6. Raadsmededeling 110-2024 Uitkomsten audit Informatiebeheer 2023

Raadsmededeling openbaar Nummer Datum B&W datum Beh. Ambtenaar Portefeuillehouder Onderwerp

: : : : : :

110-2024 3 juli 2024 24 juni 2024 Marja Disveld A.J. te Lindert Uitkomsten audit Informatiebeheer 2023

Aanleiding: De gemeente is verplicht om archiefbescheiden (fysiek en digitaal) in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Dit is geregeld in de Archiefwet 1995. Om te kunnen beoordelen of de gemeente aan deze wet- en regelgeving voldoet heeft de VNG in overleg met o.a. de provinciale toezichthouder de 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Deze archief- KPI’s vormen de basis voor het jaarlijks verslag over het archiefbeheer, dat het college aan de raad uitbrengt.

Inhoud mededeling: De audit van het Erfgoedcentrum vindt conform de Archiefverordening elke 2 jaar plaats. We hebben de uitkomsten van de audit ontvangen en informeren u hierbij over de uitkomsten. De audit 2023 richtte zich op de toegankelijkheid van informatie, een van de hoofdvragen van de Kritische Indicatoren Archief (Archief KPI’s) De toetsing spitste zich toe op het hebben van een Metadataschema en aanwezigheid van een procedure conversie en migratie We moeten aandacht blijven hebben voor het opstellen- en vaststellen van metadataschema’s voor informatiesystemen en applicatie. We hebben al een metadataschema voor ons zaak- en archiefsysteem. Voor de overige systemen doen we dit aan de hand van risico-afwegingen op basis van de soort informatie, die zich hierin bevindt (aanwezigheid documenten, archiefwaardigheid en bewaartermijn. Metadata dienen om andere gegevens te beschrijven. Metadata zijn bijvoorbeeld: wie legde wanneer en waarom een bepaald gegeven vast, en wanneer is het door wie gewijzigd en om welke reden? Het vastleggen van metadata vergemakkelijkt het beheren, vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie en is essentieel voor de betrouwbaarheid ervan. Wanneer hard- en software vervangen of vernieuwd worden dient opgeslagen data te worden geconverteerd of gemigreerd om de goede, geordende en toegankelijke staat ervan te waarborgen.

Het is noodzakelijk dat een procedure wordt opgesteld /vastgesteld voor conversie en migratie en deze integraal in de organisatie gaan toepassen. Deze procedure ontbreekt op dit moment, dit wordt eind dit jaar opgepakt in het kader van het project Versterking informatievoorziening

De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd: Diverse bijlagen

Pagina 1 van 1

MT-besluit gemeente Aalten

Zaakkenmerk/Onderwerp

Z/23/133600/Audit KPI informatiebeheer- en archief 2023

Verantwoordelijk organisatieonderdeel

A3 Team Dienstverlening

Zaakkenmerk/Documentkenmerk

Z/23/133600/D-515063

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Toelichting voorstel Samenvatting

Portefeuillehouder A.J. te Lindert

Op grond van de gemeenschappelijke regeling Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) houdt de archivaris toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Aalten. Dit houdt in dat de archivaris twee-jaarlijks verslag doet aan het college van B&W over het gedane toezicht, dat wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur van het ECAL Het college van Burgemeester en wethouders is verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archief- en informatiebeheer in de gemeente. Men doet periodiek aan de gemeenteraad verslag over de uitvoering van artikel 30 Archiefwet 1995, conform artikel 3 van de Archiefverordening Aalten 2016.

Voorgestelde beslispunten

Besluit

Inleiding

1. Kennisnemen van de tussenrapportage toezicht archief- en informatiebeheer. 2. Tussenrapportage ter kennis brengen van de raad (via raadsmededeling). 3. Tussenrapportage toezicht archief- en informatiebeheer ter kennis brengen van Erfgoedcentrum 4. Tussenrapportage inclusief en vragenlijst in het kader van het interbestuurlijk toezicht toezende aan de Provinie Gelderland Akkoord.

