A14. Raadsmededeling 15-2026 over onderzoeksplan 213a 2026

Raadsmededeling openbaar Nummer Datum B&W datum Beh. Ambtenaar Portefeuillehouder Onderwerp

: : : : : :

15-2026 21 januari 2026 23 december 2025 P. Maarsingh / E. Wennink H. van Lochem 213a onderzoeken voor 2026

Aanleiding: Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet is het college verplicht periodiek onderzoek te (laten) verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en/of de organisatie. Deze onderzoeken dragen bij aan het lerend vermogen van de organisatie en geven het bestuur handvatten voor het verbeteren van processen en beleidsvoering. Het college stelt jaarlijks vast welke onderwerpen worden onderzocht. Deze raadsmededeling bevat het onderzoekplan voor het jaar 2026, dat conform de gebruikelijke procedure ter kennisgeving aan de raad wordt voorgelegd. Inhoud mededeling: Bij het selecteren van de onderwerpen voor onderzoek 213a wordt gekeken naar: • • • •

Actualiteit en bestuurlijke relevantie; Beheersmatige en financiële risico’s; Verbeterpotentieel voor de interne organisatie; Signalen uit eerdere onderzoeken en control bevindingen.

Voor 2026 is gekozen voor een focus op de interne bedrijfsvoering. Hiermee wordt aangesloten bij de ambitie om de organisatie weerbaarder, efficiënter en toekomstbestendig in te richten. Onderzoeksobjecten 2026: De volgende onderzoeksobjecten zijn door het college voor 2026 vastgesteld. • • •

Het gemeentelijke proces rondom het beheer van verordeningen; Contractbeheer en contractborging; Contante geldstroom (organisatie breed).

In het bijgevoegde onderzoeksplan staat per onderzoeksobject beschreven wat de opzet is met daarin de beschrijving van de inhoudelijke kaders van het onderzoek wat het doel en relevantie.

De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd: Onderzoeksplan 2026 213a gemeentewet

Pagina 1 van 1

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a GW Gemeentewetl

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet

Auteur de heer E. Wennink Functie Teammanager informatievoorziening Datum 26 januari 2026 Versienummer 1.0

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet

Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................................................... 3 Overeenkomsten met onderzoek door rekenkamer en accountant. ............................................. 3 Waarom is er een 213a onderzoek ..................................................................................................... 4 Werkwijze ................................................................................................................................................ 5 Uitvoering van de onderzoeken ...................................................................................................... 5 Welke onderzoeken voor 2026 ............................................................................................................... 6 Beheer van verordeningen .............................................................................................................. 6 Contractbeheer en -borging ............................................................................................................ 6 Contante geldstroom (organisatie breed) .......................................................................................

7 Vervolg..................................................................................................................................................... 8 Bijlagen ............................................................................................................................................ 9

Pagina 2 van 9

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet

Inleiding Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht de gemeente tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Het college moet het onderzoeksplan ter informatie brengen aan de gemeenteraad, respectievelijk de rekenkamercommissie Als gemeente vinden we het belangrijk om transparant te zijn in wat we bereiken en tegen welke kosten. De cyclus van begroten en verantwoorden helpt daarbij. Tegelijkertijd zijn er ook manieren om door onderzoek duidelijk te krijgen waarin we onszelf kunnen verbeteren. Dat vindt plaats vanuit een externe blik, zoals door de Rekenkamercommissie of een accountant. Maar het College van B&W moet daarnaast dus ook zelf onderzoek doen. Doel van deze onderzoeken is dat het college zichzelf scherp houdt op de wijze waarop zij beleid uit voert binnen de kaders die de gemeenteraad stelt. En dat het college zich hierover verantwoordt aan de gemeenteraad. En het is ook van belang voor de rechtmatigheidsverklaring, verplicht vanaf 2023. Het gaat hierbij om beeldvorming over: - Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gehaald met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

- Doeltreffendheid: mate waarin benoemde prestaties en geformuleerde maatschappelijke effecten van het beleid echt worden behaald. Het college en de gemeenteraad maken hier afspraken over. Afspraken zijn onder andere dat het college jaarlijks een plan voorlegt aan de gemeenteraad over de keuze van onderwerpen. En dat het College de gemeenteraad informeert over de uitkomsten van het onderzoek en de aanbevelingen. Daarnaast zijn extra specifieke afspraken ook altijd mogelijk.

