Verslag van bevindingen verantwoording fractievergoedingen 2021.docx

Betreft

Aan

gemeenteraad

Afkomstig van

griffie en controller

Datum

31 augustus 2022

Afschrift aan

controller

Verslag van Bevindingen controle verantwoording fractievergoedingen 2021 fracties Absoluut Aalsmeer, CDA, D66, GroenLinks, PvdA, VVD en het zelfstandig raadslid René Martijn. Inleiding Dit is het verslag van bevindingen van de controle van de verantwoording fractiebudgetten van de fracties over 2021. Zoals in de Verordening Ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Aalsmeer 2018 is opgenomen, dienen de verantwoordingen van de fracties voor 1 april van het jaar volgend op het kalenderjaar bij de griffie aangeleverd te worden. Alleen de fracties van de VVD en het CDA hebben de verantwoording binnen de gestelde termijn aangeleverd. De overige fracties waren te laat, ongetwijfeld vanwege de gemeenteraadsverkiezingen van maart jl. Van de meeste fracties is de gevraagde informatie compleet aangeleverd. Evenwel is de eenduidigheid ver te zoeken en daardoor zijn sommige zaken lastig te herleiden of te controleren. De griffie heeft de ingediende declaraties getoetst aan de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Aalsmeer 2018. Hierbij is gecontroleerd op de aanwezigheid van onderliggende documentatie en de declareerbaarheid van de kosten. De eerste bevindingen en voorlopige conclusies van deze toetsing zijn per mail aan de penningmeesters van de betreffende fracties gecommuniceerd.

Verantwoorden van de uitgaven De uitgaven van het zelfstandig raadslid René Martijn en van de fracties van VVD, PvdA, D66 en GroenLinks zijn gedaan conform de verordening. Bij de fracties van CDA en Absoluut Aalsmeer was sprake van een miniem aantal uitgaven dat niet (geheel) voldeed aan de verordening. Dit betrof de overschrijding van het maximumbedrag van € 25 voor attenties aan personen. Voorheen is immers vastgesteld dat er maximaal € 25 gedeclareerd mag worden aan attenties (uitgezonderd rouwwerk). Attenties voor leden van de eigen fractie mogen überhaupt niet gedeclareerd worden. De trend dat het aantal bevindingen jaarlijks daalt, heeft zich voortgezet. Echter is ook de trend te zien dat het overgrote deel van de uitgaven is gedaan ten behoeve van consumpties, teambuilding (met eten en drinken) en vergoedingen voor commissieleden (voorheen fractieassistenten). Vraagtekens kunnen gezet worden of het in de geest van de regeling is dat commissieleden die via de gemeente een vergoeding krijgen voor hun presentie daarnaast ook een vrijwilligersvergoeding krijgen. Mogelijk dat het gelijktijdig verstrekken van de vrijwilligersvergoeding naast de presentiegelden tot fiscale risico’s leidt. Evenwel heeft de accountant hier in het verleden geen opmerkingen over gemaakt.

Er is in verhouding weinig geld uitgegeven aan werkbezoeken, communicatie, kennisbevordering en onderzoek, waarvoor het fractiebudget oorspronkelijk bedoeld is.

Pagina 2 van 4

Daarnaast is te zien dat de grenzen worden opgezocht om zaken te verantwoorden maar die op zijn minst voor meerdere uitleg vatbaar is. Wet en regelgeving biedt daarin ook geen duidelijkheid. Zo worden er drankjes gedeclareerd als teambuilding of consumpties voor gesprekken met burgers, maar het onderscheid is niet te maken met individuele consumpties. Consumpties dienen immers betaald te worden uit de onkostenvergoeding die raadsleden krijgen. De griffie doet de aanbeveling aan het presidium om de uitgaven voor teambuilding en de uitgaven voor consumpties te maximaliseren op € 200 per fractielid (raadsleden en commissieleden). Fracties dienen dan voortaan bij de verantwoording van de uitgaven alleen het uitgegeven totaalbedrag aan genoemde zaken aan te geven en de bonnetjes achter de hand houden in geval van nadere controle. De aanbeveling heeft als doel dat de uitgaven meer in lijn te brengen met waar het fractiebudget oorspronkelijk bedoeld is en het minder arbeidsintensief is voor zowel de controleurs als de penningmeesters. De griffie is voornemens om binnenkort aan de penningmeesters een bijeenkomst te houden voor een korte instructie. Controle controller en accountant Volgens de verordening heeft de controller een controle op de gedane uitgaven gedaan. Zijn opmerking zijn in dit document opgenomen. Er was geen aanleiding om de accountant te raadplegen voor advies.