Met dit verslag informeert het college van B&W de gemeenteraad, de provincie Gelderland en het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers over onderdelen van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Aalten in 2023. De basis hiervoor is de Archiefverordening gemeente Aalten 2016. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving. De KPI’s omvatten 8 indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en de mate waarin de Aalten aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Tegelijkertijd vormt dit verslag een onderdeel van de verantwoording aan de Provincie Gelderland in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht. Per KPI wordt in het verslag de voortgang besproken, in welke mate de organisatie aan de wettelijke eisen voldoet en welke stappen zij neemt om hieraan te kunnen voldoen. In het verslag wordt hoofdzakelijk ingegaan op het beheer van de nietovergebrachte archieven. De KPI's hebben zowel betrekking op de archiefbescheiden die in het

archiveringssysteem (DMS en/of zaaksysteem) zijn opgenomen alsook in andere applicaties en op netwerkschijven. Een te plaatsen kanttekening hierbij is dat de organisatie in beginsel een compleet en actueel overzicht moet hebben van alle informatie, geordend per werkproces en informatiesysteem. Op basis van het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijke toezicht is door de provincie Gelderland heeft vorig jaar een nieuwe "Verordening systematische toezichtinformatie" vastgesteld In de bijlage bij de verordening wordt gevraagd om inormatie over een aantal toezichtscriteria. De gevraagde informatie is verwerkt in de exel bijlage en wordt samen met de tussenrapportage naar de provincie gezonden.

Argumenten

De gemeentelijke archivaris beoordeelt tweejaarlijks of het beheer van de informatie voldoet aan de Archiefrwet en aanverwante regels, steeds op basis van een thema. Voor 2023 was het thema “metadataschema en procedures voor migratie en conversie”. Hiervan is een auditverslag gemaakt dat het college als verantwoordelijk “zorgdrager”"voor het archief toegestuurd heeft gekregen. Het auditverslag en de reactie daarop worden aan de gemeenteraad toegestuurd, zodat de gemeenteraad haar taak in het kader van “horizontaal toezicht kan uitvoeren. De jaarlijkse vragenlijst is beantwoord en vervolgens besproken met de archiefinspecteur. Het definitieve verslag is in januari 2024 ontvangen. De aanbevelingen die door de archivaris worden gedaan zijn in lijn met het besprokene.

De aanbevelingen Met groen beoordeeld: de genomen maatregelen zijn voldoende.

Met oranje beoordeeld: Elk migratie c.q. conversietraject wordt afgerond met een verklaring: In voorkomende gevallen moet toekomstig een verklaring van migratie of conversie worden opgesteld. Wanneer hard- en software vervangen of vernieuwd worden dient opgeslagen data te worden geconverteerd of gemigreerd1 om de goede, geordende en toegankelijke staat ervan te waarborgen. • Aanpassing Metadataschema zaaksysteem (1.1 en 1.3): We moeten aandacht blijven hebben voor het opstellen- en vaststellen van metadataschema’s voor informatiesystemen en applicatie. We hebben al een metadataschema voor ons zaak- en archiefsysteem. Voor de overige systemen doen we dit aan de hand van risico-afwegingen op basis van de soort informatie, die zich hier in bevindt (aanwezigheid documenten, archiefwaardigheid en bewaartermijn. •

Metadata dienen om andere gegevens te beschrijven. Metadata zijn bijvoorbeeld: wie legde wanneer en waarom een bepaald gegeven vast, en wanneer is het door wie gewijzigd en om welke reden? Het vastleggen van metadata vergemakkelijkt het beheren, vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie en is essentieel voor de betrouwbaarheid ervan. Met rood beoordeeld: (2.1 en 2.2) •

Documentaire/Digitale DIV Informatie Voorziening (DIV) moet als informatiespecialist in alle gevallen betrokken. Op dit moment wordt binnen de organisatie gewerkt aan het Project Versterking Informatievoorziening, met als doel de verdere organisatiebrede optimalisatie van de informatievoorziening. .

•

Dit is het geheel aan procedurele maatregelen, die nodig zijn om informatie, binnen de gemeentelijke organisatie, conform wet- en regelgeving te beheren.

De bevindingen van de archiefinspectie worden onderschreven en worden opgepakt. De toenemende digitalisering en de nieuwe wetgeving, zoals de Omgevingswet en de

Wet Open Overheid (Informatie op Orde), de Wet modernisering Bestuurlijk Elektronische Verkeer, vereisen een versterking van de de centrale rol van informatiebeheer bij de voorbereidiging, de aanschaf en de inrichting van applicaties en het beheer van de daarin opgeslagen informatrie. Ook deze aspecten zijn onderdeel van het project Versterking Informatievoorziening Voor de aanbevolen verbeteringen wordt een beheerplan worden opgesteld, waarin de noodzakelijke maatregelen en borgingen zijn opgenomen. Daarbij past een formatie die kwantitatief en kwalitatief op orde is (artikel 14 Archiefbesluit 1995): De zorgdragers genoemd in de artikelen 23 en 41 van de wet stellen ten aanzien van hun archiefbescheiden beheersregels vast (Archiefverordening gemeente Aalten en Besluit Informatiebeheer gemeente Aalten). Zij voorzien in voldoende ruimte voor hun archiefbescheiden en zij stellen voldoende, deskundig personeel aan.

