A3. Raadsmededeling 109-2025 Beantwoording vragen VVD 72-2025 Herinrichten Toegang

•

Inwoners ervaren de toegang tot de sociale basis (algemene toegankelijke voorzieningen) als versnipperd. Inwoners kunnen met hun vraag bij verschillende loketten binnenkomen. Er is geen centrale toegang met een sociaal team, maar er wordt gewerkt aan de hand van een netwerkbenadering. Verschillende respondenten geven aan dat dit belemmerend werkt voor de inzet van de sociale basis. Zowel professionals als inwoners hebben soms moeite verschillende (formele) initiatieven en organisaties in de gemeente te vinden. Naast de gemeente als toegangspoort, waar je fysiek naar binnen moet kunnen stappen, is het van belang ook natuurlijke vindplaatsen te houden. Het is van belang hierin onderscheid te maken tussen de toegang voor professionals en voor

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

22

•

• •

• • •

•

inwoners. Voor professionals is een duidelijke toegang bij de gemeente bruikbaar, voor inwoners zijn natuurlijke vindplaatsen vaak laagdrempeliger. De gemeente communiceert nu o.a. via de website dat je voor vragen en ondersteuning op het gebied van zorg, ondersteuning, jeugdhulp en inkomen terecht kunt bij het Zorgloket van de gemeente. In de werksessies is onderscheid gemaakt in hoe dit in de praktijk wordt georganiseerd. Bij Jeugd en het Ondersteuningsteam geeft men aan dat dit goed georganiseerd is. Bij Wmo gaven deelnemers aan dat hier de toegang minder uitgekristalliseerd is: de vraag komt in feite binnen bij het KCC en dan vindt doorverwijzing plaats. Deskundigheid en een duidelijke uitvraag wordt hierbij soms nog gemist. Daarnaast wordt de baliedienst soms ervaren als iets waar bijna geen ruimte voor is naast de gewone taken. Ook vanuit de sessie met vrijwilligers werd aangeven dat een laagdrempelig loket voor ondersteuningsvragen en als ontmoetingspunt voor initiatieven in de sociale basis wordt gemist. Figulus is goed in het voorveld: hun kracht moet gekoesterd worden. Tegelijkertijd is het ook van belang om de onafhankelijkheid van de gemeente te positioneren. Het moet duidelijk zijn bij wie van de gemeente men terecht kan voor wat voor soort zaken. Een vaak genoemde voorwaarde voor een effectieve toegang is verbinding en ontmoeting.

Voor ontmoeting onderling worden diverse oplossingsrichtingen genoemd: een ruimte waarin professionals samen kunnen komen, fysieke bijeenkomsten of kennisdagen of samenwerkingen aanwakkeren tussen verenigingen. De gemeente zou dit aan de voorkant kunnen faciliteren. Over de rol van de gemeente zeggen deelnemers dat de gemeente verbindend, faciliterend en stimulerend moet zijn. Naast het faciliteren van ontmoeting (zie vorige punt) zijn andere voorbeelden genoemd die betrekking hebben op de rol van de gemeente: het in kaart brengen van de sociale basis, zorgen voor een actuele website, het actief inspringen bij witte vlekken, het formuleren van een duidelijke maatschappelijke opdracht (ook naar verenigingen toe), aanwezigheid van de gemeente buiten de kern Aalten zelf, actieve kennisdeling naar inwoners toe (naast professionals), het faciliteren van beheerders/parkmanagers van sportparken en het gebruik maken van het netwerk van de gemeente door verenigingen.

(Bron: Adviesnotitie Radar, bureau voor maatschappelijke vraagstukken, ‘Herijken van de Sociale Basis, gemeente Aalten)

Vanuit project ‘Versterken van Inwonersondersteuning De inventarisatiefase van project inwonersondersteuning was gericht op het in beeld brengen van de huidige situatie van de cliëntondersteuning. Uit de onderzoeken door Xpertise en Radar werden relevante resultaten en adviezen ten aanzien van het project gehaald. Daarnaast waren er vier groepsinterviews, met totaal tien professionals vanuit diverse functies binnen gemeente, Sensire, Figulus en MEE. Als ook een inwonerspanel met zes inwoners die hun input leverden. Dit vond plaats van maart tot en met mei 2024. In de tussenevaluatie zijn ook bevindingen beschreven die van toepassing zijn op het verbetertraject van de toegang.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

23

•

•

•

•

•

• •

•

• •

•

De onderlinge samenwerking tussen de formele partijen wordt als prettig ervaren, er wordt aangegeven dat ze elkaar goed weten te vinden en meedenken met elkaar indien nodig. Soms is dit wel persoonsgebonden, dat maakt het kwetsbaar. Het vertrouwen in de gezamenlijke draagkracht is groot. Inwonersondersteuning werkt als het netwerk werkt, dit hangt nauw samen met de samenwerking tussen de verschillende partijen in het netwerk en in hoeverre deze partijen in verbinding zijn. Hoe organiseren we de toegang tot ondersteuning effectief en efficiënt? Werk aan een standvastige netwerkbasis: Zet meer in op vindplaatsen; sluit aan op vindplaatsen die er al zijn en maak ze herkenbaar. Zet meer in op informele ondersteuning. Zet meer in op kortere lijnen, zodat de partijen elkaar beter kunnen vinden. Als formele partijen bij elkaar op dezelfde werkplek werken wordt dat als positief ervaren, er zijn kortere lijnen en ze kunnen elkaar makkelijk vinden. Aalten heeft een rijke sociale basis, er zijn diverse betrokken maatschappelijke organisaties, veel kerkgenootschappen, een diversiteit aan initiatieven en er wordt meer dan gemiddeld mantelzorg verleend dan in andere gemeenten in Nederland. Echter ontbreekt het overzicht en er zit overlap in de diverse initiatieven. Werk aan: Zichtbare en eenduidige informatievoorziening; zoek hierin de samenwerking.

Kenbaarheid van het aanbod; inzicht en overzicht in de sociale kaart. Heb aandacht voor een aantal specifieke doelgroepen zoals: jongeren (bv. 18-/18+, KOPPkinderen), ouderen zonder sociaal netwerk, nieuwe inwoners in de gemeente Aalten, mantelzorgers. Heb aandacht voor laagdrempeligheid voor kwetsbare doelgroepen, zoals mensen met psychische kwetsbaarheid of een licht verstandelijke beperking. De vindbaarheid en samenwerking van de sociale basis wordt als versnipperd ervaren; er wordt gewerkt met netwerkbenadering, wat als resultaat kan hebben dat inwoners met hun vraag bij verschillende loketten komen, alsook dat zij hun verhaal vaak moeten vertellen. Dit wordt als belemmerend ervaren. Biedt eenduidige vindplaatsen waarbij medewerkers de taak hebben om de binnengekomen vragen direct te beantwoorden of op te pakken. Beperk het aantal verschillende mensen waarbij de inwoner zijn verhaal moet doen. Inwoners geven aan vaak hun verhaal bij verschillende mensen te moeten doen en hebben behoefte aan een vast contactpersoon die fungeert als vangnet waarop zij terug kunnen vallen. Het vinden van de juiste ondersteuning is maatwerk. Actieve samenwerking is nodig om flexibel op-/af te schalen en gezamenlijk vroegtijdig te signaleren.

