Notitie Werkgroep Kwaliteit 2018-2022.pdf

Notitie Werkgroep Kwaliteit 2018-2021 datum: 19 november 2021 auteur: Jeroen Hollema In de raadsvergadering van 18 december 2018 is besloten de Werkgroep Kwaliteit in te stellen en zijn drie leden benoemd, Esther Diepenbroek, Freek Diersen en Erik Groters. De reden van het instellen van deze en andere werkgroepen was dat raadsbreed de gedachte leefde dat bestuurlijk-politiek Aalten een kwaliteitsimpuls nodig had. Naast de Werkgroep Kwaliteit is op 18 december 2018 ook de Werkgroep Werkwijze ingesteld. Begin 2021 is de Werkgroep Participatie ingesteld. “Een sterke democratie en een sterk bestuur”, zo luidt de ondertitel van het Raadsprogramma 2018-2022. Als de raad en ook het college dat waar wil maken dan dienen zij te investeren in hun eigen kwaliteit, om die op peil te krijgen en te houden. Het raadsprogramma geeft op tal van punten aan dat cultuur en werkwijze van bestuurlijk Aalten mee moet bewegen met de maatschappelijke ontwikkelingen. Dat veronderstelt kennis van die ontwikkelingen, doordenken van die ontwikkelingen en ook oefenen van de vaardigheden die daarbij horen. “De raad moet zich verder ontwikkelen in de kaderstellendeen richtinggevende rol en doet dat door scholing en bijscholing. Daarvoor wordt een programma en planning opgesteld in samenwerking met de griffier.”, aldus een van de aandachts-/actiepunten van het bestuurlijk kader van het raadsprogramma.

Daar kwam nog bij dat dertien raadsleden en tal van fractievertegenwoordigers nieuw waren. Afstemming met andere werkgroepen op thema’’s zoals debatcultuur, integriteit, samenleving en participatie was hierbij van belang. Tijdens de Raadsdag op 12 april 2019 heeft Esther Diepenbroek namens de werkgroep Kwaliteit een korte presentatie gehouden. In deze presentatie stonden 4 voorstellen: - Ontwikkeling van de raadsleden: lidmaatschap Ned. Ver. Raadsleden, inventarisatie behoefte - Aanvraag scholing: advies aanvraag scholing door Werkgroep - Waardering raadsleden: kleine attentie en.of gezamenlijke activiteit - VNG-jaarcongres: alle raadsleden mogen elk jaar gaan In de raadsvergadering van 21 mei 2019 is Jeroen Hollema.als vierde lid van de werkgroep benoemd. Op voorstel van de werkgroep is de raad van Aalten lid geworden van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden. De werkgroep heeft daarna contact gezocht met de Nederlandse Vereniging van Raadsleden voor kennis en ondersteuning hoe de werkgroep bij kan dragen aan beoogde kwaliteitsimpuls. Hieruit bleek dat er vele mogelijkheden zijn en dat er focus nodig is op een beperkt aantal thema’s. Er is gekozen om eerst de behoeften nader te inventariseren middels een competentiescan van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden en een aanvullende enquête.

In september 2019 verstuurd is competentiescan en enquête verstuurd aan de raadsleden en fractievolgers. In de vier maanden hierna heeft de werkgroep de uitkomsten uit de competentiescan en enquête geanalyseerd en vertaald naar een concreet trainingsvoorstel.

In totaal hebben 19 van 20 Raadsleden (95%)`en 13 van 16 Fractievolgers (81%) gereageerd.

De competentiescan heeft een individuele uitkomst en gezamenlijke uitkomst. De individuele scan is puur persoonlijk en niet beschikbaar voor de werkgroep. De uitkomst van de gezamenlijke competenties van Ned. Ver. van Raadsleden is vergeleken met landelijke score.

De gemeenteraadsleden van Aalten scoren over de hele breedte lager dan het landelijk gemiddelde, behalve als het gaat om integriteit, omgevingsbewustzijn, coachen en samenwerken. Het hoogst scoren de competenties: integriteit, inlevingsvermogen en coachen.Het laagst scoren de competenties analytisch vermogen, communiceren, onderhandelen, overtuigingskracht en initiatief

De werkgroep heeft de hoogste scores uit de enquête en de laagste scores uit de competentiescan ‘over elkaar heen gelegd’ en zo de belangrijkste thema’s en te ontwikkelen competenties bepaald - ‘het wat’ Vervolgens heeft de werkgroep ‘het wat’ verder afgebakend door twee hoog scorende thema’s buiten de werkgroep te beleggen. Als laatste stap van deze onderzoekende fase is om consensus te krijgen in de raad over het ‘wat’.

