collegebesluit Regeling Budgetbeheer 2023

MT-besluit gemeente Aalten

Zaakkenmerk/Onderwerp Verantwoordelijk organisatieonderdeel Zaakkenmerk/Documentkenmerk Vertrouwelijkheid

Z/23/142063/Regeling Budgetbeheer 2023 A4 Team Informatiebeheer Z/23/142063/D-484826 Openbaar

Toelichting voorstel Samenvatting

P-houder T. Kok De regeling budgetbeheer is alweer wat jaren oud en moet herzien worden. Daarnaast speelt de wijziging van de organisatie per 1 januari 2023. Er is een directeur Bedrijfsvoering benoemd en er zijn geen afdelingshoofden meer maar teammanagers. Ook moet de regeling voor alle teams uniform gemaakt worden. Daar zit nu nog verschil in.

Voorgestelde beslispunten

Besluit

De beslispunten zijn: 1. Instemmen met de Regeling Budgetbeheer 2023 en voorleggen aan de raad

Akkoord.

Inleiding

In deze regeling is vastgelegd welke medewerkers financieel mandaat hebben tot het aangaan van verplichtingen namens de gemeente Aalten en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Door deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld. Daarnaast worden beslissingen genomen door medewerkers die de gevolgen van die beslissingen kunnen overzien en daarvoor dan ook de verantwoordelijkheid dragen. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven om binnen hun mandaat via de begroting en kredieten overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Aalten.

Argumenten

De budgetbeheerregeling volgt de financiële verordening ex 212 GW, waarin is opgenomen dat het dagelijks bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. De regeling volgt ook het algemeen mandaatstelsel waarin mandaat wordt verleend door het college om voor de vervulling van haar functie de bevoegdheden van het dagelijks bestuur uit te oefenen. In de budgetbeheerdersregeling draagt het college zorg voor de verlening van mandaten en volmachten en worden kaders vastgesteld voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. De regeling geeft de organisatie een instrument voor

het aangaan van verplichtingen ten laste van de vastgestelde goedgekeurde begroting. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten. Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de financiële taken en bevoegdheden aan die samenhangen met het budgethouderschap. In deze regeling is ook vastgelegd hoe de budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten. Voor het overige wordt verwezen naar de regeling.

Kanttekeningen

Overleg gevoerd met

Vervolgstappen en planning

Deze regeling is aan de ene kant bedrijfsvoering en zorgt voor een goede AO/IC en rechtmatigheid. Aan de andere kant heeft de raad het budgetrecht, dus de regeling moet daarom ook door de raad vastgesteld worden. Verder is een goede budgetregeling ook van belang voor de juistheid van de uitgaven en daardoor uiteindelijk voor een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening.

Team Informatiebeheer: Evelien Hillen ca. Bram Bouwman Voorleggen aan de raad van december 2023

Participatie

nvt

Communicatie

nvt