Kanttekeningen

Wet Revitalisering Generiek toezicht: De 8 KPI's waarop generiek getoetst wordt zijn onderstaand weergegeven. De archiefinspectie selecteert voor elke audit 2 KPI's Nr.

Kritische Prestatie Indicator

Omschrijving van de hoofdvraag

1

Lokale Regelingen

2

Middelen en mensen

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats , E-depot Interne kwaliteitszorg en toezicht

Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen? Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen? Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

4

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden

7

Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteits(verbetering) van de informatiehuishouding? Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en bedrijfsvoering? Brengt de gemeente tijdig over, dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de

8

Ter beschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

termijn van ontheffing tijdig overgebracht? Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO etc.)

De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normen en kaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiecriteria:

Overleg gevoerd met

Vervolgstappen en planning

Participatie

Communicatie

Erik van de Ligt (project Versterking Informatievoorziening) Archiefinspecteur E. Manning.

Gemeente Aalten t.a.v. college van burgemeester en wethouders Markt 7 7121 CS AALTEN

Doetinchem

: woensdag 24 januari 2024

Ons kenmerk

: 2024-U-0005/EM/HV

Onderwerp

: auditverslag 2023

Bijlage

: -1-

Geacht college, In de tweede helft van 2023 heeft bij u in de organisatie een audit op het informatiebeheer plaatsgevonden. U bent daarover eind mei 2023 geïnformeerd. De audit 2023 richtte zich op de toegankelijkheid van informatie. Een van de hoofdvragen van de Kritische Prestatie Indicatoren Archief (Archief KPI’s) en dan met name het 5 e deelgebied was de basis voor deze audit. De toetsing spitste zich toe op het hebben van een metadataschema en de aanwezigheid van een procedure conversie en migratie. In het vierde kwartaal van 2023 hebben de afrondende auditgesprekken met de verantwoordelijke medewerkers plaatsgevonden. Op grond van de huidige Archiefverordening breng ik als gemeentearchivaris verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het toezicht op de informatiehuishouding binnen uw organisatie. Overeenkomstig bovengenoemde verordening legt het college over het gevoerde informatiebeheer verantwoording af aan de raad. Het voorliggende auditverslag maakt – samen met een door uw organisatie opgesteld verbeterplan – onderdeel uit van die verantwoording. Archief KPI’s De basis van het auditverslag is terug te vinden in de Archief KPI’s die door de VNG zijn opgesteld en in 2020 zijn geactualiseerd.

In de Archief KPI’s staan 8 hoofd- en deelvragen die in zijn totaliteit het geheel aan informatie- en archiefvraagstukken vanuit archiefwettelijke verplichtingen behandelen (zie: https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontale-verantwoording_20200430.pdf). Aandachtsgebied audit 2023 Het auditverslag 2023 heeft betrekking op het ‘5e en 6e deelgebied van de Archief KPI’s’ en wel op Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden . De toetsing zoomt ditmaal in op het hebben van een metadataschema en de aanwezigheid van een procedure conversie en migratie.

historisch onderzoek │ archiefbeheer │ erfgoededucatie │ acquisitie │ publicaties │ streektaal │ bibliotheek │ archiefinspectie IJsselkade 13 7001 AN Doetinchem Postbus 686 7000 AR Doetinchem

t. 0314787078 e. info@ecal.nu i. www.ecal.nu

|1

De hoofd- en deelvragen van de Archief KPI’s zijn:

a. Is de context van archiefbescheiden voldoende gewaarborgd? Met als deelvraag: is het metadataschema per informatiesysteem conform de artikelen 17-19, 23 en 24 van de Archiefregeling? (Hoofdstuk 5 ‘Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden’) En

