Verslag van bevindingen verantwoording fractievergoedingen 2022

Betreft

Aan

presidium

Afkomstig van

griffie en controller

Datum

31 augustus 2023

Afschrift aan

Penningmeesters fractiebudgetten

Verslag van Bevindingen controle verantwoording fractievergoedingen 2022 fracties Absoluut Aalsmeer, CDA, D66, GroenLinks, PvdA en de VVD. Inleiding Dit is het verslag van bevindingen van de controle van de verantwoording fractiebudgetten van de fracties over het kalenderjaar 2022. Alleen de fracties van de VVD en het CDA hebben de verantwoording binnen de gestelde termijn van de Verordening Ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Aalsmeer 2018 aangeleverd. De verantwoordingen van de overige fracties werden binnen 2 weken na betreffende datum aangeleverd. De meeste fracties hebben de gevraagde informatie compleet aangeleverd. Evenwel is de eenduidigheid ver te zoeken in de verantwoordingen en daardoor zijn sommige zaken lastig te herleiden of te controleren. De griffie heeft de ingediende declaraties getoetst aan de Verordening. Hierbij is gecontroleerd op de aanwezigheid van onderliggende documentatie en de declareerbaarheid van de kosten. De eerste bevindingen en voorlopige conclusies van deze toetsing zijn per mail aan de penningmeesters van de betreffende fracties gecommuniceerd. De penningmeesters hebben daar vervolgens hun reactie op gegeven. Verantwoorden van de uitgaven De uitgaven van de fracties van CDA, VVD, PvdA, D66 en GroenLinks zijn gedaan conform de verordening.

Bij de fractie van Absoluut Aalsmeer was sprake van een aantal uitgaven dat niet (geheel) voldeed aan de verordening. Immers is er een maximumbedrag van € 25 voor attenties aan personen (uitgezonderd rouwwerk). Daarnaast zijn er attenties voor leden van de eigen fractie gedeclareerd, hetgeen niet is toegestaan. Ook is er een uitgave voor een advertentie gedaan in het kader van de verkiezingen. Tot slot is er een bedrag geclaimd voor kopieerkosten. Deze kosten dienen uit de raadsvergoeding betaald te worden, los van het feit dat de fracties in het raadhuis kosteloos gebruik kunnen maken van de printer/kopieermachine. De trend dat er een minimaal aantal bevindingen is, heeft zich voortgezet. Echter het patroon dat het overgrote deel van de uitgaven is gedaan ten behoeve van consumpties, teambuilding (met eten en drinken) en vergoedingen voor commissieleden heeft zich ook voortgezet. Een oorzaak daarvan is dat de omschrijving dat het geld besteed mag worden voor ‘het functioneren van de fractie’. Dat is een ruim begrip. Ook Wet en regelgeving geeft daar weinig duidelijkheid over. Zo worden er drankjes gedeclareerd als teambuilding of consumpties voor gesprekken met inwoners, maar het onderscheid is niet te maken met individuele consumpties. Consumpties dienen immers betaald te worden uit de onkostenvergoeding die raadsleden krijgen.

Los daarvan kunnen inwoners ook uitgenodigd worden in de fractiekamers alwaar koffie, thee en frisdrank beschikbaar is. Positief is dat er in verhouding wat meer geld is uitgegeven aan informatiebijeenkomsten, werkbezoeken, communicatie, kennisbevordering en onderzoek; zaken waarvoor het fractiebudget oorspronkelijk bedoeld is.

Pagina 2 van 4

De griffie is voornemens om dit najaar met de penningmeesters een bijeenkomst te houden voor een instructie en om van gedachten te wisselen over wat wel en niet redelijk en billijk is en te zoeken naar een meer eenvoudige registratie en controle. Op grond daarvan zullen de verordening en het format aangepast worden. Voorgaande jaren Het in 2022 gedeclareerde bedrag is hoger dan de voorgaande jaren (2019, 2020 en 2021). In die jaren schommelden de uitgaven tussen de € 28.000 en € 31.000 en nu is er ruim € 37.000 gedeclareerd. Controle controller en accountant Volgens de verordening heeft de controller een controle op de gedane uitgaven gedaan. Zijn opmerking zijn in dit document opgenomen. Er was geen aanleiding om de accountant te raadplegen voor advies. Bevindingen verantwoording 2022 De geconstateerde bevindingen zijn hieronder per fractie weergegeven en dienen als onderbouwing van het raadsvoorstel dat wordt voorgelegd aan de raad om de fractiebudgetten 2021 vast te stellen. 1. Bevindingen t.a.v. Absoluut Aalsmeer De fractieverantwoording van Absoluut Aalsmeer is buiten de gestelde termijn ontvangen en volgens het format aangeleverd. De onderliggende documentatie is volledig aangeleverd. De vragen van de griffie over de verantwoording zijn helaas niet beantwoord. Zodoende heeft de griffie alle uitgaven waarover twijfel was of vragen waren, niet goedgekeurd.