Voor inwoners is het een zoektocht op het moment dat je ineens ondersteuning nodig hebt en dan gaat het soms te langzaam (‘als je het niet nodig hebt, weet je niet dat het er is’ principe) Gemeente Aalten kent geografische verschillen. Het heeft 2 hoofdkernen, Aalten en Dinxperlo, daarnaast Bredevoort en kleine kernen. In de kleine kernen is het naoberschap groot, maar is mogelijk de kans dat er te laat geschakeld wordt naar professionele hulp of dat mensen uitgesloten worden. In de aanpak en actie in het project is het van belang alert te zijn op deze verschillen.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

24

• • •

• • •

• •

• • •

•

Organiseer verbinding en ontmoeting van formele en informele ondersteuning om de verbinding en samenwerking te versterken. Zet in op actieve kennisdeling en samenwerking tussen informele en formele ondersteuners. En het op peil houden van de kennis van informele ondersteuners. Biedt meer informatie en verduidelijking over welke voorzieningen er zijn voor inwoner, zij geven aan dat zij niet goed weten wat er is en waar zij dan gebruik van mogen maken. Waar moet je naar zoeken? Organiseer bijv. gezamenlijk informatieve bijeenkomsten. Zorgen voor up-to-date informatie op websites bij gemeente en partijen die ondersteuning bieden. Diverse communicatiekanalen gebruiken voor brede bekendheid bij diverse doelgroepen. Vergroot de bekendheid van de cliëntondersteuners, stimuleer de rol van cliëntondersteuners over alle domeinen. Onafhankelijk meekijken ‘vanaf een afstand’ kan het verschil maken (onbekendheid t.a.v. hulp en meer tijdig) Maak partijen (formeel en informeel) bewust van hun rol in het netwerk en de taak die zij hebben. Sluit aan op en verbind met het bestaande, zoals lunchbijeenkomst (lunchtips), grip-team, preventieoverleg en andere bestaande overlegmomenten, bijeenkomsten en initiatieven. Waken voor overlapping. Geef meer bekendheid aan informele ondersteuning, zoals diaconale hulp, buurtverenigingen etc.

Verbind ‘de woonplaats’ en ‘Humanitas bemiddeling’, zij hebben een belangrijke rol t.a.v. preventie. Zoek meer en actievere verbinding met verwijzers, informele cliëntondersteuners en maatschappelijke organisaties. Huisartsen, POH, welzijn op recept, KCC, Laborijn, buurtzorg, wijkverpleegkundigen zijn belangrijke verwijzers, maar zeker ook organisaties als de formulierenbrigade en thuisadministratie van Humanitas, de diaconale hulpverlening, de vrijwilligerscentrale, de talentverbinders en de zingevingspecialisten zien en spreken veel inwoners. Verwijzing gaat binnen gemeente Aalten ook veel via via en het eigen sociale netwerk van de inwoner.

Toekomstdromen voor de Toegang in gemeente Aalten Tijdens de interviews zijn respondenten uitgenodigd om hun idealen en wensen voor de toekomst van de toegang tot hulp en ondersteuning in gemeente Aalten te delen. Een greep uit de gedeelde visies: •

Een samenleving waarin formele toegang niet meer nodig is, omdat mensen voldoende steun vinden binnen hun eigen netwerk. Dit vraagt om blijvende investering in de sociale basis, zodat formele ondersteuning slechts een logische en goed bereikbare vervolgstap is wanneer nodig.

•

Uitbreiding van de toegangslocaties binnen gemeente Aalten, met nadrukkelijk de wens om ook in de kernen Dinxperlo en Bredevoort fysieke toegangspunten te realiseren.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

25

•

Een toegangsstructuur die draait om vraagverheldering, ondersteund door een sterk team van deskundigen. Inwoners hebben één vast aanspreekpunt, waarbij snel en flexibel kan worden opgeschaald of afgeschaald, afhankelijk van de hulpvraag.

•

Een integraal team bestaande uit medewerkers van de gemeente en het voorliggend veld, met korte lijnen naar specialisten, zodat gerichte doorverwijzing mogelijk is.

•

Een centraal ‘inwonersplein’ – een fysieke plek waar iedereen terecht kan met vragen, groot of klein, sociaal domein of fysiek domein. Hier staat de inwoner centraal.

•

Toegankelijkheid via meerdere communicatiekanalen, waarbij een inwoner altijd met een duidelijk antwoord naar huis gaat.

•

Een warme, uitnodigende plek, waar men altijd binnen kan lopen en vriendelijk ontvangen wordt door een deskundige medewerker die de tijd neemt.

Conclusie Uit voorgaande analyse blijkt dat inwoners, samenwerkingspartners én medewerkers in grote lijnen dezelfde richting voor ogen hebben als het gaat om de toegang tot hulp en ondersteuning. Hoewel ieder dit vanuit een eigen perspectief invult, is het gewenste eindbeeld opvallend eensgezind. Er is brede overeenstemming over de noodzaak om de toegang sterker te positioneren, beter vindbaar te maken en nauwer te verbinden met het voorliggend veld. Ook is er een gedeelde wens voor een herkenbare plek waar inwoners terecht kunnen met hun vragen, ondersteund door een deskundig en lokaal geworteld team. De huidige toegangsstructuur sluit onvoldoende aan bij de maatschappelijke ontwikkelingen en bij de verwachtingen van inwoners en betrokken professionals. In het volgende hoofdstuk wordt daarom nader ingegaan op de landelijke (wettelijke) kaders en relevante ontwikkelingen, ter onderbouwing van de noodzaak en richting van verdere verbetering.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

26

Hoofdstuk 2 Theoretisch kader Inleiding Dit hoofdstuk zet de bevindingen uiteen die voortvloeien uit de documentenanalyse. Waar de vorige hoofdstukken de focus lag op de feitelijke situatie in Aalten en hoe dit wordt ervaren, richt dit hoofdstuk zich op landelijke ontwikkelingen, wetgeving en richtingskaders die van invloed zijn op het verbeteren van de toegang. De focus ligt hierbij op de noodzakelijke verbeterpunten én de kansen die er liggen voor gemeente Aalten. De definitie van Toegang “Toegangsfunctie: Dit gaat over de wijze waarop inwoners contact kunnen zoeken als zij een vraag om ondersteuning of zorg willen stellen en hoe de beschikbaarheid van hulp of zorg voor inwoners wordt ingeregeld. Het is de toegang tot informatie en advies en eventuele zorg en ondersteuning. Volgens de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG, 2025) is het de verantwoordelijkheid van gemeenten om dit proces laagdrempelig, beschikbaar en cyclisch in te richten. (Bron: Richtinggevend kader Vereniging Nederlandse Gemeenten, februari 2025). “Toegang is geen eenmalige toegangspoort, maar een cyclisch doorlopend proces.” (VNG, 2025)

Rode draden in landelijke akkoorden en proposities Er komt veel op de gemeente af binnen het sociaal domein; hervormingsagenda jeugd, toekomstscenario kind- en gezinsbescherming, integraal zorgakkoord, gezond en actief leven akkoord, programma wonen, ondersteuning en zorg voor ouderen, doorcentralisatie van beschermd wonen, uitvoering van de participatiewet, inburgeringswet, etc. Het laten slagen van deze programma’s vraagt om een stevige basis: een goed werkende toegang en lokale teams. Een belangrijke rode draad in deze akkoorden is dat gemeenten zorgen voor laagdrempelige toegang tot ondersteuning die gemeenten binnen het sociaal domein verstrekken. Ook staat de gemeente aan de lat voor krachtige, goed bereikbare lokale teams die aanwezig zijn op plekken waar inwoners van nature komen, direct hulp bieden en als nodig schakelen met gemeentelijke afdelingen, collectieve voorzieningen en aanvullende expertise. Deze lokale teams vormen voor inwoners het vertrouwde gezicht en blijven aanspreekpunt zo lang als nodig. De rode draden uit de akkoorden en de VNG proposities worden samengevat in drie waarden; onze gemeentelijke toegang en lokale teams zijn; 1.

