Eindrapport Procesbegeleider Raadsprogramma (DEFINITIEF).pdf

Onderwerp: Aanbieding raadsprogramma 2022‐ 2026 Geachte leden van de raad van Aalten, Op 5 april 2022 heeft uw Raad besloten tot het opstellen van een raadsprogramma op hoofdlijnen. Het raadsbesluit luidde: ‘De fracties stellen samen een dergelijk raadsprogramma op onder leiding van een externe procesbegeleider. In het raadsprogramma worden op hoofdlijnen de belangrijkste thema’s waar de fracties het over eens zijn, opgenomen. Deze thema’s worden gekoppeld aan de Global Goals. In het raadsprogramma moet worden vermeld op welke onderdelen van het raadsprogramma een voorbehoud wordt gemaakt door fracties’. Als begeleider van het proces kan ik u meedelen dat in grote mate aan het raadsbesluit van 5 april is voldaan en u treft dan ook het raadsprogramma 2022‐ 2026 bijgaand aan. Het proces Op 8 april 2022 is gestart met een korte evaluatie van de wijze waarop met het raadsprogramma 2018‐ 2022 is omgegaan. Dat was naar de mening van de fracties te veel gericht op de uitvoering en te weinig op de hoofdlij‐ nen. Ook waren er verschillende zienswijzen op de manier waarop het raadsprogramma 2018‐ 2022 door het College van B&W is uitgevoerd en de rol die de raad daarin voor zichzelf heeft opgeëist. Tijdens deze energieke bijeenkomst hebben alle fracties ook bijgedragen aan de inventarisatie van thema’s die zich zouden lenen voor een raadsprogramma 2022‐ 2026 op hoofdlijnen.

Deze eerste bijeenkomst heeft mooie resultaten opgeleverd. Er zijn thema’s benoemd waar een breed draagvlak voor was en er is ook stevig inhou‐ delijk met elkaar gediscussieerd. Zondermeer een bijeenkomst waar alle fracties trots op mogen zijn. Naar aanleiding van de raadssessie van 8 april heeft de griffie de inventarisatie verder uitgewerkt in een eerste concept van een raadsprogramma, waarin de belangrijkste thema’s waren opgenomen, raadsambities zijn ge‐ formuleerd met een toelichting daarop en opdrachten voor een aantredend College van B&W zijn nader uitge‐ werkt. Dit concept vormde de basis voor de raadssessie van 22 april, waarin de fracties overeenstemming moesten bereiken over de thema’s, de geformuleerde ambities en de opdrachten voor het College. Deze raadssessie is zeer intensief geweest, ook weer met goede inhoudelijke discussies. De resultaten van deze raadssessie zijn vervolgens weer verwerkt door de griffie in een volgend concept raads‐ programma. Dit concept is besproken in een raadsbijeenkomst op 11 mei. De fracties hebben de gelegenheid gekregen hun mening te geven. Dat is ook ruimschoots gebeurd. Ook twijfels werden er uitgesproken. Fracties werden geconfronteerd met de resultaten van vorige sessies en hebben hun laatste kans benut om nog aanvul‐ lingen en/ of wijzigingen aan te brengen.

Daarmee is de griffie aan de slag gegaan en de fracties de gelegenheid gegeven om nog te reageren tot 19 mei. Een vijftal fracties heeft daar nog gebruik van gemaakt. Op 24 mei is een afsluitende raadsbijeenkomst gehouden. Tijdens deze bijeenkomst is het laatste concept van het raadsprogramma besproken. Het uiteindelijke resultaat ligt nu voor. De uitvoering Een belangrijke taak is nu weggelegd voor het aantredende College van B&W. Het raadsprogramma moet bin‐ nen 4 maanden na aantreden uitgewerkt worden in een uitvoeringsprogramma. Hiervoor is een programma van eisen opgesteld dat als bijlage bij het raadsprogramma is gevoegd.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Orchidee 1 2631 SW Nootdorp

