Rvs Wijziging vergaderstructuur gemeenteraad.docx

RAADSVOORSTEL

Raadsvoorstel nr Datum besluit presidium

Portefeuillehouder

13 januari 2022

Afdeling

Burgemeester

Griffie

Behandelend ambtenaar (voor technische vragen)

O. van Kolck olaf.van.kolck@aalsmeer.nl

Voor de vergadering van raad d.d.

10 maart 2022 Behandelen in de raadscommissie op

Maatschappij en Bestuur

15 februari 2022

Onderwerp

Wijziging vergaderstructuur gemeenteraad Gevraagd besluit 1.

De notitie wijziging vergaderstructuur van de gemeenteraad vast te stellen en daarmee: a) de vergaderstructuur in te richten naar het vergadermodel van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming met iedere vergadercyclus een beeldvormende en een oordeelsvormende commissievergadering en een besluitvormende raadsvergadering; b) de verdeling van onderwerpen tussen de commissie Ruimte & Economie en commissie Maatschappij & Bestuur en de naamgeving als volgt aan te passen: Commissie Ruimte: ruimtelijke ordening, openbare ruimte inclusief verkeer; - Commissie Maatschappij & Bestuur: sociaal domein, onderwijs & ontplooiing, bestuur, bevolking & veiligheid, stukken uit de P&C-cyclus, economie, duurzaamheid, energie en klimaat en overige thema’s. 2. Een jaar ervaring op te doen met de gewijzigde vergaderstructuur, daarna te evalueren en de Verordening op de raadscommissies aan te passen.

WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren)

De kwaliteit van de besluitvorming verbeteren en de politieke meningsvorming meer zichtbaar maken. De werkdruk evenwichtiger verdelen tussen beide raadscommissies. Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren)

Wijziging van de vergaderstructuur door onderscheid te maken in beeldvormende en oordeelsvormende commissievergaderingen. ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Programma (speerpunt)

Bestuur, bevolking en veiligheid Aanleiding

Verbeterpunt uit de evaluatie van de raadsperiode 2018-2022 is dat de raad te weinig tijd neemt voor de beeldvorming over een raadsvoorstel of een bespreekpunt. Daarnaast lopen in commissievergaderingen en informatieve bijeenkomsten de fasen van beeldvorming en oordeelsvorming door elkaar heen en worden politieke meningen pas bij de besluitvorming in de raadsvergadering uitgesproken. De kwaliteit van de besluitvormig is daardoor voor verbetering vatbaar.

Pagina

2 van 4

Aanleiding voor de wijziging van de verdeling van onderwerpen tussen de commissies R&E en M&B is de ongelijke verdeling van werkdruk van beide commissies. De agenda van de commissie R&E is vaak te vol om in één avond af te ronden en de vergaderingen van de commissie M&B vervallen met regelmaat door gebrek aan agendapunten. Argumenten

1.

2. 3.

4. 5. 6.

Door duidelijk onderscheid te maken welke soort vergadering bij welke fase van het besluitvormingsproces hoort, wordt de raad in staat gesteld efficiënter te vergaderen. Alle vergaderdeelnemers volgen tegelijkertijd dezelfde fasen uit het BOB-model; zij sluiten samen bewust een fase af en gaan door naar de volgende fase. Er komen geen extra vergaderavonden bij, omdat de (nieuwe) beeldvormende commissievergaderingen plaatsvinden op de avonden die al gereserveerd staan voor de informatieve bijeenkomsten. Door informatie te presenteren en te bespreken in een openbare beeldvormende commissievergadering over onderwerpen die pas in een later stadium ter besluitvormig naar de raad komen, ontstaat meer transparantie over de inhoudelijke dossiers en het werk van de raad. Geïnteresseerde inwoners kunnen immers de vergaderingen bijwonen en terugkijken. Door een afzonderlijke oordeelsvormende commissievergadering te houden, ontstaat er meer ruimte en gelegenheid voor de fracties voor politieke meningsvorming in deze commissie. Daarmee worden de politieke afwegingen eerder en beter zichtbaar. Door het aantal onderwerpen van de commissie Ruimte te beperken tot ruimtelijke ordening, openbare ruimte en verkeer is de verwachting dat de werkdruk van de raadscommissies meer evenwichtig wordt verdeeld.