Dichtbij;

2. Werken integraal 3. Hebben mandaat. Inwoners kunnen met hun hulpvraag laagdrempelig bij gemeenten terecht. De medewerker gaat met brede blik in gesprek met de inwoner over diens vraag. Dit gesprek vraagt de juiste houding, vaardigheden en kennis. Waar mogelijk biedt de medewerker advies en/of direct zelf hulp op vragen waar op dat moment het meest behoefte aan is. Zo lang als nodig blijft de medewerker aanspreekpunt en een vertrouwd gezicht. Om (voor de langere termijn) passende hulp te bieden wordt samenwerking aangegaan met vrijwillige inzet, met voorzieningen uit de sociale basis en met Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

27

(tijdelijke) specialistische expertise. Als de achterliggende problematiek vooral sociale oorzaken heeft, zet het lokaal team zelf samenhangende hulp in, met mandaat over de verschillende gemeentelijke domeinen. Inwoners met levenslange, levensbrede, ondersteuningsbehoeften hoeven niet telkens op ‘herindicatie’, maar hebben een lijn met iemand van het lokaal team. Waar onveiligheid speelt, blijft het lokaal team betrokken en zet zich met behulp van partners vasthoudend in op het vergroten van veiligheid. Zowel direct als indirect (bijvoorbeeld door het proberen weg te nemen van onderliggende oorzaken die stress geven in het huishouden, door probleembesef te stimuleren en daarmee acceptatie van hulp en vanuit het vrijwillig kader. (Bron: Bron: Richtinggevend kader VNG (februari 25) Uitgangspunten, die voortkomen uit bestuurlijke afspraken, proposities en ervaringen uit de praktijk en stand van de wetenschap De gemeentelijke toegang en onze teams, die wettelijke taken van de gemeente uitvoeren en waar gemeenten verantwoordelijk voor zijn in de opdracht gevende en faciliterende sfeer, zijn passend bij de lokale situatie ingericht. De toegangsfunctie en lokale teams; Zijn dichtbij, ze 1. Werken vanuit een eenvoudig systeem, met de inwoner als uitgangspunt; 2. Zijn laagdrempelig, dichtbij, vindbaar, zichtbaar, toegankelijk benaderbaar voor inwoners; 3.

Werken aan een sterke relatie met de sociale en pedagogische basis; 4. Vertalen vragen naar achterliggende patronen en brengen zo systeemknelpunten aan het licht; Werken integraal, ze 5. Kijken met een brede blik en maken een brede analyse; 6. Hebben professionals met de ‘juiste’ houding, vaardigheden en (inhoudelijke) kennis; 7. Bieden waar mogelijk zelf (basis)hulp en zijn zo lang als nodig vertrouwd aanspreekpunt; 8. Werken vanuit heldere organisatieafspraken die de brede samenhangende hulp ondersteunen; 9. Streven naar soepelere overgangen in levensloop; 10. Hebben voldoende (extra) inzet, aandacht en expertise voor inwoners met levenslange of levensbrede beperkingen; Met mandaat, ze 11. Hebben mandaat over gemeentelijke beleidsterreinen heen; 12. Hebben oog voor en kennis van (on)veiligheid, betrekken anderen en blijven zelf betrokken; 13. Gaan bewust om met wat passend is en wat nodig is, ook gezien de schaarste aan mensen en middelen. (Bron: Richtinggevend kader VNG (februari 25)

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

28

Essentiële kenmerken van een stevig lokaal team 1. Teams die qua omvang en expertise passen bij de vragen in gemeenten. 2. Teams die zichtbaar aanwezig zijn op belangrijke plekken in de leefwereld van huishoudens en gezinnen die men wil bereiken, zoals op school, bij de huisarts, inlooppunten, sport, bewonersinitiatieven en ook online. 3. Teams die de mogelijkheden van de sociale basis (formeel en informeel) in een gemeenten/wijk goed kennen, actief met deze partijen samenwerken en hen betrekken bij oplossingen voor vragen van huishoudens en gezinnen. 4. Teams die aansluiten bij de mogelijkheden en wensen van huishoudens en gezinnen, die naast hen staan en hen met raad en daad bijstaan. 5. Teams die zelf (vrij toegankelijke) ondersteuning en (jeugd)hulp bieden ook aan huishoudens en gezinnen waarin zorgen zijn over de veiligheid en/of ernstige ontwikkelachterstanden. 6. Teams die breed kijken en handelen door brede vraagverkenning op maat en ondersteuning en hulp in te zetten op diverse leefgebieden als de problematiek daarom vraagt en kunnen ondersteunen bij regie. 7. Teams die aanvullende ondersteuning/hulp/consultatie erbij kunnen halen, zowel meer specialistische hulp (niet vrij-toegankelijke) als het veiligheidsteam.

(Bron: VNG, november 2024, Stevige Lokale Teams, ‘werkpakketten’) Zeven uitgangspunten voor merkbaar verbeterde toegang (Movisie, 2022) Door cliëntorganisaties, VNG en Movisie is tijdens het verbetertraject Toegang in 2022 nagedacht over het verbeteren van de toegang en de vraag wanneer inwoners tevreden zijn. Dit heeft geleid tot zeven uitgangspunten voor een merkbaar verbeterde toegang. Samen met Per Saldo, Ieder(in), MIND en de VNG heeft Movisie onderstaande uitgangspunten ontwikkeld. 1. Passende, samenhangende ondersteuning 2. Levensloopbestendigheid 3. Regie en zeggenschap voor inwoners 4. Deskundige medewerkers 5. Handelingsruimte voor professionals 6. Transparantie en eenvoud 7. Voorkomen, signaleren en doorgeleiden van problemen (Bron: Movisie, 2022, “Resultaten verbetertraject Toegang”)

Basishulp en on-onderhandelbare voorwaarden Basishulp omvat laagdrempelige, direct beschikbare ondersteuning zonder indicatie. Dit betreft onder andere opvoedondersteuning, hulp bij financiën, psycho-educatie en bemiddeling bij school of werk (VNG, 2025). Daarnaast zijn er zogenoemde on-onderhandelbare functionaliteiten voor een goed werkende toegang:

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

29

•

Voldoende gekwalificeerd personeel

•

Heldere organisatieafspraken

•

Samenwerking binnen robuuste teams

•

Ervaringsdeskundigheid betrekken

•

Snelle hulp bij eenvoudige vragen

(Janssens, R. (2023). Nieuwsgierig verbeteren, VNG) Wat werkt en wat belemmert? (Movisie, 2023) In opdracht van de VNG heeft Movisie in 2023 overzicht en inzicht gezocht naar wat volgens bestaande studies wel en niet werkt. Om zo gemeenten te helpen bij het verder inrichten van de toegang. Wat werkt? 1. Eenvoud en de inwoner als uitgangspunt. “Zorg bijvoorbeeld voor een loket of aanspreekpunt voor de toegang tot ondersteuning voor mensen met problematiek die meerdere wetten en financieringsstromen raken (sociaal en cultureel planbureau 2021). 2. Veiligheid. Samenwerking tussen partijen, informatie-uitwisseling en duidelijke communicatie zijn essentieel om de veiligheid te waarborgen. 3. Integraal werken door professionals en warm doorverwijzen. Multidisciplinair en domein overstijgend kijken naar behoeften van inwoners. 4. Laagdrempelig contact en goed luisteren naar inwoners om de snelheid en kwaliteit van ondersteuning te bevorderen. “Een open gesprek over de problematiek en hulpvraag op meerdere terreinen’. De nationale ombudsman stelt dat inwoners mogen verwachten dat zij een hulpvraag- zonder voorwaarden vooraf- in een persoonlijk gesprek kunnen toelichten en geïnformeerd worden over alle mogelijkheden voor hulp. Het helpt als de medewerker/sociaal werker goed luistert, de problematiek begrijpt en meedenkt met de inwoner.