Het uitvoeringsprogramma wordt één keer opgesteld, maar jaarlijks moet een (overzichtelijke) voortgangsrap‐ portage aangeboden worden aan de raad. Zo kan de raad de uitvoering blijven volgen en daarover het debat voeren. De voortgangsrapportage maakt voortaan onderdeel uit van de P&C‐ instrumenten. Een belangrijke taak is ook weggelegd voor de betrokken ambtelijke medewerkers die het uitvoeringspro‐ gramma moeten opstellen en daarover moeten adviseren aan het college. Met een groep medewerkers is er al een eerste bijeenkomst gehouden waar de totstandkoming van het raadsprogramma is toegelicht en het con‐ cept raadsprogramma is doorgenomen. Als procesbegeleider heb ik geconstateerd dat er voldoende motivatie is om van het uitvoeringsprogramma een succes te maken. Persoonlijke waarnemingen In 2018 heb ik de taak als procesbegeleider vrijwel zonder informatie moeten uitvoeren. Ook heb ik nauwelijks contacten onderhouden met de ambtelijke organisatie en heb nauwelijks draagvlak voor het raadsprogramma kunnen constateren bij het management. De fracties hadden toen wel de motivatie om tot een raadspro‐ gramma te komen, maar ontbeerden nog een heldere visie hoe dit er uit zou moeten zien en welke functie het raadsprogramma zou moeten krijgen. Wat ik echter in 2022 heb mogen ontdekken, is van een andere orde dan vier jaar geleden.

Een gemotiveerde raad om te komen tot een raadsprogramma op hoofdlijnen. Hoe dat eruit moest komen te zien hebben we werkende weg ontdekt. De fracties hebben zonder uitzondering een mooie bijdrage geleverd. De inhoudelijke discussies waren soms moeilijk, maar ze waren wel heel goed. De samenwerking tussen de fracties om tot goede resultaten te komen, was volledig aanwezig. Ik heb tijdens dit proces veel waardering gekregen voor de raad van Aalten. Belangrijk is nu om dit goede begin van deze raadsperiode voort te zetten in het dagelijks functioneren hierna. Blijf positief werken aan de toekomst van uw gemeente. Kijk niet te veel terug naar het verleden, maar stel positieve doelen die op de toekomst gericht zijn. Lijkt het dan toch fout te gaan, spreek elkaar daar dan op aan. Wees daar vooral consequent in. Ik heb ook een gemotiveerde griffie aangetroffen die nog beter functioneert dan vier jaar geleden. U mag als raad blij zijn met zo’n griffie. De wijze waarop ik met de griffie heb samengewerkt, is in één woord uitstekend. We voelden elkaar super aan in dit proces. Het raadsprogramma kon door hun medewerking binnen een rede‐ lijke termijn tot stand worden gebracht. Door het goede netwerk binnen de organisatie waren de inhoudelijke zaken snel op orde. Concepten konden snel worden geproduceerd en teksten konden snel worden aangepast.

Dankzij de samenwerking met de griffie heb ik mijn urenbesteding kunnen beperken tot een derde deel (120) van de uren (365) die ik in 2018 heb besteed. In de gesprekken met het management van de ambtelijke organisatie blijkt dat daar de insteek is om van het raadsprogramma een mooi inhoudelijk stuk te maken. Er is een open‐ en proactieve houding om het College van B&W op een professionele manier te ondersteunen om tot een uitvoeringsprogramma te komen dat klinkt als een klok. Uit een eerste bijeenkomst met de direct betrokken ambtenaren, heb ik kunnen vaststellen dat zij zeer waarderen dat zij betrokken worden bij het raadsprogramma en ze ogen nieuwsgierig naar alles wat nu komen gaat. Ik heb er alle vertrouwen in dat zij er een succes van gaan maken. Wees zuinig op ze! Slot Aan alles komt een einde. Ik wil u danken voor het vertrouwen dat ik van u heb mogen ontvangen. Het was een mooi proces. Ook al is er twijfel of het raadsprogramma voldoende ambitie bevat en of het niet te wollig of ab‐ stract is, er ligt toch echt een mooi raadsprogramma. Alle fracties hebben hun bijdrage kunnen leveren. Ook konden fracties hun kanttekeningen bij het raadsprogramma aanleveren. Die kanttekeningen maken integraal onderdeel uit van het raadsprogramma. Als procesbegeleider wens ik u het allerbeste voor de toekomst en misschien nog eens tot ziens.

Hans de Jong Nootdorp, 28 mei 2022 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Orchidee 1 2631 SW Nootdorp