Bevindingen verantwoording 2021 De geconstateerde bevindingen zijn hieronder per fractie weergegeven en dienen als onderbouwing van het raadsvoorstel dat wordt voorgelegd aan de raad om de fractiebudgetten 2021 vast te stellen. 1. Bevindingen t.a.v. Absoluut Aalsmeer De fractieverantwoording van Absoluut Aalsmeer is buiten de gestelde termijn ontvangen en niet volgens het format aangeleverd. De onderliggende documentatie is volledig aangeleverd. Naar aanleiding van de controle is er de opmerking dat attenties aan eigen fractieleden niet declarabel zijn. Dit betreft een bedrag van € 44,50. Daarnaast is er € 34,50 uitgegeven aan attenties terwijl het maximale bedrag € 25,00 is. Derhalve is er een totaalbedrag van € 54,00 niet declarabel. De conclusie is dat van de gedane uitgaven € 5892,70 een bedrag van € 5838,70 als declarabel beschouwd kan worden. De fractie van Absoluut Aalsmeer heeft € 7000,00 als voorschot fractiebudget voor 2021 ontvangen. Het restant van € 1161,30 dient Absoluut Aalsmeer te retourneren. 2. Bevindingen t.a.v. CDA De fractieverantwoording van het CDA is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend volgens het afgesproken format. De onderliggende documentatie is volledig en overzichtelijk aangeleverd.

Naar aanleiding van de controle is er de opmerking dat voor € 2,90 meer is gedeclareerd aan attenties dan het maximale bedrag van € 25 zoals opgenomen in de Verordening. In totaal levert dit een bedrag op van € 2,90 aan niet declarabele kosten.

Pagina 3 van 4

De conclusie is dat van de gedane uitgaven € 5350,90 het bedrag van € 5348,00 als declarabel kan worden beschouwd. De CDA-fractie heeft € 10.100 als voorschot fractiebudget voor 2021 ontvangen. Het restant van € 4752,00 dient het CDA te retourneren. 3. Bevindingen t.a.v. D66 De fractieverantwoording van D66 is ingediend volgens het afgesproken format maar buiten de gestelde termijn. Op het ingeleverde format zijn geen bijzonderheden te zien waardoor het aannemelijk is dat D66 de uitgaven gedaan heeft conform de verordening. De conclusie is dat de totaal opgevoerde uitgaven van € € 4317,64 voor 2021 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd. De fractie van D66 heeft als voorschot fractiebudget voor 2021 € 4675,00 ontvangen. Het restant van € 357,36 dient de D66-fractie te retourneren. 4. Bevindingen t.a.v. GroenLinks De fractieverantwoording van GroenLinks is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend volgens het afgesproken format. De stukken zijn zeer overzichtelijk aangeleverd en eenvoudig te controleren. Een originele bon ontbreekt maar er is wel een kopie. Tevens is te zien dat het bedrag is afgeschreven. De conclusie is dat de totaal opgevoerde uitgaven van € € 4982,00 voor 2021 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd. De fractie van GroenLinks heeft € 5450,00 als voorschot fractiebudget voor 2021 ontvangen.

Het restant van € 468,00 dient de fractie van GroenLinks te retourneren. 5. Bevindingen t.a.v. PvdA De fractieverantwoording van de PvdA is volgens het format ingeleverd maar buiten de gestelde termijn ontvangen. De bankafschriften geven aan dat de uitgaven zijn gedaan maar zijn er geen achterliggende bonnen ingeleverd. Zodoende is een bedrag van € 68,20 niet geheel volgens de verantwoording. Evenwel is het aannemelijk dat deze uitgaven zijn gedaan omdat deze wel terug te vinden zijn in de afschriften. De conclusie dat de totaal opgevoerde uitgaven (€ 3090,20) voor 2021 als declarabel kunnen worden beschouwd. De fractie van de PvdA heeft € 4675,00 als voorschot fractiebudget voor 2021 ontvangen en derhalve dient de PvdA-fractie het restant van € 1584,80 te retourneren. 6. Bevindingen t.a.v. VVD De fractieverantwoording van de VVD is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend. De verantwoording is in het afgesproken format ontvangen. Het ziet er overzichtelijk uit en de onderliggende documentatie was eenvoudig te controleren. Naar aanleiding van de controle is er de opmerking dat van een aantal zaken de originele bonnen ontbreken. Evenwel zijn er wel kopieën en is in de bankafschriften te zien dat de uitgaven gedaan zijn. De conclusie is dat de totaal opgevoerde uitgaven van € 5209,41 voor 2021 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd.

De fractie van de VVD heeft € 8550,00 als voorschot fractiebudget voor 2021 ontvangen. Het restant van € 3340,59 dient de VVD-fractie te retourneren.

Pagina 4 van 4

7. Bevindingen zelfstandig Raadslid René Martijn Conform de Verordening heeft zelfstandig raadslid recht op een bedrag voor fractiebudget van € 775 per jaar. Raadslid Martijn heeft voor € 364,05 aan kosten gemaakt aan adviseurs ter ondersteuning van zijn raadswerk. De heer Martijn heeft een lijst met namen van adviseurs achter de hand die hij op verzoek kan tonen. De conclusie is dat de totaal opgevoerde uitgaven van € 364,05 door de heer Martijn voor 2021 volledig als declarabel zouden kunnen worden beschouwd. Zelfstandig raadslid Martijn heeft € 775 ontvangen als voorschot fractiebudget 2021. De heer Martijn dient een bedrag van € 410,95 terug te betalen.