b. Is de authenticiteit van archiefbescheiden voldoende gewaarborgd? Met als deelvraag: heeft de organisatie een procedure conversie en migratie? (Hoofdstuk 6.2 ‘Converteren en migreren’) Bevindingen In de audit zijn twee hoofdvragen gesteld die zich richten op de aanwezigheid van metadataschema’s voor informatiesystemen en applicaties die archiefwaardige informatie bevatten én het hebben van een procedure voor conversie en migratie. Het algemene advies is om aandacht te houden voor het op- en vaststellen van metadataschema’s voor informatiesystemen en applicaties. Daarnaast is het voor het duurzaam toegankelijk houden van informatie eveneens noodzakelijk om een procedure voor conversie en migratie te hebben en toe te passen. Zowel een metadataschema als een procedure voor conversie en migratie zorgen voor het op orde houden van de informatie. Daar komt bij dat metadataschema’s voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voor het complete auditverslag met aanbevelingen verwijs ik naar het Excelformulier in bijlage 1. Vervolg Met belangstelling zie ik uw reactie op dit verslag tegemoet en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de raad en de toezending van het verslag aan de interbestuurlijk toezichthouder archieven. Vanzelfsprekend ben ik bereid om het verslag nader toe te lichten. Met vriendelijke groet,

Femia Siero,

Gemeentearchivaris

historisch onderzoek │ archiefbeheer │ erfgoededucatie │ acquisitie │ publicaties │ streektaal │ bibliotheek │ archiefinspectie IJsselkade 13 7001 AN Doetinchem Postbus 686 7000 AR Doetinchem

t. 0314787078 e. info@ecal.nu i. www.ecal.nu

|2

Audit 2023: Authenticiteit en context archiefbescheiden zijn voldoende gewaarborgd organisatie: gemeente Aalten

punt

Deelgebied 5 van Archief KPI's: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (10e vraag, zie bijlage van Verordening systematisch toezichtinformatie Archiefwet, provincie Gelderland) nr. context van archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd: metadataschema conform de artikelen 17 1.1 1 - 19, 23 en 24 van de Archiefregeling 1.2

ja

1.5

is er per informatiesysteem een metadataschema opgesteld en vastgesteld? wordt het vastgestelde metadataschema toegepast? is het metadataschema overeenkomstig het TMLO Achterhoek? Indien niet, welk model is gehanteerd? wordt het metadataschema periodiek geactualiseerd? krijgen informatieobjecten een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk toegekend?

1.6

bevat het metagegevensschema de wettelijk voorgeschreven inhoudelijke en contextuele metagegevens voor informatieobjecten? x

1.7

worden, bij registratie van het informatieobject, de bijbehorende metagegevens zo veel mogelijk automatisch vastgelegd?

1.3 1.4

authenticiteit van archiefbescheiden is voldoende 2 gewaarborgd

vraag

briefnummer: 2023-U-0047

2.1

2.2 2.3

is er een protocol voor het uitvoeren van een conversie/migratie? is het protocol opgesteld conform de Verklaring van conversie/migratie met bijbehorende checklist uit de Handreiking edepot voor zorgdragers aangesloten bij Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers uit feb. 2020? wordt het protocol periodiek geactualiseerd?

nee deels extra uitleg/informatie

x

In het kader van de ontwikkeling richting MDTO zijn we hier mee bezig

x x x

Bij ontwikkelingen nemen we dit mee

x

x

Een deel gebeurt handmatig.

x

Is op dit moment niet aan de orde, wordt opgepakt bij beheerplan informatie

x

Zie hierboven Zie hierboven

indien documenten aanwezig zijn dan gelieve deze mee te sturen

n we hier mee bezig

bij beheerplan informatie

Nr.

Gemeente Aalten; beantwoording Vraag Verordening Systematische toezichtinformatie

Antwoord

Toelichting

1e.

Er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten op grond van de artikelen 30.1, 32.2, 37.2 en 40 Aw;

ja zie voor de actuele verordening

Zie bijlage

2e.

Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) ingeval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan op grond van artikel 4 Aw;

Ja Er is een concept kwaliteitshandboek DIV, dit kwaliteitshandboek verwijst naar alle handboeken en procedures die door het team DIV zijn opgesteld voor de uitvoering van de werkzaamheden en daarmee het waarborgen van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR603173/1

3e. 4e.

5e. 6e. 7e.

Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem op grond van artikelen 3 Aw, 11 en 12 Ab en 16 Ar; De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen van de artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar;

Ja, de noodzakelijke aanpassingen zijn verricht bij de verbouwing van het pand aan de Markt in 2017

De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen van de artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar; Als archiefbewaarplaats is aangewezen het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers te Doetincherm Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager op grond van de artikelen 31 en 36Aw; Ja, bij collegebesluit 29-08-2017 De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw; Ja geregeld in gemeenschappelijke regeling Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

10e.

