collegebesluit Verordening Elektronisch Bestuurlijk Verkeer.pdf

Besluit van het college van B&W gemeente Aalten

Zaakkenmerk/Onderwerp Afdeling Zaakkenmerk/Documentkenmerk

Z/19/051188/Verordening Elektronisch Bestuurlijk Verkeer Bedrijfsvoering/team Informatiebeheer Z/19/051188/D-323833

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Portefeuillehouder

T. Kok

Uitvoeringsprog. Raad Besloten in de vergadering van

B&W vergadering d.d. 01 jun 2021

Toelichting voorstel Samenvatting

Portefeuillehouder: T.M.M. Kok

De Algemene wet bestuursrecht stelt regels voor verkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen. Onderdeel van deze wetgeving is dat de elektronische weg alleen door burgers kan worden gebruikt als het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat die weg voor dat soortberichten is geopend. Het verzenden en ontvangen van berichten via de website en mail is al geruime tijd ingeburgerd en wordt voor het bestuursrecht door de Algemene wet bestuursrecht gereguleerd. Zo moet de overheid kenbaar maken dat de gemeentelijke dienstverlening openstaat voor elektronisch verkeer via onder andere de website en e-mail. De verordening regelt hierbij de formele kant van de zaak en legt in feite de in de praktijk gegroeide situatie vast.

Voorgestelde beslispunten

Besluit

1. Instemmen met het Verordening Elektronisch bestuurlijk berichtenverkeer gemeente Aalten 2021. 2. De regeling ter vaststelling voorleggen aan respectievelijk de burgemeester, de gemeenteraad, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar

akkoord

Inleiding

Burgers, bedrijven, organisaties maken -naast de reguliere fysieke kanalensteeds meer gebruik van digitale communicatiemiddelen, zoals e-mail en webformulieren om met de gemeente te communiceren. .De Algemene wet bestuursrecht omvat regels voor het verkeer langs digitale weg tussen inwoners/ondernemers en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zogenaamde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs digitale weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer. Er kunnen dus rechten aan worden ontleend die overeenkomen met de rechten die aan berichten op papier kunnen worden ontleend. De mogelijkheid om per post met de overheid te communiceren blijft; de Awb geeft burgers en bedrijven de keuze tussen de papieren of de digitale weg.

Argumenten

1. In artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat een bericht elektronisch naar een bestuursorgaan kan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Het bestuursorgaan kan tevens nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. In de voorliggende verordening wordt de openstelling

voor elektronisch verkeer formeel geregeld. Overigens gaat de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer uit van een nevenschikking. Dit houdt in dat de burger niet tegen zijn zin kan worden gedwongen tot elektronisch verkeer. De elektronische wegkomt naast en niet in plaats van de conventionele weg. 2. De formele regeling wordt in overeenstemming met de praktijk gebracht. Er bestaat al geruime tijd een praktijk waarbij er gebruik wordt gemaakt van het elektronisch berichtenverkeer. Zo biedt de gemeentelijke website al geruime tijd webformulieren aan en ook via de e-mail is de gemeente goed bereikbaar. 3.Basis van de regeling is dat de gemeente zich formeel openstelt voor elektronisch verkeer via de webformulieren en onder andere via e-mail op het adres gemeente@aalten.nl. Andere mailadressen kunnen worden gebruikt voor gedachtewisselingen informatie-uitwisseling, maar niet voor formele stukken (heet in de regeling “bestuurlijke berichten”), tenzij nadrukkelijk anders is aangegeven. Hierdoor wordt de stukkenstroom gereguleerd en is de juridische status van de ingekomen berichten duidelijk. 4. in het belang van de rechtszekerheid is de verordening voorzien van een lijst van standaardformaten, waarmee de burger kan communiceren. De gemeente is hiermee optimaal bereikbaar, maar we voorkomen dat burgers bestuurlijke berichten sturen met bijlagen in een niet te openen bestandsformat.

Kanttekeningen

Overleg gevoerd met

In de huidige Algemene wet bestuursrecht is de elektronsiche communicatie tussen burger en overheid alleen toegestaan als beide partijen hier zichtbaar voor openstaan, door bijvoorbeeld het openen van een algemeen e-mailadres Met ingang van 1 juli 2022 zal Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) in werking treden, waarin de expliciete verplichting wordt opgelegd om al het formele berichtenverkeer van bestuursorgaan ook via een elektronisch kanaal open te stellen. De eisen, die deze verplichting met zich mee brengt zullen het komende jaar in beeld worden gebracht en worden verwerkt in de digitale communicatiekanalen van de gemeente.

Afdeling /Team: Persoon: Overlegpunten: Staf: Huub Visser Informatiebeheer Emile Wennink

Vervolgstappen en planning

N.v.t.

Participatie

N.v.t.

Communicatie

Na vaststelling wordt gecommuniceerd via welke kanalen en onder welke voorwaarden de gemeente deelneemt aan het elektronisch verkeer. De regeling wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.