22. Raadsmededeling 154-2024 Onderzoeksplan artikel 213a Gemeentewet

Raadsmededeling openbaar Nummer Datum B&W datum Beh. Ambtenaar Portefeuillehouder Onderwerp

: : : : : :

154-2024 8 oktober 2024 1 oktober 2024 Jan Storm T.M.M. Kok Onderzoeksplan art 213a

Aanleiding: Het uitvoeren van 213a onderzoeken is gericht op de uitvoering van het beleid en het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Het uitgangspunt van dit type onderzoek is leren en verbeteren. Met andere woorden: De doelmatigheid en doeltreffendheid-onderzoeken worden uitgevoerd om de “lerende organisatie” te versterken, dit op basis van de uitkomsten van deze onderzoeken. Inhoud mededeling: Wat is het bestaand beleid c.q. kader? 213a komt voort uit de Gemeentewet en is verplicht. Argumenten De gemeente Aalten heeft volgens het gestelde in de Gemeentewet, een daartoe strekkende verordening 213, de Verordening 'Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Aalten 2023’. Volgens deze verordening onderzoeken wij jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en risicovolle gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen. Wij moeten jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee (delen van) programma's en paragrafen toetsen. Voor 2024 zijn dat het team KCC en interne afspraken en de WMO-indicaties. Het 213a-onderzoek heeft mede tot doel om concernbreed een goed inzicht te verschaffen in de prestaties en verbetermogelijkheden binnen onze organisatie.

Hoewel rechtmatigheid vanwege de verplichting invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per januari 2023 veel aandacht van gemeenten krijgt, mag doelmatigheid en doeltreffendheidsonderzoek geen kind van de rekening zijn. Wettelijke kaders hiervoor zijn de verordening 213a collegeonderzoek en de verordening rekenkamercommissie. Het is wel de bedoeling dat het onderzoek er echt toe doet. Het accent ligt op doelmatigheid van organisatieonderdelen en doeltreffendheid van beleid. Uiteraard wordt daarbij gekeken naar de kwaliteit en de volledigheid van de werkprocessen. Als gemeente vinden we het belangrijk om transparant te zijn in wat we bereiken en tegen welke kosten. De cyclus van begroten en verantwoorden helpt daarbij. Tegelijkertijd zijn er ook manieren om door onderzoek duidelijk te krijgen waarin we onszelf kunnen verbeteren. Dat vindt plaats vanuit een externe blik, zoals door de Rekenkamercommissie of de accountant. Maar het College van B&W moet daarnaast dus ook zelfonderzoek doen. Doel van deze onderzoeken is dat het college zichzelf scherp houdt op de wijze waarop zij beleid uit voert binnen de kaders die de gemeenteraad stelt. En dat het college zich hierover verantwoordt aan de gemeenteraad. En het is ook van belang voor de rechtmatigheidsverklaring, verplicht vanaf 2023.

Pagina 1 van 2

Het gaat hierbij om beeldvorming over: - Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gehaald met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. - Doeltreffendheid: mate waarin benoemde prestaties en geformuleerde maatschappelijke effecten van het beleid echt worden behaald. Het college en de gemeenteraad maken hier afspraken over. Afspraken zijn onder andere dat het college jaarlijks een plan voorlegt aan de gemeenteraad over de keuze van onderwerpen. En dat het College de gemeenteraad informeert over de uitkomsten van het onderzoek en de aanbevelingen. Daarnaast zijn extra specifieke afspraken ook altijd mogelijk. Voor het overige wordt verwezen naar het bijgaande plan. Kanttekeningen Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht de gemeente tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Het college moet het onderzoeksplan ter informatie brengen aan de gemeenteraad, respectievelijk de rekenkamercommissie. Dit moet voor de zomer van een komend jaar gedaan worden. Voor 2023 is dat niet gelukt, omdat de verordening nog in bewerking was. Daarom in dit plan de ambitie voor meerdere jaren. We vermelden in dit plan de voorgenomen onderzoeken voor 2024 en 2025.

Uiteraard kan het plan altijd gewijzigd worden. Wat zijn de financiële consequenties van dit besluit? Geen, deze onderzoeken worden nog uitgevoerd door een medewerker die bijna met pensioen gaat en nog tijd hiervoor beschikbaar heeft. Voor 2026 wordt dit opnieuw bezien. Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd over dit besluit? Intern. Daarnaast is het onderzoeksplan 213a besproken in de Financiële commissie van 7 oktober 2024 waarbij de Rekenkamer aanwezig was.