Naar aanleiding van de controle is er de opmerking dat attenties aan eigen fractieleden niet declarabel zijn. Dit betreft een bedrag van € 87,00. Daarnaast zijn er bedragen van € 43,23 en € 349,64 uitgegeven aan attenties terwijl het maximale bedrag € 25,00 is. Ook kopieerkosten voor een bedrag van € 18,49 zijn niet vergoed. Daarnaast zijn er 3 advertenties gedeclareerd in de 3 weken rond de gemeenteraadsverkiezingen van 2022. Deze kosten bedragen samen € 968,00 en gezien de waarschijnlijkheid dat het advertenties zijn in het kader van de verkiezingscampagne worden ook deze niet vergoed. De conclusie is dat van de gedane uitgaven € 8265,43 een bedrag van € 6721,14 als declarabel beschouwd kan worden. De fractie van Absoluut Aalsmeer heeft € 8162,50 als voorschot fractiebudget voor 2022 ontvangen. Het restant van € 1441,36 dient Absoluut Aalsmeer te retourneren. 2. Bevindingen t.a.v. CDA De fractieverantwoording van het CDA is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend volgens het afgesproken format. Op het ingeleverde format zijn geen bijzonderheden te zien waardoor het aannemelijk is dat het CDA de uitgaven gedaan heeft conform de verordening. De conclusie is dat van de gedane uitgaven € 6051,53 volledig als declarabel kan worden beschouwd. De CDA-fractie heeft € 8937,50 als voorschot fractiebudget voor 2022 ontvangen.

Het restant van € 2885,97 dient het CDA te retourneren.

Pagina 3 van 4

3. Bevindingen t.a.v. D66 De fractieverantwoording van D66 is ingediend volgens het afgesproken format maar iets buiten de gestelde termijn. De stukken zijn overzichtelijk aangeleverd en waren eenvoudig te controleren. Op het ingeleverde format zijn geen bijzonderheden te zien waardoor het aannemelijk is dat D66 de uitgaven gedaan heeft conform de verordening. De conclusie is dat de gedane uitgaven van € 6051,53 voor 2022 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd. De D66-fractie heeft € 8937,50 als voorschot fractiebudget voor 2022 ontvangen. Het restant van € 2885,97 dient D66 te retourneren. 4. Bevindingen t.a.v. GroenLinks De fractieverantwoording van GroenLinks is kort na de gestelde termijn ontvangen en ingediend volgens het afgesproken format. De stukken zijn zeer overzichtelijk aangeleverd en waren eenvoudig te controleren. Op het ingeleverde format zijn geen bijzonderheden te zien waardoor het aannemelijk is dat GroenLinks de uitgaven gedaan heeft conform de verordening. De conclusie is dat de gedane uitgaven van € 5266,70 voor 2022 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd. De fractie van GroenLinks heeft € 5450,00 als voorschot fractiebudget voor 2022 ontvangen. Het restant van € 183,30 dient de fractie van GroenLinks te retourneren. 5. Bevindingen t.a.v.

PvdA De fractieverantwoording van de PvdA is volgens het format ingeleverd maar net iets buiten de gestelde termijn ontvangen. Helaas waren de stukken incompleet zodat het langer duurde voordat de controle kon worden afgerond. Opmerkelijk is het feit dat de PvdA-fractie in 2022 veel meer heeft uitgegeven dan het verkregen voorschot. Uit de onderliggende stukken blijkt dat de PvdAfractie een bedrag van € 8930,60 heeft uitgegeven terwijl het voorschot € 4675 bedroeg. Verder is te zien dat er een vrijwilligersvergoeding is uitgegeven aan een fractieondersteuner. Normaliter is er een bewijs nodig dat de betreffende fractieondersteuner daadwerkelijk werkzaamheden voor de fractie heeft verricht. Deze kosten laten we echter buiten beschouwing wat deze verantwoording betreft omdat er meer is uitgegeven dan het verkregen voorschot. De conclusie is dat de gedane uitgaven van € 8930,60 voor 2022 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd. De fractie van de PvdA heeft € 4675,00 als voorschot fractiebudget voor 2022 ontvangen en derhalve dient de PvdA-fractie het restant van € 4255,60 uit eigen zak te betalen. 6. Bevindingen t.a.v. VVD De fractieverantwoording van de VVD is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend. De verantwoording is ook in het afgesproken format ontvangen. De stukken zijn overzichtelijk aangeleverd en ze waren eenvoudig te controleren.

Vanuit de griffie is nadere informatie opgevraagd over de kosten voor publicaties in de Nieuwe Meerbode rond verkiezingstijd. Immers mogen er geen uitgaven worden gedaan uit het fractiebudget in het kader van de verkiezingen. De VVD-fractie heeft de helft van de kosten van de publicaties gedeclareerd. De publicatie betrof namelijk zowel de fractieverantwoording na 4 jaar alsook een advertentie in het kader van de verkiezingen. De Nieuwe Meerbode wilde de publicatie per sé op één pagina hebben. Ook wilde de Nieuwe Meerbode geen twee facturen sturen. Zodoende heeft de VVD deze kosten gesplitst en de helft betaald uit het fractiebudget. Dit was overigens ook 4 jaar geleden gedaan en destijds akkoord bevonden door de raad.

Pagina 4 van 4

De conclusie is dat de gedane uitgaven van € 6001,58 voor 2022 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd. De fractie van de VVD heeft € 7968,75 als voorschot fractiebudget voor 2022 ontvangen. Het restant van € 1967,17 dient de VVD-fractie te retourneren.