Door het raadsbreed versterken van de top vijf competenties kan de raad zijn functioneren sterker maken, bijvoorbeeld op het gebied van Gemeenschappelijke Regelingen: De raad kan snel en goed de belangrijkste vraagstukken herkennen (analytisch vermogen) in de vele jaarrapportages en -begrotingen van Gemeenschappelijke Regelingen. In onderling debat overtuigen (overtuigingskracht) de verschillende fracties elkaar en zijn in staat om gezamenlijk (onderhandelen) een zienswijze op te stellen (initiatief) voor de gemeenschappelijke regeling. Deze zienswijze is zodanig verwoord dat de argumenten voor onze gemeente krachtig overkomen (communiceren) zonder het gemeenschappelijke belang uit het oog te verliezen (onderhandelen). .

Communiceren

…verwoordt gedachten helder en vlot, brengt mondeling en schriftelijk een boodschap begrijpelijk over aan anderen en weet hierbij hun aandacht vast te houden.

Overtuigingskracht

…kan door middel van overredingskracht, persoonlijk overwicht en tact invloed uitoefenen op de ideeën en standpunten van anderen.

Onderhandelen

…behartigt de partijbelangen in onderhandelingssituaties en bereikt overeenstemming met behoud van wederzijds respect.

Analytisch vermogen

…onderzoekt, herkent en begrijpt de belangrijkste elementen van vraagstukken en hun onderlinge samenhang.

Initiatief

…reageert proactief door zaken in gang te zetten.

Top 5 te versterken competenties voor de raad als geheel Een ander voorbeeld is hoe is voor de begrotingscyclus: De raad doorziet welke politieke keuzes het college maakt, ook als dit blijkt door wat er niet in een begroting staat (analytisch vermogen). Tijdens de beeldvorming wordt in gesprekken met inwoners helder wat de impact is van het nieuwe beleid (communiceren). In de oordeelsvorming proberen fracties elkaar te overtuigen van alternatieve keuzes (overtuigingskracht). Bij vaststelling van de begroting steunt echter een meerderheid het college. Een fractie neemt het initiatief om het college nauwgezet te volgen op het bediscussieerde punt en stelt regelmatig vragen (initiatief). Hierdoor ontstaat er extra inzicht , als vervolgens in overleg met andere fracties er wat angels gehaald worden uit het voorgestelde alternatieve beleid (onderhandelen), wordt bij behandeling van de voorjaarsnota alsnog een meerderheid gehaald voor een aanpassing van het beleid.

Op basis van deze analyse kwam de Werkgroep Kwaliteit het voorstel om tot aan de verkiezingen - maart 2022 - 5 trainingen te organiseren, per competentie één gerichte training.

Debattraining Door De werkgroep werkwijze was debat.nl reeds gevraagd om een debattraining te organiseren ter ondersteuning van de nieuwe werkwijze met het BOB model. Hiermee was competentie overtuigingskracht gedekt.

Kritisch lezen van beleid Als lezer bent je niet altijd thuis in de materie. Toch wil je een goed oordeel geven, de kern en hoofdlijnen vinden en de juiste vragen stellen. Na deze training vind je met meer gemak de kern van de zaak, de hoofdlijnen en kaders en ontdek je zelfs ontbrekende punten. Je kunt beter gericht feedback geven aan de schrijvers, zodat de kwaliteit van alle stukken toeneemt. Inspiratietraining communicatie voor de raad Hoe communiceer je als raadslid met je inwoners? Er zijn veel nieuwe middelen en mogelijkheden voor inwoners om hun mening te geven en invloed uit te oefenen. Hoe ga je daar als raad en als raadslid mee om? Moties en amendementen. Hoe schrijf ik die? Het aannemen van een motie of amendement is een middel van de gemeenteraad om invloed uit te oefenen op het beleid van de gemeente. Maar wat is nu een goede motie of een goed amendement? Hoe schrijf je een goede motie en hoe dien je deze in? Wat is eigenlijk het verschil tussen een motie en een amendement? Training Politiek onderhandelen Als raadslid ben je vaker aan het onderhandelen dan je misschien denkt. Naast de officiële onderhandelingen zijn er veel overlegmomenten waarin de vaardigheden en inzichten van onderhandelen te pas komen. In training over politiek onderhandelen waarin een belangrijk uitgangspunt is: hard op de inhoud, zacht voor de relatie.