De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd: - Onderzoeksplan 213a

Pagina 2 van 2

Auteur Jan Storm van 's Gravesande Functie Medewerker bedrijfsvoering Datum Augustus 2024 Versienummer 3.0

Onderzoeksplan artikel 213a GWl

Onderzoeksplan artikel 213a Gemeentewet

Onderzoeksplan artikel 213a GW, Onderzoeken 213a

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Waarom ................................................................................................................................................... 3 Werkwijze ................................................................................................................................................ 4 Welke onderzoeken................................................................................................................................. 5 Slotbepalingen ......................................................................................................................................... 6

Samenvatting Kern boodschap Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht de gemeente tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Het college doet onderzoek. Anders dus dan het onderzoek door de rekenkamercommissie gaat het hierbij om een zelfonderzoek waar het college de doelmatigheid onderzoekt en de doeltreffendheid toetst. In Aalten is in de verordening 213a gekozen voor twee onderzoeken per jaar. Voorafgaand aan het nieuwe jaar moet het college een onderzoeksplan 213a vaststellen en ter kennisname brengen aan de raad en aan de rekenkamercommissie. Aanleiding Artikel 213a uit de Gemeentewet bestaat uit de volgende elementen: 1. Wij verrichten periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door ons gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover 2. Wij brengen schriftelijk verslag aan de raad uit over de resultaten van de onderzoeken 3. Wij stellen de rekenkamercommissie tijdig op de hoogte van de onderzoeken die wij instellen en zenden een afschrift van een verslag De gemeente Aalten heeft volgens het gestelde in de Gemeentewet, een daartoe strekkende verordening, de Verordening 'Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Aalten 2023’.

Volgens deze verordening onderzoeken wij jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en risicovolle gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen. Wij moeten jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee (delen van) programma's en paragrafen toetsen. Het 213a-onderzoek heeft mede tot doel om concernbreed een goed inzicht te verschaffen in de prestaties en verbetermogelijkheden binnen onze organisatie Hoewel rechtmatigheid vanwege de verplichting invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per januari 2023 veel aandacht van gemeenten krijgt, mag doelmatigheid en doeltreffendheidsonderzoek geen kind van de rekening zijn. Wettelijke kaders hiervoor zijn de verordening 213a collegeonderzoek en de verordening rekenkamercommissie. Het is wel de bedoeling dat het onderzoek er echt toe doet. Het accent ligt op doelmatigheid van organisatieonderdelen en doeltreffendheid van beleid. Uiteraard wordt daarbij gekeken naar de kwaliteit en de volledigheid van de werkprocessen.

Pagina 2 van 6

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan artikel 213a GW, Onderzoeken 213a

Inleiding Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht de gemeente tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Het college moet het onderzoeksplan ter informatie brengen aan de gemeenteraad, respectievelijk de rekenkamercommissie. Dit moet voor de zomer van het komend jaar gedaan worden. Voor 2023 is dat niet gelukt, omdat de verordening nog in bewerking was. Daarom in dit plan de ambitie voor meerdere jaren. We vermelden in dit plan de voorgenomen onderzoeken voor 2024 en 2025. Uiteraard kan het plan altijd gewijzigd worden. Als gemeente vinden we het belangrijk om transparant te zijn in wat we bereiken en tegen welke kosten. De cyclus van begroten en verantwoorden helpt daarbij. Tegelijkertijd zijn er ook manieren om door onderzoek duidelijk te krijgen waarin we onszelf kunnen verbeteren. Dat vindt plaats vanuit een externe blik, zoals door de Rekenkamercommissie of de accountant. Maar het College van B&W moet daarnaast dus ook zelfonderzoek doen. Doel van deze onderzoeken is dat het college zichzelf scherp houdt op de wijze waarop zij beleid uit voert binnen de kaders die de gemeenteraad stelt. En dat het college zich hierover verantwoordt aan de gemeenteraad. En het is ook van belang voor de rechtmatigheidsverklaring, verplicht vanaf 2023.