Overeenkomsten met onderzoek door rekenkamer en accountant. Zelfonderzoek door het college op basis van verordening 213a, onderzoek van de Rekenkamer en de accountant hebben met elkaar gemeen dat ze zijn gericht op leren van wat we doen en het bijdragen aan het verbeteren van het functioneren van de gemeente. Maar er zijn ook verschillen: Bij zelfonderzoek draagt het college zelf de onderzoeksonderwerpen aan en voert deze vaak in eigen beheer uit. De resultaten koppelt het college terug aan de gemeenteraad. De accountant kijkt naar de getrouwheid (kloppen de cijfers) en vooralsnog ook de (financiële) rechtmatigheid. De Rekenkamer heeft overlappende invalshoeken in de onderzoeken als het gaat om de mate waarin voorgenomen doelstellingen bereikt zijn, tegen welke inspanning en tegen welke kosten. De Rekenkamer-commissie kijkt daarbij ook breder naar de rolverdeling tussen gemeenteraad en college. Zij is onafhankelijk in agendering van onderwerpen en voert de onderzoeken zelf uit. De burgers en raadsleden kunnen onderwerpen aandragen.

Pagina 3 van 9

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet

Waarom is er een 213a onderzoek Waarom is er een 213a onderzoek? Het uitvoeren van een 213a onderzoek is gericht op de uitvoering van het beleid en het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Het uitgangspunt van dit type onderzoek is leren en verbeteren. Met andere woorden: De doelmatigheid en doeltreffendheidonderzoeken worden uitgevoerd om de “lerende organisatie” te versterken. Dit op basis van de uitkomsten van deze onderzoeken. Met een 213a onderzoek heeft het college een instrument in handen om de doelmatigheid en doeltreffendheid van het eigen beleid te peilen. Vanzelfsprekend controleert de organisatie zichzelf ook al. Maar een 213a onderzoek is er in opzet op toegesneden dat het college het voor zichzelf gebruikt. Het college kan het instrument inzetten om het eigen beleid of de eigen organisatie tegen het licht te houden, maar ook om daarover proactief verantwoording te kunnen afleggen aan de raad. Dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat er extra onderzoek wordt uitgevoerd, wel dat voorgenomen onderzoek voor dit doel wordt ingericht. Daarbij kan het college (ook binnen de kaders van de wet) allerlei keuzes maken ten aanzien van de plaatselijke inrichting en uitvoering van een 213a onderzoek.

Om zeker te stellen dat het onderzoek ook werkelijk ten behoeve van het college wordt uitgevoerd is het noodzakelijk de uitvoer van het onderzoek onafhankelijk te positioneren. Met de dualisering van het lokale bestel heeft de wetgever het college een instrument gegeven om periodiek te controleren of de beleidsuitvoering door de ambtelijke organisatie binnen de gestelde kaders plaatsvindt. Dit onderzoek is allereerst onderzoek van en voor het college. Uit de wettekst is echter wel af te leiden dat de wetgever ook belang hecht aan transparantie over de resultaten van dit onderzoek. Het college moet over het onderzoek aan de raad te rapporteren. Deze verordening schrijft verder voor dat het college jaarlijks een onderzoeksplan naar de raad stuurt. In het plan is opgenomen welke interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid er in het erop volgende jaar worden verricht. Hier ligt ook een verbinding met de (beheersing van) risicovolle processen, zoals bepaald door de organisatie en opgenomen in het interne controleplan en de frauderisicolijst.

Pagina 4 van 9

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet

Werkwijze De werkwijze is dat het onderzoek ertoe doet, actueel is en er is behoefte naar is. We betrekken dus bij de onderwerp-selectie de organisatie, de directie, het college en de raad. We leren van onderzoek en volgen de uitvoering van de aanbevelingen. Maar we kijken ook welke onderwerpen andere gemeenten bij de kop pakken. Er is een continue onderzoeksagenda met spreiding van onderwerpen en type onderzoek. Daarbij is het doen van onderzoek ook op te vatten als een leerproces door vragen te stellen en ruimte te geven. Het proces is daarbij even belangrijk als de inhoud. Het is een cultuur van leren en niet van afrekenen. Per intern onderzoek moet globaal worden aangegeven: a. het object en waarom van onderzoek; b. de reikwijdte van het onderzoek; c. de onderzoeksmethode en de wijze van uitvoering; d. de doorlooptijd van het onderzoek; e. de eventuele budgetten voor de uitvoering van de onderzoeken; f. de historische paragraaf; g. de relatie met het programma begroting; h. de vervolgprocedure; Hier ligt ook een verbinding met de (beheersing van) risicovolle processen, zoals bepaald door de organisatie en opgenomen in het interne controleplan. Dat betekent dat we voornemens zijn om in een periode van 8 jaar het geheel aan een toetsing onderwerpen. In 2024 bereiden we dit verder voor zodat dit vanaf dit jaar op deze wijze wordt geëffectueerd.