De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren, zie de artikelen 1, 3 en 21 Aw, 11 Ab, hoofdstuk 2 Ar; De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de artikelen 1, 3 en 21 Aw, 12 Ab, hoofdstuk 3 Ar; De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema conform de artikelen 17 tot en met 19, 23 en 24 Ar;

11e.

De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is De bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo, alsmede van de nieuwe gemeente een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging Aalten tot en met oktober 2010 zijn overgedragen aan het Erfgoedcentrum. Er wordt op dit moment gewerkt verleend door Gedeputeerde Staten, zie de artikelen 12 tot en met 17 Aw, 9 en 10 Ab; aan de voorbereiding van de overdracht van de overige archieven.

8e. 9e.

12e.

13e.

Het handboek is in concept gereed en wordt dit jaar in combinatie met het handboek vervanging definitief vastgesteld

Zie bijlage

ja ja

Ja, er is nog geen sprake van een vastgesteld metadataschema, deze heeft dit jaar onze aandacht De archieven van de voormalige gemeente Aalten zijn gedurende de afgelopen jaren bewerkt. Dit in verband met het feit, dat deze fysieke archieven niet op orde waren. Inmiddels is dit bijna opgelost en worden de voorberidingen getroffen voor overdracht van de archieven voormalige gemeenten Aalten 1943-1979, 1980-2004 en Dinxperlo tot en met 2004. Het streven is om dit uiterlijk 1-4-2025 te doen. Hiervoor zijn de nodige personele voorzieningen (externe inhuur) getroffen

De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; ja De openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; ja Deperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; n.v.t. Beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; De overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos; De overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar; Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform weten regelgeving en het algemeen belang: Besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en Besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen, zie de artikelen 12 tot en met 18 en 19 Aw. de vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld, zie de artikelen 7 Aw, 6 en 8Ab, hoofdstuk 3a en artikel 59a Ar;

ja ja ja

Conform huisregels van het Erfgoedcentrum Conform huisregels van het Erfgoedcentrum

Voorzover van toepassing geschiedt dit conform de huisregels van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Voorzover van toepassing geschiedt dit conform de huisregels van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

n.v.t.

14e.

selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de artikelen 3, 5en 9 Aw, 2 tot en met 5 en 8 Ab;

15e.

archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld op grond van de artikelen 3, 8 en 10 Aw, 7 en 8 Ab; n.v.t.

16e.

archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

Deze is in concept gereed, wordt dit jaar opgepakt.

Ja, het ECAL heeft procedures hiervoor vastgesteld. We gebruiken hiervoor MijnECAL

De fysieke vernietiging vindt elk jaar plaats conform het proces 1. lijst opmaken, overleg met de betrokkenen in de organisatie, vooroverleg met archiefinspectie, aanpassingen, definitieve lijst. Na wederzijdse ondertekening daadwerkelijke vernietiging. Deze fysieke vernietiging is bij tot en met 2024. Op dit moment wordt in ovelreg met de archiefinspecteur de laatste hand gelegd aan het proces digitale vernietiging, waarbij wederzijdse afspraken worden gemaakt over proces en inrichting van de lijst.

https://www.ecal.nu/online-regelen/

Audit 2023: Authenticiteit en context archiefbescheiden zijn voldoende gewaarborgd organisatie: gemeente Aalten

punt

Deelgebied 5 van Archief KPI's: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (10e vraag, zie bijlage van Verordening systematisch toezichtinformatie Archiefwet, provincie Gelderland) nr.

context van archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd: metadataschema conform de artikelen 17 1 19, 23 en 24 van de Archiefregeling 1.1

1.2

1.3

ja

wordt het vastgestelde metadataschema toegepast?

x

is het metadataschema overeenkomstig het TMLO Achterhoek? Indien niet, welk model is gehanteerd?

x

x

1.5

krijgen informatieobjecten een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk toegekend?

x

2.1

is er een protocol voor het uitvoeren van een conversie/migratie?

2.2

is het protocol opgesteld conform de Verklaring van conversie/migratie met bijbehorende checklist uit de Handreiking e-depot voor zorgdragers aangesloten bij Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers uit feb. 2020?