Het gaat hierbij om beeldvorming over: - Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gehaald met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. - Doeltreffendheid: mate waarin benoemde prestaties en geformuleerde maatschappelijke effecten van het beleid echt worden behaald. Het college en de gemeenteraad maken hier afspraken over. Afspraken zijn onder andere dat het college jaarlijks een plan voorlegt aan de gemeenteraad over de keuze van onderwerpen. En dat het College de gemeenteraad informeert over de uitkomsten van het onderzoek en de aanbevelingen. Daarnaast zijn extra specifieke afspraken ook altijd mogelijk. Overeenkomsten met onderzoek door rekenkamer en accountant. Zelfonderzoek door het college op basis van verordening 213a, onderzoek van de Rekenkamer en de accountant hebben met elkaar gemeen dat ze zijn gericht op leren van wat we doen en het bijdragen aan het verbeteren van het functioneren van de gemeente. Maar er zijn ook verschillen: Bij zelfonderzoek draagt het college zelf de onderzoeksonderwerpen aan en voert deze vaak in eigen beheer uit. De resultaten koppelt het college terug aan de gemeenteraad.

De accountant kijkt naar de getrouwheid (kloppen de cijfers) en (vooralsnog ook) de (financiële) rechtmatigheid (worden de regels nageleefd). De Rekenkamer heeft overlappende invalshoeken in de onderzoeken als het gaat om de mate waarin voorgenomen doelstellingen bereikt zijn tegen welke inspanning en kosten. De Rekenkamercommissie kijkt daarbij ook breder naar de rolverdeling tussen gemeenteraad en college. Zij is onafhankelijk in agendering van onderwerpen en voert de onderzoeken zelf uit. De burgers en raadsleden kunnen onderwerpen aandragen.

Waarom Waarom een 213a onderzoek? Het uitvoeren van een 213a onderzoek is gericht op de uitvoering van het beleid en het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Het uitgangspunt van dit type onderzoek is leren en verbeteren. Met andere woorden: De doelmatigheid en doeltreffendheidonderzoeken worden uitgevoerd om de “lerende organisatie” te versterken, dit op basis van de uitkomsten van deze onderzoeken. Met een 213a onderzoek heeft het college een instrument in handen om de doelmatigheid en doeltreffendheid van het eigen beleid te peilen. Vanzelfsprekend controleert de organisatie zichzelf ook al. Maar een 213a onderzoek is er in opzet op toegesneden dat het college het voor zichzelf gebruikt. Het college kan het instrument inzetten om het eigen beleid of de eigen organisatie tegen het licht te houden, maar ook om daarover proactief verantwoording te kunnen afleggen aan de raad. Dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat er extra onderzoek wordt uitgevoerd, wel dat voorgenomen onderzoek voor dit doel wordt ingericht.

Pagina 3 van 6

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan artikel 213a GW, Onderzoeken 213a

Daarbij kan het college (ook binnen de kaders van de wet) allerlei keuzes maken ten aanzien van de plaatselijke inrichting en uitvoering van een 213a onderzoek. Om zeker te stellen dat het onderzoek ook werkelijk ten behoeve van het college wordt uitgevoerd is het noodzakelijk de uitvoer van het onderzoek onafhankelijk te positioneren. Met de dualisering van het lokale bestel heeft de wetgever het college een instrument gegeven om periodiek te controleren of de beleidsuitvoering door de ambtelijke organisatie binnen de gestelde kaders plaatsvindt. Dit onderzoek is allereerst onderzoek van en voor het college. Uit de wettekst is echter wel af te leiden dat de wetgever ook belang hecht aan transparantie over de resultaten van dit onderzoek. Het college moet over het onderzoek aan de raad te rapporteren. Deze verordening (artikel 3) schrijft verder voor dat het college jaarlijks een onderzoeksplan naar de raad stuurt. In het plan is opgenomen welke interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid er in het erop volgende jaar worden verricht. Hier ligt ook een verbinding met de (beheersing van) risicovolle processen, zoals bepaald door de organisatie en opgenomen in het interne controleplan en de frauderisicolijst. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en risicovolle gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar aan een dergelijke toets onderworpen.