Vertrouwen en veiligheid zijn hierbij belangrijke onderdelen. (Bron: Wat werkt bij integraal werken in de wijk, publicatie van Arum en Verweij & van der meer- 2018). 5. Tijdig verstrekken van transparante informatie aan bewoners en het betrekken van inwoners bij de besluitvorming. Investeren in communicatie en actieve betrokkenheid dragen bij aan een vlot proces en begrip bij inwoners. 6. Deskundigheid van professionals. Medewerkers moeten kennis hebben van diverse ondersteuningsvragen en oplossingen.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

30

Wat bevordert? 1. Ten eerste is een gezamenlijk geformuleerde visie van belang, waarbij de gemeente de lokale behoeften en uitdagingen begrijpt en betrokkenheid van inwoners bij de visieontwikkeling waardeert. Professionals kunnen zich bij het maken van keuzes laten leiden door die visie. 2. Daarnaast zijn nauwe samenwerking en korte lijnen tussen professionals en organisaties essentieel. Dit komt tot stand via netwerken, samenwerkingsstructuren en gerichte actieplannen. 3. Het bevorderen van gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders vergemakkelijkt integraal werken en voorkomt dat inwoners meerdere keren hun verhaal moeten doen. 4. Verder is een lerende organisatie met vertrouwen in en ruimte voor professionals belangrijk, waarbij reflectie, maatwerk en autonomie gestimuleerd worden. Openheid en het bespreken van concrete casussen dragen bij aan creatieve en out-of-the-box-oplossingen. Het is ook aanbevolen om regelmatig gesprekken te organiseren tussen betrokkenen en gemeenten, en om te blijven leren en investeren in deskundigheidsbevordering van toegangsmedewerkers. Door monitoring kan de effectiviteit van deze bevorderende factoren worden geëvalueerd en verbeterd. Wat belemmert? Tot slot heeft Movisie onderzocht wat bronnen noemen als belemmerende factoren. Daarmee bedoelen ze factoren die goede en tijdige toegang tot ondersteuning soms in de weg staan. 1.

Ten eerste worden de financiële tekorten als een belemmerende factor voor gemeenten en professionals genoemd. Deze tekorten maken het moeilijk om preventief te werken en vroegtijdig problemen te signaleren. De hoge werkdruk en caseloads beperken ook de tijd voor ondersteuning en het faciliteren van collectieve voorzieningen. 2. Ten tweede worden de schotten tussen verschillende wetten in het sociaal domein als een bron van handelingsverlegenheid genoemd. Het is vaak onduidelijk wie verantwoordelijk is voor welke vorm van ondersteuning, waardoor inwoners en professionals te maken krijgen met ingewikkelde toegangsprocedures en vertraging in het ontvangen van de juiste ondersteuning. 3. Ten derde worden verkeerde financiële prikkels als een belemmering genoemd. Het huidige systeem beloont gemeenten soms voor het bieden van de gemakkelijkste vormen van ondersteuning, terwijl complexere gevallen geen prioriteit krijgen omdat ze te veel geld kosten. Dit kan leiden tot ongelijke toegang tot passende ondersteuning voor inwoners. 4. Tot slot worden ook de hoge werkdruk en administratieve lasten die genoemd zijn als belemmerende factor beschreven. Professionals hebben te maken met een hoge werkdruk en veel administratieve taken, waardoor ze minder tijd hebben om inwoners te helpen.

Daarnaast worden ook inwoners geconfronteerd met administratieve lasten die een goede toegang kunnen belemmeren. Deze belemmerende factoren hebben invloed op de Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

31

mogelijkheid van professionals om integraal te werken en tijdig de juiste ondersteuning te bieden. Ze benadrukken de complexiteit en uitdagingen waarmee het huidige sociaal domein wordt geconfronteerd. (Bron: Movisie, 2023, “Bronnenstudie gemeentelijke toegang”) Tien jaar na de decentralisatie: reflectie en aanbevelingen In het boek “Als we dat geweten hadden” reflecteren Piet-Hein Peeters en Marcel Ham (2025) met sleutelfiguren uit het sociaal domein op de decentralisatie. Zij pleiten voor: •

Meer samenwerking en lerend vermogen.

•

Versteviging van het raamwerk van de decentralisatie.

•

Een verantwoordelijke overheid bij de aanpak van structurele sociale problemen in Nederland.

•

Meer introspectie door bestuurders in de praktijk.

•

Burgers die zichzelf en elkaar ondersteunen.

•

Versterking van landelijke en lokale kennisinfrastructuur.

(Peeters & Ham, 2025)

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

32

Conclusie De huidige toegang binnen gemeente Aalten is onvoldoende in lijn met landelijke richtlijnen en inzichten uit recent onderzoek en inmiddels niet meer toereikend. De toegang is te veel gericht op loketcontact, voor iedere vraag een andere deur, terwijl onderzoeken aantonen dat het accent moet liggen op nabijheid, vindbaarheid en laagdrempeligheid, om de inwoner echt te kunnen bereiken. De toegang moet een plek zijn waar inwoners advies kunnen vragen of direct hulp kunnen vragen. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de opdrachtgevende en faciliterende sfeer, passend bij de lokale situatie. En hebben de wettelijke verantwoordelijkheid om deze toegang tot het sociaal domein goed te organiseren. Kansen We bevinden ons op een waardevol moment om terug te kijken op tien jaar na de decentralisatie binnen het sociaal domein en hiervan te leren. Deze inzichten bieden aanknopingspunten om onze aanpak verder aan te scherpen. Gemeente Aalten heeft, mede dankzij haar kleinschaligheid, korte lijnen en sterke sociale basis, een kans om de toegang tot ondersteuning écht goed te organiseren. Er zijn al belangrijke bouwstenen aanwezig. Denk aan de vaste aanspreekpunten binnen de Wmo voor inwoners met levenslange of brede ondersteuningsbehoeften, en aan de vaste medewerkers voor zorg en veiligheid.

Ook de inzet op integraal werken – bijvoorbeeld via de omgekeerde toets, de korte lijnen met samenwerkingspartners en de oprichting van het Vraag- en Adviesteam in samenwerking met de sociale basis – laat zien dat gemeente Aalten overstijgend naar hulpvragen durft te kijken. Deze elementen vormen een stevige basis die we verder kunnen uitbouwen. In dit hoofdstuk wordt bovendien nogmaals onderstreept hoe belangrijk het is dat het project Toegang goed aansluit bij het project Versterken van Lokale Teams. Deze twee trajecten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een toegankelijke en goed vindbare toegang is de basis voor een sterk lokaal team. Wat staat ons te doen? 1. Ontwikkelen van een heldere gemeentelijke visie op toegang, waarin laagdrempeligheid, toegankelijkheid en de stem van de inwoner centraal staan. Maar ook rekening gehouden met waarden als verbinding, naoberschap, normaliseren en positieve gezondheid. 2. Faciliteren van laagdrempelige, vindbare, integrale, toegankelijke toegang dichtbij de inwoner. Waarbij er samenwerking is tussen professionals en vrijwilligers uit verschillende domeinen en aandacht is voor deskundigheidsbevordering. 3. Verder versterken van samenwerking met voorliggende veld, collectieve voorzieningen, sociale basis. 4.

Verbeteren van de (digitale) toegankelijkheid van informatie en contactmogelijkheden, zoals het gebruiksvriendelijker maken van de website, het begrijpelijk opstellen van folders, het helder formuleren van brieven en verbreden van contactmogelijkheden.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

33

Hoofdstuk 3 de Toegang van de toekomst Een toekomst waarin de toegang tot hulp en ondersteuning begint bij iets eenvoudigs: een warm welkom. Geen drempels, geen afstand. Alleen een plek waar je als mens wordt gezien. Naar aanleiding van de inzichten uit deze verkenningsfase stel ik voor toe te werken naar een nieuwe, toekomstgerichte manier van werken waarin nabijheid, laagdrempeligheid, toegankelijkheid en vertrouwen centraal staan. Stel je een plek voor… …waar inwoners binnenlopen zonder afspraak. Voor een kop koffie, een luisterend oor, een vraag of gewoon even contact. Een plek die voelt als thuiskomen. We noemen deze plek voor nu “De Bank” – een gastvrije, laagdrempelige locatie naast het gemeentekantoor, maar met een eigen ingang om toegankelijkheid te vergroten. Geen afstand, geen balie – maar een huiskamersfeer. Een grote tafel, verse koffie, kranten op tafel, en vooral: ruimte voor ontmoeting. Hier begint de nieuwe toegang. Inwoners worden verwelkomd door een gastheer of gastvrouw. Deze luistert naar de reden van het bezoek. Medewerkers kunnen zelf kortdurende hulp bieden, door bijvoorbeeld advies te geven, gerust te stellen of door warm verbinding te maken met het voorliggende veld. Ook kunnen er vragen komen over bijvoorbeeld een vergunning of bouwbesluit. Soms kan direct hulp geboden worden. Soms is er een afspraak nodig.

