19. Raadsmededeling 37-2025 Toezichtinformatie over Archief en Informatiebeheer 2024

Raadsmededeling openbaar Nummer Datum B&W datum Beh. Ambtenaar Portefeuillehouder Onderwerp

: : : : : :

37-2025 4 maart 2025 11 maart 2025 Marja Disveld A.J. te Lindert Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht Archief en Informatiebeheer 2024

Aanleiding: Het Interbestuurlijk toezicht door de provincie richt zich op de uitvoering van bepaalde wettelijke medebewindstaken, onder andere opgenomen in de Archiefwet 1995. Het interbestuurlijk toezicht draagt onder andere bij aan het borgen van de kwaliteit van het openbaar bestuur en het op orde houden en versterken van de bestuurskracht van lokale overheden. Inhoud mededeling:

In maart 2023 is in dit kader de "Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland" vastgesteld. Via deze verordening wordt door de provincie de risico’s voor de gemeente in kaart gebracht. De indicatoren zijn gebaseerd op de 10 Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG. Op grond van deze verordening dient het college jaarlijks toezichtinformatie over Archief & Informatiebeheer, over het voorgaande jaar, toe te zenden aan Gedeputeerde Staten. Op basis van de door de gemeente verstrekte informatie vormt de provincie zich een oordeel over de uitvoering van het archief en informatiebeheer en kan indien noodzakelijk interveniëren. Per brief van 12 december 2024 zijn wij door Gedeputeerde Staten bij brief geïnformeerd dat op basis van de in 2023 toegezonden informatie de gemeente voldoet aan de in 2023 gestelde criteria op basis van de lijst interbestuurlijk toezicht. De toezichtinformatie over het jaar 2024 is inmiddels aan de provincie gezonden.

-

Brief provincie Toezichtsinformatie

Pagina 1 van 1

Datum

11 december 2024 Zaaknummer

2024-014076 Onderwerp

Beoordeling toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2024 Inlichtingen bij

Provincieloket 026 359 99 99 post@gelderland.nl Blad

1 van 3

Geacht college, Wij danken u voor het aanleveren van toezichtinformatie over uw Archief & Informatiebeheer aan Gedeputeerde Staten. Met deze brief informeren wij u over de manier waarop wij deze toezichtinformatie hebben beoordeeld. Toezichtinformatie aanleveren Al enige tijd zijn we bezig om het interbestuurlijk toezicht op onder andere Archief & Informatiebeheer verder te ontwikkelen. Hiervoor stelden we in maart 2023 de ‘Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland’ vast. Hiermee laten we zien op basis van welke indicatoren wij vanaf 2023 risico’s voor uw gemeente in kaart brengen. Deze indicatoren zijn gebaseerd op de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) van de VNG. Wij vragen u om jaarlijks vóór 1 maart toezichtinformatie over deze indicatoren aan te leveren. Gemeenteraad informeren over risico’s Daarnaast gaat het interbestuurlijk toezicht na of u over voldoende beheersmaatregelen voor deze risico’s beschikt. Het is belangrijk dat u door interne deskundigen juist, op tijd en volledig wordt geïnformeerd over de stand van zaken ten aanzien van deze indicatoren én dat u actie onderneemt op basis van de adviezen en verbetervoorstellen. Uw gemeenteraad houdt toezicht op wat u doet om de risico’s te beperken. Het is daarom belangrijk dat u uw gemeenteraad hiervan op de hoogte brengt.

Zo wordt het horizontale toezicht- en verantwoordingsproces volledig doorlopen en kunnen de risico’s tot een minimum beperkt worden. Onze bevindingen Wij hebben vastgesteld dat u voldoet aan de eisen waar wij ons in deze fase op richten. In hiernastaande tabel ziet u hoe wij tot dit oordeel zijn gekomen.

Datum

11 december 2024 Zaaknummer

2024-014076 Blad

2 van 3

Beoordelingstabel Eisen

Toelichting

Resultaat

Actueel

De opgestuurde informatie gaat over het toezichtjaar 2023.

Voldoet

Horizontale verantwoording

De toezichtinformatie is door het college vastgesteld en aan de gemeenteraad voorgelegd.

Voldoet

Volledigheid

De aangeleverde informatie gaat over minstens alle zestien toetsingscriteria uit de verordening.

