Concept raadsvoorstel Evaluatie samenwerking.pdf

Concept Raadsvoorstel Evaluatie Samenwerking Regio Achterhoek/8RHK ambassadeurs Datum : Kenmerk : Portefeuillehouder : Nee Onderwerp : Evaluatie Samenwerking Regio Achterhoek/8RHK ambassadeurs Beslispunten 1. Kennisnemen van de evaluatie en reactie Achterhoek Board op de aanbevelingen. 2. Bespreken van de aanbiedingsbrief van de Achterhoek Board en de hierin opgenomen actiepunten. Uw reactie op de actiepunten vóór 1 oktober kenbaar maken bij de Achterhoek Board. Toelichting Op 21 april hebben de onderzoekers de evaluatie aan de Achterhoek Raad gepresenteerd. Op 22 april is de laatste bespreking met de begeleidingscommissie geweest, waarna de onderzoekers het rapport definitief hebben opgeleverd. Hoofdconclusie van de evaluatie is dat het goed gaat met de samenwerking. Er liggen geen wezensvragen op tafel. De brede wens is om de samenwerking voort te zetten conform de ingezette lijn. Dit is een erg mooi resultaat.

De aanbevelingen van de onderzoekers richten zich met name op elementen van de inrichting van de samenwerking. Met veel aandacht voor de verbinding met en binnen de gemeenten. Geadviseerd wordt om het niet te veel over de structuur en procedures te hebben. Met de inrichting van de nieuwe samenwerking wilden we het volgende bereiken: 1. De betrokkenheid en sturingsmogelijkheden vergroten die raadsleden hebben voor de regionale ontwikkelingen/besluitvorming. 2. De slagkracht in de bestuurlijke besluitvorming versterken (makkelijker en sneller tot een besluit komen). 3. De uitvoeringskracht versterken. In de evaluatie zijn deze punten niet afzonderlijk geëvalueerd, maar zijn onderdeel van de drie hoofdvragen over inhoud, cultuur en proces. Over de 3 boven genoemde punten kan het volgende uit het rapport gehaald worden: 1. Het regionaal denken is in het algemeen bevorderd (conclusie 5), de appreciatie van de werkwijze van de Achterhoek Raad verschilt bij de betrokkenen: van sterk positief tot sterk negatief (conclusie 6). In de aanbevelingen wordt hier uitgebreid op ingegaan. (aanbevelingen 4, 5, 6 en 9). 2. De governance is passend om de doelen beter te formuleren en te bereiken (conclusie 1), er zijn concrete resultaten bereikt (conclusie 2) en er zijn kortere lijnen en snellere klappen (conclusie 12).

Wel is de besluitvorming soms trager dan gehoopt (conclusie 8) of niet helemaal helder (conclusie 7). Winstpunten zijn te behalen door de besluitvorming nog scherper te communiceren (aanbeveling 8) en te kijken naar een meer evenwichtige samenstelling aan de tafels (aanbeveling 12). 3. De onderzoekers constateren dat de Achterhoek Ambassadeurs-samenwerking voldoende capaciteit heeft om de samenwerking goed te laten draaien. De Thematafels zijn voldoende bezet en er is tevredenheid over de ambtelijke ondersteuning vanuit de regionale organisatie. Deze tevredenheid is de afgelopen periode bovendien toegenomen. Zeker ook de rol van de