De geplande presentatie van deze resultaten in maart 2020 is vanwege COVID19 geannuleerd. Eind juni is de presentatie van de Werkgroep Kwaliteit alsnog verstuurd naar de raad. Op 14 juli en 31 augustus 2020 is een online toelichting gegeven, hierin hebben 16 personen aan deel genomen vanuit alle partijen behalve HMV. Deze sessies zijn positief verlopen. Ook buiten de sessies om zijn er verscheidene positieve reacties geweest. De grote lijnen van de verbeteren competenties ( analytisch vermogen, communiceren, onderhandelen, overtuigingskracht en initiatief) werd herkend. Over het algemeen werden ook de bijbehorende trainingen passend gevonden. Wel is er een wisselende voorkeur waar mee te beginnen. Hieronder een kort verslag in Vraag en Antwoord vorm: Vraag: Is het mogelijk een kleine enquête te houden om de prioriteit en volgorde te bepalen van de trainingen? Antwoord: De werkgroep vindt dit een goede suggestie en neemt deze over. Vraag: Houding en gedrag zijn veel belangrijker om veranderingen te realiseren Antwoord: Dat onderschrijft de werkgroep en is de reden dat er bewust gekozen wordt voor de groep als geheel en niet voor individuele competenties. Door hier als groep aandacht aan te besteden en de training als groepsactiviteit te organiseren ligt de nadruk op houding en gedrag van de groep als geheel.

Vraag: Landelijke partijen hebben over het algemeen goede opleidingsinstituten waar lokale fracties gebruik van kunnen maken en de trainingen zijn wellicht voor deze fracties minder relevant. Antwoord: Dat beeld herkent de werkgroep, dit is ook de reden dat de werkgroep het ontwikkelen van individuele competenties niet tot haar taak rekent. Vraag: Voor schrijven moties en amendementen is goede ondersteuning vanuit de griffie, dit is niet overal zo. Heeft voor de competentie initiatief een training ‘schrijven van een initiatiefvoorstel’ niet meer urgentie? Antwoord: De werkgroep vindt dit een goede suggestie en voegt deze toe aan de mini enquête voor de volgorde van de te volgen trainingen. Wellicht is er ook een mogelijkheid om beide onderwerpen in één training te behandelen. Vraag: Zijn 5 trainingen niet te veel om nog tot aan einde periode te organiseren? Antwoord: Door corona is de periode 6 maanden korter geworden, het zou heel goed kunnen dat we niet meer toekomen aan alle trainingen. De debattraining in september, georganiseerd door de werkgroep werkwijze, is onderdeel van de 5 te verbeteren competenties / trainingen. Vraag: Hoe gaat het leven? Antwoord: De werkgroep vindt het belangrijk om de trainingen met de volledige groep om een groepsdynamiek te krijgen. Door corona is het wellicht niet mogelijk om een training met de groep als geheel te organiseren.

De werkgroep heeft een soortgelijke aanpak voor ogen als bij debattrainingen in september, meerdere sessies waar vooraf de gehele wordt ingedeeld (onderling ruilen). Vraag: Is er ook een koppeling te maken met de (nog te starten) werkgroep participatie? Antwoord: Zeker, net zoals er een koppeling is met de werkgroep werkwijze. Bij de werkgroepen werkwijze en participatie ligt de nadruk op het hoe. De werkgroep kwaliteit wil vooral werken aan houding en gedrag van de groep als geheel, middels een aantal groepstrainingen.

Direct daarop volgend is in september een mini enquête gehouden om de volgorde van de trainingen te bepalen. Er is 26 keer gereageerd op de enquête. In de enquête kon aangegeven worden welke training als eerste, tweede, derde en laatste georganiseerd moesten worden.

De training “kritisch lezen van beleid” voor de competentie analytisch vermogen scoort duidelijk het hoogst. Daarom is dit na de debattraining de eerst volgende training. Met ondersteuning van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden heeft de werkgroep vervolgens training aanbieders geselecteerd. Omdat uit de enquête een duidelijke voorkeur was voor fysieke training in het gemeentehuis was dit de inzet van de werkgroep. De tweede COVID19 golf gaf opnieuw vertraging,uiteindelijk is januari 2021 besloten om niet langer te wachten en de trainingen online te gaan organiseren. Op 11 maart 2021 de training Politieke Beleidsagumentatie gehouden. Deze training van is gericht op de competentie analytisch vermogen, of te wel het onderzoeken, herkennen en begrijpen van de belangrijkste elementen van vraagstukken en hun onderlinge samenhang. Iedere maand ligt er een dik pakket met raads- en ingekomen stukken klaar, waar we in een korte tijd een afgewogen oordeel over moeten geven. In de training Politieke beleids argumentatie is er veel aandacht voor dat je raadslid of fractievertegenwoordiger op zoekt bent naar andere dingen dan de ambtenaar die het stuk geschreven heeft. Waar de ambtelijke organisatie de beste oplossing zoekt voor een probleem, ben je als volksvertegenwoordiger naar een begrijpelijke samenvatting van het probleem én de mogelijke consequenties van de oplossing(en).