Uitvoering van de onderzoeken Vanaf het vaststellen van het onderzoeksprogramma doorloopt een onderzoek de volgende stappen: Fase Wat Wie 1. Opstellen onderzoeksopzet 2. Onderzoekers, ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever 3. Vaststellen onderzoeksopzet Uitvoeren onderzoek 1. Interviews en documentanalyse 2. Conclusies 3. Conceptrapportage en wederhoor 4. Review conceptrapportage en reacties controller en MT 5. Eindrapportage Onderzoekers Besluitvorming 1. Vaststellen eindrapport ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever 2. Opstellen aanbiedingsbrief controller 3. Directie en College bespreken eindrapport 4. In auditcommissie en raad De onderzoekers werken de globale opdracht in dit jaarplan uit in een onderzoeksopzet. Deze wordt vastgesteld door de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. Met het jaarplan stelt het college dus weliswaar de inhoudelijke kaders vast voor het onderzoek, maar de meer gedetailleerde afbakening en onderzoeksvragen worden nog uitgewerkt in de onderzoeksopzet. De rapportage gebeurt via een vast format, zoals ook gebeurt met de interne controle bevindingen. Daarin staat globaal het wat, waarom, hoe, wie, conclusie, vervolg beschreven. Kort en kernachtig en geen hele langdradige rapportages.

Pagina 5 van 9

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet

Welke onderzoeken voor 2026 Beheer van verordeningen Binnen de gemeentelijke organisatie geldt een groot aantal lokale verordeningen. Een actueel en zorgvuldig beheer van deze verordeningen is essentieel voor rechtszekerheid, uitvoerbaarheid en toezicht. Onderzoeksobject Het gemeentelijke proces rondom het beheer van verordeningen. Doel van het onderzoek • Inzicht verkrijgen in het beheerproces rondom vastgestelde verordeningen; • Vaststellen of verordeningen actueel, juridisch houdbaar en uitvoerbaar zijn; • Onderzoeken hoe het actualisatieproces is ingericht en wie verantwoordelijk is voor herziening; • Aandachtspunten signaleren voor consistentie, archivering en monitoring. Relevantie Dit onderzoek ondersteunt een transparante en actuele juridische structuur, voorkomt verouderde regelgeving en draagt bij aan uitvoerbare en handhaafbare lokale wetgeving. Reikwijdte van het onderzoek Onderzoek richt zich op beleidsverordeningen van de gemeenteraad. Gekeken wordt naar de volledigheid, actualiteit, beheer en bekendmaking. Onderzoeksmethode Analyse van het digitale verordeningenregister, interviews met beleidsadviseurs en juristen, toetsing aan wetgeving. Uitvoering/Doorlooptijd Q1 – Q2 2026 Wijze van uitvoering Uitgevoerd door vakgebied Interne Controle in samenwerking met de betreffende beleidsafdelingen, juridische zaken en eventueel advies van de Griffie.

Intern/Extern De opdracht zal intern worden uitgevoerd. Begroot budget Geen extra kosten; Uitvoering zal plaatsvinden binnen de reguliere capaciteit.

Contractbeheer en -borging Binnen de gemeentelijke organisatie bestaan diverse contractuele verplichtingen met externe partijen. In de praktijk blijkt het contractbeheer vaak verspreid over afdelingen en systemen te verlopen, zonder centrale coördinatie of actualisatie. Onderzoeksobject Het contractbeheer binnen de organisatie. Doel van het onderzoek • Vaststellen in hoeverre een actueel en volledig contractregister aanwezig is; • Onderzoeken hoe verantwoordelijkheden zijn belegd; • Inzicht verkrijgen in de mate waarin contracten tijdig worden geëvalueerd en verlengd;

Pagina 6 van 9

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet • •

•

Beoordelen in hoeverre het aanbestedingsbeleid is geïntegreerd in het contractbeheer en bijdraagt aan een zorgvuldige overgang van aanbesteding naar contractuitvoering; Identificeren in hoeverre risico’s op het gebied van veiligheid en integriteit (zoals belangenverstrengeling, ongewenste afhankelijkheden, onvoldoende naleving van contractvoorwaarden en integriteitsrisico’s bij leveranciers) worden onderkend, beheerst en gemonitord; Identificeren van risico’s en verbetermogelijkheden.

