collegebesluit Programmabegroting 2023 en jaarstukken 2021- ECAL.pdf

Besluit van het college van B&W gemeente Aalten

Zaakkenmerk/Onderwerp Afdeling Zaakkenmerk/Documentkenmerk

Z/22/108822/Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers; Programmabegroting 2023 en jaarstukken 2021 Bedrijfsvoering/team Informatiebeheer Z/22/108822/D-390876

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Portefeuillehouder

T. Kok

Uitvoeringsprog. Raad Besloten in de vergadering van

B&W vergadering d.d. 17 mei 2022

Toelichting voorstel Samenvatting

Portefeuillehouder T.M.M. Kok Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers voert voor de aangesloten gemeenten twee taken uit. De archieftaak omvat het onderhouden en beheren van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten met de gemeentelijke archiefdiensten als doelgroep. De publiekstaak omvat het ontsluiten van archiefbescheiden in de breedste zin van het woord, waarbij de inwoners/bezoekers in en buiten het werkgebied als doelgroep gelden. Recentelijk zijn de jaarstukken 2021 en de programmabegroting 2023 ontvangen. Deze financiële stukken zijn behandeld c.q. vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 21 april 2022.

Voorgestelde beslispunten

Besluit

Inleiding

1. De raad voorstellen geen zienswijzen in te dienen tegen de begroting 2023. 2. De raad voorstellen kennis te nemen van de jaarstukken 2021. 3. Het bestuur van het Erfgoedcentrum overeenkomstig berichten.

akkoord

Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) is opgericht op 1 juli 2011 met als primaire doelen : a. het overeenkomstig de Archiefwet beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven van de 8 Achterhoekse gemeente,die hun archieven ouder dan 20 jaar (Archiefwet 1995) overbrengen naar het Erfgoedcentrum, gevestigd in Doetinchem. Na overbrenging van de archieven zijn deze in principe

openbaar en kunnen door belangstellenden in de studiezaal van het Erfgoedcentrum worden ingezien. Een belangrijke taak van het Erfgoedcentrum ligt blij het ontsluiten van archiefmateriaal in de breedste zin van het woord. Hierbij kan gedacht worden aan foto's, geboorteregisters etc. Deze zijn ook te raadplegen op de website. b. het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling; c. het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de Liemers in de ruimste zin van het woord. De thans voorliggende programmabegroting 2023 maakt deel uit van de meerjarenbegroting 2023-2026. De begroting gaat uit van een vaste jaarlijkse bijdrage per gemeente is afgesproken, gebaseerd op de bij het Erfgoedcentrum geplaatste strekkende meters. De bijdrage voor 2023 stijgt naar € 143,63 per strekkende meter.

Argument en

Onderwerp

Toelichting

Beoordeling jaarrekening Resultaat + Het jaar 2021 is afgesloten met een verlies van ongeveer € 6.500. Begroot toelichting was een tekort van ca € 21.000. O.a. de personeelslasten zijn € 17.600 lager uitgevallen dan begroot. Eigen vermogen / Na verrekening van het tekort over 2021 bedraagt het eigen vermogen per vreemd ultimo 31-12-2021 € 193.000 en het vreemde vermogen € 662.000. vermogen Resultaat De door de gemeente Aalten opgenomen lasten over 2021 bedroegen gemeentelijke afgerond € 140.000 bijdrage Overige Financiële bijdragen ontvangt het Erfgoedcentrum van gemeenten en de toelichting(en) provincie Gelderland. De gemeenten die deelnemen in de Gemeenschappelijke Regeling ECAL betalen voor archiefbeheer jaarlijks een bijdrage die is gebaseerd op het aantal strekkende meter archief in beheer bij het Erfgoedcentrum. Beoordeling (meerjaren)begroting Uitgangspunten De meterprijs wordt berekend over het aantal meters papieren archief dat de begroting betreffende gemeente in beheer heeft - c.q. volgens de bepalingen in de Archiefwet zou moeten hebben - bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.

De opgave van de omvang van de in de komende periode nog over te dragen archieven is desgevraagd door de gemeenten zelf gedaan De meterprijs wordt in de meerjarenbegroting 2023-2026 gesteld op € 143,63 (was EUR 131,75) en deze meterprijs staat gedurende gehele begrotingsperiode vast en wordt niet geïndexeerd. Deze systematiek is dezelfde als de afgelopen vier jaar. Het nieuw gehanteerde tarief is gebaseerd op de realiteit van de afgelopen periode en er is gerekend met:

1. een stijging van personeelskosten jaarlijks met 2,5%. 2. huisvestingskosten stijgen als gevolg van de jaarlijkse contractuele huurverhoging met 1,5%.