Maar altijd gaat de inwoner met een gevoel van erkenning naar huis – en bij voorkeur ook met een antwoord. De kracht van samenwerking. In “De Bank” werken gemeenteprofessionals samen met partners – zoals bijvoorbeeld vertegenwoordigd in het huidige VAT-team. Ze zijn ingebed in de lokale leefwereld, weten wat er speelt en bouwen bruggen tussen hulpvragen en oplossingen. Er is ruimte voor het bieden van kortdurende hulp, het geven van advies of het maken van een warme verbinding naar passende ondersteuning. Vertrouwen, vakmanschap en verbinding. Het team in “De Bank” is niet zomaar een verzameling professionals. Het is een sterk lokaal team dat werkt op basis van vertrouwen, autonomie en vakmanschap. Er wordt blijvend geïnvesteerd in deskundigheid, samenwerking en reflectie. Medewerkers krijgen de ruimte om maatwerk te leveren en écht naast de inwoner te staan. Overal waar de inwoner is. De toegang stopt niet bij de voordeur van “De Bank”. De toekomst vraagt om aanwezig zijn op de plekken waar mensen leven en werken. Dat betekent korte lijnen met scholen, huisartsen, sportverenigingen – én fysieke aanwezigheid op deze vindplaatsen. Medewerkers van “De Bank” bieden wekelijks inloopmomenten op een locatie in Dinxperlo en Bredevoort, zodat toegang echt daar gepositioneerd is waar de inwoner zich bevindt.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

34

Een nieuwe manier van communiceren. Ook de manier van communiceren beweegt mee met de tijd. Inwoners kunnen contact opnemen via e-mail, telefoon en WhatsApp. Door het inzetten van vlogs en andere toegankelijke media maken we “De Bank” zichtbaar en herkenbaar in de gemeenschap. Inclusie als fundament. Bij alles wat we doen is inclusie geen bijzaak, maar uitgangspunt. Dat betekent investeren in fysieke én digitale toegankelijkheid, begrijpelijke taal, ruimte voor participatie, en structurele aandacht voor mensen die anders te vaak buiten beeld blijven.

Tot slot Met deze kijk zetten we een beweging in gang naar een toegang die past bij de samenleving van morgen – en recht doet aan de kracht van elke inwoner. Door monitoring kan de effectiviteit worden geëvalueerd en verbeterd. De naam “De Bank” is voorlopig een werknaam. In een later stadium willen we met inwoners en collega’s samen verkennen welke naam het beste past bij deze nieuwe, gastvrije toegang.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

35

Bronnen Bureaustudie o

Adviesraad Radar. (2022, februari). Herijken van de sociale basis. Bureau voor sociale vraagstukken.

o

Figulus Welzijn (2025). Website. Geraadpleegd van www.figulus-welzijn.nl.

o

Gemeente Aalten. (2021). Zo persoonlijk mogelijk blijven meedoen in Aalten: Nota Sociaal Domein.

o

Gemeente Aalten. (2022–2026). Uitvoeringsprogramma ‘Deurgoan’: Daadkrachtig, Duurzaam en Dichtbij.

o

Gemeente Aalten. (2024). Adviesnota Toekomstbestendig Sportlandschap. R. Wisselink.

o

Gemeente Aalten. (2024). Visie op vrijwillige inzet, ‘Iedereen is een naober’. D.Wensink en A. Vorweg.

o

Gemeente Aalten (2021). Beleidskader gemeenschapshuizen gemeente Aalten. Gerrit Massen.

o

Gemeente Aalten (2024). Projectplan Versterken Lokale Clientondersteuning, MEE Samen, Janneke Burgers.

o

Gemeente Aalten. (2025). Website. Geraadpleegd van www.aalten.nl

o

Gemeente Aalten. (2025). Intranet. Niet openbaar beschikbaar.

o

Janssens, R. (2023). Nieuwsgierig verbeteren: Over de veranderopgave in de lokale toegang tot hulp en ondersteuning. Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

o

Movisie. (2022). Resultaten verbetertraject toegang. Geraadpleegd van https://www.movisie.nl/sites/movisie.nl/files/2022-10/Resultaten-verbetertraject-toegang2022.pdf

o

Movisie. (2023). Bronnenstudie naar de ontwikkeling van de gemeentelijke toegang. Geraadpleegd van https://www.movisie.nl

o

Peeters, P.-H., & Ham, M. (2025). Als we dat geweten hadden: Naar een beter lokaal sociaal domein. Uitgeverij De Sociale Praktijk.

o

Preventie Platform Jeugd. (2025). Website. Geraadpleegd van www.preventieplatformjeugd.nl.

o

Vereniging van Nederlandse Gemeenten. (2025). Richtinggevend kader toegang sociaal domein. VNG.

o

Vitaal BAD. (2025). Website. Geraadpleegd van www.vitaalbad.nl.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

36

Interviews zijn afgenomen bij: Intern o o o o o o o o o o o o o o o o

Sjouke van Aken, teammanager afdeling Mens & Samenleving Annemieke Tiemessen, beleidsadviseur Jeugd Raimond Letteboer, beleidsadviseur en projectregisseur team Mens & Samenleving Romie Wisselink, beleidsmedewerker afdeling Mens & Samenleving Gerrit Massen, beleidsmedewerker afdeling Mens & Samenleving Sylvia van Amerongen, beleidsadviseur afdeling Mens & Samenleving Ellis Heinen, medewerker Klantcontactcentrum Danielle Wensink, beleidsadviseur afdeling Mens & Samenleving Alice Roerdink, beleidsmedewerker Zorg & Veiligheid Monique van Gelder, procesregisseur Zorg & Veiligheid Daphne Ekelhof; consulent afdeling Mens & Samenleving Bernadette Sweenen, teammanager afdeling Dienstverlening Jeroen Nieuwkamp, teamcoördinator afdeling Mens & Samenleving Lucie te Vruchte, consulent afdeling Mens & Samenleving Ans Velthuis, Wmo consulent. Suzanne Louwers, webredacteur, team Dienstverlening

Extern o o o

Eric Wichgers, bestuurder Figulus Welzijn Jeroen Stevens, manager ondersteuningsteam Oost Achterhoek Toegang medewerkers van de Post, gemeente Winterswijk.

Herinrichting Toegang Gemeente Aalten Fase 1, juni 2025, M. Kroezen

37

PROJECTVOORSTEL

PROJECTVOORSTEL: Project ‘Herinrichten Toegang’. Versie: 1.0 Datum: 4-06-2025 Opsteller: M. Kroezen, projectleider 1. Achtergrond/inleiding 1.1. Aanleiding Vanuit projectvoorstel S. van Aken (mail: 28-3-25) Dit projectvoorstel volgt op het adviesrapport van RadarAdvies uit februari 2022, waarin aanbevelingen zijn gedaan voor de herijking van de sociale basis in de gemeente Aalten. De gemeente streeft naar een sterke en vitale sociale basis waarin alle inwoners kunnen participeren. Dit voorstel richt zich specifiek op Programmalijn 3, die de toegangssystematiek en de verbinding met de sociale basis behandelt. We maken hierbij een koppeling met Programmalijn 1 (visie op de sociale basis) en Programmalijn 2 (versterking van de sociale basis). Er is al veel in kaart gebracht de afgelopen tijd vanuit het project Inwonerondersteuning, hier moet dit project op aan gaan sluiten. Daarnaast moet het aansluiten op het project ‘Herijken dienstverleningsvisie’, en het project ‘Versterken Lokale Teams’. Vanuit de kadernota Sociaal Domein ‘Zo persoonlijk mogelijk blijven meedoen in Aalten (2021). De gemeente Aalten wil een sterke en vitale sociale basis, zodat alle inwoners mee kunnen doen. Het herijken, versterken en inclusief maken van de sociale basis is een van de speerpunten uit deze nota.