Relevantie Dit onderzoek draagt bij aan een betere beheersing van verplichtingen, versterking van de rechtmatigheid en het benutten van kansen in inkoop en samenwerking. Reikwijdte van het onderzoek Het onderzoek richt zich op alle contracten met externe partijen, binnen zowel het sociaal, fysiek als bedrijfsvoering domein. Het betreft contracten die centraal of decentraal zijn vastgelegd. Onderzoeksmethode Dossieronderzoek, interviews met verantwoordelijken, analyse van contractregisters, controle op einddata en evaluatiemomenten. Uitvoering Q3 – Q4 2026 Wijze van uitvoering Uitgevoerd door de vakgebied Interne Controle in samenwerking met Inkoop, Juridische Zaken en vak-afdelingen. Intern/Extern De opdracht zal intern worden uitgevoerd. Begroot budget Geen extra kosten; Uitvoering zal plaatsvinden binnen de reguliere capaciteit.

Contante geldstroom (organisatie breed) Binnen de gemeentelijke organisatie worden op diverse plekken contante betalingen en ontvangsten verwerkt. Een zorgvuldig beheer van deze geldstromen is noodzakelijk om de financiële administratie betrouwbaar te houden en risico’s zoals verlies of fraude te beperken. Daarbij hoort ook een duidelijke procesbeschrijving die periodiek wordt geactualiseerd. Onderzoeksobject Het proces van ontvangst, registratie, beheer en verantwoording van contante geldstromen binnen de gehele gemeentelijke organisatie, inclusief de werkprocessen rondom kasbeheer en bijbehorende veiligheidsaspecten. Doel van het onderzoek • Inzicht verkrijgen in de wijze waarop contante geldstromen worden verwerkt en beheerst; • Vaststellen of de interne beheersing en functiescheiding voldoende zijn om risico’s te beperken; • Toetsen of de administratieve verwerking aansluit bij de financiële administratie; • Signaleren van kwetsbaarheden op het gebied van fraude, misbruik, kasbeheer en veiligheid van medewerkers; • Identificeren van verbeterkansen voor een betrouwbaar, efficiënt en veilig proces.

Pagina 7 van 9

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet Relevantie Contante geldstromen brengen specifieke risico’s met zich mee, zoals verlies, fraude en onvoldoende controle. Daarbij is ook de veiligheid van medewerkers een belangrijk aandachtspunt. Een goed ingericht proces met duidelijke werkafspraken is essentieel voor de rechtmatigheid, betrouwbaarheid en integriteit van de gemeentelijke financiële huishouding. Dit onderzoek draagt bij aan versterking van het interne controlesysteem en borging van publieke middelen. Reikwijdte van het onderzoek Het onderzoek richt zich op alle processen en afdelingen waar contante betalingen of ontvangsten plaatsvinden. Zowel de praktische uitvoering, de administratieve borging als de actualisatie van werkprocessen vallen binnen de scope van dit onderzoek. Daarbij wordt ook gekeken naar afspraken omtrent startbedragen, verzekeringsgrenzen, afstortprocedures en functiescheiding bij kasbeheer. Onderzoeksmethode • Dossieronderzoek en analyse van kasadministratie en werkprocessen; • Interviews met medewerkers van betrokken afdelingen; • Toetsing aan interne procedures en richtlijnen; • Steekproefsgewijze controle van kasstromen. Uitvoering Q4 2026 of Q1 2027. Wijze van uitvoering Uitgevoerd door de vakgebied Interne Controle. Intern/Extern De opdracht zal intern worden uitgevoerd. Begroot budget Geen extra kosten.

Uitvoering zal plaatsvinden binnen de reguliere capaciteit.

Vervolg De onderzoeken worden in 2026 uitgevoerd. In de bijlage staat de verwachte uitvoerperiode. De rapportages met bevindingen en aanbevelingen worden voorgelegd aan het College en de raad waarbij er, indien nodig, vervolgacties worden uitgezet.

Pagina 8 van 9

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan 2026 artikel 213a Gemeentewet

Bijlagen

Nr

Onderwerp

Doel van onderzoek

Verwachte uitvoerperiode

1

Beheer van verordeningen

Q1 – Q2 2026

2

Contractbeheer en -borging

Onderzoek naar het proces van beheer, actualiteit en uitvoerbaarheid van gemeentelijke verordeningen. Inzicht verkrijgen in de volledigheid, actualiteit en borging van contractbeheer binnen de organisatie. Onderzoeken van risico’s, verantwoordelijkheden en verbeterkansen.

3

Contante geldstroom (organisatie breed)

Vast te stellen hoe contante geldstromen binnen de gemeentelijke organisatie worden verwerkt en beheerst, of de interne controles en werkprocessen toereikend zijn en waar verbeterpunten liggen voor een betrouwbaar en efficiënt proces.

Q4 2026 – Q1

Pagina 9 van 9

Q3 – Q4 2026

2027

Gemeente Aalten