Voldoet

Geen uitgebreide beoordeling Momenteel creëren we voor het interbestuurlijk toezicht een fundament op basis van een nulmeting. Zoals we u in onze brief van april 2024 lieten weten, ontvangt u in deze fase nog geen uitgebreide beoordeling. Omdat de verordening relatief kort geldt (sinds maart 2023), beoordelen wij in deze fase alleen uw interne verantwoordingsprocessen en of uw toezichtinformatie voldoet aan de eisen om inhoudelijk beoordeeld te kunnen worden. Hierbij kijken we of u het horizontale toezicht- en verantwoordingsproces correct heeft gevolgd, of de aangeleverde toezichtinformatie actueel en volledig is en of u deze op tijd heeft aangeleverd. Pas in een volgende fase, volgens planning in 2025, beoordelen wij uw toezichtinformatie van dat moment ook inhoudelijk op risico’s. Hiervoor is het noodzakelijk dat toezichtinformatie op zijn minst aan bovengenoemde eisen voldoet. Ambtelijke gesprekken Wij geven het interbestuurlijk toezicht vorm door systeemtoezicht op basis van de ontvangen toezichtinformatie. Daarnaast vinden wij een goede relatie met uw gemeente erg belangrijk. Daarom zijn wij de afgelopen maanden op bezoek geweest bij de archivaris en/of archiefinspecteur van uw gemeentelijke organisatie. Uit de met hen gevoerde gesprekken bleek: • • • •

dat het op prijs wordt gesteld dat de provincie het interbestuurlijk toezicht op dit toezichtdomein verder vormgeeft; dat er behoefte is aan meer persoonlijke interactie en afstemming met de provincie; dat uw interne beleids- en planningscyclus nog niet helemaal op de provinciale verordening is afgestemd; dat er grote behoefte is aan een format voor het aanleveren van de toezichtinformatie.

Tijdens deze gesprekken hebben wij aangegeven dat wij voor 2025 verwachten dat uw interne beleids- en planningscyclus meer afgestemd wordt op de provinciale verordening. Tevens hebben wij een format gemaakt welke u vanaf 2024 dient te gebruiken, als uw organisatie rapportages opstelt waarin niet alle toezichtcriteria uit de provinciale verordening worden behandeld. Dit format bevat ook een checklist voor alle bijlagen en bewijsstukken die u dient mee te sturen. Ten slotte hebben wij aangegeven tot welke beoordeling wij verwachten te komen voor uw gemeente.

Datum

11 december 2024 Zaaknummer

2024-014076 Blad

3 van 3

Op tijd toesturen van toezichtinformatie over 2024 Tot slot brengen wij graag de volgende deadline van 1 maart 2025 onder uw aandacht voor het aanleveren van toezichtinformatie over het toetsingsjaar 2024, voor zover u dat nog niet al heeft aangeleverd. Toezichtinformatie aan Gedeputeerde Staten levert u aan via post@gelderland.nl. Heeft u naar aanleiding van deze brief nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de interbestuurlijk toezichthouder via post@gelderland.nl. Met vriendelijke groet, Gedeputeerde Staten van Gelderland

Henri Lenferink Commissaris van de Koning

Frederik van Ardenne Secretaris

Bijlage • Format en checklist aanlevering toezichtinformatie interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer

For

Naam gemeente: Gemeente Aalten Toetsingsjaa r: 2024

Nr.

1

2

3 4 5 6 7

8

9 10

11

12

12,1 12,2 12,3 12,4 12.4.1 12.4.2 13 14

15 16

Nr. Check 1 Check 2 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Actie

Toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie van de KPI's van de VNG) Er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten.

Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan.

Ja of Nee

Bij nee graag een toelichting geven

Ja, zie bijlage

Kwaliteitscontroles worden toegepast. Het handboek is momenteel in afronding. In het kwaliteitshandboek worden alle procedures opgesteld door het team DIV voor zowel vastlegging post en mail, alsook eindcontrole op afgesloten zaken opgenomen.

Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem. De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke Ja, de noodzakelijke aanpassingen zijn verricht bij de verbouwing van het pand Markt 7, Aalten. Er normen. is één centrale archiefruimte De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de Ja, als archiefbewaarplaats is formeel aangewezen het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers in wettelijke normen. Doetinchem Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager. Ja, bij besluit van 29-08-2017 De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma Ja, geregeld in de gemeenschappelijke regeling Erfgoecentrum Achterhoek en Liemers. archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw. De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste Ja honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.

