collegebesluit jaarstukken 2020 ECAL.pdf

Besluit van het college van B&W gemeente Aalten

Zaakkenmerk/Onderwerp Afdeling Zaakkenmerk/Documentkenmerk

Z/21/088160/Jaarstukken 2020; begroting 2022 Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Bedrijfsvoering/team Informatiebeheer Z/21/088160/D-318144

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Portefeuillehouder

T. Kok

Uitvoeringsprog. Raad Besloten in de vergadering van

B&W vergadering d.d. 04 mei 2021

Toelichting voorstel Samenvatting

Portefeuillehouder T.M.M. Kok Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers voert voor de gemeenten twee taken uit. De archieftaak omvat het onderhouden en beheren van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten met de gemeentelijke archiefdiensten als doelgroep. De publiekstaak omvat het ontsluiten van archiefbescheiden in de breedste zin van het woord, waarbij de inwoners/bezoekers in en buiten het werkgebied als doelgroep gelden. Recentelijk zijn de jaarstukken 2020 en de programmabegroting 2022 ontvangen. Deze financiële stukken zijn behandeld c.q. vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 8 april 2021.

Voorgestelde beslispunten

Besluit

Inleiding

1. De raad voorstellen geen zienswijzen in te dienen tegen de begroting 2022. 2. De raad voorstellen kennis te nemen van de jaarstukken 2020. 3. Het bestuur van het Erfgoedcentrum overeenkomstig berichten.

akkoord

Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) is opgericht op 1 juli 2011 met als belangrijktse doelen : a. het overeenkomstig de Archiefwet beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven van de 8 Achterhoekse gemeente,die hun archieven ouder dan 20 jaar (Archiefwet 1995) overbrengen naar het Erfgoedcentrum, gevestigd in Doetinchem. Na overbrenging van de archieven zijn deze in principe openbaar en kunnen door belangstellenden in de studiezaal van het Erfgoedcentrum worden ingezien. Een belangrijke taak van het Erfgoedcentrum ligt blij het ontsluiten van archiefmateriaal in de breedste zin van het woord. Hierbij kan gedacht worden aan foto's, geboorteregisters etc. Deze zijn ook te raadplegen op de website. b. het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling; c. het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de Liemers in de ruimste zin van het woord. De thans voorliggende programmabegroting 2022 maakt deel uit van de meerjarenbegroting 2019-2022. waarin een vaste jaarlijkse bijdrage

per gemeente is afgesproken, gebaseerd op de bij het Erfgoedcentrum geplaatste strekkende meters à € 131,75 per meter. Voor Aalten betekent dit een bedrag van € 144.633.

Argumenten

a. de Programmabegroting 2022 Op basis van de afspraken gemaakt in het kader van de meerjarenbegroting 2019-2022 en de vaste meterprijs van € 131,75 bedraagt de bijdrage voor de gemeente Aalten in 2022 evenals in 2021 op basis van het aantal uitgeplaatste strekkende meters (1.097,780) € 144.632. In de begroting 2022 is € 144.500 geraamd. b. de Jaarstukken 2020 De definitieve jaarstukken 2020 geven een positief resultaat te zien van € 44.987 (begroot resultaat was € 24.678. Bij de stukken is de -nog niet getekende- controleverklaring van de accountant opgenomen. De getekende versie wordt toegevoegd na ontvangst. Toelichting op de jaarcijfers 2020 Werkelijk resultaat

+

€

44,987

Begroot resultaat

+

€

24.678

Bijdragen provincie, hoger dan begroot

+

€

4.525

Bijdragen niet WGR, hoger dan begroot

+

€

4.234

Bijdragen GR, hoger dan begroot Extra baten uit DVO (diverse oorzaken benoemd pagina 45 jaarstukken) Vergoeding uit dienstverlening (meer scans van bouwtekeningen)

+

€

2.144

+

€

+

€

10.000

Personeelskosten (lager dan begroot, jaarstukken pagina 49)