Door de wijzigingen nog niet vast te leggen in de Verordening op de raadscommissies maar pas na evaluatie over één jaar is er meer ruimte om te experimenteren en tussentijds kleine bijstellingen te doen.

Kanttekeningen

Omdat de agendacommissie twee weken eerder bijeen dient te komen dan volgens de huidige vergaderstructuur en de aanlevering van voorstellen daarmee twee weken eerder plaats vindt, wordt de vergadercyclus verlengd. Verandering van de vergaderstructuur leidt niet vanzelf tot verandering van de vergadercultuur. Bij iedere fase van het BOB-model passen andere vergadertechnieken /-etiquette. Voor een succesvol verloop van de structuurwijziging is de inzet van alle vergaderdeelnemers (raadsleden, fractieassistenten en collegeleden) nodig. Financiën

Er zal een lichte toename van de vergaderkosten zijn (live streaming en presentiegeld commissieleden), omdat er meer commissievergaderingen worden gehouden. Deze kosten passen binnen het bestaande budget voor de ondersteuning van de raad. Communicatie

Na besluitvorming worden de webpagina’s van de gemeenteraad aangepast aan de gewijzigde werkwijze. Bij de publicatie van de eerste nieuwe agenda’s (in de krant en online) zullen eventuele insprekers en belangstellenden worden geïnformeerd over de nieuwe werkwijze. Procedure

De wijziging van de vergaderstructuur treedt met ingang van 1 april 2022 in werking, de eerste vergadercyclus van de nieuwe gemeenteraad. Direct na de gemeenteraadsverkiezingen organiseert de griffie een werkbijeenkomst voor alle raadsleden en fractieassistenten om de nieuwe vergaderwijze toe te lichten. Evaluatie van de wijziging volgt na 1 jaar. Dan zal een voorstel aan de raad worden voorgelegd voor eventuele aanpassing van de Verordening op de raadscommissies.

Pagina

3 van 4

Bijlagen

Notitie wijziging vergaderstructuur gemeenteraad, presidium d.d. 13 januari 2022

Het Presidium van de gemeenteraad van Aalsmeer De griffier

De voorzitter,

O. van Kolck

mr. G.E. Oude Kotte

BEHANDELING RAAD Wijziging/aanvullingen na behandeling raadscommissie

Het voorstel aan de raad is

Aanvaarde amendementen / moties

Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen

RAADSBESLUIT Besluit

1.

De notitie wijziging vergaderstructuur van de gemeenteraad vast te stellen en daarmee: a) de vergaderstructuur in te richten naar het vergadermodel van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming met iedere vergadercyclus een beeldvormende en een oordeelsvormende commissievergadering en een besluitvormende raadsvergadering; b) de verdeling van onderwerpen tussen de commissie Ruimte & Economie en commissie Maatschappij & Bestuur en de naamgeving als volgt aan te passen: Commissie Ruimte: ruimtelijke ordening, openbare ruimte inclusief verkeer; Commissie Maatschappij & Bestuur: sociaal domein, onderwijs & ontplooiing, bestuur, bevolking & veiligheid, stukken uit de P&C-cyclus, economie, duurzaamheid, energie en klimaat en overige thema’s. 2. Een jaar ervaring op te doen met de gewijzigde vergaderstructuur, daarna te evalueren en de Verordening op de raadscommissies aan te passen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 maart 2022. De griffier,

De voorzitter,

Pagina

O. van Kolck

mr. G.E. Oude Kotte

4 van 4