De gemeente Aalten wil een minder versnipperde toegang, door de toegang duidelijk te positioneren en daarin de rol van de gemeente te verduidelijken. Het is belangrijk dat bekend is voor welke ondersteuningsvragen inwoners bij de toegang terecht kunnen. De toegang verwijst door waar dat nodig is, adviseert en denkt preventief mee over ondersteuningsvragen. Niemand mag lang wachten op antwoord. Gemeente Aalten wil dit bereiken door vindplaatsen te identificeren bij herijking sociale basis. Hierbij moet speciale aandacht uitgaan naar vindplaatsen waar inwoners beter en laagdrempelig bereikt kunnen worden met informatie en voorlichting. 1.2 Rapport fase 1 ‘Herinrichting Toegang gemeente Aalten’ De afgelopen maanden is de vraagverheldering voor deze opdracht in kaart gebracht, zoals te lezen in bijgevoegd rapport, 'Herinrichting Toegang'. Het rapport ‘Herinrichting Toegang’ beoogt inzicht te geven in de huidige stand van zaken en draagt bij aan het ontwikkelen van een toekomstbestendige toegang tot ondersteuning. Dit doen we aan de hand van een analyse van het adviesrapport van Radar, een kritische reflectie op de huidige toegangssystematiek, een theoretische onderbouwing, en een schets van hoe de toegang er in de toekomst idealiter uit zou moeten zien. 2. Projectdefinitie 2.1.

Projectopdracht Ontwikkelen en realiseren van een toegankelijke, integrale, vindbare en laagdrempelige toegang, fysiek én digitaal, waarin de inwoner centraal staat. 2.2. Projectdoelstellingen 1.

Ontwikkelen van een heldere gemeentelijke visie op toegang, waarin laagdrempeligheid, toegankelijkheid, vindbaarheid en de stem van de inwoner centraal staan.

2.

Faciliteren van laagdrempelige, vindbare, integrale, toegankelijke toegang dichtbij de inwoner. Waarbij er samenwerking is tussen professionals en vrijwilligers uit verschillende domeinen.

3.

Verder versterken van de samenwerking met het voorliggende veld, collectieve voorzieningen, sociale basis. Met oog voor preventie.

Pagina 1 van 8

PROJECTVOORSTEL 4. Verbeteren van de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de toegang. Van zowel de fysieke toegang, als de digitale toegang. Aandacht voor het verbreden van contactmogelijkheden, toegankelijk maken van de website, folders, brieven. 2.3. Afbakening De projectperiode loopt van april 2025 tot en met het tweede kwartaal van 2026. De haalbaarheid van deze tijdsplanning is afhankelijk van de uitkomsten van de verschillende projectfasen. Indien nodig kunnen na het tweede kwartaal van 2026 aanvullende fasen worden ingepland om de projectdoelstellingen te realiseren. Het streven is echter om in april 2026 een concrete realisatie van de projectopdracht te hebben bereikt. Relaties met andere projecten Het project richt zich specifiek op herinrichting van de toegang van gemeente Aalten, zoals genoemd in bovenstaande projectdoelstellingen. Het project ‘Sterke Lokale Teams’ en ook ‘Herijken van de Dienstverleningsvisie’ sluiten aan op dit project. Echter richt dit project zich enkel tot de herinrichting van de toegang. Deze toegang moet een krachtige basis gaan zijn voor het sterke lokale team. De herijkte dienstverleningsvisie zal als een kapstok gebruikt gaan worden bij de inrichting van de toegang.

Wat bedoelen wij met ‘toegang’ en ‘lokale teams’? Dit project gaat over het proces van toegang naar advies, ondersteuning, hulp en zorg vanuit de verschillende wetten en domeinen (de ‘toegangsfunctie’). De toegangsfunctie gaat over de wijze waarop inwoners contact kunnen zoeken als zij een vraag om ondersteuning of zorg willen stellen en hoe de beschikbaarheid van hulp of zorg voor de inwoners wordt geregeld. Het is de toegang tot informatie en advies en eventuele zorg en ondersteuning. Een gemeente heeft de wettelijke verantwoordelijkheid deze toegang tot het sociaal domein goed te regelen. Een lokaal team is een team dat integraal, generalistisch, interdisciplinair en outreachend werkt voor de ondersteuning en dienstverlening die een bepaalde gemeente biedt aan haar inwoners in het kader van de sociaal domein wetten. (Bron: VNGrapport richtinggevend kader.) 2.4. Resultaten 1. Met de herinrichting van de toegang werken wij aan onderstaande speerpunten uit het uitvoeringprogramma 20222026: - De gemeente Aalten wil een minder versnipperde toegang, door de toegang duidelijk te positioneren en daarin de rol van de gemeente te verduidelijken. - Het college zorgt voor een vindbare, zichtbare en laagdrempelige toegang tot hulp en ondersteuning in afstemming met maatschappelijke partners. 2.

Met de herinrichting van de toegang werken wij aan opgaven uit de Kadernota Sociaal Domein uit 2021; zo persoonlijk mogelijk blijven meedoen in Aalten: - Vindbare en zichtbare toegang tot zorg en ondersteuning. - De menselijke maat centraal; we werken zo persoonlijk mogelijk. 2.5. Verantwoordelijkheden en belangen Politiek Een belangrijk risico van dit project is de politieke druk waaronder het staat. Het onderwerp ligt onder een vergrootglas. Hoewel het voorstel al in 2021 is vastgesteld, ontbrak het in de tussenliggende periode aan voldoende capaciteit om het projectmatig aan te pakken. Hierdoor is de urgentie inmiddels sterk toegenomen. Met de voorjaarsnota van 2024 is weliswaar budget gereserveerd voor dit project, maar dit is niet benut. In de praktijk zijn er echter al wel werkzaamheden verricht, maar deze zijn versnipperd uitgevoerd en niet in samenhang binnen een projectstructuur opgepakt. Dit heeft mogelijk geleid tot frustratie over het uitblijven van concrete voortgang bij het realiseren van de ambitie zoals opgenomen in het uitvoeringsprogramma

Pagina 2 van 8

PROJECTVOORSTEL Belangen De herinrichting van de toegang raakt aan interne en externe belangen. Zo heeft dit project gevolgen voor de interne huisvesting en de werkwijze van het KCC. Het vraagt draagvlak en inzet van betrokken medewerkers. Daarnaast spelen er externe belangen, zo zijn er veel samenwerkingspartners die willen participeren in de toegang, denk hierbij aan de samenwerkingspartners zoals vertegenwoordigd in het Vraag- en Advies Team (o.a. Figulus, MEE, Sensire Maatschappelijk Werk). Hierbij is het van belang dat er duidelijke werkafspraken gemaakt gaan worden. Verwachtingen van sleutelfiguren Verwachtingen komen allen op hetzelfde neer, iedereen wenst een meer laagdrempelige en zichtbare toegang. Echter is er geen eenduidig beeld over de vorm en grootte hiervan. Waar de één een dienstverleningscentrum wenst, wenst de ander een toegang tot enkel het Sociaal Domein. Daarnaast is tijdens de eerste fase duidelijk geworden dat veel medewerkers behoefte hebben aan concretisering van deze doelen en wensen. “Gewoon Doen”. Risico De aanpak ‘Gewoon Doen’ sluit aan bij de inzichten uit het verbetertraject Toegang van Movisie. Zoals Movisie stelt: “We moeten met onze voeten in de klei gaan staan en gaandeweg leren en verbeteren. Er werd regelmatig in de lokale en landelijke gesprekken benoemd dat een cultuurverandering nodig is om tot de nieuwe werkwijze te kunnen komen.