+

€

16.500

Restauratie en conservering

-

€

11.500

Websites en licenties

-

€

17.500

Afschrijvingen

+

€

33.000

Grootste afwijkingen baten en lasten BATEN

5.000

LASTEN

Voorgesteld wordt , conform het verzoek van het Erfgoedcentrum, het tegoed van € 44.987 positief te boeken ten gunste van de algemene reserve. Het bestuur verwacht het komende begrotingsjaar (2021) extra kosten c.q. investeringen voor het project E-depot, het project Zaaksysteem en een nieuwe website De stand van de algemene reserve is per 31-12-2020: € 199.400

Kanttekeningen

In de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling wordt meer en meer digitaal gewerkt. Papieren archieven worden nauwelijks meer gevormd, digitale documenten en archieven worden leidend. Dit betekent dat er naast de bestaande fysieke archiefbewaarplaats ook een digitale archiefbewaarplaats moet worden ingericht in de vorm van een E-depot. Dit betekent overigens niet dat de huidige fysieke archieven ook worden gedigitaliseerd. De aard van deze soms unieke historische documenten leent zich hier niet toe. Door het Erfgoedcentrum wordt echter veel aandacht besteed aan de ontsluiting van deze archieven door het plaatsen van inventarissen op de website, waardoor de bezoeker de informatie sneller en beter kunnen vinden. Daarnaast voert het Ecal meer en meer diensten uit in de vorm van scanning on demand, waardoor ook extra inkomsten worden gegenereerd, De toekomstige digitale archieven zullen overigens wel volledig kunnen worden geraadpleegd door burgers door de opname en ontsluiting vanuit het E-depot.

De doorontwikkeling en implementatie van het E-depot, dat overigens in nauwe samenwerking met de deelnemende gemeenten wordt opgepakt, betekenen structurele lasten voor deze begrotingsperiode, maar zeker ook voor de jaren hierna. Naast ICT kosten zal dit ook gevolgen hebben voor de werving van toekomstig personeel. Evenals in gemeenteland, waarbij de traditionele taken van de archiefmedewerker wijzigen, zal dit ook bij het Ecal het geval zijn. Dit proces zal overigens grotendeels via de weg van de geleidelijkheid verlopen, waardoor er op zich geen sprake is van afvloeiing van personeel. Om de kosten en de ontwikkeling rondom het E-depot de komende jaren te volgen is het bestuur geadviseerd om een duidelijk plan van aanpak op te stellen en deze ontwikkelingen periodiek op de agenda van het Algemeen Bestuur te plaatsen. De beleidsmederkers informatiebeheer van de aangesloten gemeenten worden periodiek bijgepraat over de ontwikkelingen. In principe is de huidige programma-begroting de laatste in de cyclus 2019-2022. Het Erfgoedcentrum geeft een doorkijk naar de komende vierjaarlijkse periode, waarbij vooralsnog wordt uitgegaan van een bedrag per strekkende meter van € 144. Voor Aalten zou dit uitkomen op een jaarlijks bedrag van € 158.090. In de begroting 2022 is een bedrag geraamd van 144.633. Elk jaar ontvangen we ca.

€ 5.000 BWT retour., zodat op basis van de prognose voor 2023 de beschikking hebben over ca. € 149.600 ter dekking van de geraamde € 158.000. Vooralsnog zou derhalve vanaf 2023 € 8.400 moeten worden bijgeraamd. Dit betekent een forse verhoging, die vooralsnog door het Erfgoedcentrum wordt aangemerkt als een prognose. Dit is gebaseerd op het feit, dat er nog nauwelijks digitaal archief is overgedragen. De gemeenten zijn volop bezig met de ontwikkeling van digitale archieven, de huidige termijn voor overbrenging is echter gesteld op 20 jaar. De vraag komt dan op of alle gemeenten dit massaal vanaf 2023 gaan en kunnen doen. Kortom deze prognose zal een nadere onderbouwing vragen van het Erfgoedcentrum.

Overleg gevoerd met

Afdeling /Team: Bedrijfsvoering / Wilbert van Dijk

Vervolgstappen en planning

N.v.t.

Participatie

N.v.t.

Communicatie

N.v.t.