3. Ten slotte is het de verwachting dat de ICT kosten proportioneel zullen stijgen (van € 65.000 in 2021 naar € 82.500 in 2026). Dit is het gevolg van enerzijds helaas noodzakelijke beveiliging tegen eventuele cybercriminaliteit en anderzijds de ontwikkelingen met betrekking tot (steeds verder gaand) digitaal werken. Sluitende Over de hele periode van deze begroting komt het resultaat precies uit op nul. (meerjaren)begro De eerste twee jaren wordt er overschot verwacht, de laatste twee jaar een ting tekort.

Bijdrage t.o.v. De jaarlijkse bijdrage aan het ECAL 2023-2026 op basis van de voorliggende huidige raming begroting bedraagt € 158.200. opgenomen in de begroting is € 144.600. begroting Structureel moet er € 13.600 worden bijgeraamd. Beoordeling weerstandsvermogen en risicobeheersing Beschrijving en 1. De komende jaren zal meer en meer de focus komen te liggen op digitale kwantificering archieven. De gemeenten gaan hun fysieke activiteiten afbouwen/overdragen. van de risico's Er worden investeringen verwacht die niet zijn opgenomen in de begroting. Het e-depot voor het beheer en de ontsluiting van digitaal archief is nu nog vooral ingericht voor het beheer van digitaal archiefmateriaal. Het organiseren van de ontsluiting en het operationeel houden van een steeds verder groeiende hoeveelheid digitaal materiaal zal de komende jaren kosten met zich meebrengen. Het gaat dan om projectkosten, licentie- en hostingkosten, maar ook om hiervoor opgeleid personeel. Die verwachte kosten ontbreken in de begroting. Daarmee lopen de gemeenten risico's: • de digitale archivering kan niet worden uitgevoerd zoals beoogd, omdat we geen nieuwe digitaal materiaal kunnen aanleveren. Het beheer blijft dan langer dan gewenst bij de gemeente met bijbehorende kosten. • er komen kosten op ons af die niet gedekt zijn door de meerjarenbegroting, omdat er (bijv.

voor projecten) extra middelen moeten worden gevonden. 2. Inflatie: de gehanteerde prijsstijgingen van 2,5% voor loon en 1,5 % van huisvestingskosten lijkt met de huidige inflatie te laag. Dat zou kunnen inhouden dat de inwonerbijdrage de komende jaren moet worden aangepast. 3. ICT: de ICT-beveiliging is kwetsbaarder dan ooit. Daarom wordt een stijging van de ICT kosten niet uitgesloten Is het ratio Er wordt geen ratio gegeven, maar het bestuur van het ECAL acht het weerstandsverm weerstandsvermogen en de geprognosticeerde ontwikkeling is voldoende ogen voldoende? robuust.

Kanttekeningen

In de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling wordt meer en meer digitaal gewerkt. Papieren archieven worden nauwelijks meer gevormd, digitale documenten en archieven worden leidend. Dit betekent dat er naast de bestaande fysieke archiefbewaarplaats ook een digitale archiefbewaarplaats moet worden ingericht in de vorm van een E-depot. Dit betekent overigens niet dat de huidige fysieke archieven ook worden gedigitaliseerd. De aard van deze soms unieke historische documenten leent zich hier niet toe Wel moeten ze de komende jaren beheerd worden. Voor Aalten geldt dat in 2022/2023 een aantal archiefblokken wordt overgedragen aan het Erfgoedcentrum, waarbij de dossiers in de studiezaal van het Erfgoedcentrum kunnen worden ingezien.. Door het Erfgoedcentrum wordt echter veel aandacht besteed aan de ontsluiting van deze archieven door het plaatsen van inventarissen op de website, waardoor de bezoeker de informatie sneller en beter kunnen vinden. Daarnaast voert het Ecal meer en meer diensten uit in de vorm van scanning on demand, waardoor ook extra inkomsten worden gegenereerd, De toekomstige digitale archieven zullen overigens wel volledig kunnen worden geraadpleegd door burgers door de opname en ontsluiting vanuit het E-depot. In de AB vergadering van 21 april jl. is besloten dat door het Erfgoedcentrum een E-depot visie wordt opgesteld.

Nadere rapportage volgt zodra de consequenties helder zijn.

Overleg gevoerd met

Afdeling Bedrijfsvoering, Wilbert van Dijk.

Vervolgstappen en planning

N.v.t.

Participatie

N.v.t.

Communicatie

N.v.t.