collegebesluit Concept begroting 2024, jaarstukken 2022 Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

Besluit van het college van B&W gemeente Aalten

Zaakkenmerk/Onderwerp

Z/23/133096/Concept begroting 2024; jaarstukken 2022 Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

Verantwoordelijk organisatieonderdeel

A3 Team Dienstverlening

Zaakkenmerk/Documentkenmerk

Z/23/133096/D-460166

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Portefeuillehouder

A.J. te Lindert

Uitvoeringsprog. Raad Besloten in de vergadering van

B&W vergadering d.d. 11 jul 2023

Toelichting voorstel Samenvatting

Portefeuillehouder A.J. te Lindert Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers voert voor de aangesloten gemeenten twee taken uit. De archieftaak omvat het onderhouden en beheren van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten met de gemeentelijke archiefdiensten als doelgroep. De publiekstaak omvat het ontsluiten van archiefbescheiden in de breedste zin van het woord, waarbij de inwoners/bezoekers in en buiten het werkgebied als doelgroep gelden. Recentelijk zijn de jaarstukken 2022 en de concept-begroting 2024 ontvangen. De financiële stukken zijn door diverse omstandigheden nog niet door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Door het bestuur is inmiddels uitstel van indiening van de begroting 2024 ingediend bij de provincie. Voorgesteld wordt de jaarrekening 2022 voor kennis aan te nemen en een zienswijze in te dienen tegen de begroting voor de jaren 2025,2026

Voorgestelde beslispunten

Besluit

Inleiding

1. Geen zienswijze indienen tegen de begroting 2024 en hiermee in te stemmen. 2. De raad voorstellen een zienswijze in te dienen tegen begrotingen 2025,2026 3. De raad voorstellen kennis te nemen van de jaarstukken 2022.

Akkoord.

Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) is opgericht op 1 juli 2011 met als primaire doelen : a. het overeenkomstig de Archiefwet beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven van de 8 Achterhoekse gemeente,die hun archieven ouder dan 20 jaar (Archiefwet 1995) overbrengen naar het Erfgoedcentrum, gevestigd in Doetinchem. Na overbrenging van de archieven zijn deze in principe openbaar en kunnen door belangstellenden in de studiezaal van het Erfgoedcentrum worden ingezien. Een belangrijke taak van het Erfgoedcentrum ligt blij het ontsluiten van archiefmateriaal in de breedste zin van het woord. Hierbij kan gedacht

worden aan foto's, geboorteregisters etc. Deze zijn ook te raadplegen op de website. b. het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling; c. het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de Liemers in de ruimste zin van het woord. In 2023 is de meerjarenbegroting 2023-2026 vastgesteld. Deze begroting gaat uit van een bijdrage per strekkende meter van € 143,63. De thans voorliggende concept begroting 2024 zou uitgaan dezelfde vaste bijdrage per strekkende meter. Op 6 april 2023 is echter een aangepaste begroting 2024 ontvangen, waarin een verhoging van de strekkende meterprijs tot € 162,87 is opgenomen voor de jaren 2024 en daarna. Een stijging van 13,4 %.

Argumenten

Jaarrekening 2022

Begroot was een tekort over 2022 van € 55.219, daadwerkelijk is er een tekort van € 86. 575 een nadeel van € 31.356 Grootste uitschieter bij de begrotingsafwijkingen zijn de energiekosten, die zijn 37.781 hoger dan begroot. Na verrekening van het tekort over 2022 aan de algemene reserve bedraagt het eigen vermogen per ultimo 31-12-2022 € 106.364. Financiële bijdragen ontvangt het Erfgoedcentrum van gemeenten en de provincie Gelderland. De gemeenten die deelnemen in de Gemeenschappelijke Regeling ECAL betalen voor archiefbeheer jaarlijks een bijdrage die is gebaseerd op het aantal strekkende meter archief in beheer bij het Erfgoedcentrum. De gemeentelijke bijdrage over 2022 is conform de begrote bijdrage uitgekomen op € 144.633. De jaarrekening over 2022 wordt ter kennisname aan de gemeenteraden aangeboden. Begroting 2024 De hoogte van deze bijdragen waren in principe voor 4 jaar (2023-2026) vastgezet. De afgelopen periode heeft uitgewezen dat de kosten – met name energiekosten vanaf eind 2022 en loonkosten vanaf 2023 - dusdanig zijn gestegen, dat het Dagelijks Bestuur heeft moeten besluiten tot een aanpassing van de conceptbegroting 2024 zoals deze was opgenomen in de meerjarenbegroting 2023-2026 die in 2022 was opgesteld. Dit houdt in dat de meterprijs waarop de meerjarenbegroting 2023-2026 was gebaseerd wordt verhoogd vanaf begrotingsjaar 2024.

De meterprijs wordt berekend over het aantal meters papieren archief dat de betreffende gemeente in beheer heeft - c.q. volgens de bepalingen in de Archiefwet zou moeten hebben - bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De opgave van de omvang van de in de komende periode nog over te dragen archieven is desgevraagd door de gemeenten zelf gedaan De meterprijs is in de meerjarenbegroting 2023-2026 gesteld op € 143,63. In de concept begroting 2024 is deze meterprijs vastgesteld op €162,875 en deze zou gaan gelden tot en met 2026. Een stijging van 13,4%. Een aantal zaken vallen op bij deze stijging en daarover zijn vragen gesteld, die nog niet beantwoord zijn. Het gaat dan om: •

de reden van de stijging van overheadkosten van €753.000 naar €856.000.

in hoeverre is het reëel om de hogere energieprijzen structureel op te nemen in de begroting. • in hoeverre is er een reductie op de klimaatkosten en huurprijs haalbaar. •

De jaarlijkse bijdrage aan het ECAL 2023-2026 op basis van de oorspronkelijke begroting bedroeg € 158.200. Op basis van de nu voorliggende begroting wordt de bijdrage voor de jaren 2024-2026 € 179.390. Per jaar. Voor de begroting 2024 dient er dus € 21.190 te worden bij geraamd. De energiekosten zijn door de energiecrisis veel hoger dan oorspronkelijk begroot, maar kunnen zich ook wéér voor 2025 genormaliseerd hebben. Een structurele verhoging voor 2025 en 2026 is derhalve voorbarig. Op basis van de openstaande vragen wordt voorgesteld een zienswijze in te dienen t.a.v. de conceptbegroting 2025 en 2026 Kanttekeningen

Overleg gevoerd met

De financiële stukken zijn door diverse omstandigheden nog niet door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Door het bestuur is inmiddels uitstel van indiening van de begroting 2024 ingediend bij de provincie. De eerstvolgende reguliere vergadering van het Algemeen Bestuur is op 19 september a.s.

Wilbert van Dijk; financiële uitgangspunten

Vervolgstappen en planning

N.v.t.

Participatie

N.v.t.

Communicatie

N.v.t.