Verslag van bevindingen verantwoording fractievergoedingen 2020 AA,CDA,D66,GL,PvdA en VVD.docx

Betreft

Aan

gemeenteraad

Afkomstig van

Onno Matheijsen / Olaf van Kolck (griffie)

Datum

26 augustus 2021

Afschrift aan

Accountant, controller

Verslag van Bevindingen controle verantwoording fractievergoedingen 2019 fracties Absoluut Aalsmeer, CDA, D66, GroenLinks, PvdA en VVD Inleiding Dit is het verslag van bevindingen van de controle van de verantwoording fractiebudgetten van de fracties over 2020. Zoals in de Verordening Ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning Aalsmeer 2018 is opgenomen, dienen de verantwoordingen van de fracties voor 1 april van het jaar volgend op het kalenderjaar bij de griffie aangeleverd te worden. Alle fracties hebben de verantwoording binnen de gestelde termijn aangeleverd. Van de meeste fracties is de informatie compleet aangeleverd. Daar waar de informatie ontbrak, is die door de griffie opgevraagd aan de betreffende penningmeester. De griffie heeft de ingediende declaraties getoetst aan de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Aalsmeer 2018. Hierbij is gecontroleerd op de aanwezigheid van onderliggende documentatie en de declareerbaarheid van de kosten. De eerste bevindingen en voorlopige conclusies van deze toetsing zijn per mail aan de penningmeesters van de betreffende fracties gecommuniceerd. Fracties houden zich goed aan de verordening De uitgaven van de fracties van VVD, PvdA en GroenLinks zijn gedaan conform de verordening. Bij de overige 3 fracties was sprake van een miniem aantal uitgaven die niet (geheel) voldeden aan de verordening.

In de meeste gevallen betrof dit de overschrijding van het maximumbedrag van € 25 voor attenties aan personen. Voorheen is immers vastgesteld dat er maximaal € 25 gedeclareerd mag worden aan attenties (uitgezonderd rouwwerk). Attenties voor leden van de eigen fractie mogen überhaupt niet gedeclareerd worden. De trend dat het aantal bevindingen jaarlijks daalt, heeft zich voortgezet. Gesteld kan worden dat de fracties zich goed houden aan hetgeen in de verordening is gesteld. Een compliment voor de penningmeesters is hierbij op zijn plaats. Controle controller Volgens de verordening heeft de controller een controle op de gedane uitgaven gedaan. Er was geen aanleiding om de accountant te raadplegen voor advies.

Pagina 2 van 3

Bevindingen verantwoording 2020 De geconstateerde bevindingen zijn hieronder per fractie weergegeven en dienen als onderbouwing van het raadsvoorstel dat wordt voorgelegd aan de raad om de fractiebudgetten 2020 vast te stellen. 1. Bevindingen t.a.v. Absoluut Aalsmeer De fractieverantwoording van Absoluut Aalsmeer is binnen de gestelde termijn ontvangen. Evenwel is het niet volgens het format aangeleverd. De onderliggende documentatie is volledig aangeleverd. Naar aanleiding van de controle is er de opmerking dat attenties aan eigen fractieleden niet declarabel zijn. Dit betreft een bedrag van € 66,40. Ook de kosten van € 144,62 voor cartridges en papier zijn niet declarabel. De conclusie is dat van de gedane uitgaven € 5791,83 een bedrag van € 5580,81 als declarabel beschouwd kan worden. De fractie van Absoluut Aalsmeer heeft € 7000,00 als voorschot fractiebudget voor 2020 ontvangen. Het restant van € 1419,19 dient Absoluut Aalsmeer te retourneren. 2. Bevindingen t.a.v. CDA De fractieverantwoording van het CDA is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend volgens het afgesproken format. De onderliggende documentatie is volledig en overzichtelijk aangeleverd. Naar aanleiding van de controle is er de opmerking dat er in 2 gevallen meer is gedeclareerd aan attenties dan het maximale bedrag van € 25 zoals opgenomen in de Verordening.

In totaal levert dit een bedrag op van € 77,90 aan niet declarabele kosten. De conclusie is dat van de gedane uitgaven € 6913,93 het bedrag van € 6836,03 als declarabel kan worden beschouwd. De CDA-fractie heeft € 10.100 als voorschot fractiebudget voor 2020 ontvangen. Het restant van € 3263,97 dient het CDA te retourneren. 3. Bevindingen t.a.v. D66 De fractieverantwoording van D66 is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend volgens het afgesproken format. De onderliggende documentatie is volledig en redelijk overzichtelijk aangeleverd. Naar aanleiding van de controle is er de opmerking dat er voor € 5 meer gedeclareerd is aan attenties dan het maximale bedrag van € 25 zoals opgenomen in de Verordening. De conclusie is dat van de gedane uitgaven € 4265,59 het bedrag van € 4260,59 als declarabel kan worden beschouwd. De fractie van D66 heeft als voorschot fractiebudget voor 2020 € € 5450,00 ontvangen. Het restant van € 1189,41 dient de D66-fractie te retourneren. 4. Bevindingen t.a.v. GroenLinks De fractieverantwoording van GroenLinks is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend volgens het afgesproken format. Een aantal onderliggende bonnetjes ontbreekt, evenwel is te zien in de bankafschriften dat de uitgaven gedaan zijn. Naar aanleiding van de controle zijn er geen opmerkingen.

Pagina 3 van 3

De conclusie is dat de totaal opgevoerde uitgaven van € € 3982,79 voor 2020 volledig als declarabel kunnen worden beschouwd. De fractie van GroenLinks heeft € 5450,00 als voorschot fractiebudget voor 2020 ontvangen. Het restant van € 1467,21 dient de fractie van GroenLinks te retourneren. 5. Bevindingen t.a.v. PvdA De fractieverantwoording van de PvdA is binnen de gestelde termijn ontvangen en volgens het format ingeleverd. Nadat de bankafschriften ontvangen waren, zijn er door de griffie geen opmerkingen geconstateerd. De fractie van de PvdA heeft € 4675,00 als voorschot fractiebudget voor 2020 ontvangen. De conclusie is dat de totaal opgevoerde uitgaven (€ 3019,95) voor 2020 als declarabel kunnen worden beschouwd. Het restant van € 1655,05 dient de PvdA-fractie te retourneren. 6. Bevindingen t.a.v. VVD De fractieverantwoording van de VVD is binnen de gestelde termijn ontvangen en ingediend. Ondanks dat de verantwoording niet in het afgesproken format is ontvangen, ziet het er overzichtelijk uit en is de onderliggende documentatie eenvoudig te controleren. In de onderliggende documentatie ontbrak een factuur maar uit de onderliggende stukken is te zien dat deze uitgave gedaan is. De fractie van de VVD heeft € 8550,00 als voorschot fractiebudget voor 2020 ontvangen. De conclusie is dat de totaal opgevoerde uitgaven (€ 4097,95) voor 2020 als declarabel kunnen worden beschouwd.

Het restant van € 4452,05 dient de VVD-fractie te retourneren.