In het Verbetertraject Toegang zagen we dat zo’n verandering tijd, lef en geduld nodig heeft. Op papier lijkt verandering eenvoudig, maar hoe meer we praktische uitvoering willen geven aan verandering, hoe dieper we het moeras van de normatieve professional instappen en hoe complexer het wordt.” Deze ervaring onderstreept het risico dat het realiseren van veranderingen in werkwijze en houding binnen de praktijk niet vanzelfsprekend is. De benodigde cultuurverandering kan stuiten op weerstand of vertraging, mede doordat professionals geconfronteerd worden met impliciete normen en routines. Dit risico nemen wij nadrukkelijk mee in het project en zullen we continu monitoren en bespreekbaar maken binnen het projectteam. 2.6 Belangrijke thema’s die we meenemen bij dit project Innovatie en inspiratie Vanuit de bestuurlijk opdrachtgever ligt de wens om innovatieve manieren van toegang en communicatie te onderzoeken bij dit project. Zo kan er gedacht worden aan het gebruik van informatiezuilen. Ervaringsdeskundigheid Om zo persoonlijk mogelijk te kunnen werken en ons aanbod aan te passen aan de behoeften van onze gebruikers, zullen we bij dit project gebruik maken van ervaringsdeskundigheid. Dit zullen we doen aan de hand van de volgende inzet: - Inzichtelijk maken van klantreizen. - Inventariseren van behoeften van inwoners via inwonerspanel U Spreekt.

- In gesprek met de klankbordgroepen vanuit werkgroep ‘Armoede en Schulden’ en vanuit project ‘Inwonersondersteuning’. - Actief betrekken van de Sociale Raad. Ook wordt er bij dit project onderzocht of ervaringsdeskundigheid gepositioneerd kan worden binnen de toegang. Ervaringsdeskundigen spelen een belangrijke rol bij de toegang tot zorg en ondersteuning, door te helpen bij het verstrekken van informatie en het verbeteren van de communicatie. Zij kunnen vanuit eigen ervaring begrip bieden, en zo de drempels tot zorg verlagen. Effectmeting en data-gedreven werken Om de gebruikers weten te bereiken, maar ook om in kaart te brengen wat de herinrichting van de toegang oplevert, willen we gebruik gaan maken van effectmeting en data-gedreven werken. Inclusie Bij alles wat we doen is inclusie geen bijzaak, maar uitgangspunt. Dat betekent investeren in fysieke én digitale toegankelijkheid, begrijpelijke taal, ruimte voor participatie, en structurele aandacht voor mensen die anders te vaak buiten beeld blijven.

Pagina 3 van 8

PROJECTVOORSTEL

3. Projectorganisatie 3.1 Stuurgroep Er wordt gewerkt met een stuurgroep en werkgroep. Deze stuurgroep wordt vormgegeven door de bestuurlijk opdrachtgever, wethouder J. Wikkerink, ambtelijk opdrachtgever G. Sikking en teammanager Mens en Samenleving, S van Aken-Besselink. De stuurgroep zal driewekelijks samenkomen. De projectleider deelt hierin de resultaten en de stappen voor volgende fases, om samen de voortgang van het project te bewaken en richting te geven. 3.2 Werkgroep De werkgroep zal bestaan uit een vertegenwoordiging van beleidswerkers afdeling Mens en Samenleving, een vertegenwoordiger vanuit het Vraag- en Advies-team en een vertegenwoordiger vanuit het KCC. De werkgroep zal tweewekelijks samenkomen. Het is mogelijk dat gedurende het project verdere werkgroepen ontstaan, of werkgroepen worden bij- of afgeschaald, om gericht te kunnen werken aan het project. De rol en verantwoordelijkheid van de werkgroep en de uit te voeren acties en resultaten zullen nader worden vastgesteld en onderdeel zijn van het uitvoeringsplan. Daarnaast is de verwachting dat er ook inzet vanuit onder andere gebouwenbeheer, financiën en informatieveiligheid nodig zal zijn. 3.3 Gebruikersgroep Er zal worden samengewerkt met de Sociale Raad, door hen te betrekken en te vragen om advies.

Naast de sociale raad zal er samengewerkt gaan worden met onze inwoners en andere gebruikers, zoals hierboven staat beschreven. We zijn voornemens om hierin samen op te trekken met het project ‘Herijken van de Dienstverleningsvisie’, omdat er veel inhoudelijke raakvlakken zijn. Bovendien willen we onze inwoners niet herhaaldelijk benaderen met nieuwe verzoeken om mee te denken. 3.4 Opdrachtgever Bestuurlijk opdrachtgever is wethouder J. Wikkerink. Ambtelijk opdrachtgever is G. Sikking. Opdrachtgevers zijn eindverantwoordelijk ten aanzien van de resultaten. De opdrachtgever accordeert de deelresultaten en fasen en stuurt bij. 3.5 Projectleider Marjolein Kroezen is als projectleider verantwoordelijk voor de leiding van het project. Zij stuurt het project aan en neemt binnen de grenzen en kaders hiervan besluiten. De projectleider bespreekt de voortgang van het project met de stuurgroep. 3.6 Communicatie De communicatieafdeling heeft een rol in de PR en communicatie binnen het project. In samenwerking met het projectteam wordt gekeken naar de taken, zoals bijvoorbeeld het maken van (sociale)mediaberichten, persberichten, nieuwsbrieven, flyers, intranet. Jolanda van Eldik heeft aangegeven vanuit afdeling communicatie aanspreekpunt te zijn en heeft aangegeven zich te kunnen committeren aan dit project.

3.7 Hele olifant Veranderkundig-bureau de hele olifant zal betrokken worden bij dit project, met als doel dat wijze van projectmatig werken, zoals zij aan het uitrollen zijn binnen de organisatie, ook bij dit project als een olievlek zal worden uitgezet.

4. Projectvoorbereiding, planning, organisatie en kosten 4.1 Projectvoorbereiding In april is er door de projectleider gestart met fase 1 van dit project, vraagverheldering. Er is een projectscan opgesteld, welke op 6 mei 2025 is vastgesteld door het managementteam. Op 22 mei zijn de resultaten uit fase 1, verwerkt in bijgevoegd rapport ‘Herinrichten toegang gemeente Aalten, fase 1, M. Kroezen’, in concept aangeleverd aan de stuurgroep en na feedback is dit stuk op 5 juni definitief gemaakt.

Pagina 4 van 8

PROJECTVOORSTEL 4.2 Planning Fasering Fase 1 Scopeverheldering

Periode 1 april- 1 juni

Inhoud

Doelstelling

Opstellen van een projectscan

Richting geven aan fase 1, de scopeverheldering. De koers is bepaald. Het projectteam kan aan de slag met concrete doelstellingen.

Een gedetailleerde analyse van de bestaande toegangssystemen en het identificeren van knelpunten en hiaten.

Fase 2 Richten

De koers is bepaald. Het projectteam kan aan de slag met concrete doelstellingen.

Er heeft zich een projectteam gecommitteerd aan het project.

De koers is bepaald. Het projectteam kan aan de slag met concrete doelstellingen.

Bureaustudie

De koers is bepaald. Het projectteam kan aan de slag met concrete doelstellingen.

Projectvoorstel met duidelijk kader welke aan het college wordt voorgelegd om mandaat te vragen voor de uitvoering van dit project.

Projectvoorstel is opgesteld en er is commitment vanuit het college.

Projectschema opstellen met duidelijk gedefinieerde koers en tijdlijn. Overleg met communicatie.

Projectschema is opgesteld.

