plannen voor presentaties. De beeldvormende bijeenkomst om 19.00 uur van start te laten gaan en tot 20.00 uur verenigingen, instellingen of organisaties de mogelijkheid te geven iets te presenteren of in te spreken. De beeldvorming die gekoppeld is aan de onderwerpen van de betreffende vergadercyclus kan dan om 20 uur beginnen. De griffier geeft hierbij als kanttekening aan dat de presentatie ten minste vier weken van te voren aangemeld moet worden. De werkgroep verwacht dat dit voor verschillende mensen een uitkomst biedt. Enerzijds voor de raadsleden en fractievolgers. Er kan meer op een vaste avond gepland worden, waardoor er minder bijeenkomsten tussendoor plaatsvinden. Anderzijds ook voor de insprekers zelf.

Zij spreken zo alle fracties in één keer en hoeven niet alle verschillende fractievergaderingen te bezoeken. Natuurlijk is iedereen vrij om de fracties afzonderlijk te blijven bezoeken.

6. Mix digitaal en fysieke vergaderingen raad en burgerparticipatie Door de corona maatregelen is het digitaal vergaderen sterk toegenomen en dat was tijdens de lockdown periodes ook noodzakelijk. Inmiddels is het digitaal vergaderen een vergadervorm waar veel gebruik van gemaakt wordt. Ook insprekers werden tijdens beeldvormende vergaderingen hiermee geconfronteerd. Voor het participatietraject bij het tot stand komen van de nota sociaal domein is de digitale vorm (noodgedwongen) ingezet. Digitale verbinding zorg ervoor dat er verbinding blijft, ook als fysieke ontmoetingen niet (meer) mogelijk zijn. Ondanks positieve ervaringen met digitale participatie is er toch vanuit participanten aangegeven de voorkeur te hebben voor fysieke ontmoetingen. Bij de gesprekken met de fracties kwam naar voren dat fysieke vergadering en bijeenkomsten de voorkeur heeft (indien mogelijk) wanneer het om inwoners gaat. Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

7

7. De raad zoekt inwoners op De werkgroep adviseert zichtbaarheid, herkenbaarheid van de raad en de verbinding met inwoners te vergroten door jaarlijks met de voltallige raad bezoeken af te leggen. Ieder jaar kunnen dan bijvoorbeeld verenigingen, zorginstellingen of bedrijven zich presenteren op een locatie in de gemeente. Ook stelt de werkgroep de nieuwe raad voor om vanuit de bestuurlijke termijnagenda een onderwerp te selecteren dat op langere termijn speelt. De raad nodigt vervolgens inwoners op locatie uit. Raadsleden werken hierbij samen en horen ‘gezamenlijk’ wat er speelt bij inwoners.

8. Motiemarkt De Motiemarkt is een initiatief dat al in enkele gemeenten wordt toegepast. De werkgroep heeft met name gekeken naar de wijze waarop het in de gemeente Enschede gebeurt. Een motiemarkt stelt een inwoner van de gemeente, vereniging of buurt in staat om ideeën te presenteren aan raadsleden en zo steun te verwerven. Een inwoner met een idee dat het dorp, de wijk, de buurt of de kernen beter, mooier, slimmer, socialer, veiliger, interessanter, groener, milieuvriendelijker of levendiger maakt of dat een bepaalde bezuiniging op kan vangen, kan mee doen. De Motiemarkt is eenvoudig van opzet: iedere aangemelde idee-drager krijgt een kraam toegewezen op de Motiemarkt. Vervolgens is het aan de deelnemer om de aandacht en interesse te wekken van de raadsleden en hen te overtuigen van het idee. Samen met één of meer politieke partijen kan er dan een motie opgesteld worden die in de gemeenteraad in stemming wordt gebracht. De werkgroep ziet dit als een zeer waardevol idee. Het voorstel zou zijn om dit één keer per raadsperiode te organiseren.

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

8

Tot slot De tussenrapportage van de werkgroep Burgerparticipatie is in de raadsvergadering van 13 juli 2021 vastgesteld. Het overdrachtsdocument wordt in de raadsvergadering 25 januari 2022 behandeld. De periode waarin de werkgroep werkzaam is geweest was kort. Aanbevelingen die gedaan zijn kunnen door de nieuwe raad verder uitgewerkt en overgenomen worden. Een publieksenquête in de loop van de volgende raadsperiode kan duidelijkheid geven of de zichtbaarheid en herkenbaarheid ten opzichte van de nulmeting publieksenquête 2021 is toegenomen.

Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie Gerloeske Nijland Hans Onstenk Sabine van Santen Margret Rensink

Overdrachtsdocument Werkgroep Burgerparticipatie en Raadscommunicatie

9