De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema. De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten. De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar; de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar; een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang: besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van

het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging

Ja Ja, het metadataschema wordt dit jaar vasgesteld conform de TMLO/MDTO eisen De bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo tot en met 2004 en de bouwvergunningen gemeente Aalten tot oktober 2010 (invoering WABO) zijn overgdragen aan het Erfgoedcentrum. De "secretarie-archieven" van de voomalige gemeenten Aalten en Dinxperlo tot en met 2004 zijn op dit moment in de fase van laatste controle op de inventaris en de planning is om deze uiterlijk 01-01-2026 overbedragen te hebben

Ja

Ja Ja ja

Conform de huisregels van het Erfgoedcentrum Conform de huisregels van het Erfgoedcentrum

Voor zover van toepassing geschiedt dit conform de huisregels van het Erfgoedcentrum Voor zover van toepassing geschiedt dit conform de huisregels van het Erfgoedcentrum nee

de fysieke vernieiting vindt elk jaar plaats conform het reguliere proces, de lijst voor 2025 wordt Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er binnenkort toegezonden aan de archiefinspectie. De digitale vernieiting uit het zaaksysteem wordt in worden verklaringen van vernietiging opgesteld. 2025 in de reguliere vernietigingscyclus opgenomen, conform afspraak met het Erfgoedcentrum de fysieke vernieiting vindt elk jaar plaats conform het reguliere proces, de lijst voor 2025 wordt Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er binnenkort toegezonden aan de archiefinspectie. De digitale vernieiting uit het zaaksysteem wordt in wordt een verklaring van vervreemding opgesteld. 2025 in de reguliere vernietigingscyclus opgenomen, conform afspraak met het Erfgoedcentrum Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en N.v.t. 19 Aw.

Checklist voordat je de toezichtinformatie opstuurt: Ja of Nee Is de lijst juist en volledig ingevuld? Zijn de volgende bijlagen toegevoegd? Meest actuele, door college en raad vastgesteld, jaarverslag van de archivaris en/of rapportage van een archiefinspecteur is bijgevoegd. Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) het college. Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) de gemeenteraad. Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen naar: post@gelderland.nl. De bijlagen vormen een onderdeel van de selectiecriteria en zijn belangrijk om de toezichtinformatie inhoudelijk te kunnen beoordelen.

Handboek vervanging is in afrondende fase

Voorstel college van B&W gemeente Aalten

Onderwerp Verantwoordelijk team

Toezichtinformatie over Archief & Informatiebeheer 2024 A3 Team Dienstverlening

Opsteller

Marja Disveld

Portefeuillehouder

A.J. te Lindert

Kenmerk Datum voorstel Vertrouwelijkheid

Z/24/170132/D-562404 18 februari 2025 Openbaar

Gewenste datum Raad Voorstel/mededeling Raad Uitvoeringsprog. Raad

Toelichting voorstel Samenvatting

PolrtefeuillehouderL A.J. te Lindert

In maart 2023 is de "Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland" vastgesteld. Op grond van deze verordening dient het college jaarlijks toezichtinformatie betreffende Archief&Informatiebeheer, over het voorgaande jaar, toe te zenden aan Gedeputeerde Staten. Op basis van de door de gemeente verstrekte informatie vormt de provincie zich een oordeel over de uitvoering en kan indien noodzakelijk interveniëren.

Voorgestelde beslispunten

1 Het overzicht met de toezichtsinformatie toesturen aan de provincie Gelderland. 2.de raad via Raadsmededeling informeren.

Besluit

Akkoord.

Inleiding

Het Interbestuurlijk toezicht door de provincie richt zich op de uitvoering van bepaalde wettelijke medebewindstaken, onder andere opgenomen in de Archiefwet 1995. Het interbestuurlijk toezicht draagt onder andere bij aan het borgen van de kwaliteit van het openbaar bestuur en het op orde houden en versterken van de bestuurskracht van lokale overheden.

Argumenten

De in maart 2023 vastgestelde "Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland" vormt de basis voor het interbestuurlijk horizontaal archieftoezicht Via deze verordening wordt door de provincie de risico’s voor de gemeente in kaart gebracht. De indicatoren zijn gebaseerd op de 10 Kritische Prestatie Indicatoren Archief en informatiebeheer, opgesteld door de VNG. Op grond van deze verordening dient het college jaarlijks toezichtinformatie over Archief & Informatiebeheer, over het voorgaande jaar, toe te zenden aan Gedeputeerde Staten voor 1 maart van het jaar daarop. Op basis van de door de gemeente verstrekte informatie vormt de provincie zich een oordeel over de uitvoering van het archief en informatiebeheer en kan indien noodzakelijk interveniëren.

Kanttekeningen

Per brief van 12 december 2024 zijn wij door Gedeputeerde Staten geïnformeerd dat op basis van de in 2023 toegezonden toezichinformatie de gemeente voldoet aan de in 2023 gestelde criteria op basis van de lijst interbestuurlijk toezicht.Thans dient de toezichtsinformatie over 2024 te worden aangeleverd (zie de bijlagen).

Wat zijn de financiële consequenties van dit besluit?

n.v.t.

Met wie is waarover afgestemd?

n.v.t.

Participatie en draagvlak

n.v.t.

Vervolgstappen en planning

n.v.t.

Communicatie

n.v.t.