Werkwijze Onderzoek dat ertoe doet, is actueel en er is behoefte naar. We betrekken dus bij de onderwerpselectie de organisatie, de directie, het college en de raad. We leren van onderzoek en volgen de uitvoering van de aanbevelingen. Maar we kijken ook welke onderwerpen andere gemeenten bij de kop pakken. Er is een continue onderzoeksagenda met spreiding van onderwerpen en type onderzoek. Daarbij is het doen van onderzoek ook op te vatten als een leerproces door vragen te stellen en ruimte te geven. Het proces is daarbij even belangrijk als de inhoud. Het is een cultuur van leren en niet van afrekenen. Per intern onderzoek moet globaal worden aangegeven: a. het object en waarom van onderzoek; b. de reikwijdte van het onderzoek; c. de onderzoeksmethode en de wijze van uitvoering; d. de doorlooptijd van het onderzoek; e. de eventuele budgetten voor de uitvoering van de onderzoeken; f. de historische paragraaf; g. de relatie met het programma begroting; h. de vervolgprocedure; Hier ligt ook een verbinding met de (beheersing van) risicovolle processen, zoals bepaald door de organisatie en opgenomen in het interne controleplan. Dat betekent dat we voornemens zijn om in een periode van 8 jaar het geheel aan een toetsing onderwerpen. Uitvoering van de onderzoeken Vanaf het vaststellen van het onderzoeksprogramma doorloopt een onderzoek de volgende stappen: Fase Wat Wie 1.

Opstellen onderzoeksopzet 2. Onderzoekers, ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever 3. Vaststellen onderzoeksopzet Uitvoeren onderzoek 1. Interviews en documentanalyse 2. Conclusies 3. Conceptrapportage en wederhoor 4. Review conceptrapportage en reacties controller en mt 5. Eindrapportage Onderzoekers Besluitvorming 1. Vaststellen eindrapport ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever 2. Opstellen aanbiedingsbrief controller 3. Directie en College bespreken eindrapport 4. In auditcommissie en raad De onderzoekers werken de globale opdracht in dit jaarplan uit in een onderzoeksopzet. Deze wordt vastgesteld door de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever.

Pagina 4 van 6

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan artikel 213a GW, Onderzoeken 213a

Met het jaarplan stelt het college dus weliswaar de inhoudelijke kaders vast voor het onderzoek, maar de meer gedetailleerde afbakening en onderzoeksvragen worden nog uitgewerkt in de onderzoeksopzet. De rapportage gebeurt via een vast format, zoals ook gebeurt met de interne controle bevindingen. Daarin staat globaal het wat, waarom, hoe, wie, conclusie, vervolg beschreven. Kort en kernachtig en geen hele langdradige rapportages.

Welke onderzoeken In 2024 zijn wij van plan om twee onderzoeken uit te voeren. De rekenkamercommissie wordt geïnformeerd volgens het daarover gestelde in de Gemeentewet en de genoemde verordening. Het betreft de volgende twee onderzoeksonderwerpen: a. de doelmatigheid en doeltreffendheid van het team KCC en de interne afspraken b. de doelmatigheid en doeltreffendheid van de indicatieverlening voor de WMO Voornemen voor 2025: a. de doelmatigheid en doeltreffendheid van de betalingsorganisatie b. de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke heffingen Voor het jaar 2026 wordt het plan volgend jaar zomer ingediend. Andere mogelijke onderwerpen zijn: de informatieveiligheid, communicatie, inkoop of subsidie, huisvesting asielzoekers, een verbonden partij doorlichten, geheimhouding, een team of een programmadeel doorlichten. En verder ieder onderwerp door de organisatie of raad aangedragen. Op dit moment is de capaciteit van de organisatie onvoldoende om twee onderzoeken per jaar uit te voeren. Voor 2024 en 2025 is dit echter wel intern geregeld door een medewerker die bijna met pensioen gaat en daarvoor nog tijd heeft. Voor de jaren daarna komen we volgend jaar in het plan terug. Regeren is vooruitzien, daarbij vervult onderzoek een belangrijke rol bij het nemen van besluiten.

