collegebesluit Jaarstukken 2023 -concept-begroting 2025 ECAl

MT-besluit gemeente Aalten

Zaakkenmerk/Onderwerp

Z/24/149972/Jaarstukken 2023; concept-begroting 2025; Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

Verantwoordelijk organisatieonderdeel

A3 Team Dienstverlening

Zaakkenmerk/Documentkenmerk

Z/24/149972/D-512121

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Toelichting voorstel Samenvatting

Portefeuillehouder A.J. te Lindert Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers voert voor de aangesloten gemeenten twee taken uit. De archieftaak omvat het onderhouden en beheren van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten met de gemeentelijke archiefdiensten als doelgroep. De publiekstaak omvat het ontsluiten van archiefbescheiden in de breedste zin van het woord, waarbij de inwoners/bezoekers in en buiten het werkgebied als doelgroep gelden. Recentelijk zijn de jaarstukken 2023 en de concept-begroting 2025 ontvangen.

Voorgestelde beslispunten

1. Geen zienswijze indienen tegen de begroting 2025 en hiermee in te stemmen. 2. De raad voorstellen kennis te nemen van de jaarstukken 2023

Besluit

Inleiding

Argumenten

Jaarrekening 2023:

Akkoord

Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) is opgericht op 1 juli 2011 met als primaire doelen : a. het overeenkomstig de Archiefwet beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven van de 8 Achterhoekse gemeente,die hun archieven ouder dan 20 jaar (Archiefwet 1995) overbrengen naar het Erfgoedcentrum, gevestigd in Doetinchem. Na overbrenging van de archieven zijn deze in principe openbaar en kunnen door belangstellenden in de studiezaal van het Erfgoedcentrum worden ingezien. Een belangrijke taak van het Erfgoedcentrum ligt blij het ontsluiten van archiefmateriaal in de breedste zin van het woord. Hierbij kan gedacht worden aan foto's, geboorteregisters etc. Deze zijn ook te raadplegen op de website. b. het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling; c. het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de Liemers in de ruimste zin van het woord.

Begroot was positief resultaat van € 38.207, het daadwerkelijke -nadelig- resultaat bedraagt € 30.606 Grootste uitschieter bij de begrotingsafwijkingen zijn de energiekosten, die zijn 37.781 hoger dan begroot.€ 30.606.

Voorgesteld wordt om het negatieve resultaat ten laste te brengen van de algemene reserve. Per 31-12-2023 bedraagt deze € 75.758, zoals opgenomen in de jaarrekening De jaarrekening over 2023 wordt ter kennisname aan de gemeenteraden aangeboden. Begroting 2025: In 2023 is de meerjarenbegroting 2023-2026 vastgesteld. Deze begroting gaat uit van een bijdrage per strekkende meter van € 143,63. In 2024 is deze 4 jaarlijkse cyclus onderbroken met het indienen van een gewijzigde concept-begroting 2024, waarin een stijging van de bijdrage van Aalten was opgenomen van 13,4 %. Op basis hiervan is besloten een zienswijze in te dienen tegen de concept-begroting 2025 en 2026, omdat er met name vanwege de ontwikkeling van de energiekosten nog een andere wending kon nemen. De meterprijs wordt berekend over het aantal meters papieren archief dat de betreffende gemeente in beheer heeft - c.q. volgens de bepalingen in de Archiefwet zou moeten hebben - bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De opgave van de omvang van de in de komende periode nog over te dragen archieven is desgevraagd door de gemeenten zelf gedaan . In de concept begroting 2024 is deze meterprijs vastgesteld op €162,875 , deze stijgt naar € 167,75 De concept-begroting 2025 gaat uit van een stijging met 3%: van € 179.383,385 naar € 184.752, 596 = € 5.413,881.

De begroting laat een begroot positief resultaat zien van € 27.440. De post personeelskosten stijgt met 3%, conform CAO. Voorsgesteld wordt om in te stemmen met de concept-begroting en geen zienswijze in te dienen.

Kanttekeningen

Huisvesting en energielasten. Opvallend is dat de servicekosten (lees energielasten) fors stijgen. In de begroting 2024 was € 105.000 geraamd. In de nu voorliggende conceptbegroring 2025 bedraagt de raming € 230.000. Een zeer forse stijging. Het Erfgoedcentrum heeft geen invloed op de keuze van de energieleverancier c.q. het energiecontract. Conform het huurcontact wordt energie afgenomen op basis van het energiecontract met de gemeente Doetinchem, de verhuurder rekent deze kosten door aan het Erfgoedcentrum, opgehoogd met en % aan administraitekosten. Het huidige huurcontract loopt nog tot 2030. Met de verhuurder zijn gesprekken gevoerd om het gebouw te verduurzamen en energiezuiniger te maken. Niet duidelijk is welke maatregelen dat zijn,wat ze op zullen leveren en wanneer de maatregelen uitgevoerd zullen worden. Van de zijde van de verhuurder is aangegeven dat verduurzaming een grote investering met zich meebrengt en verwacht wordt dat de huurders hieraan meebetalen. De huisvestings- energiekosten liggen dus vast in langjarige overeenkomsten,die niet zonder meer kunnen worden opengebroken. Het bestuur van het Ecal zal hierover in gesprek moeten gaan met de gemeente Doetinchem (energie) en de verhuurder (gebouw). De uitkomsten daarvan moeten worden afgewacht.

Mocht dit tot niets leiden kan onderzocht worden of een scenario van herhuisvesting mogelijk is, waarbij alle opties en locaties open staan.

Overleg gevoerd met

Afdeling /Team: Persoon: Overlegpunten: Informatiebeheer: J. Pelle

Vervolgstappen en planning

N.v.t.

Participatie

N.v.t.

Communicatie

N.v.t