Je hier goed bewust van zijn helpt je om meer gericht te zoeken naar politieke argumenten.

Op 8 april is de training Strategisch gebruik van raadsinstrumenten gehouden. Deze training van is gericht op de competentie “initiatief”, oftewel proactief reageren en zo zaken in gang te zetten.

Krachtige middelen hiervoor zijn de raadsinstrumenten moties en amendementen. Met een motie of amendement is een raadslid altijd in staat om een voordracht van een college bij te sturen... althans daar een voorstel voor te te doen. In het BOB vergadermodel hebben moties en amendementen een prominente rol gekregen. Immers tijdens besluitvorming wordt er in principe alleen over ingediende moties en amendementen gesproken.Maar met welk doel dien je motie in? Alleen om een besluit bij te sturen of kunnen er ook andere redenen zijn? Wat is een beleidsmotie, agenderingsmotie en (liefkozend) een showmotie?In de training wordt stap voor stap uitgelegd hoe je met je politieke strategie bepaalt welk ‘soort’ instrument het meest geschikt is voor het politieke doel. Na deze twee training is wederom een korte enquête gehouden. De trainingen zijn gematigd tot zeer positief ontvangen.Het wordt als prettig gezien wanneer raadsleden en fractievertegenwoordigers meer een gelijk kennisniveau hebben. Het wordt herkend dat de trainingen de context van bredere veranderen in manier van werken van de raad passen. Ook wordt het positief ervaren om (digitaal) op een andere manier contact te hebben met collega-raadsleden dan in de officiële vergaderingen. Uit de enquête komt duidelijke terug dat de trainingen hebben bedragen aan het groepsproces om als raad als geheel beter te functioneren.

Dit door het delen van dezelfde ervaringen en denkwijze, waardoor meer effectief gecontroleerd kan worden met meer zinvol debat. Ook hebben de trainingen er toe bijgedragen dat we elkaar beter leren kennen. Wel zijn er zorgen wellicht het politieke voordeel van de opgedane kennis minder is, de kans is groot dat we allemaal dezelfde tips gebruiken! Hoewel het positief beoordeeld wordt dat de training digitaal toch door konden gaan, wordt digitaal als minder ideaal gezien. Daarnaast wordt opgemerkt dat het een vrij grote groep is waardoor veiligheid lager voelt. Voor trainingen over manier van werken, raadsinstrumenten, burgerparticipatie en proces beïnvloeding worden als zeer geschikt gezien om hier gezamenlijk als raad van te leren. Over de debattrainingen lopen de meningen uitéén, een deel vindt dit bij uitstek geschikt een ander deel juist niet vanwege het beoogde politieke voordeel. Wel is er consensus dat partij politieke inhoud bij uitstek niet geschikt is voor gezamenlijke trainingen. Ook is er consensus dat er ook aandacht voor trainingen moet zijn in de volgende raadsperiode. Voor nog meer trainingen dit jaar zijn er verschillende geluiden, een deel is voor continuïteit een ander deel wacht liever op de periode met nieuwe raadsleden. Om deze reden kiest de Werkgroep Kwaliteit voor de middenweg. Van de vijf geselecteerde training trainingen vervalt er daarom één.

Als laatste activiteit van de werkgroep wordt op 9 december een online training ‘Burgerparticipatie’ gehouden. Deze training is gericht op de competentie participatie en sluit goed aan bij bij de activiteiten van Werkgroep Participatie. Deze training wordt gegeven door SIR te Enschede. Doelstelling van de training is dat de raad (meer) inzicht krijgt in de succesfactoren en valkuilen van burgerparticipatie bij participatievraagstukken en de rol van de raad daarbij. et tweede deel van de training is gericht op de mate van impact die een

project heeft op de samenleving en het niveau van participatie dat daar bij kan horen. Door te werken met verschillende participatieniveaus wordt de rolverdeling in het samenspel met inwoners, college/ambtenaren en raad duidelijker. In de training komen de volgende onderwerpen aan de orde: ● Participatie en de verschillende vormen die we zien en de noodzaak vanuit de nieuwe Omgevingswet. ● Valkuilen bij participatie ● Vaste methode voor het maken van een participatieaanpak om de valkuilen te voorkomen: als voorbeeld onze eigen methodiek Relevant Gesprek® ● Impactmeter als basis voor bepalen participatieniveau en rol van de raad