Onderzoek is ook nodig om de gemeentelijke organisatie en het bestuur op een hoger plan te tillen. Om klaar te maken voor wetswijzigingen dan wel te decentraliseren (landelijke taken die door gemeenten in de toekomst moeten worden uitgevoerd). Wanneer is er nu sprake van onderzoek dat ertoe doet? Welke recente voorbeelden zijn hiervan te geven en hoe kunnen gemeenten werken aan een continue onderzoeksagenda? Doelmatig en doeltreffend onderzoek Onderzoek kan zich op verschillende onderwerpen richten zoals het verschaffen van inzicht in het getrouwe beeld van de financiële positie, de rechtmatigheid, de doelmatigheid en/ of de doeltreffendheid van de uitvoering van een gemeentelijke taak of beleidsonderdeel. Vaak bevat beleidsonderzoek een mengeling van doelmatigheids- en doeltreffendheidselementen. Organisatieonderzoek richt zich vaak op de doelmatigheid van de organisatie en de werking van processen. Bij accountantsonderzoek en intern onderzoek gaat het vooral om inzicht in getrouw beeld (kloppen de cijfers?) en rechtmatigheidsvragen. Rekenkameronderzoek en collegeonderzoek richten zich veelal op het verschaffen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid. Onderzoek dat ertoe doet, heeft vaak een actueel thema als onderwerp. Ook gaat het erom dat er draagvlak voor het onderzoek moet zijn.

Het onderzoek moet onderscheidend zijn, dat wil zeggen dat het onderzoek niet in een bepaalde vorm al door een ander organisatieonderdeel wordt uitgevoerd. Het spreekt ook voor zich dat het onderwerp concreet genoeg moet zijn om zich te laten onderzoeken. Aangegeven moet worden wat de gemeentelijke organisatie feitelijk heeft geleerd van de aanbevelingen en hoe deze zijn opgevolgd. Bijvoorbeeld in de jaarstukken de voortgang weergeven in de paragraaf Bedrijfsvoering. Onderzoeken ex artikel 213a zijn een belangrijke bron van informatie voor de controlerende taak van de raad en maken deel uit van de publieke verantwoording aan de burger. Geldgebrek of geen tijd mag geen reden zijn om geen 213a onderzoek uit te voeren. Het leereffect voor de organisatie en het bestuur is dus belangrijk. Rekenkameronderzoek en collegeonderzoek dragen ieder vanuit eigen perspectief bij aan de democratische legitimatie en de checks en balances in de politieke arena.

Pagina 5 van 6

Gemeente Aalten

Onderzoeksplan artikel 213a GW, Onderzoeken 213a

Terecht wordt hierbij het onderscheid gemaakt tussen politieke en inhoudelijke rationaliteit die leidend zijn in de politieke arena en een wisselend gewicht hebben. Actuele en gedragen onderwerpen zijn belangrijk. Het is belangrijk om betrokkenen, directie, teams, organisatie en college bij de onderwerpselectie te betrekken. Immers collegeonderzoeken, ook al worden ze door gemeenten niet als zodanig genoemd, kunnen ook een externe werking krijgen. Wat is nodig om de taken die er liggen, goed uit te voeren als de dienstverlening onder druk staat? Een veel voorkomend onderwerp als doelmatigheidsonderzoek is de evaluatie van de planning en controlcyclus. De probleemstelling die hierbij kan luiden is: ‘’In hoeverre zijn de doelen uit een project ter verbetering van de planning en controlcyclus op een doelmatige manier gerealiseerd en welke optimalisaties zijn er nog nodig?’’ Controllers kunnen een nuttige functie vervullen bij dergelijke onderzoeken. In toenemende mate komen ook ICT-gerelateerde onderwerpen op de onderzoeksagenda. Denk aan informatieveiligheid en de inzet van algoritmes door de overheid. Zo wordt gepleit voor een register van algoritmes zodat controleerbaar is welke er zijn en hoe ze zijn opgebouwd. Dit vraagt om specialistische kennis die onze gemeente nog aan het opbouwen is.

Hierboven is een aantal actuele onderwerpen genoemd die aangeven waar gemeenten onder meer mee bezig zijn op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid. Uiteraard is het geen volledig overzicht. Het is van belang dat gemeenten werken met een onderzoeksagenda waarbij voldoende spreiding tussen onderwerpen die de rechtmatigheid dan wel doelmatigheid en doeltreffendheid raken. Dat kan in het kader van een intern controleplan zijn, een 213a collegeonderzoek/ rekenkameronderzoek, maar ook in het kader van het uitvoeren van een college- en/ of raadsprogramma. Iedereen er goed bij betrekken is van belang.

Slotbepalingen Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze nota treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2024 2. Deze nota wordt aangehaald als: “Onderzoeksplan art 213a GW Gemeente Aalten”

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouder d.d. 1 oktober 2024

Pagina 6 van 6

Gemeente Aalten