1-24 juni

24 juni op agenda college

Fase 3

Een analyse van stand van zaken adviezen rapport Radar, Herijking van de Sociale Basis, uit 2022.

Er ligt een goedgekeurde project scope statement.

Communicatieadviseur is betrokken bij het project. Er is commitment vanuit college en stuurgroep

1 juli – 31 december

Inrichten

Opstellen visie op toegang.

Programma van eisen & randvoorwaarden

Ophalen wensen en behoeften bij gebruikers/ervaringsdeskundigen. Door middel van: -Inzichtelijk maken klantreis in

Pagina 5 van 8

De richting is duidelijk, waardoor er ingericht kan worden. Bepalen inrichting.

PROJECTVOORSTEL

Continue

samenwerking met Movisie. - Uitzetten vragen via inwonerspanel U Spreekt. - In gesprek met klankbordgroep vanuit werkgroep Armoede en Schulden en vanuit werkgroep inwonersondersteuning. Bepalen inrichting Toegang; -Scenario’s bespreken. -Wilde ideeën overleg. -Kijkje in de keuken bij buurgemeenten. Betrekken externe sleutelfiguren; via bestaande werkgroep VAT en project inwonersondersteuning. Hierbij ook aandacht voor de toegang tot regionale voorzieningen (bijvoorbeeld de bibliotheek en Laborijn). Naam bedenken Uitvoeren communicatieplan

Plannen toetsen bij gebruikersgroep; klankbordgroep en sociale raad. Vindplaatsen toegang vinden Inzichtelijk maken programma van eisen fysieke toegang Inzichtelijk maken programma van eisen digitale toegang Financiën laten doorrekenen Privacy/AVG kaders uitzoeken Vormgeven werkproces

Profiel medewerkers opstellen (gastheer/gastvrouw, medewerkers die werkzaam gaan zijn binnen de toegang) Plannen toetsen bij gebruikersgroep; klankbordgroepsociale raad. Werkafspraken opstellen Werkproces opstellen Gezamenlijk registratiesysteem Teamsamenstelling opstellen

Fase 4

Pagina 6 van 8

*Extern advies inschakelen?

Inrichten digitale toegang

1 januari ‘26voorjaar

Voor deze fase is ook fysieke aanpassing/verbouwing nodig, echter is de omvang hiervan nu

Bepalen inrichting.

Bepalen inrichting en verbinden.

Bepaling inrichting. Verbinden, inspireren, creëren draagvlak en informeren. Ervaringsdeskundigheid, verbinden, draagvlak creëren en informeren. Bepalen inrichting. Bepalen inrichting. Bepalen inrichting. Duidelijkheid over financiële kaders. Bepalen inrichting. Vertaalslag maken naar praktische inrichting.

Verbinden, inspireren, creëren draagvlak en informeren. Vertaalslag maken naar praktische inrichting. Vertaalslag maken naar praktische inrichting Vertaalslag maken naar praktische inrichting Vertaalslag maken naar praktische inrichting Vertaalslag maken naar praktische inrichting

PROJECTVOORSTEL nog niet duidelijk, waardoor nog onvoldoende in te schatten is of deze tijdsduur haalbaar is. Er moet eerst een helder programma van eisen worden opgemaakt. Uitvoering geven aan de inrichting van de toegang, volgens de eerder opgestelde randvoorwaarden en programma van eisen. Ontwikkelen monitoringsinstrument

Verrichten

*Hiervoor is mogelijk externe expertise nodig, waardoor op dit moment nog niet voldoende in te schatten is of deze tijdsduur haalbaar is. Echter is eerst nodig om hier verder visie op te maken. “

Communicatiemiddelen toegankelijk maken

Digitale toegang mogelijk maken Deskundigheidsbevordering medewerkers

Fase 5 Evaluatie en borging

Concreet realiseren van de doelstellingen.

Meten van de effecten/ realiseren van de doelstellingen. Concreet realiseren van de doelstellingen.

Concreet realiseren van de doelstellingen. Deskundige en professionele medewerkers in de toegang.

Zomer 2026 Zorgdragen voor borging binnen de organisatie en bij betrokken partners. Adviezen opstellen voor een mogelijke 2e fase. Evaluatie van het project

Doelstellingen zijn ingebed binnen de organisatie en bij betrokken partners. Door-ontwikkelen Toegang Vieren en leren

•

Er wordt gewerkt met behulp van de kennis en expertise van Movisie en VNG. Zo heeft Movisie een toolbox ontwikkeld om samen met inwoners te werken aan het verbeteren van de toegang van het sociaal domein, welke gebruikt kan worden bij de fase richten en inrichten.

•

Het betreft een ontwikkelproces, waarbij we een PDCA-cyclus aanhouden, (plan, do, check-act) en terugkerende voortgangs- en evaluatiemomenten organiseren waardoor we dit proces kunnen bewaken. Dit maakt ook dat deze actielijst gedurende het proces gewijzigd, aangevuld en afgeschaald kan worden.

•

We gaan fasegericht te werk. Waarbij we eerst verder gaan richten, gaan we vervolgens inrichten en tot slot verrichten, een model om strategische keuzes en veranderprocessen een gestructureerde aanpak te bieden.

Pagina 7 van 8

PROJECTVOORSTEL 4.3 Kosten Er is budget beschikbaar voor dit project (66620214 Proj 1 toegang dienstverle/soc dom). Voor fase 1 was geen budget nodig. Wanneer de richting van het project meer concreet is vastgesteld, wordt een definitieve financiële doorvertaling voor het vervolg van het project opgesteld in samenwerking met de financieel adviseur Lucinda Berendsen. Vooralsnog lijkt er met name budget nodig te zijn voor de fysieke en digitale inrichting van de Toegang. Echter kan er op dit moment nog onvoldoende worden vastgesteld binnen welke kaders deze toegang zal gaan plaatsvinden, waardoor financiële doorrekening ook nog niet mogelijk is. Romie Wisselink, aandachtfunctionaris subsidies, wordt gevraagd mee te denken of er mogelijke subsidies beschikbaar zijn voor het tot stand komen van dit project. 4.4 Organisatie Stuurgroep Sjouke van Aken-Besselink, Joop Wikkerink als bestuurlijk opdrachtgever en Gertjan Sikkink als ambtelijk opdrachtgever: eenmaal per drie weken een overleg van een uur, daarnaast voorbereidingstijd (inlezen voorstellen en bijsturen) gemiddeld zes uur per maand. Werkgroep Onderstaande medewerkers hebben zich gecommitteerd aan het project. Zij zullen tweewekelijks anderhalf uur overleg hebben, daarnaast is er per medewerker tijd nodig voor inlezen, meedenken, acties uitzetten, etc.

Er wordt in ieder geval twaalf uur per maand aan tijdsinvestering per medewerker verwacht. Annemieke Tiemessen, beleidsadviseur Jeugd Raimond Letteboer, beleidsadviseur en projectregisseur team Mens & Samenleving Gerrit Massen, beleidsmedewerker afdeling Mens & Samenleving Danielle Wensink, beleidsadviseur afdeling Mens & Samenleving Daphne Ekelhof; consulent afdeling Mens & Samenleving Jeroen Nieuwkamp, teamcoördinator afdeling Mens & Samenleving Suzanne Louwers, webredacteur, team Dienstverlening Jolanda van Eldik, communicatieadviseur Flexibele schil Daarnaast is de verwachting dat er ook inzet vanuit onder andere gebouwenbeheer, financiën, informatieveiligheid en kwaliteit nodig zal zijn. Het is op dit moment nog onvoldoende duidelijk welke tijdsinvestering er van hen wordt verwacht.

Besluit MT Op 6 mei 2025 is het Management Team akkoord gegaan met de projectscan voor dit project. De projectscan is de basis voor dit projectvoorstel. Daarbij zijn uren binnen verschillende teams gereserveerd om dit project uit te kunnen voeren.

Pagina 8 van 8