2.3

wordt het protocol periodiek geactualiseerd?

is nog niet toegepast op alle applicaties

Bij ontwikkelingen nemen we dit mee

bevat het metagegevensschema de wettelijk voorgeschreven inhoudelijke en contextuele metagegevens voor informatieobjecten?

worden, bij registratie van het informatieobject, de bijbehorende metagegevens zo veel mogelijk automatisch vastgelegd?

In het kader van de ontwikkeling richting MDTO zijn we hier mee bezig

x

wordt het metadataschema periodiek geactualiseerd?

1.7

nee deels extra uitleg/informatie

is er per informatiesysteem een metadataschema opgesteld en vastgesteld?

1.4

1.6

authenticiteit van archiefbescheiden is voldoende 2 gewaarborgd

vraag

briefnummer: 2024-U-0005

x

x

x

bevindingen n.a.v. het gesprek tussen Marja Disveld en Eleonore Manning op 7 november 2023 Aanbevelingen

Voor het zaaksysteem Join is een metadataschema opgesteld, nog niet vastgesteld. Het metadataschema van Join is overigens niet meegestuurd. Aan de hand van het volledige overzicht van alle applicaties die binnen de gemeente Aalten gebruikt worden, wordt bepaald voor welke systemen, waaronder ook MS Teams, metadataschema's behoren te worden opgesteld. Het metadataschema van Join wordt toegepast in het zaaksysteem maar is nog niet vastgesteld.

1. Stel metadataschema's op en vast voor informatiesystemen en applicaties. Bij conversie- en migratietrajecten geeft de aanwezigheid van een metadataschema inzicht in de informatie die in de verlatende applicatie is opgenomen; 2. Maak gebruik van het overzicht van applicaties en systemen om te bepalen voor welke applicaties en systemen metadataschema's op- en vastgesteld moeten worden. 1. Onderzoek of de afspraken over het registreren worden nagekomen en pas deze zo nodig aan.

Het metadataschema van Join is overeenkomstig het TMLO Achterhoek maar doordat het metadataschema van Join niet is ontvangen, is het lastig te bepalen of het schema overeenkomt met het TMLO Achterhoek. Thera Lammers is vanuit de gemeente Aalten als voorzitter van de werkgroep MDTO Achterhoek betrokken bij de ontwikkelingen ten aanzien van een nieuw op te stellen model metadataschema Achterhoek. Aalten volgt de aanbevelingen van de werkgroep op. Geen Aalten volgt als voorzitter van de werkgroep MDTO de uitkomsten over het model metadataschema en past het metadataschema van Join zo nodig aan. Geen Bij registratie krijgen de informatieobjecten een onveranderlijk en uniek identificatiekenmerk mee. Geen

1. Beoordeel aan de hand van de Archiefregeling of alle wettelijk verplichte metagegevens in het metadataschema van Join zijn opgenomen en voeg deze zo nodig toe; 2. Onderzoek of de verplichte velden in het metadataschema van Join ook als Het is niet duidelijk of het verplichte velden in Join zijn metadataschema van Join ook de opgenomen. Pas deze zo nodig aan. wettelijk verplichte kenmerken 3. Volg dezelfde handelswijze voor de bevat én of deze velden in Join andere aanwezige informatiesystemen ook als verplicht zijn aangemerkt. en applicaties.

x

x

indien documenten aanwezig zijn dan gelieve deze mee te sturen

Een deel gebeurt handmatig.

Voor een deel vindt de registratie van informatieobjecten automatisch plaats en deels worden metagegevens handmatig toegekend. Geen

Is op dit moment niet aan de orde, wordt opgepakt bij beheerplan informatie

Conversies en migraties vinden binnen de organisatie plaats maar zonder betrokkenheid van DIV. 1. Betrek DIV als informatiespecialist Het is dus de vraag of conversies bij het voornemen van conversie- of en migraties voldoen aan de migratietrajecten; vereisten vanuit de Archiefwet 2. Documenteer elk conversie- of zoals het opstellen van een migratietraject en stel als eindprodukt Verklaring van migratie met een Verklaring van conversie of bijlagen. migratie op.

Zie hierboven

Als DIV wordt betrokken bij conversie- en migratietrajecten dan wordt de Handreiking edepot voor zorgdragers aangesloten bij Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers uit feb. 2020 gevolgd en de checklist ingevuld.

Zie hierboven

Het protocol zal uiteraard periodiek worden geactualiseerd. Geen

Geen