programmaregisseurs wordt gewaardeerd. Aandachtpunt is de aanhaking van de ambtelijke organisaties (aanbeveling 10). Op 12 mei heeft de Achterhoek Board gesproken over de aanbevelingen in het rapport en daarbij per aanbeveling een reactie gegeven. In de aanbevelingen en de reactie van de Board zit overlap. De Board heeft daarom een concretiseringslag gemaakt in de vorm van actiepunten op basis van de aanbevelingen. De actiepunten zijn daarbij gekoppeld aan de verschillende partners en gremia in de samenwerking. De reactie op de aanbevelingen en de actiepunten legt de Achterhoek Board nu voor aan de verschillende Achterbannen waaronder de gemeenteraden. Voor de Achterhoek Raad van oktober zal de evaluatie ook geagendeerd worden. Met name waar het gaat over de aanbevelingen die gericht zijn op de Achterhoek Raad. De Achterhoek Board bespreekt in haar vergadering van oktober 2021 de binnengekomen reacties (van onder meer de raden en de Achterhoek Raad) op de voorgestelde acties en besluit dan over welk verbeteracties er daadwerkelijk opgepakt worden. Reactie algemeen bestuur Het algemeen bestuur onderstreept dat het goed gaat met de samenwerking. Daar mogen we met z’n allen trots op zijn. Het bestuur sluit zich aan bij de Board dat zij de Achterhoek Raad ziet als een van de essentiële en meest vernieuwende onderdelen in de 8RHK samenwerking.

Het Algemeen Bestuur wil dan ook het belang van de Achterhoek Raad nogmaals onderstrepen.

Democratische legitimatie Bij de start van de samenwerking is veel aandacht gegaan naar de democratische legitimatie van de samenwerkingsvorm. De onderzoekers constateren in paragraaf 4.3: dat op nationaal niveau bewegingen te zien zijn voor een (juridisch) antwoord, maar dat dit nog veel discussie zal vragen. Tegelijkertijd geeft het ministerie van BZK experimenteerruimte. De onderzoekers doen op dit vlak op dit moment dan ook geen aanbevelingen voor wijzigingen. Het Algemeen Bestuur zit hierin op dezelfde lijn als de onderzoekers en stelt op dit moment geen wijzigingen voor op juridisch vlak.

Rol AB richting raden Hiermee samenhangend wordt er in het onderzoeksrapport ook aandacht besteed aan de rol van het Algemeen Bestuur. De afspraken in de samenwerking maken dat de inhoudelijke rol van de AB leden beperkt is. Dit is immers belegd bij de Thematafels en de Board. De AB-leden leggen eindverantwoording af aan de individuele gemeenteraden. Gezien de rolverdeling met de Board ligt de nadruk hierbij op de begroting en de jaarverantwoordingen. Daarnaast heeft het AB een belangrijke rol in de processen en bij overkoepelende activiteiten zoals de lobby. Dit alles betekent dat wanneer individuele raden behoefte hebben aan inhoudelijke toelichting niet altijd het AB lid hier de aangewezen persoon voor is.

Balans Overheid-andere O’s Uit de evaluatie komen relatief veel aanbevelingen die betrekking hebben op de gemeenten. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Bijvoorbeeld omdat er in verhouding veel interviews zijn geweest met de gemeenten (colleges, raden, secretarissen). Maar het kan ook zijn dat de andere O’s vooral de samenwerking met de gemeenten naar voren hebben gebracht. Uit aanbeveling 12 komt in ieder geval naar voren dat er een gevoel is dat de overheid soms wat overheerst. Het AB neemt dit graag ter harte en benadrukt dat het verankering van de andere O’s in de samenwerking erg belangrijk is voor de toekomst.

Formatie Regio Achterhoek De onderzoekers constateren dat de Achterhoek Ambassadeurs-samenwerking voldoende capaciteit heeft om de samenwerking goed te laten draaien. De Thematafels zijn voldoende bezet en er is tevredenheid over de ambtelijke ondersteuning vanuit de regionale organisatie. Echter deze formatie staat onder druk door de huidige indexeringssystematiek.

Met de huidige systematiek verliezen we iedere drie jaar ongeveer één formatieplaats. Om de organisatie op het huidige niveau te houden is het nodig dat, net als bij andere gemeenschappelijke regelingen, gekozen wordt voor een gezonde indexeringssystematiek Het AB heeft eerder besloten opnieuw te willen kijken naar een passende indexering voor onze loon- en prijsindexen. Hiervoor zullen we met een apart voorstel komen, waarbij de insteek is dit te verwerken vanaf de begroting van 2023.